CATALOG ON DEMAND. Benutzerhandbuch Version EINS GmbH. Tel: Fax:

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1 CATALOG ON DEMAND Benutzerhandbuch Version EINS GmbH Durlacher Allee 109, D Karlsruhe Tel: Fax:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick Unterstützte Datenformate XML-Format CSV-Format Funktionsweise von CatalogOnDemand Installation Microsoft.NET Version Systemanforderungen von Microsoft.NET Version Verwendung Schritt 1: Registrierung Demoversion Schritt 1: Auswählen der Datenquelle Schritt 2: Bearbeitung des Layouts in Microsoft Word Verwendung einer Template-Datei (.dot) Bearbeitung des LAyouts Ausgabe von Bildern in der Katalogdatei Schritt 3: Auswahl des Bildpfades Bearbeitungshinweise Bearbeitung einer einfachen Liste Ausgabe in Tabellenform Ausgabe von Katalogbildern Tabelle: Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen Verwendung von vorgefertigten Tabellenformaten Mehrspaltiges Layout Beispiele BEISPIEL 1: Einfache Personenliste BEISPIEL 2: Personenliste in Tabellenform BEISPIEL 3: Personenliste in Tabellenform mit Bildern BEISPIEL 4: Personenliste (als CSV-Datei) BEISPIEL 5: Artikelkatalog EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 2

3 1 Überblick CatalogOnDemand ist ein Programm zur Erzeugung strukturierter Kataloge, Broschüren, Preislisten und ähnlicher Dokumente auf der Basis von Microsoft Word 2003 / Als Eingabe verwendet das Programm Daten, die entweder im Format XML (Extensible Markup Language) oder im Format CSV (Comma Separated Values) vorliegen. XML ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdaten. Das Dateiformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten in einem Spaltenformat, wobei die Felder einer Zeile mit einem Steuerzeichen (z.b. ; oder ) getrennt sind. Abb. 1: Eine mit CatalogOnDemand erzeugte Word-Datei mit (strukturierten) Artikeldaten im XML-Format Das Programm CatalogOnDemand umfasst alle nötigen Hilfsmittel, um aus Daten zum Beispiel eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems oder auf Basis einer beliebigen XML-Datenbank/Datei eine strukturierte EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 3

4 Ausgabe in Form eines Artikelkatalogs, Sonderangebotslisten, eines Adressbuches, Preislisten, Datenblätter und vieles mehr in Microsoft Word 2003/2007 zu erstellen. Aus Microsoft Word 2007 können direkt PDF- Dateien erzeugt werden, dann als Vorlage für Druckkataloge verwendet werden können. Ein besonderer Vorteil an CatalogOnDemand ist, dass Sie erzeugte Layouts/Designs als wieder verwertbare Schablonen/Templates (Word-XML-Dateien) verwenden können: auch nach Änderungen oder Ergänzungen ihres Datenbestandes können Sie ein erzeugtes Layout wieder verwenden. Sie können sich somit ein Grundgerüst schaffen, um in wenigen Minuten unkompliziert und in kurzer Zeit verschiedene graphische Ausgaben / Kataloge mit dem gleichen Datenbestand zu erzeugen, die sie beliebig oft erneut anwenden können. Abb. 2: Arbeitsweise mit CatalogOnDemand: erzeugter Katalog als Word-Datei / PDF-Datei EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 4

5 2 Unterstützte Datenformate 2.1 XML-Format Die Extensible Markup Language (engl. für erweiterbare Auszeichnungssprache ), abgekürzt XML, ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdaten. XML wird u. a. für den Austausch von Daten zwischen Computersystemen eingesetzt, speziell über das Internet (Quelle: Wikipedia.de). Abb. 3: Beispiel für eine XML-Datei: Strukturierte Personendaten EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 5

