Roman Nägelin 3. Prozesseinheit Abbott Liestal AG

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2 Inhaltsverzeichnis Über unser Bestellsystem... 3 Bestellung und Lieferung... 3 Zahlung und Ablage der Rechnung... 4 Buchungen zu den Geschäftsfällen... 5 Schnittstellen im Prozessablauf... 5 Flussdiagramm... 6 Pendenzenliste... 9 Auswertungsbogen /10

3 Über unser Bestellsystem Im nachfolgenden Bericht möchte ich Ihnen den Bestellablauf für Rohmaterialien in der Abbott Liestal AG erklären. Angefangen bei der Bestellanforderung, über den Wareneingang bis hin zur Zahlung der Rechnung. Sämtliche Bereiche und Abteilungen der Abbott Liestal AG sind an das SAP System angeschlossen. SAP ist eine komplexe Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung einer ganzen Unternehmung. Um als Lieferant zugelassen zu werden, müssen potentielle Lieferanten Muster ihrer Rohstoffe an uns senden. Diese werden von unserer Qualitätssicherung überprüft. Entsprechen die Muster unseren Spezifikationen wird der Lieferant zugelassen. Wir dürfen nur bei zugelassenen Lieferanten bestellen. Bestellung und Lieferung Die Produktion stellt eine Bestellanforderung, kurz Banf ins SAP. Auf der Bestellanforderung finden sich sämtliche Daten, die für eine Bestellung benötigt werden (Artikel, Bestellmenge, Nettopreis, Bestellwährung, Lieferdatum). Die Einkaufsabteilung braucht nur noch die Bestellanforderung zu öffnen und die Bestellung wird inklusive Auftragsbestätigung zwei Mal ausgedruckt. Rohstoffe werden immer per Fax oder Brief bestellt. Auf jeder Bestellung ist eine Doppelunterschrift erforderlich. Eine Bestellung wird im Einkauf abgelegt und eine Kopie an die Finanzen weitergeleitet. Gibt es keine Probleme bei der Lieferung (siehe Schnittstellen ), erhalten wir die Ware am gewünschten Lieferdatum. Der Lastwagenchauffeur meldet sich an der Porte an, der Pförtner überreicht ihm einen Besucherausweis und meldet die Lieferung dem Lager. Nun wird die Ware entladen und der Chauffeur übergibt dem Lagermitarbeiter den Lieferschein. Der Lagermitarbeiter überprüft die Ware äusserlich auf Sauberkeit und Beschädigung sowie ob die gelieferte Menge mit dem Lieferschein übereinstimmt. Stellt dieser einen Schaden fest, muss der Chauffeur den Lieferschein unterschreiben und der Lagermitarbeiter muss seinen Vorgesetzten informieren. Der Vorgesetzte fotografiert anschliessend die Ware. Danach wird entschieden was mit der Lieferung passieren soll. 3/10

4 Ist die Ware äusserlich in Ordnung bucht der Lagermitarbeiter die Ware anhand des Lieferscheins ins SAP ein. Nun geschehen zwei Dinge: 1. Der Lagermitarbeiter erstellt interne Etiketten die mit einem Bar-Code versehen sind. Auf diesem Bar-Code ist das Einbuchungsdatum, der Name des Produktes, die Artikelnummer sowie der Nachuntersuchungstermin ersichtlich. 2. Sobald die Ware im System eingebucht wurde, wird in der Qualitätssicherung automatisch ein Wareneingangsschein beziehungsweise eine Musterzugsanforderung ausgedruckt. Nun kontrolliert der Musterzieher die Etiketten anhand der Musterzugsanforderung. Stimmt alles überein so werden Muster gezogen. Anschliessend überprüft die Qualitätssicherung die gezogenen Muster und bestimmt anhand der Resultate ob die Ware freigegeben oder ein Exception Report (ER) ausgelöst wird. Ist die Ware freigegeben, wird diese eingelagert. Bei einem ER wird Ursachenforschung betrieben und über das weitere Vorgehen beraten. Je nach Fall wird die Ware behalten oder zurückgesendet. Zahlung und Ablage der Rechnung Auf jede Lieferung folgt eine Rechnung. Sämtliche Rechnungen werden vom Pförtner an den Bereich Finanzen, wo ich momentan auch arbeite, weitergeleitet. Dort wird die dazugehörige Bestellungskopie an die Rechnung geheftet. Nun wird im SAP überprüft, ob die Ware von der Qualitätssicherung freigegeben wurde. Danach wird die Rechnung gebucht und mit dem Stempel Gebucht & Datum versehen. Anschliessend wird die Rechnung im DTA-Ordner (Zahlungsordner) abgelegt. Alle zwei bis drei Wochen werden die Rechnungen aus dem DTA-Ordner via E-Banking bezahlt und mit dem Bezahlt & Datum Stempel gestempelt. Danach sind sämtliche Einzahlungsscheine aus dem DTA-Ordner zu entfernen. Jeder Kreditor hat bei uns eine Lieferantennummer. Nach diesen Lieferantennummern werden die Rechnungen in die Kreditorenordner abgelegt. Am Ende eines jeden Jahres werden die Kreditorenordner ins Archiv gebracht, wo sie jeweils zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Für das folgende Jahr werden neue Kreditorenordner angelegt. 4/10

