Synkronizer XL 8.0. Benutzermanual

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1 Synkronizer XL 8.0 Benutzermanual

2 Inhaltsverzeichnis 1 Synkronizer installieren / entfernen Versionen Installation Synkronizer manuell installieren Synkronizer entfernen Synkronizer manuell entfernen Synkronizer Hauptmenü Register "Hauptmenü" Erste Datei (Master) / Zweite Datei (Änderungen) Tabellen-Eigenschaften Aktion Register "Einstellungen" Hintergrundfarbe löschen? Abweichungen markieren Welche Abweichungen sollen dargestellt werden? Register " Farben / Sprache" Farbeinstellungen...Fehler! Textmarke nicht definiert Sprache Aktion Abweichungen markieren Abweichungsprotokoll erstellen Navigator Symbolleiste Abweichungsprotokoll & Navigator Navigator Symbolleiste Beschreibung Symbolleiste Zeigen / Aktualisieren Zeigen / Ausblenden von Differenzen Master aktualisieren Änderungen aktualisieren Synkronizer mit Visual Basic for Applications Syntax Rückgabewert Parameter Synkronizer in Ihren VBA Skripten benutzen VBA-Beispiele Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel 6 (Mehrere Dateien vergleichen) März Seite 2

3 1 Synkronizer installieren / entfernen 1.1 Versionen Synkronizer Versionen Es gibt insgesamt fünf verschiedene Versionen von Synkronizer XL. Der Leistungsumfang der verschienen Versionen werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben: Light- Version Standard- Version Premium- Version Developer- Version Shareware- Version Differenzen markieren Abweichungsprotokoll erstellen Navigator Access-; ODBC-Dateien VBA-Zugriff Preis EUR EUR EUR EUR gratis * * die Shareware-Version verfällt nach 30 Tagen. Zu Ihrer Information: im Benutzerhandbuch wird immer auf die Developer-Version verwiesen. 1.2 Installation Synkronizer XL wird wie folgt installiert: Installation 1. Starten Sie die Datei syxl80g.exe und folgen den Installations-Anweisungen. (die Synkronizer-Dateien werden standardmäss in folgendes Verzeichnis geschrieben: C:\Programme\Synkronizer XL 8.0) 2. Öffnen Sie Excel. Im Menü "Extras" erscheint der Eintrag "Synkronizer XL 8.0". Und schon ist Synkronizer XL installiert. 1.3 Synkronizer manuell installieren Sie können Synkronizer auch manuell installieren. Gehen Sie wie folgt vor: 1. kopieren Sie die Datei syxl80.xla und die Synkronizer Sprachdateien (Dateiendung "slf") in ein Verzeichnis ihrer Wahl (z.b. C:\Programme\Synkronizer XL 8.0). 2. öffnen Sie das Menü Extras - Add-Ins-Manager (oder Add-Ins...). Falls es nicht möglich ist, das Menü Add-Ins-Manager zu wählen, öffnen Sie ein neues Excel-Dokument. Nun können Sie das Menü wählen. 3. Wählen Sie die "Durchsuchen"-Schaltfläche und selektieren die Datei syxl80.xla. 4. Im Menü "Extras" erscheint der Eintrag "Synkronizer XL 8.0". Somit ist die Installation erfolgreich abgeschlossen. März Seite 3

4 1.4 Synkronizer entfernen Synkronizer wird mit folgendem Befehl deinstalliert: Start Programme Synkronizer XL 8.0 Entferne Synkronizer XL Synkronizer manuell entfernen Sie können Synkronizer auch manuell entfernen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. öffnen Sie das Menü Extras - Add-Ins-Manager (oder Add-Ins...). Falls es nicht möglich ist, das Menü Add-Ins-Manager zu wählen, öffnen Sie ein neues Excel-Dokument. Nun können Sie das Menü wählen. 2. entfernen Sie Synkronizer von der Add-Ins-Liste. 3. löschen Sie sämtliche Dateien im Synkronizer-Verzeichnis. Standardmässig wird Synkronizer in folgendem Verzeichnis installiert: C:\Programme\Synkronizer XL 8.0\ März Seite 4