6 Im Beispiel oben wird eine XML-Struktur für Personendaten gezeigt. Die Daten für einen Personendatensatz bestehen hier aus den Feldern: Name, Vorname, -Adresse, Telefonnummer, Nummer des Mobiletelefons, Fax, Straße, Stadt, Postleitzahl, Land, private Telefonnummer, Nummer des privaten Mobiletelefons, private -Adresse. Jedes Feld wird in XML-Notation mit einem beschreibenden tag geklammert (<name>bond</name>). Jeder gesamte Personendatensatz wird zusätzlich mit dem tag <person> und dem abschließenden tag </person> geklammert. Alle Personen wiederum werden mit dem tag <personexport> bzw. </personexport> geklammert. Zwischen diesen beiden tags können eine beliebige Anzahl von Personen eingetragen werden. Diese könnten z.b. in derselben Tabelle ausgegeben werden. Durch die Schachtelung von tags können ganz einfach hierarchische Strukturen erzeugt werden. Sollen weitere (hierarchische) Strukturen eingeführt werden, so müssen einfach weitere tags eingefügt werden (wie unten im Beispiel <Staff> </Staff> und <Employee> </Employee>). Zum Staff gehören somit James Bond und Martin Damm; während Werner Waldmann und Jan Schloen Angestellte sind. Mit Catalog-on-demand werden dann die Personen nach Staff und Angestellten sortiert ausgegeben. Abb. 4: Hierarchisch strukturierte Personendaten EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 6

7 2.2 CSV-Format Das Datenformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. Mit dem Format CSV können normalerweise keine hierarchisch strukturierten Daten gespeichert werden, da jede Zeile die Daten genau eines Artikels etc. enthält. Für die Verwendung mit CatalogOnDemand besteht aber die Möglichkeit, über zusätzliche Spalten eine Pseudo-Hierarchisierung der Daten einzufügen (s.u.). Die Dateiendung.csv ist eine Abkürzung für Comma-Separated Values, wobei die einzelnen Felder durch das Semikolon-Zeichen getrennt sind. Abb. 5: Beispiel für eine CSV-Datei mit Personendaten (geöffnet in einem Texteditor) Innerhalb der Textdatei haben einige Zeichen eine Sonderfunktion zur Strukturierung der Daten. Ein Zeichen wird zur Trennung von Datensätzen benutzt. Dies ist in der Regel der Zeilenumbruch des datei-erzeugenden Betriebssystems bei dem Betriebssystem Windows sind es in der Praxis oft tatsächlich zwei Zeichen. Ein Zeichen wird zur Trennung von Datenfeldern (Spalten) innerhalb der Datensätze benutzt. Allgemein wird dafür das Komma eingesetzt. Abhängig von beteiligter Software und Benutzereinstellungen sind auch Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator, Leerzeichen und andere Zeichen üblich. Um Sonderzeichen innerhalb der Daten nutzen zu können (z.b. Komma in Dezimalzahlwerten), wird ein Feldbegrenzerzeichen (auch: Textbegrenzungszeichen) benutzt. Normalerweise ist dieser Feldbegrenzer das Anführungszeichen ". Wenn der Feldbegrenzer selbst in den Daten enthalten ist, wird dieser im Datenfeld verdoppelt. Der erste Datensatz kann ein Kopfdatensatz sein, der die Spaltennamen definiert. (Quelle: Wikipedia.de) WICHTIG: Gegenüber einer XML-Struktur, bei der ein Datensatz hierarchisch aufgebaut sein kann, wird in einer CSV-Datei jeder Record/Datensatz durch die Spalten genau einer Zeile beschreiben (s.u.). EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 7

8 WICHTIG: Deswegen wird folgende Konvention eingeführt: Kategorien werden durch die Spalten <v_categories_name_x> beschrieben. Alle Daten (z.b. Personen oder Artikel) einer Kategorie werden durch CatalogOnDemand hierarchisch gruppiert ausgegeben. Mindestens eine Spalte <v_categories_name_x> muss vorhanden sein. Im Beispiel unten werden in der Excel-Datei die Spalten A (v_categories_name_1), B (v_categories_name_2) und C (v_categories_name_3) drei Kategorien festgelegt (Mitarbeitertyp, Projekt, <leer>). In der erzeugten Katalogdatei werden dann die Datensätze nach den Spalten v_categories_name_1, v_categories_name_2, v_categories_name_3,.. sortiert ausgegeben. Je nach gewähltem Layout empfiehlt es sich, pro Kategorie eine zusätzliche Zeile einzufügen, in der ausschließlich z.b. ein Beschreibungstext und allgemeine Informationen zur Kategorie aufgeführt sind. Abb. 6: CSV-Datei mit Personendaten (geöffnet in Excel) EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 8

