So einfach nutzen Sie Tabellen als Profi-Tool

Transkript

1 So einfach nutzen Sie Tabellen als Profi-Tool

2 Tabellen als Profi-Tool einsetzen von Stefan Victor Wandeln Sie eine Liste blitzschnell in eine automatisch formatierte Tabelle um. Daten perfekt über Tabellen bearbeiten und präsentieren... 2 Tabellen blitzschnell anlegen... 3 Ganz einfach in Tabellen rechnen... 5 Berechnungen für Zeilen perfekt einbinden... 6 Tabellen professionell erweitern und verkleinern... 8 Duplikate sicher und individuell entfernen... 9 Checkliste: Tabellen als Profi-Tool einsetzen

3 Daten perfekt über Tabellen bearbeiten und präsentieren Zeit und Aufwand sparen Excel unterstützt die Funktion der automatischen Tabelle. Erfahren Sie, warum Sie damit Zeit und Aufwand sparen können. Nutzen Sie automatische Tabellen, mit denen Sie Ihre Daten Schritt für Schritt anlegen, anpassen und optimieren: Automatische Tabellen anlegen Tabellen ansprechend formatieren In Tabellen rechnen Duplikate entfernen Die Auftragsliste soll als Tabelle eingesetzt werden Besser bearbeiten und präsentieren In der Abbildung sehen Sie eine Auftragsliste mit monatlichen Umsätzen und Auftragszahlen. Diese Aufstellung möchten Sie in eine automatische Tabelle umwandeln, um sie besser bearbeiten und präsentieren zu können. 2

4 Tabellen blitzschnell anlegen Indem Sie einen Bereich als Tabelle formatieren, können Sie unter vielen verschiedenen Formatvorlagen auswählen. Mit wenig Aufwand erhalten Sie eine optisch ansprechende Tabelle: 1. Markieren Sie den kompletten Bereich A3:D15 inklusive der Überschriften. 2. Wechseln Sie im Menüband in das Register Start. 3. Wählen Sie aus der Gruppe Formatvorlagen den Befehl Als Tabelle formatieren. Sofort klappt Excel eine große Palette mit Formatvorlagen auf. Viele verschiedene Formatvorlagen Wählen Sie eine der Formatvorlagen 3

5 4. Wählen Sie eine der Formatvorlagen aus, indem Sie mit der Maus daraufklicken, z. B. die grüne Vorlage Mittel In einem Dialogfenster werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie die markierten Zellen als Tabelle formatieren möchten. Bestätigen Sie die Formatierung des angegebenen Bereichs 6. Bestätigen Sie die Abfrage über OK. Bereich wird sofort als Tabelle formatiert Der markierte Bereich wird sofort als Tabelle formatiert. Das heißt, neben den farbigen Formatierungen werden auch AutoFilter hinzugefügt. Blitzschnell erscheint die Liste als formatierte Tabelle 4

6 Ganz einfach in Tabellen rechnen Neben der automatischen Formatierung liegt ein weiterer großer Vorteil einer als Tabelle formatierten Liste darin, dass Sie ganz einfach darin rechnen können. Sie möchten in den Spalten Umsatz und Aufträge jeweils den Mittelwert berechnen und unter den Daten aufführen. Das erledigen Sie über die folgenden Schritte: 1. Klicken Sie eine beliebige Zelle der Tabelle an. 2. Wechseln Sie im Menüband in das Register Entwurf. Dieses Register erscheint erst, wenn Sie eine Zelle der Tabelle angeklickt haben. 3. Schalten Sie aus der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kästchen Ergebniszeile ein. Unter der Tabelle erscheint daraufhin automatisch eine Ergebniszeile mit der Summe der letzten Spalte. Rechnen wie von selbst Die Summe wird automatisch eingebunden 4. Klicken Sie Zelle D16 mit der Summe an. Rechts neben der Zelle erscheint das Symbol einer Auswahlliste. Wählen Sie eine Berechnungsmethode 5. Wählen Sie über diese Auswahlliste den Eintrag Mittelwert. 6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für Zelle C16. Komfortabel: Gewünschte Berechnung auswählen 5

7 7. Klicken Sie Zelle A16 an und geben Sie dort den Text Mittelwert ein. Excel bindet TEILERGEBNIS ein Nach diesen sieben Schritten wird unter der Tabelle für die beiden Spalten Umsatz und Aufträge der Mittelwert berechnet. Dazu hat Excel dort TEILERGEB- NIS-Funktionen eingebunden, damit die Berechnungen auch korrekt funktionieren, wenn Sie die Tabelle filtern. Der Mittelwert wird blitzschnell eingebunden Für Zeilen viel Komfort Berechnungen für Zeilen perfekt einbinden Neben den Mittelwerten möchten Sie in jeder Zeile den Umsatz pro Auftrag einbinden. Für Zeilenberechnungen besitzt Excel keine so komfortable Funktionalität. Das liegt daran, dass die einzelnen Zeilen einer Liste normalerweise keine gleichartigen Daten bzw. Werte aufweisen. Deshalb binden Sie für die neue Berechnung eine zusätzliche Spalte ein, in die Sie die benötigte Formel manuell eintragen. Auch das funktioniert bei einer als Tabelle formatierten Liste wesentlich komfortabler als bei einer normalen Liste: 6