5 2 Synkronizer Hauptmenü Synkronizer starten Der Synkronizer wird mit dem Menübefehl Extras Synkronizer XL 8.0 gestartet. Es erscheint ein Formular, welches in drei Register unterteilt ist. Die Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten des Synkronizer Formulares werden in den nachfolgenden Kapiteln erklärt. 2.1 Register "Hauptmenü" Hauptmenü Im Register "Hauptmenü" werden die Dateien und Tabellen definiert, welche Sie vergleichen wollen. Die Eingabemaske lässt sich in drei Bereiche unterteilen, welche nachfolgend beschrieben werden: Dateien wählen Erste Datei (Master) / Zweite Datei (Änderungen) In diesem Bereich können Sie bestimmen, welche Dateien miteinander verglichen werden sollen. Die "erste Datei" ist die "Master"-Datei und beinhaltet die älteren Daten, die "zweite Datei" enthält die neueren Daten bzw. die Änderungen. Mit der Schaltfläche "Datei öffnen" werden die Excel-Dateien geöffnet. Mit dem DropDown-Feld "Datentabelle" legen Sie fest, welche Tabellen miteinander verglichen werden sollen. Alle Tabellen vergleichen Sie können entweder eine einzelne Tabelle vergleichen oder alle Tabellen der beiden Dateien miteinander. Wählen Sie in diesem Fall "(alle Tabellen)".Synkronizer vergleicht alle Tabellen, welche identische Tabellennamen aufweisen. März Seite 5

6 Dateitypen Dateitypen Wenn Sie mit Excel XP (Version 10.0) und der Developer Version arbeiten, können zusätzlich folgende Dateitypen verglichen werden: Dateityp: Access Datenbanken Externe Datenbanken Text Dateien Webseiten XML Dateien Dateiendung: *.mdb, *.mde *.odc, *.udl, *.dsn *.txt, *.csv, *.prn, *.tab *.htm, *.html, *.mht, *.mhtm *.xml (ab Excel XP) Access und ODBC- Datenbanken Anmerkung Wenn Sie eine Access Datenbank oder andere ODBC-Datenbank miteinander vergleichen, werden die Daten als Kopie importiert. Effektiv vergleicht Synkronizer die Excel- Kopien der Datenbanken und nicht direkt die Datenbanken. Dies bedeutet, dass maximal 65'535 Datensätze verglichen werden können. Ebenso können die Datenbanken nicht aktualisiert werden (sondern nur deren Kopien). Ev. wird in einer späteren Version des Synkronizers die Möglichkeit zum Aktualisieren der Datenbanken eingebaut. Tabellen-Eigenschaften Tabellen-Eigenschaften In diesem Bereich werden die Tabellen-Einstellungen vorgenommen: "normale" Tabelle "normale" Tabelle "Normale" Tabellen sind Arbeitsblätter, welche keine Spaltenüberschriften und keine Datenbankstruktur enthalten. Synkronizer vergleicht hier jeden Zelleintrag miteinander. Der Datenvergleich von Excel-Tabellen ist nicht so leistungsfähig wie bei Datenbanken. Die Daten müssen die gleiche Sortierreihenfolge aufweisen und auch das Löschen von Spalten/Zeilen innerhalb der Tabelle ist nicht empfehlenswert. Datenbank Primärschlüssel Duplikate Datenbank Datenbanken sind Excel-Tabellen, welche eine Datenbankstruktur aufweisen. Die Daten müssen wie folgt angeordnet sein: In der ersten Zeile der Tabelle müssen sich eindeutige Spaltenüberschriften befinden. Die Datenbank enthält eine Spalte mit Primärschlüssel(n) (eindeutige Kennzahl, Artikelnummer usw.). Primärschlüssel werden benötigt, damit die Datensätze eindeutig identifiziert werden können. Die Definition eines Primärschlüssels ist nicht zwingend, jedoch sehr zu empfehlen. Fakultativ können Sie den Primärschlüssel auch aus mehreren Spalten bilden (z.b. Nachname, Vorname und Ort). Nachteil: es können Duplikate vorkommen. Duplikate sind Datensätze, welche die gleiche Identifikationsnummer bzw. Erkennung aufweisen. Angenommen, der Primärsschlüssel wird aus dem Nach- und Vornamen gebildet und Sie haben mehrere "Hans Muster" in Ihrer Tabelle erfasst, dann weiss Synkronizer nicht, welche Datensätze miteinander verglichen werden sollen. Achten Sie immer darauf, dass Sie mit eindeutigen Schlüsseln arbeiten. März Seite 6