9 3 Funktionsweise von CatalogOnDemand Der grundlegende Ablauf für die Erzeugung eines Katalogs bzw. einer strukturierten Ausgabe Ihrer Daten mit CatalogOnDemand erfolgt in folgenden Schritten: Bereitstellung der Daten als Datei im CSV- oder XML-Format (später Datenquelle genannt) Reiter Daten : Auswahl einer Datendatei als Datenquelle und Import der Daten in das Programm Reiter Layout : Erstellung eines Layouts auf Basis der Struktur der vorliegenden Daten in der XMLbzw. CSV-Datei. Hierzu können Sie auch eine.dot/.dotx-dokumentenvorlagen-datei verwenden, in der die grundlegenden Stilelemente (Farben, Druckformate, Abstände,..) definiert sind. Falls bereits mit CatalogOnDemand ein Layout für die Datenstruktur in der geöffneten Datenquelle erstellt worden ist, können Sie diesen Schritt übergehen. Reiter Layout : Auswahl der Layout-Datei (diese muss im Word 2003-XML-Format vorliegen dieses wurde z.b. mit CatalogOnDemand erzeugt) Reiter Bilder : Auswahl eines Dateipfades, in dem sich die Bilder befinden, auf die in der CSV- oder XML-Datei verwiesen wird (in der Datenquelle dürfen nur die Dateinamen ohne absoluten Pfad, d.h. nur relative Dateinamen angegeben werden) Erzeugung des Katalog bzw. der Word-Datei für den Katalog. Diesen können Sie nun überprüfen und z.b. die Seitenumbrüche anpassen, Inhaltsverzeichnis erstellen,. Die Abbildung unten zeigt das Hauptfenster des Programms nach dem Start. Abb. 7: Das Programm CatalogOnDemand nach dem Programmstart EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 9

10 4 Installation Das Programm CatalogOnDemand befindet sich auf der ausgelieferten CD oder Sie können sich eine Demoversion auf dem Internet herunterladen. Nach erfolgreicher Installation kann das Programm über die Verknüpfung auf dem Desktop oder über die Verknüpfung im Programmordner von Windows gestartet werden. Abb. 8: Starten des Programms Catalog-on-demand 4.1 Microsoft.NET Version 4.0 Das Programm CatalogOnDemand benötigt eine installierte Version von Microsoft Word 2003 oder besser Microsoft Word 2007 sowie als Laufzeitumgebung die Microsoft.NET Framework 4.0 Runtime Umgebung. Ob die.net Runtime Umgebung in der benötigten Version auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie unter Start \ Einstellungen \ Systemsteuerung \ Software überprüfen. Abb. 9: Start \ Einstellungen \ Systemsteuerung \ Software Falls dieses Framework noch nicht auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie es sich im Internet auf der Webseite von Microsoft im Developer Center (.NET Framework 4 (Web Installer)) oder im Download Center von Microsoft herunterladen. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 10

11 Z.B. unter der URL b386f32c0992&displaylang=de oder unter der URL SYSTEMANFORDERUNGEN VON MICROSOFT.NET VERSION 4.0 Unterstützte Betriebssysteme: Windows XP Service Pack 3 Windows Server 2003 Service Pack 2 Windows Vista Service Pack 1 oder höher Windows Server 2008 (nicht unterstützt unter der Server Core-Rolle) Windows 7 Windows Server 2008 R2 (nicht unterstützt unter der Server Core-Rolle) Unterstützte Architekturen: x86 x64 ia64 (einige Funktionen werden unter ia64 nicht unterstützt, z. B. WPF) Hardwareanforderungen: Empfohlen: Mindestens Pentium 1 GHz oder schneller mit mindestens 512 MB RAM Minimaler Festplattenspeicher: x MB, x64 2 GB Voraussetzungen: Windows Installer 3.1 oder höher Internet Explorer 5.01 oder höher EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 11

12 5 Verwendung Starten Sie das Programm CatalogOnDemand. Sofern Sie noch keine Lizenz erworben haben, startet das Programm im Demomodus. 5.1 Schritt 1: Registrierung Abb. 10: Schaltfläche zum Starten des Registrierungsformulars Abb. 11: Registrierungsformular DEMOVERSION Die Demoversion ist gegenüber der Vollversion etwas eingeschränkt: es lassen sich nur Textdateien importieren, die im CSV-Format weniger als 100 Zeilen umfassen und XML-Dateien, die kleiner als 5kByte sind. Weiterhin lassen sich mögliche HTML-Tags im Text beim Import nicht herausfiltern. HTML-Tags im Text treten in der Regel dann auf, wenn die Artikeldaten aus einem Shop-System im Internet exportiert worden sind, da hier die Artikelbeschreibungen evtl. mit Hilfe von HTML-Tags formatiert worden sind. Wenn keinen Lizenzcode erworben haben oder wollen, klicken Sie im Registrierungsformular auf die Schaltfläche Weiter. Dann können Sie im Demomodus mit dem Programm arbeiten. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 12

