Anleitung Team-Space. by DSwiss AG, Zurich, Switzerland V
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- Hertha Bella Heidrich
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1 Anleitung Team-Space by DSwiss AG, Zurich, Switzerland V
2 INHALT 3 TEAM-SPACE SETUP. EINLEITUNG. TEAM-SPACE OHNE BESTEHENDES KONTO ERSTELLEN.3 TEAM-SPACE MIT BESTEHENDEM KONTO ERSTELLEN TEAM-SPACE MITGLIEDER VERWALTEN. MITGLIEDER EINLADEN. EINLADUNG ANNEHMEN.3 MITGLIED ENTFERNEN.4 TEAM-SPACE UMBENENNEN WEITERE INFORMATIONEN 3. MOBILE APPLIKATIONEN 3. DATENSYNCHRONISATION 3.3 SUPPORT
3 TEAM-SPACE SETUP. EINLEITUNG In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie einen Team-Space anlegen und Mitglieder einladen. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über die grundlegenden Funktionen. Ihr(e) Team-Space(s) werden in ein SecureSafe Konto integriert. Ein solches Konto beinhaltet stets einen privaten Tresor (für persönliche Dokumente und Passwörter) sowie die Option, beliebig viele Team-Spaces zu erstellen, zu entfernen und zu verwalten. Die nachstehende Abbildung zeigt den Aufbau eines SecureSafe Kontos. REITER () Im Reiter, mit einem Schloss gekennzeichnet, befinden sich die persönlichen Dokumente und Passwörter des SecureSafe-Benutzers. Daten in diesem Tab sind für andere Team-Mitglieder NICHT einsehbar! REITER () Reiter zeigt ein Beispiel für einen Team-Space mit dem Namen "Zusammenarbeit Intern". Die hier hochgeladenen und gemeinsam genutzten Dokumente, sind für ALLE in diesen Team-Space eingeladenen Team-Mitglieder verfügbar. 0
4 . TEAM-SPACE OHNE BESTEHENDES KONTO ERSTELLEN Wenn Sie noch kein SecureSafe-Konto besitzen, können Sie den Team-Space und Ihr persönliches Konto in einem einfachen Schritt erstellen. Rufen Sie dazu folgende Seite auf: apps/teamsignup.html Füllen Sie alle Felder auf der Anmeldeseite aus. Durch einen Klick auf das i -Symbol werden weitere Informationen zum jeweiligen Feld angezeigt. Deaktivieren Sie das Feld Monat kostenlos testen, um die gewünschte Anzahl an Mitgliedern sowie die Dauer der Mitgliedschaft für Ihren Team-Space auszuwählen. Wenn Sie einen Gutschein-Code von SecureSafe besitzen, können Sie diesen unter Gutschein eingeben. Der angezeigte Preis wird automatisch angepasst. Klicken Sie anschliessend einfach auf "Zur Kasse", um Ihre Bestellung abzuschliessen und Ihren neuen Team-Space zu erstellen. 03
5 .3 TEAM-SPACE MIT BESTEHENDEM KONTO ERSTELLEN Wenn Sie bereits ein SecureSafe Konto besitzen, ist folgendes Vorgehen nötig, um einen neuen Team-Space zu eröffnen: Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten an. Klicken Sie auf den äusseren rechten Reiter mit dem +-Symbol. Der Dialog für die Einrichtung eines neuen Team-Spaces wird nun angezeigt. Füllen sie alle hier angezeigten Felder aus. Durch einen Klick auf das i -Symbol werden weitere Informationen zum jeweiligen Feld angezeigt. Deaktivieren Sie das Feld Monat kostenlos testen, um die gewünschte Anzahl an Mitgliedern sowie die Dauer der Mitgliedschaft für Ihren Team-Space auszuwählen. Wenn Sie einen Gutschein-Code von SecureSafe besitzen, können Sie diesen unter Gutschein eingeben. Der angezeigte Preis wird automatisch angepasst. Klicken Sie anschliessend einfach auf "Zur Kasse", um Ihre Bestellung abzuschliessen und Ihren neuen Team-Space zu erstellen. 04