7 Der Datenvergleich von Datenbanken ist äusserst effizient. Die Datenbanken können beliebig sortiert und mutiert werden. Auch das Einfügen und Löschen von Spalten/Zeilen innerhalb der Tabellen ist erlaubt. Synkronizer erkennt hier sämtliche Abweichungen! Kontrollfeld Daten sortieren: Wenn dieses Feld markiert ist, werden die Daten nach dem Primärschlüssel sortiert. Bleibt dieses Feld hingegen leer, erfolgt keine Sortierung Aktion In diesem Bereich können Sie festlegen, welche Aufgabe Synkronizer ausführen soll und nach welchen Kriterien Synkronizer die Dateien verglichen werden sollen. Vergleichstyp Vergleichstyp Synkronizer vergleicht die Tabellen nach folgenden Kriterien: "normale" Werte "sensitive" Werte "normale" Formeln "sensitive" Formeln Kommentare Unterschiede zwischen "normalen" und "sensitiven" Vergleichen Sie können die Zelleinträge entweder "normal" oder "sensitiv" vergleichen lassen. Bei einem normalen Vergleich werden Unterschiede in der Gross-/Kleinschreibung ignoriert (z.b. "Hans Muster", "HANS MUSTER"), hingegen müssen bei einem sensitiven Vergleich alle Zeichen identisch sein. Unterschiede zwischen Werten und Formeln Anhand des nachfolgenden Beispiels erkennen Sie den Unterschied zwischen Werten und Formeln. Der Umsatz des Monats Januar änderte von $10.00 auf $ Somit ändert sich auch der Umsatz des 1. Quartals von $30.00 auf $ Vergleich nach Werten Vergleich nach Formeln Erfolgt ein Vergleich nach Werten, dann werden die unterschiedlichen Quartalswerte als Differenz wahrgenommen. Erfolgt hingegen ein Vergleich nach Formeln, dann werden nur die Januarwerte erkannt, da es sich beim 1. Quartal um identische Formeln handelt. März Seite 7

8 Vergleich nach Kommentaren Bei einem Vergleich nach Kommentaren werden die Zellkommentare miteinander verglichen. Unterschiedliche Werte bzw. Formeln werden bei einem Vergleich nach Kommentaren ignoriert. Synkronizer erledigt folgende Aufgaben: Abweichungen markieren Abweichungsprotokoll erstellen Navigator / Update Abweichungsprotokoll & Navigator Im Kapitel 3 des Benutzermanuals werden die Aktionen im Detail beschrieben. März Seite 8

9 2.2 Register "Einstellungen" In diesem Register können Sie festlegen, wie Synkronizer die Daten darstellen soll Hintergrundfarbe löschen? Hier können Sie bestimmen, ob Synkronizer vor dem Markieren der Zellen die Hintergrundfarbe der Zellen löschen soll Abweichungen markieren Wenn Sie "ja" wählen, werden die Differenzen in den zugrunde liegenden Tabellen markiert. Daten einblenden, ausblenden und löschen Welche Abweichungen sollen dargestellt werden? In diesem Bereich legen Sie fest, ob der Synkronizer die Daten anzeigen, ausblenden oder löschen soll. Sie können für jede Datei separate Einstellungen vornehmen (1. Datei = Master, 2. Datei = Änderungen). Wenn die Kontrollkästchen markiert sind, werden die gewünschten Daten angezeigt, sonst werden sie ausgeblendet oder gelöscht. Folgende Optionen können gewählt werden: Gelöschte / hinzugefügte Spalten Wenn diese Kontrollkästchen markiert sind, werden die gelöschten bzw. die hinzugefügten Spalten angezeigt. März Seite 9

10 Gelöschte / hinzugefügte Zeilen Wenn Sie diese Kontrollkästchen selektieren, werden die gelöschten bzw. die hinzugefügten Zeilen angezeigt. Duplikate Bei einem Datenbankvergleich können Duplikate entstehen. Wenn Sie diese anzeigen wollen, müssen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen markieren. Unterschiedliche Zelleinträge Bei Markierung dieser Felder werden die Zeilen, welche unterschiedliche Zelleinträge enthalten, eingeblendet. Unveränderte Zeilen Hier werden alle Zeilen eingeblendet, welche keine Änderungen aufweisen. Anmerkung: Nur mit der Aktion "Abweichungen markieren" können die Daten gelöscht werden. Spalten / Zeilen wieder einblenden Zeilen wieder einblenden Sollen die Zeilen zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingeblendet werden (sofern sie nicht gelöscht wurden!), dann gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die Tabelle (Tastaturkombination Ctrl-A) 2. Führen Sie folgenden Menübefehl aus: Format Zeile Einblenden März Seite 10