13 5.2 Schritt 1: Auswählen der Datenquelle Zur Erzeugung eines Katalogs müssen im ersten Schritt die für den Katalog zugrundeliegenden Daten in das Programm importiert werden. Diese Daten können z.b. aus einem Warenwirtschafts- oder ERP-System oder auch aus dem Content Management System XibisOne der EINS GmbH exportiert worden sein. Das Programm unterstützt dabei Daten, die im CSV- oder im XML-Format vorliegen. Während des Imports wird die allgemeine Struktur der Datenquelle, d.h. der Datenbank (z.b.: Artikel- Bezeichnungen, Preise, Namen, Adressen, usw.) ausgelesen, um diese dann in Microsoft Word nach ihren eigenen Wünschen graphisch gestalten können. Durch Betätigen der Schaltfläche Durchsuchen öffnet sich ein Fenster, in dem eine Datei von Ihrem lokalen Computer als Datenquelle ausgewählt werden kann. Klicken Sie dann auch Daten importieren. Abb. 12: CatalogOnDemand nach dem Programmstart. Schritt 1 Durchsuchen und Daten importieren WICHTIG: Die zugrundeliegenden Daten in der XML- bzw. CSV-Datei müssen alle in den gleichen Strukturen vorliegen. Durch Betätigen der Schaltfläche Daten importieren werden die im Schritt 1 ausgewählten Daten in das Programm CatalogOnDemand importiert. Dieser Vorgang kann je nach Leistungsfähigkeit des Rechners und Umfang der zu importierenden Artikeldaten einige Minuten dauern. WICHTIG: Wenn in den Texten HTML-Tags enthalten sind, können diese beim Import herausgefiltert werden. Setzen Sie hierzu den Haken bei HTML Tags entfernen. HTML-Tags im Text treten in der Regel dann auf, wenn die Artikeldaten aus einem Shop-System im Internet exportiert worden sind, da hier die Artikelbeschreibungen evtl. mit Hilfe von HTML-Tags formatiert worden sind. WICHTIG: Bei CSV-Daten lässt sich das Feldtrennzeichen angeben: ;,,,. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 13

14 5.3 Schritt 2: Bearbeitung des Layouts in Microsoft Word Als zweiter Schritt muss das Kataloglayout zugeordnet werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter Layout. Hier können Sie eine für CatalogOnDemand gültige WordML-Datei aus Ihrem Dateisystem auswählen (bestehendes Layout verwenden) oder Sie erstellen ein neues Layout. Für ein neues Layout können Sie auch eine Template- bzw. Dokumentenvorlagen-Datei (.dot bzw..dotx) verwenden. Eine Dokumentenvorlagen-Datei stellt eine Art Gerüst für die Gestaltung eines Dokumentes dar, d.h. in dieser Datei sind die grundlegenden Stilelemente wie Farben, Druckformate, Abstände, Seitenaufbau etc., die für den Katalog verwendet werden sollen, definiert. Abb. 13: Erstellung eines neues Layouts VERW ENDUNG EINER TEMPLATE-DATEI (.DOT) Wenn Sie ein neues Layout für eine Publikation erstellen wollen, können Sie dies auch auf Basis einer Word- Template-Datei durchführen. Beispiele für solche.dotx-dateien finden Sie unter: C:\Programme\Microsoft Office\Templates\1031 EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 14