6 TEAM-SPACE-MITGLIEDER VERWALTEN. MITGLIEDER EINLADEN UND ROLLEN ZUWEISEN Neue Team-Space Mitglieder können gemäss der nachfolgenden Anleitung hinzugefügt werden. 3. WECHSELN SIE IN DIE MITGLIEDERVERWALTUNG Klicken Sie auf den Tab des Team-Spaces, in den Sie ein neues Mitglied einladen möchten () und danach auf Mitglieder () auf der linken Seite des Bildschirms. Klicken Sie jetzt auf Mitglied hinzufügen (3).. GEBEN SIE DIE DATEN DES MITGLIEDS EIN Geben Sie nun für das neue Mitglied sämtliche erfordierlichen Informationen in das angezeigte Dialogfeld ein. Der Nickname dient der Identifikation des Benutzers innerhalb des Team-Spaces und muss nicht mit dem Benutzernamen übereinstimmen. Die Rolle eines neuen Team-Mitglieds legt dessen Benutzerrechte innerhalb des Team-Spaces fest. Weitere Informationen zu den einzelnen Rollen erhalten Sie hier: de/faq/questions-about-team -spaces/different-roles/ Die Einladung wird in zwei Teilen versandt: Eine mit einem Einladungslink sowie eine SMS mit einem Zutrittscode. Daher ist es wichtig, dass Sie sowohl eine aktuelle -Adresse als auch eine aktuelle Mobiltelefonnummer (inklusive Ländercode) für das neue Mitglied eingeben, bevor Sie auf "Einladen" klicken. 05
7 Falls das neue Mitglied über keine Mobiltelefonnummer verfügt, können Sie sich den Code auch direkt anzeigen lassen, indem Sie für Übermittlung die Option Code im nächsten Schritt anzeigen auswählen (). 3. DAS MITGLIED IST EINGELADEN In der folgenden Bestätigung sehen Sie nochmals die Adresse sowie die Mobiltelefonnummer, an welche die Einladung verschickt wurde. Falls Sie an dieser Stelle einen Fehler entdecken, haben Sie die Möglichkeit, diesen über die Schaltfläche Mitglied neu einladen zu korrigieren. In der Liste der Team-Mitglieder sehen Sie nun eine zusätzliche Zeile, in welcher der Status des neuen Mitglieds noch als eingeladen angezeigt wird. 06
8 . EINLADUNG ANNEHMEN. EMPFANG DER EINLADUNGSINFORMATIONEN Wenn Sie zu einem Team-Space eingeladen wurden, haben Sie eine sowie eine SMS mit den nachstehenden Inhalten erhalten (siehe Beispiele oben). Durch Anklicken des Links Beitreten (wird durch den Team-Space Namen dargestellt) starten Sie den Einladungsprozess. Bitte halten Sie ebenfalls den Sicherheitscode aus der SMS bereit, da Sie diesen während des Vorgangs ebenfalls benötigen. 07
9 . EINGABE DES SICHERHEITSCODES Nach dem Öffnen des Links aus der müssen Sie als erstes den per SMS erhaltenen Sicherheitscode im dafür vorgesehenen Feld eingeben. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 3. AUSWAHL NEUES KONTO ERÖFFNEN ODER BESTEHENDES KONTO VERBINDEN In der nachfolgenden Maske können Sie auswählen, ob Sie ein neues SecureSafe-Konto eröffnen möchten (kostenlos ) oder Sie den Team-Space in einem bereits bestehenden Konto verwenden möchten. Klicken Sie hierzu auf die entsprechende Schaltfläche. 4. NEUEN SECURESAFE-KONTO ERÖFFNEN Zur Eröffnung eines neuen SecureSafe-Kontos füllen Sie bitte sämtliche Felder aus (siehe Beispiel links). Vergessen Sie nicht, Ihre Mobiltelefonnummer einzutragen, wenn Sie die -Komponenten- Authentifizierung verwenden möchten. Sie werden bei Aktivierung dieser Funktion für jedes Login einen zusätzlichen Code per SMS erhalten. Ohne diesen ist ein Login nicht möglich. Klicken Sie zur Erstellung des Kontos auf Neues Konto eröffnen. 08