11 2.3 Register "Settings" In diesem Register werden die Sprache definiert. Zudem können Sie hier den Synkronizer auf eine höhere Version upgraden und kontrollieren, ob Sie mit der neuesten Version des Synkronizers arbeiten Sprache Hier können Sie die Sprache ändern. Die Sprachinformationen befinden sich im selben Verzeichnis wie die Datei syxl80.xla (in der Regel C:\Programme\Synkronizer XL 8.0\). Die Sprachdateien haben die Endung "slf". Zur Zeit sind folgende Sprachen verfügbar: deutsch italienisch englisch holländisch spanisch schwedisch französisch Die Sprachen werden laufend erweitert. Die neuesten Sprachdateien können mit folgendem Link runtergeladen werden: Kopieren Sie einfach die Datei "sy90_lang.xls"-datei ins Synkronizer-Verzeichnis und starten den Synkronizer. Die neue Sprache ist nun verfügbar. März Seite 11

12 2.3.2 Version Hier können Sie sehen, in welchem Verzeichnis die Synkronizer-Datei abgelegt ist. Update Version Wenn Sie auf diese Schaltfläche drücken, können Sie prüfen, ob Sie mit der neuesten Version von Synkronizer arbeiten. Upgrade Lizenz 3 Aktion 3.1 Abweichungen markieren Wenn Sie diese Aktion wählen, markiert der Synkronizer lediglich die Abweichungen in den zugrunde liegenden Tabellen oder Datenbanken: Die Differenzen werden wie folgt Farben markiert: orange für unterschiedliche Zelleinträge hellblau für gelöschte Zeilen/Spalten grün für hinzugefügte Zeilen/Spalten lila für Duplikate März Seite 12

13 Dank einer ultraschnellen Vergleichsfunktion haben Sie bereits nach wenigen Augenblicken das Ergebnis vorliegen. So erkennen Sie auf einen Blick, an welchen Stellen die Unterschiede vorhanden sind, und können beispielsweise entscheiden, mit welcher Version der Tabelle Sie weiterarbeiten. Die obgenannten Farben sind Vorgabewerte, welche jederzeit geändert werden können. Genauere Informationen finden Sie im Kapitel 2.3 Register "Sprache / Farben". Versionen Versionen: Die Aktion "Abweichungen markieren" steht in allen Synkronizer-Versionen zur Verfügung. März Seite 13

14 Abweichungsprotokoll erstellen 3.2 Abweichungsprotokoll erstellen Auf Wunsch wird das Ergebnis des Vergleichs in einem ausführlichen Abweichungsprotokoll festgehalten. Sie erfahren nicht nur, welche Zeilen oder Spalten gelöscht bzw. hinzugefügt wurden, sondern es wird auch jede einzelne Zelle mit unterschiedlichen Werten aufgeführt. Im Vergleich sehen Sie, welcher Wert in Tabelle 1 und welcher in Tabelle 2 vorhanden ist. Das Abweichungsprotokoll ist eine ideale Grundlage, wenn die Excel-Tabelle auf Basis des Vergleichs überarbeitet werden soll. Versionen Versionen: Die Aktion "Abweichungsprotokoll erstellen" ist mit folgenden Synkronizer-Versionen möglich: Standard-Version Premium-Version Developer-Version März Seite 14

15 Navigator / Update 3.3 Navigator Symbolleiste Die dritte Funktion des Synkronizer nach dem durchgeführten Vergleich besteht im Aufruf des "Navigators": Die verglichenen Tabellen werden neben- oder übereinander angeordnet und es erscheint eine kleine Symbolleiste, mit deren Hilfe Sie nun Mausklick für Mausklick von einem Unterschied zum nächsten springen können. Genauere Informationen über die Benutzung des "Navigators" finden Sie im Kapitel 4. Versionen Versionen: Der Navigator kann mit folgenden Synkronizer-Versionen verwendet werden: Premium-Version Developer-Version Abweichungsprotokoll & Navigator 3.4 Abweichungsprotokoll & Navigator Mit dieser Option wird ein Abweichungsprotokoll erstellt und danach wird der Navigator gestartet. März Seite 15