15 Abb. 14: Ordner für.dotx-beispieldateien BEARBEITUNG DES LAYOUTS Wenn Sie mit CatalogOnDemand ein neues Layout erstellen wollen, wird vom Programm aus eine Word- Instanz gestartet, die Sie zuerst nach einem Dateinamen für die zu erzeugende Layout-Datei fragt. Speichern Sie zunächst die Datei und fahren Sie dann fort, in Word Änderungen am Layout vorzunehmen. Diese Layout-Datei können Sie dann für spätere Aktualisierungen (z.b. Neuauflagen mit geänderten Daten) Ihres Katalogs verwenden. Sie können jederzeit über Word Änderungen am Layout vornehmen. Ändert sich allerdings die Struktur der Datenquelle (siehe Schritt 1), müssen Sie das Layout neu erstellen. WICHTIG: Das Layout wird in einer Word XML-Datei (.xml) gespeichert werden. Diese Word Datei lässt sich nun mithilfe der von Word bekannten Layout-Werkzeuge formatieren (sofern nicht die Einstellungen der.dot-template-datei verwendet werden soll): Zeichensätze, -größe, Kopf-/Fußzeile, Schrift- und Hintergrundfarben etc. können angepasst und die Daten z.b. in Form von Tabellen strukturiert angeordnet werden. WICHTIG: mit der Tastenkombination <Strg> <Shift> x lässt sich in Word die Anzeige der Tags wie im Beispiel unten <name>, <prename>, < > usw. ein- und ausschalten. In Word 2007 lassen sich über ein Kontextmenü (rechte Maustaste) ebenfalls die XML-Tags und zusätzlich die XML-Struktur anzeigen. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 15

16 Abb. 15: Aus der Struktur der Daten der importierten Datenquelle erzeugte Layout-Datei zur weiteren Bearbeitung in Word AUSGABE VON BILDERN IN DER KATALOGDATEI Bilder können im Katalog nur dann ausgegeben werden, wenn in der Datenquelle in der XML-Struktur bzw. der CSV-Datei der Bildname angegeben ist und sich eine Datei mit genau diesem Namen in Ihrem Dateisystem befindet. Bitte achten Sie darauf, dass sich alle Katalogbilder im selben Ordner in guter Druckauflösung befinden. In der Layout-Datei muss dann an der Position in der Struktur ( Tag), an der das Bild ausgegeben werden soll, eine beliebige Graphikdatei als Platzhalter eingefügt werden WICHTIG: Fügen Sie das Bild in die Datei mit Einfügen u. Verknüpfen EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 16

17 Abb. 16: Einfügen der Bilddatei über Einfügen u. Verknüpfen Sie können im Layout die Größe und Position der Bilddatei wie gewohnt anpassen. Alle Bilder werden dann in der gleichen Größe ausgegeben. Abb. 17: Anzeige der XML-Tags und der XML-Struktur in Word 2007 EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 17

18 5.4 Schritt 3: Auswahl des Bildpfades Nachdem Sie das Layout erstellt haben oder eine bereits vorhandene Layout-Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf den Reiter Bilder. Hier bestimmen Sie einen Ordner, in dem gegebenenfalls die Bilder gespeichert sind, die zusätzlich zu den Texten im Katalog ausgegeben werden sollen. Nach erfolgreicher Erstellung wird eine Word-Instanz gestartet und die Word-Datei angezeigt. Sie können nun abschließende Arbeiten am Katalog vornehmen: Seitenumbrüche kontrollieren, Inhaltsverzeichnis erstellen, etc.. Abb. 18: Reiter Bilder zu Auswahl des Pfades für die Katalog-Bilder EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 18

19 6 Bearbeitungshinweise 6.1 Bearbeitung einer einfachen Liste Abb. 19: Personenliste in XML-Notation Abb. 20: Aus der Struktur der Daten erzeugte Layout- Datei zur weiteren Bearbeitung in Word Abb. 21: Beispiel 1: Formatierte Personenliste in Word Abb. 22: Beispiel2: Hinzufügen von Kopfzeile und allgemeinem Text in Word EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 19

20 6.2 Ausgabe in Tabellenform Wenn Sie die Daten in Tabellenform ausgeben wollen, fügen Sie in die Word-Datei eine Tabelle ein. Beachten Sie links das Tag <artikelitem> </artikelitem >: alle Daten zwischen Beginn und Ende dieses Tags werden in dieser Tabelle in derselben Art ausgegeben. Sind in der XML- Datenquelle mehrere Artikelitems nacheinander aufgeführt, dann werden sie in dieser Tabelle ebenfalls aufeinanderfolgend ausgegeben. Abb. 23: Beispiel 3: Strukturierte Ausgabe mit Tabellen Löschen Sie zuerst die Zeilenumbrüche nach dem tag <artikelitem> und vor dem tag </artikelitem>. Wandeln Sie dann den markierten Text in eine Tabelle um. Geben Sie dann an für die Tabelle an: 4 Spalten und 1 Zeile. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 20

