E-Medien in der FU mit SFX/VERDE ein ganzheitlicher Ansatz oder Der (End)Nutzer ist der Fokus

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1 Universitätsbibliothek E-Medien in der FU mit SFX/VERDE ein ganzheitlicher Ansatz oder Der (End)Nutzer ist der Fokus Dr. Andreas Sabisch FU Berlin Universitätsbibliothek Copyright Creative Commons Attribution License (CCAL), Version 2.0 oder später

2 Gliederung Ziele und Strategie Wo wir den Nutzer abholen... Was wird wo verwaltet Der Geschäftsgang Nutzungskontrolle Zusammenfassung 2

3 Ziel und Strategie Ziel: 'Alle unsere elektr. Materialien an den Nutzer bringen' und nicht 'Unsere elektr. Materialien verwalten' Strategie 1. Einsatz Link-Resolver (SFX) in allen Nutzerinterfaces 2. Geordneter Geschäftsgang; Ziel: alle e-ressourcen unverzüglich in SFX/Metalib bereitstellen 3. GG organisiert Sachgerechter Einsatz von Backendprogrammen Vermeidung von Mehr(fach)aufwand 4. Schulung von Mitarbeitern und Nutzern; Alle (insbesondere Auskunftsbibliothekare) müssen diese neuen Werkzeuge verstehen und zielgerichtet nutzen können Kontrolle: (anlassbezogene) Auswertung von statistischen Daten (Logfiles) aus allen eingesetzten Programmen Auswirkung: Änderungen in Zuständigkeiten, Verantwortung innerhalb der Bibliothek 3

4 Der ganzheitliche Ansatz im Bibliothekssystem Die Bearbeitung aller Medien, elektronisch oder gedruckt, ist Aufgabe der Zugangsabteilung Unterteilung zwischen Monographie und Periodika, nicht zwischen gedruckt und elektronisch Schulungen, damit alle Mitarbeiter im Zugang alle notwendigen Kenntnisse besitzen Normaler Fehleranalyse und Behebung bei E-Medien im Zugang Alle Mitarbeiter der Auskunftsabteilung kennen SFX und Metalib, schulen Nutzer und melden Fehler an die Zugangsabteilung Team dig. Dienste (Auskunft, Zugang, EDV) für Datenbanken/Metalib SFX-Unterstützung durch die EDV nur bei komplexe Fehler, Parseranpassung, Grundlegende Konfigurationen Orientieren auf den Linkresolver durch Schulung der Nutzer Hinterlegen des Linkresolvers in Datenbanken rasche Reaktion auf Fehlermeldungen (innerhalb eines Werktages!) 4

5 Schnittstellen zum Nutzer 5

6 und in Worten I Sonstige Services (Citationlinker, A-Z Liste) A-Z Liste wird doppelt so häufig (16,4 %) zum Zugriff auf eine elektr. Zeitschrift verwendet wie Katalogdaten (OPAC, ZDB, Verbundkatalog) Citationlinker wird wenig benutzt. bx: noch wenig Erfahrungen (zu neu) Googlescholar Metalib Nutzer 'zurückholen' in die Universität Nach Fehlerbehebung Verzehnfachung der Nutzung (nun ca. 7,5%) Einmalige Konfiguration, danach 'Selbstläufer' Präsentation unserer Datenbanken Verteilte Suche Bisher Hauptwerkzeug zur Suche und für den Zugriff auf elektr. Artikel über SFX (23%) Datenbanken Konsequente Verankerung unseres Linkingservice (SFX) in allen Datenbanken Wichtige Nutzung der elektronischen Ressourcen aus direkter Suche in den (Artikel) Datenbanken: 18% 6