16 4 Navigator Symbolleiste Die komfortabelste Funktion von Synkronizer nach dem durchgeführten Vergleich besteht im Aufruf des so genannten "Navigators": Die verglichenen Tabellen werden neben- oder übereinander angeordnet und es erscheint eine kleine Symbolleiste, mit deren Hilfe Sie nun Mausklick für Mausklick von einem Unterschied zum nächsten springen können. Synkronizer sorgt automatisch dafür, dass die richtigen Ausschnitte in beiden Tabellenfenstern zu sehen sind, so dass Sie die fraglichen Stellen direkt vergleichen können. Sie entscheiden dann, mit welcher Version Sie in Zukunft arbeiten möchten, und übernehmen per Mausklick den Wert aus Tabelle 1 nach Tabelle 2 oder umgekehrt. Auf diese Weise können Sie die Unterschiede in kürzester Zeit abarbeiten. Nach wenigen Mausklicks verfügen Sie dann wieder über eine aktualisierte Excel-Tabelle, mit der Sie wie gewohnt weiterarbeiten können. Navigator Tabellenansicht Nach dem Vergleich werden die Tabellen nebeneinander angeordnet und eine benutzerfreundliche Symbolleiste erscheint: 4.1 Beschreibung Symbolleiste Beschreibung Symbolleiste Beschreibung Symbole Die Navigator-Symbolleiste umfasst folgende Funktionen: 1-2) Tabellen anordnen Mit diesen Schaltflächen können die Tabellen nebeneinander (1) bzw. untereinander (2) angeordnet werden. 3) Zoom Mit dieser Schaltfläche kann die Grösse der Tabellen angepasst (bzw. gezoomt) werden. März Seite 16

17 4-8) Navigationsschaltflächen Mit diesen Schaltflächen kann jede Abweichung einzeln durchlaufen (4, 5, 7, 8) und/oder gezielt angezeigt werden (6). 9) Gesamtanzahl Abweichungen So viele Abweichungen sind total vorhanden. 10) "Änderungen" aktualisieren Mit dieser Schaltfläche werden die Abweichungen von der "Master"-Datei (links) in die "Änderungs"-Datei (rechts) geschrieben. Die "Änderungs"-Datei wird aktualisiert. Anmerkung: es wird jeweils nur die markierte Abweichung aktualisiert. 11) "Master" aktualisieren Mit dieser Schaltfläche werden die Abweichungen von der "Änderungs"-Datei (rechts) in die "Master"-Datei (links) geschrieben. Die "Master"-Datei wird aktualisiert. Anmerkung: es wird jeweils nur die markierte Abweichung aktualisiert. 12) Zeigen / Aktualisieren. Wenn Sie diese Schaltfläche klicken erscheint ein Menü, mit welchem Sie die Daten ein-/ausblenden und aktualisieren können. Genauere Informationen finden Sie im Kapitel ) Hintergrundfarbe löschen Mit dieser Schaltfläche wird die Hintergrundfarbe der Abweichungen gelöscht. Sämtliche anderen Hintergrundfarben und Formatierungen bleiben unverändert. 14) Symbolleiste schliessen Mit diesem Befehl wird die Navigator-Symbolleiste geschlossen. März Seite 17

18 Zeigen / Aktualisieren 4.2 Zeigen / Aktualisieren In diesem Menü befinden sich verschiedene Befehle zum Zeigen, Ausblenden und Aktualisieren von Differenzen. Das Menü umfasst folgende Befehle: Differenzen zeigen oder ausblenden Zeigen / Ausblenden von Differenzen Mit den Menübefehlen 1 bis 5 können Sie die gewünschten Differenzen dynamisch ein- bzw. ausblenden. Je nachdem, ob die Menübefehle links ein Häkchen haben, werden die Differenzen ein- oder ausgeblendet. Mit einem Häkchen werden die Differenzen gezeigt, ohne Häkchen werden sie hingegen ausgeblendet. Nachfolgend werden die verschiedenen Menübefehle erklärt: 1) Gelöschte / hinzugefügte Spalten Wenn dieser Menüpunkt aktiv ist, werden die gelöschten (nur in Master-Datei) und hinzugefügten (nur in Änderungen-Datei) eingeblendet. 2) Gelöschte / hinzugefügte Zeilen Bei der Wahl dieses Menüpunktes werden die gelöschten bzw. die hinzugefügten Zeilen ein- oder ausgeblendet. 3) Duplikate Bei einem Datenbankvergleich können Duplikate entstehen. Je nachdem, ob dieser Menüpunkt markiert ist oder nicht, werden die Duplikate ein- oder ausgeblendet. 4) Unterschiedliche Zelleinträge Bei der Wahl dieses Eintrages, werden die Zeilen mit unterschiedlichen Zelleinträgen (oder Formeln oder Kommentaren) eingeblendet. 5) Unveränderte Zeilen Unveränderte Zeilen sind in beiden Dateien identisch. Diese können je nach Bedarf mit diesem Menüpunkt ein- oder ausgeblendet werden. März Seite 18