21 Im Beispiel werden die privaten Daten einer Person in einer separaten Tabelle ausgegeben. Abb. 24: Beispiel 3: Strukturierte Formatierung mit Tabellen (mehrere Tabellen pro Person) Im nebenstehenden Beispiel wird jeder Datensatz in einer Zeile der Tabelle ausgegeben: das Beginn-Tag <person> befindet sich in der ersten Spalte, das Ende-Tag </person> in der letzten Spalte der Tabelle. Abb. 25: Beispiel 4: Strukturierte Formatierung mit Tabellen (eine Zeile pro Person) EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 21

22 6.3 Ausgabe von Katalogbildern Für die Ausgabe von Katalogbildern müssen Sie ein weiteres Element mit dem Bildnamen in die XML- bzw. CSV-Datei einfügen (zum Beispiel: <image> </image>). Bei CSV-Dateien fügen Sie hierzu eine neue Spalte ein. Für die spätere Katalogerzeugung müssen sich dann alle Bilder in einem Ordner befinden, der in der Programm-Oberfläche angegeben wird. Abb. 26: XML-Struktur einer Person mit Bildname Zur Laufzeit werden dann diese Bilder mit dem Word- Katalog verknüpft. Im nächsten Schritt müssen Sie in der Layout-Datei dem tag in dem sich der Bildname befindet, eine Graphikdatei einfügen, die im Layout als Platzhalter für die Ausgabe von Graphiken dient. Abb. 27: Einfügen einer Graphikdatei: hier im Tag image EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 22

23 Wichtig ist, dass Sie die Platzhalter -Datei nicht in das Dokument einfügen, sondern nur Dokument mit der Datei verknüpfen!! Abb. 28: Einfügen einer Graphik-Datei Mit Datei verknüpfen als Platzhalter Passen Sie dann die Größe etc. der Bilddatei so an, wie sie später im Katalog ausgegeben werden soll. Abb. 29: Zwei eingefügte Graphik-Dateien als Platzhalter in je einer Tabelle 6.4 Tabelle: Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 23

24 Klicken Sie hierzu in den Tabellenkopf mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Tabelleneigenschaften. Im Reiter Zeile setzen Sie dann den Haken bei Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen. Abb. 30: Word 2007: Auswahl der Tabelleneigenschaft Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 24

25 6.5 Verwendung von vorgefertigten Tabellenformaten Wenn Sie in eine Tabelle klicken, können Sie über das Menü Tabellentools dieser Tabelle ein vorgefertigtes Tabellenformat zuweisen. Abb. 31: Word 2007: Tabellentools zur Auswahl von vordefinierten Tabellenformaten Sie können aber auch ein eigenes Format definieren Abb. 32: Erstellung einer neuen Formatvorlage für Tabellen EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 25

26 6.6 Mehrspaltiges Layout Um die Katalogdaten in einem mehrspaltigen Layout auszugeben, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wenn Sie nicht den gesamten Katalog sondern nur eine Teil davon, müssen Sie einen neuen Abschnittumbruch einfügen (Seitenlayout, Umbrüche, Abschnittsumbrüche fortlaufend). Am Ende des Abschnittsmüssen Sie ebenfalls einen neuen Abschnittumbruch einfügen. Abb. 33: Einrichtung eines 2-spaltigen Layouts für eine Tabelle in der Layout-Datei Klicken Sie dann in diesen Abschnitt und dann auf Seitenlayout\Spalten und wählen Sie die Anzahl Spalten, die im Layout ausgegeben werden sollen (wenn Sie auf weitere Spalten klicken, können Sie auch den Abstand zwischen den Spalten vorgeben) Wenn Sie eine Tabelle ausgeben (wie oben im Beispiel angegeben), vergessen Sie nicht, die Hinweise zu Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen, so dass automatisch der Tabellenkopf in jeder Spalte und auf jeder Seite ausgegeben wird. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 26

27 Abb. 34: Zwei Beispiele für ein mehrspaltiges Layout (basierend auf den gleichen Daten, aber unterschiedlichen Tabellenformaten EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 27

28 7 Beispiele 7.1 BEISPIEL 1: Einfache Personenliste Abb. 35: Word-Katalog Abb. 36: Word-Katalog EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 28