8 1. Markieren Sie Zelle E3. 2. Geben Sie den Text Ums/Auft ein und betätigen Sie ENTER. Sofort nach dem Betätigen von ENTER erweitert Excel die Tabelle automatisch um eine Spalte und übernimmt die Formatierung. Sofort wird die neue Spalte formatiert 3. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein und klicken Sie Zelle C4 an. 4. Geben Sie ein Divisionszeichen (/) ein und klicken Sie Zelle D4 an. 5. Betätigen Sie die Taste ENTER. Anders als gewohnt: Berechnung Schritt für Schritt erstellen Die Division wird automatisch in alle Zeilen eingebunden Excel fügt nach diesen fünf Schritten in die komplette Spalte automatisch Formeln ein, mit denen die ge- Automatische Formeln 7

9 wünschte Berechnung Spalte C geteilt durch Spalte D für jede Zeile automatisch erledigt wird. Einfach die Tabellen erweitern Leere Zellen erscheinen komplett formatiert Tabellen professionell erweitern und verkleinern Wenn Sie eine Tabelle um zusätzliche Inhalte erweitern möchten, ist das ganz einfach möglich. Auch das funktioniert komfortabler als bei Listen, die Sie nicht als Tabelle formatiert haben. Sie möchten in vier zusätzlichen Zeilen weitere Daten eingeben. Außerdem sollen in zwei weiteren Spalten zusätzliche Berechnungen durchgeführt werden. Das erledigen Sie ganz einfach über die folgenden Schritte: 1. Ziehen Sie die rechte untere Ecke der formatierten Tabelle um vier Zeilen nach unten bis zu Zeile Ziehen Sie diese Ecke anschließend um zwei Spalten nach rechts bis zu Spalte G. Sofort wird die Tabelle inklusive der Formatierung um neue leere Zellen erweitert. Die Zeile mit dem Mittelwert erscheint automatisch als letzte Zeile. Das Verkleinern von Tabellen klappt entsprechend. Blitzschnell ist die Tabelle erweitert 8

10 Duplikate sicher und individuell entfernen Eine weitere große Stärke von Tabellen liegt darin, dass Sie Duplikate schnell und sicher entfernen können. Dabei legen Sie komfortabel fest, welche Spalten betrachtet werden sollen. In der Abbildung sehen Sie eine Tabelle mit Duplikaten in den Spalten Monat und Filiale. Spalten festlegen Eine Tabelle mit Duplikaten Über die folgenden Schritte entfernen Sie alle Duplikate in den beiden Spalten Monat und Filiale aus dieser Tabelle. 1. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle und wechseln Sie im Menüband in das Register Entwurf. 2. Wählen Sie aus der Gruppe Tools den Befehl Duplikate entfernen. 3. Im erscheinenden Dialogfenster schalten Sie nur die beiden Spalten Monat und Filiale ein. So einfach entfernen Sie Duplikate 9

11 Obere Daten werden behalten 4. Klicken Sie auf OK, um die Duplikate zu entfernen. 5. Bestätigen Sie das Entfernen der in einem weiteren Dialogfenster gemeldeten Anzahl ebenfalls über OK. Excel entfernt daraufhin die gemeldete Anzahl von Duplikaten aus den beiden gewählten Spalten. Dabei werden die jeweils am weitesten oben stehenden Daten behalten. Die Duplikate wurden individuell entfernt erledigt erledigt erledigt Checkliste: Tabellen als Profi-Tool einsetzen In der folgenden Checkliste finden Sie eine Zusammenfassung aller im Beitrag beschriebenen Methoden zum Erstellen von und Arbeiten mit Tabellen: Um eine Tabelle aus einer Liste zu erstellen, verwenden Sie im Menüband im Register Start aus der Gruppe Formatvorlagen den Befehl Als Tabelle formatieren. Wählen Sie dort die gewünschte Formatvorlage aus. Im Register Entwurf finden Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kästchen Ergebniszeile. Darüber binden Sie unter der Tabelle eine Ergebniszeile ein. Dort können Sie über Auswahllisten direkt neben den Zellen auswählen, was Sie berechnen möchten. Sie erweitern formatierte Tabellen ganz einfach mit der Maus über die rechte untere Ecke. 10

12 Impressum So einfach nutzen Sie Tabellen als Profi-Tool ist ein exklusiver Auszuge aus Der Excel-Berater. Der Excel-Berater erscheint im Fachverlag für Computerwissen, einem Verlagsbereich der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Str. 2 4, Bonn (PF Bonn) Kundenservice: Tel.: (02 28) Fax: (02 28) Die Beiträge wurden mit Sorgfalt recherchiert und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Daher ist eine Haftung auch für telefonische Auskünfte ausgeschlossen. Chefredakteur: Martin Althaus (verantwortlich), Schwelm Redaktion: Stefan Victor, Michael Zander Herausgeber: Joachim Müller, Bonn Lektorat: Carola Kayser, Weimar Produktleitung: Juliane Merkel, Bonn Copyright 2013 by VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Amtsgericht Bonn, HRB 8165, Vorstand: Helmut Graf, Bonn, Warschau, Bukarest, Moskau, London, Manchester, Madrid, Johannesburg, Paris Vervielfältigungen jeder Art sind nur mit Genehmigung des Verlags gestattet. 11