5 Buchungen zu den Geschäftsfällen Ich möchte Ihnen kurz einen Einblick in den buchhalterischen Aspekt des Rohmaterialeinkaufs geben und Ihnen die Buchungen zu den jeweiligen Geschäftsfällen nennen. Geschäftsfall Soll Haben Rohmaterialeingang, die Rechnung liegt noch nicht vor Die Rechung eines Lieferanten wird Verbucht. Die Rechung ist höher als die Bestellung. Kontenplan Ware ohne Rechnung Kreditoren Schweiz Vorsteuer Bestand Roh- und Hilfsstoffe Preisdifferenzen beim Wareneingang Bilanzkonto Bilanzkonto Bilanzkonto Bilanzkonto Erfolgskonto Schnittstellen im Prozessablauf Es kann vorkommen, dass wir die Ware nicht am gewünschten Lieferdatum erhalten oder die falsche Ware geliefert wird. Dies führt zu einem gestörten Verhältnis mit dem Lieferanten und kann je nach Dauer der Verzögerung einen Produktionsausfall zur Folge haben. Tankwagen haben meist vier bis fünf Kammern. Wenn sich in den Kammern eins bis zwei das von uns bestellte Produkt A befindet und in den Kammern drei bis fünf noch ein Produkt B wird der Tankwagen zurückgeschickt. Unsere Vorschriften akzeptieren nur Tankwagen in denen ausschliesslich das von uns bestellte Produkt befindet. Für die leeren Kammern muss der Chauffeur ein Reinigungszertifikat vorlegen. Rechnungen deren Ware von der Qualitätssicherung noch nicht freigegeben worden ist werden vom SAP automatisch zur Zahlung gesperrt. Es ist daher wichtig, dass die Qualitätssicherung die Ware rechtzeitig freigibt damit wir keine Mahnungen erhalten. 5/10

6 Flussdiagramm Produktion stellt Bestellanforderung ins SAP Einkaufsabteilung druckt die Bestellung zweimal aus Doppelunterschrift wird eingeholt Bestellung per Brief oder Fax Doppel Ablegen und Bestellkopie an Finanzen Lieferant meldet sich an der Porte an Gibt es Lieferprobleme? Ja Verhalten nach Vorschriften Nein A 6/10

7 A Chauffeur übergibt Lieferschein an Lagermitarbeiter Lagermitarbeiter überprüft Ware und Lieferschein Wird ein Schaden festgestellt? Ja Nein Chauffeur muss Lieferschein unterschreiben. Ware wird anhand Lieferschein im SAP eingebucht Lagermitarbeiter informiert Vorgesetzten Vorgesetzter entscheidet über weiteres Vorgehen B 7/10

8 Lagermitarbeiter erstellt interne Bar-Code Etiketten B Musterzugsanforderung wird automatisch ausgedruckt Musterzieher kontrolliert Etiketten und zieht Muster Nein Muster in Ordnung? Exception Report wird ausgelöst Ja Ware wird freigegeben Erhalten der Rechnung und anheften von Bestellkopie Nein Hat die Qualitätssicherung die Ware freigegeben? Ja Wenn länger nicht freigegeben muss nachgefragt werden warum Buchen der Rechnung Zahlung der Rechnung via E-Banking und Ablage 8/10

9 Pendenzenliste SOLL (in Minuten) Planung Informationsbeschaffung zum Bestellablauf Bearbeiten und zusammenstellen des Kurzberichtes Flussdiagramm schreiben Lernjournale und Auswertungsbogen Titelblatt gestalten Inhaltsverzeichnis erstellen Abgabetermin Total 960 Stunden 16 Total Soll IST (in Minuten) Planung 60 krank 60 Informationsbeschaffung zum Bestellablauf krank 300 Bearbeiten und zusammenstellen des Kurzberichtes krank Flussdiagramm schreiben 60 krank Lernjournale und Auswertungsbogen 15 krank Titelblatt gestalten krank Inhaltsverzeichnis erstellen krank Abgabetermin krank Total 1020 Stunden 17 Total Soll 9/10

10 Auswertungsbogen 10/10

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