29 Abb. 37: Word-Katalog Abb. 38: Word-Katalog EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 29

30 7.2 BEISPIEL 2: Personenliste in Tabellenform Abb. 39: Strukturierte Personen unterteilt in Staff (Leitende Angestelle) und Employee (Angestellte) EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 30

31 Abb. 40: Anzeige der Personen unterteilt in Projektleiter und Angestellte EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 31

32 7.3 BEISPIEL 3: Personenliste in Tabellenform mit Bildern Das dritte Beispiel zeigt die ZUSÄTZLICHE Ausgabe von Bildern in der Katalogdatei. Hierzu muss in der Datenquelle in der XML-Struktur bzw. der CSV-Datei der Bildname angegeben werden. In der Layout-Datei muss dann (siehe oben) an der Position in der Struktur ( Tag), an der das Bild ausgegeben werden soll, eine beliebige Graphikdatei als Platzhalter eingefügt werden WICHTIG Bild einfügen über Einfügen u. Verknüpfen Sie können die Größe und Position des eingefügten und mit Datei verknüpften Bildes wie gewohnt anpassen. Alle Bilder werden dann in dieser gleichen Größe ausgegeben. Abb. 41: Zwei eingefügte Graphik-Dateien als Platzhalter in je einer Tabelle EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 32

33 Abb. 42: Ausgabe der Personendaten als Personenliste mit Bildern Bevor der Katalog erstellt wird, muss in der Programm-Oberfläche über den Reiter Bilder der Ordner angegeben werden, in dem sich die Katalog-Bilder befinden. Bei der Katalogerzeugung verknüpft Word dann die in der XML-Struktur angegebenen Bildnamen mit den Bildnamen aus diesem Ordner und zeigt sie in der erzeugten Word-Katalog-Datei an. WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die Bilder nicht im Dokument eingebettet sind, sondern nur verknüpft sind. Wenn Sie das Dokument oder den Bild-Ordner verschieben, kann Word die Bilder nicht mehr anzeigen. Sie müssen in diesem Fall die Word-Katalogdatei neu erzeugen (Datenquelle, Layout Vorlagen und Bildordner erneut im Programm eingeben und den Katalog erzeugen). EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 33

34 Abb. 43: Reiter Bilder zu Auswahl des Pfades für die Katalog-Bilder EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 34

35 7.4 BEISPIEL 4: Personenliste (als CSV-Datei) In diesem Beispiel wird die in der Abbildung unten gezeigte CSV-Datei zur Katalogerzeugung verwendet. Liegt die Datenquelle als Excel-Datei vor, muss diese zuerst nach CSV-Datei konvertiert werden (in Excel öffnen und als CSV-Datei abspeichern). Abb. 44: CSV-Datei mit Personendaten (geöffnet in Excel) In Schritt 1 der Import-Verarbeitung in CatalogOnDemand wird die CSV-Datei intern in eine XML-Struktur umgewandelt und dann für die Layout-Gestaltung in Word angezeigt. Abb. 45: Ein aus einer CSV-Datei erstelltes Layout EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Info@eins-gmbh.de Seite: 35

36 Abb. 46: Erzeugte Personenliste (Word-Katalog-Datei) sortiert nach Spalte v_categories_1 und dann v_categories_2 Die Datensätze werden dann sortiert nach den Spalten v_categories_name_1 (Mitarbeitertyp: Staff, Employee) und v_categories_name_2 (Projekt: Project1, Project2) ausgegeben. EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 36

37 7.5 BEISPIEL 5: Artikelkatalog Abb. 47: XML-Datei mit Artikeldaten EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 37

38 Abb. 48: Struktur der Artikeldaten EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 38

39 Abb. 49: Word-ML-Datei (Beschreibung des Layouts) EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 39

40 Abb. 50: Erzeugter Katalog in Word 2007 Abb. 51: Erzeugter Katalog in Word 2007 EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 40

41 Abb. 52: Mit den gleichen Daten aber in einem unterschiedlichen Layout erzeugter Katalog in Word 2007 Abb. 53: Mit CatalogOnDemand erzeugter Katalog in Word 2007 EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 41

42 Abb. 54: Mit den gleichen Daten aber in einem unterschiedlichen Layout erzeugter Katalog in Word 2007 EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 42

43 Abb. 55: Beispielkatalog EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 43

44 Abb. 56: Beispielkatalog EINS GmbH, D-76137Karlsruhe, Durlacher Allee 109 Tel: Fax: Seite: 44