19 Master aktualisieren Master aktualisieren In diesem Menü (6) können Sie die "Master"-Datei (Tabelle links) aktualisieren. Folgende Befehle stehen Ihnen zur Verfügung: 8) Hinzugefügte Spalten die hinzugefügten Spalten (der Datei "Änderungen") können in die "Master"-Datei eingefügt werden. Die Spalten werden von der rechten Tabelle in die linke Tabelle transferiert. 9) Hinzugefügte Zeilen die hinzugefügten Zeilen (der Datei "Änderungen") können in die "Master"-Datei eingefügt werden. Die Zeilen werden von der rechten Tabelle in die linke Tabelle transferiert. 10) Unterschiedliche Zelleinträge die Zelleinträge, welche abweichen, können in die "Master"-Datei transferiert werden. Die Abweichungen können je nach Bedarf entweder direkt oder durch manuelles Bestätigen übertragen werden. 11) Formatierungen die Zell-Formatierungen können von der "Änderungs"-Datei in die "Master"-Datei ü- bertragen werden. Folgende Formate werden transferiert: - Zahlenformate - Ausrichtung - Schriftformate - Rahmen und Linien - Farben und Muster - Zellschutz Folgende Formate werden nicht übertragen: - verbundene Zellen Änderungen aktualisieren Änderungen aktualisieren In diesem Menü (7) können Sie die "Änderungs"-Datei aktualisieren (Tabelle rechts). Die Menübefehle sind die selben wie im Menü , jedoch mit dem Unterschied, dass die Daten von der "Master"-Datei in die "Änderungs"-Datei (von links nach rechts) geschrieben werden. März Seite 19

20 5 Synkronizer mit Visual Basic for Applications Synkronizer kann auch mit Visual Basic for Applications (VBA) benutzt werden. Dies hat den grossen Vorteil, dass wiederkehrende, standardisierte oder komplexe Vergleichsprozesse automatisiert werden können. Versionen Versionen: Synkronizer VBA kann mit folgender Synkronizer-Versionen verwendet werden: Developer-Version 5.1 Syntax Syntax Die Syntax der Synkronizer-Funktion ist wie folgt: Synkronizer(sFileOld As String, _ sfilenew As String, _ ssheetold As Variant, _ ssheetnew As Variant, _ Optional srangeold As String, _ Optional srangenew As String, _ Optional skeyfields As String, _ Optional icomparisontype As Integer, _ Optional iactionflags As Integer, _ Optional sreportfile As String) As Variant 5.2 Rückgabewert Rückgabewerte Je nach Ergebnis retourniert die Funktion Synkronizer folgende Werte: False Synkronizer konnte die Parameter nicht auswerten oder es sind andere Fehler aufgetaucht. "" Synkronizer konnte keine Fehler finden. Es wird eine leere Zeichenfolge retourniert. Zeichenfolge Synkronizer konnte Abweichungen erkennen und retourniert die Differenzen in einer Zeichenfolge, wobei die einzelnen Abweichungen durch Kommata und Semikolons getrennt werden. Beispiel: Synkronizer retourniert folgende Zeichenfolge: neue Zeilen,5;unterschiedliche Zelleinträge,14 Dies bedeutet dass Synkronizer 5 neue Zeilen und 14 unterschiedliche Zelleinträge erkennen konnte. 5.3 Parameter Parameter Die Synkronizer-Funktion umfasst folgende Parameter: März Seite 20