10 . EINLADUNG ANNEHMEN 5. WIEDERHERSTELLUNGS-CODE AUSDRUCKEN SecureSafe kann aus Sicherheitsgründen Ihr Passwort nicht zurücksetzen, falls Sie dieses vergessen. Mit dem so genannten Wiederherstellungs-Code haben Sie jedoch die Möglichkeit, Ihr Passwort jederzeit selbst zurückzusetzen. Wir empfehlen dringend, diesen jetzt auszudrucken. Klicken Sie auf "Wiederher-stellungscode ausdrucken" (). Drucken Sie eine Kopie des auf Ihren Computer heruntergeladenen PDF-Dokuments aus. Löschen Sie anschliessend die PDF-Datei mit "Papierkorb leeren" und bewahren Sie die Kopie an einem sicheren Ort auf. Klicken Sie anschließend auf Konto verbinden (). Für künftige Logins verwenden Sie bitte folgende URL: 6. AUTOMATISCHES LOGIN Im Anschluss werden Sie automatisch zur Web-Applikation von SecureSafe weitergeleitet. Die Felder Benutzername und Passwort sind bereits ausgefüllt Wenn Sie die -Faktor Authentisierung aktiviert haben, benötigen Sie noch einen Code, welchen Sie per SMS erhalten, um einloggen zu können. 7. IM SECURESAFE Nach der Anmeldung werden zwei getrennte Reiter angezeigt: "Mein Privater Safe" kann zur Ablage Ihrer persönlichen Dokumente und Passwörter verwendet werden (niemand ausser Ihnen hat Zugang zu diesen Daten). Alle weiteren Reiter entsprechen Team-Spaces zur Ablage Ihrer Team-Dokumente. 09
11 .3 MITGLIED ENTFERNEN 3. MITGLIED ENTFERNEN Um ein Mitglied aus dem Team-Space zu entfernen z. B. falls eine Änderung im Projektteam erfolgt wechseln Sie wie bei der Erfassung neuer Mitglieder in die Mitgliederverwaltung des Team-Spaces. Wählen Sie anschliessend das Mitglied aus, welches Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Mitglied entfernen.. BESTÄTIGUNG Wenn Sie das betreffende Mitglied wirklich entfernen möchten, klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Ja. Anschließend wird der Zugriff auf sämtliche, im Team-Space abgelegten Dokumente für das entfernte Mitglied umgehend gesperrt. 0
12 .4 TEAM-SPACE UMBENENNEN. VERWALTUNG AUFRUFEN Um den Namen eines Team-Spaces zu ändern, klicken Sie zuerst auf dem Reiter des entsprechenden Team-Spaces (). 3 Rufen Sie zunächst den Tab Einstellungen und den Sub tab Profil & Abonnement des Team-Spaces auf (). Um das Umbenennen zu starten, klicken Sie danach auf das Icon neben dem Team-Space-Namen (3).. NEUEN NAMEN WÄHLEN Wählen Sie nun einen neuen Namen und bestätigen Sie diesen durch Anklicken des Häkchens. Ihr Team-Space ist nun umbenannt.
13 3 WEITERE INFORMATIONEN 3. MOBILE APPLIKATIONEN SecureSafe ist nicht nur über Ihren Browser verfügbar, sondern auch als iphone-/ipad sowie Android-App. Alle unsere Apps bieten Ihnen die Möglichkeit, überall und jederzeit auf Ihre Daten zugreifen zu können. Die iphone-/ipad-app finden Sie im itunes Store, die Android-App im Google Play Store. 3. DATENSYNCHRONISATION Vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit dem SecureSafe-Client für PC/Mac. Der SecureSafe-Client ermöglicht die Synchronisierung all Ihrer SecureSafe-Dateien mit Ihrem lokalen Mac oder PC. So können Sie die in Ihrem SecureSafe gespeicherten Dateien komfortabler bearbeiten, austauschen und jederzeit auf dem aktuellen Stand halten. Ausserdem muss Ihr Team Dateien nicht mehr manuell herunterladen, ums sie bearbeiten zu können. Alle Änderungen, die Team-Mitglieder auf einem lokalen PC/Mac vornehmen, werden automatisch und sicher synchronisiert. So stehen diese allen Team-Mitgliedern unverzüglich zur Verfügung, an welchem Ort sie sich auch aufhalten. Laden Sie den SecureSafe Client hier kostenlos herunter: SUPPORT Falls Sie Fragen zu SecureSafe haben oder Hilfe bei der Anwendung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte über: Unsere Support-Mitarbeiter werden sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
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