21 sfileold sfilenew ssheetold Datei (inkl. Verzeichnis) der 1. Datei (Master). Es können Excel-, Text- und ODC-Dateien eingegeben werden. Access-Datenbanken müssen über eine ODC-Datei angesteuert werden. Datei (inkl. Verzeichnis) der 2. Datei (Änderungen). Tabellennummer oder -name der 1. Datei. Sie können folgende Werte eingeben: 1 die erste Tabelle wird verglichen 3 die dritte Tabelle der 1. Datei wird verglichen "Tabelle1" die Tabelle mit dem Namen "Tabelle1" wird verglichen "" alle Tabellen werden verglichen. ssheetnew Tabellennummer oder -name der 2. srangeold srangenew skeyfields icomparisontype Optional. A1-Bereich der 1. Tabelle. Wenn dieser Parameter leer ist, werden alle Zellen verglichen. Optional. A1-Bereich der 2. Tabelle Optional. Wenn Sie einen Datenbankvergleich vornehmen wollen, dann müssen Sie hier den Namen des Primärschlüssels eingeben. Bei mehreren Primärschlüsseln müssen die einzelnen Schlüssel mit Semikolons getrennt werden (z.b. "Nachname;Vorname"). Wollen Sie keinen Datenbankvergleich vornehmen, dann bleibt dieses Feld leer. Optional. Dieser Parameter enthält den Vergleichstyp. Sie können eine der folgenden Nummern wählen. 1 Vergleich nach "normalen" Werten 2 Vergleich nach "sensitiven" Werten 3 Vergleich nach "normalen" Formeln 4 Vergleich nach "sensitiven" Formeln 5 Vergleich nach Kommentaren iactionflags Bleibt dieser Parameter leer, dann wird ein Vergleich nach "normalen" Werten vorgenommen (siehe auch Aktion). Optional. Dieser Parameter enthält die Aktion, welche ausgeführt werden soll. Folgende Nummern können eingegeben werden: 1 Die Abweichungen werden markiert 2 Ein Abweichungsprotokoll wird erstellt 4 Navigator sreportfile Die Werte können kombiniert werden. Wird z.b. eine 3 eingegeben, dann werden die Abweichungen markiert und ein Abweichungsprotokoll wird erstellt. Bleibt dieses Feld leer, dann werden die Abweichungen markiert. Optional. Wenn Sie ein Abweichungsprotokoll erstellen wollen, dann müssen Sie den Namen und Verzeichnis des zu erstellenden Protokolls eingeben (z.b. C:\Documents\Report.xls). März Seite 21

22 5.4 Synkronizer in Ihren VBA Skripten benutzen Damit Sie Synkronizer mit VBA ausführen können, müssen Sie in Ihren Skripten eine Referenz zu Synkronizer herstellen. Führen Sie folgende Schritte aus: 1. öffnen Sie die Excel-Datei, welches das VBA-Programm enthält 2. öffnen Sie den VBA Editor (Tastaturkombination Alt-F11) 3. aktivieren Sie Ihre Excel-Datei 4. Markieren Sie den Menübefehl Extras - Verweise 5. Suchen Sie in der Liste den Eintrag "SynkronizerXL" und markieren das Kontrollkästchen. Nun können Sie Synkronizer in Ihren VBA-Programmen verwenden. Nachfolgend sind ein paar VBA-Beispiele aufgeführt, welche Sie gerne verwenden können. 5.5 VBA-Beispiele Beispiel 1 Dieses Beispiel markiert die Abweichungen in den Tabellen Addresses: Public Sub Example_1() Dim varsynk As Variant On Error GoTo Err_Message varsynk = Synkronizer(sFileOld:="C:\Documents\SFileOld.xls", _ sfilenew:="c:\documents\sfilenew.xls", _ ssheetold:="addresses", _ ssheetnew:="addresses") Select Case varsynk Case False MsgBox "Error", _ vbokonly + vbexclamation Case "" MsgBox "No Differences noted", _ vbokonly + vbinformation Case Else MsgBox "Synkronizer found Differences:" & _ Chr(10) & Chr(10) & varsynk, _ vbokonly + vbinformation End Select Exit Sub Err_Message: End Sub MsgBox Err.Description, vbokonly + vbexclamation März Seite 22

23 5.5.2 Beispiel 2 Dieses Beispiel markiert die Abweichungen in allen Tabellen der Dateien SFileOld.xls und SFileNew.xls: Public Sub Example_2() Dim varsynk As Variant On Error GoTo Err_Message varsynk = Synkronizer(sFileOld:="C:\Documents\SFileOld.xls", _ sfilenew:="c:\documents\sfilenew.xls", _ ssheetold:="", _ ssheetnew:="") Select Case varsynk Case False MsgBox "Error", _ vbokonly + vbexclamation Case "" MsgBox "No Differences noted", _ vbokonly + vbinformation Case Else MsgBox "Synkronizer found Differences:" & _ Chr(10) & Chr(10) & varsynk, _ vbokonly + vbinformation End Select Exit Sub Err_Message: End Sub MsgBox Err.Description, vbokonly + vbexclamation März Seite 23

24 5.5.3 Beispiel 3 Diese Prozedur vergleicht die Werte der ersten Tabellen der beiden Dateien miteinander und dokumentiert die Abweichungen in der Datei "Report.xls". Public Sub Example_3() Dim varsynk As Variant On Error GoTo Err_Message varsynk = Synkronizer(sFileOld:="C:\Documents\SFileOld.xls", _ sfilenew:="c:\documents\sfilenew.xls", _ ssheetold:=1, _ ssheetnew:=1, _ iactionflags:=2, _ sreportfile:="c:\documents\report.xls") Select Case varsynk Case False MsgBox "Error", _ vbokonly + vbexclamation Case "" MsgBox "No Differences noted", _ vbokonly + vbinformation Case Else MsgBox "Synkronizer found Differences:" & _ Chr(10) & Chr(10) & varsynk, _ vbokonly + vbinformation End Select Exit Sub Err_Message: End Sub MsgBox Err.Description, vbokonly + vbexclamation März Seite 24

25 5.5.4 Beispiel 4 Diese Prozedur vergleicht die Formeln der Datenbanken "Addresses" miteinander. Die Datenbanken werden nach dem Primärschlüssel "ID" verglichen. Public Sub Example_4() Dim varsynk As Variant On Error GoTo Err_Message varsynk = Synkronizer(sFileOld:="C:\Documents\SFileOld.xls", _ sfilenew:="c:\documents\sfilenew.xls", _ ssheetold:="addresses", _ ssheetnew:="addresses", _ skeyfields:="id", _ icomparisontype:=3) Select Case varsynk Case False MsgBox "Error", _ vbokonly + vbexclamation Case "" MsgBox "No Differences noted", _ vbokonly + vbinformation Case Else MsgBox "Synkronizer found Differences:" & _ Chr(10) & Chr(10) & varsynk, _ vbokonly + vbinformation End Select Exit Sub Err_Message: End Sub MsgBox Err.Description, vbokonly + vbexclamation März Seite 25

26 5.5.5 Beispiel 5 Diese Prozedur vergleicht die Kommentare der Datenbanken "Addresses" miteinander. Die Datenbanken werden anhand der Primärschlüssel "Familyname" und "Firstname" verglichen. Public Sub Example_5() Dim varsynk As Variant On Error GoTo Err_Message varsynk = Synkronizer(sFileOld:="C:\Documents\SFileOld.xls", _ sfilenew:="c:\documents\sfilenew.xls", _ ssheetold:="addresses", _ ssheetnew:="addresses", _ skeyfields:="familyname;firstname", _ icomparisontype:=5) Select Case varsynk Case False MsgBox "Error", _ vbokonly + vbexclamation Case "" MsgBox "No Differences noted", _ vbokonly + vbinformation Case Else MsgBox "Synkronizer found Differences:" & _ Chr(10) & Chr(10) & varsynk, _ vbokonly + vbinformation End Select Exit Sub Err_Message: End Sub MsgBox Err.Description, vbokonly + vbexclamation März Seite 26

27 Mehrere Dateien vergleichen Beispiel 6 (Mehrere Dateien vergleichen) Diese Prozedur vergleicht eine Datei ("Master.xls") mit allen Dateien, welche sich im Verzeichnis "C:\Documents\New\" befinden und erstellt für jeden Vergleich ein separates Abweichungsprotokoll. Die Protokolle werden im Verzeichnis "C:\Documents\Reports" abgelegt. Public Sub Example_6() Dim varsynk As Variant Dim strfileold, strfilenew As String Dim strfoldernew As String Dim strfolderreport As String Dim strfilereport As String On Error GoTo Err_Message Set a = Application strfileold = "C:\Documents\Old\Master.xls" strfoldernew = "C:\Documents\New\" strfolderreport = "C:\Documents\Reports\" strfilenew = Dir(strFolderNew & "*.xls") Do While strfilenew <> "" strfilereport = "Deviation Report " & strfilenew varsynk = Synkronizer(sFileOld:=strFileOld, _ sfilenew:=strfoldernew & strfilenew, _ ssheetold:=1, _ ssheetnew:=1, _ iactionflags:=2, _ sreportfile:=strfolderreport & strfilereport) If varsynk = False Then End Workbooks(strFileNew).Close SaveChanges:=True Workbooks(strFileReport).Close strfilenew = Dir Loop Exit Sub Err_Message: End Sub MsgBox Err.Description, vbokonly + vbexclamation März Seite 27