7 und in Worten II Zentrales System: SFX/Verde; Hier werden alle Bestandsinformationen (Was, Wo, Zeitraum) gepflegt DB werden in Metalib gepflegt, in allen DB werden soweit möglich der SFX-Resolver hinterlegt Direktexport nach Primo: Objekte Teilweise Doppelung mit Informationen aus Aleph Aktueller und fehlerfrei, da direkt und vollständig aus SFX Auch Bücher, Zeitungen usw. Nutzung der Bestandsangaben in Primo ist (noch) gering (5%) Starke zusätzliche Nutzung der Artikelnachweise aus Primo Central, ca 14 % Export in ->EZB->ZDB->B3Kat->Aleph->Primo Nur ca Zsn werden exportiert, weitere Lizenznachweise aus NL und Aggregatordatenbanken werden ungeprüft übernommen Asynchrone Übertragung bring Zeitverluste Fehlerproblematik, s. nächste Folie E-Resourcen im Katalog werden wenig genutz (<10%) 60% unserer SFX-Nutzung kommt aus den Suchen nach unselbständigen Werken (Artikeln), nur 25% ist Suche nach Zeitschriftentitel, davon 2/3 über A- Z Liste 7

8 Probleme: Export von Daten nach EZB ff. Automatischer Export von VERDE nach EZB ist praktisch nicht möglich Unterschiedliche Datenmodelle in SFX/Verde und EZB erfordert erhebliche manuelle Vorarbeit zum Ausschluss von NL, Aggregatoren, Freie Zsn, Ebooks Erhebliche Nacharbeit durch umfangreiche Fehlerlisten: Missmatches, Noch bestgehende Programmfehler, Nicht zuordenbares Zsn, Mehrfachbezüge Export zur ZDB: Fehlerquellen durch untrerschiedliche Datenmodelle Export in den B2Kat: fehlerfrei Import nach Aleph: fehlerfrei Export nach Primo: Fehlerfrei Export von SFX nach Primo: Fehlerfrei, jedoch Dubletten durch Alephdaten 8

9 Und was hat der Nutzer davon? Der Nutzer bekommt in allen von der UB beeinflussten Suchoberflächen immer die OpenURL die gepflegteste und aktuellste Information Ausnahme: in den Katalogsystemen werden einige E-Book Pakete, Nationallizenzen und AggregatorDB mit direkten URL geführt Egal, von wo der Nutzer kommt, er wird durch das SFX-Menu mit der FU als Dienstleister konfrontiert Marketing Feedback-Service Fehlerbehebung/Angebotsverbesserung (30 Feedback/Monat) Über SFX-Statistik können Schwächen und Stärken analysiert werden Serviceverbesserung SFX ist leicht zu schulen Zusätzliche Services (Suche nach Print im Katalog) 9

10 Was wird wo verwaltet? Unsere Eierlegendewollmilchsau mit DoWhatIMean-Taste ;-) Katalog Aleph: Erwerbungsprozess incl. Rechnungsbearbeitung; 'Ask Verde' Button für Vertragsdaten und Bestandsinformation ERM Verde: Verwaltung Vertrags bezogener Informationen: Vertragsdauer (mit Benachrichtigung vor Vertragsende!), Teilnehmer, Admin-Zugänge, Spezielle Nutzungsbedingungen, Ask Aleph LinkResolver SFX4: Verwaltung Bestand (welche Zsn, Buch von wann bis wann für wen (IP) ) Datenbankpflege Metalib : Pflege und Präsentation unserer Datenbanken; Verteilte Suche Ticketsystem OTRS: Transparente Bearbeitung aller anfallenden Vorgänge (Vertrags bezogen, Fehlerbehebung) Andere Datenbanken (incl. Google): Hinterlegung des Linkresolvers Nutzungsstatistiken Ustat: Counter Format (ggf. anpassen); Sushi-Unterstützung 10

11 Dazu braucht es ein ERM System! Der Umfang der elektronischen Ressourcen in der UB: liz. e-zsn, 1250 DB, e. Bücher (ohne NL), freie Zsn, muss -verwaltet, geprüft, bearbeitet, reklamiert -und letztlich dem Nutzer 'bereitgestellt' werden s.a. M.Wiesner/Hebis: Warum Verde in der FU/FAK? -'Bereitstellung' über SFX. Das ERM muss das gleiche Datenmodell haben wie der LinkResolver, sonst müssen die Bestandsdaten doppelt gepflegt/nachbearbeitet werden. -VERDE ist (immer noch) als einziges (der uns bekannten) Produkte (begrenzt) konsortialfähig -Verde kann mit Aleph und SFX problemlos zusammenarbeiten 11

12 Der Geschäftsgang GG legt fest, was wie durch welche Instanz bearbeitet wird Wir haben einen festgelegten GG (5 Seiten Flussdiagramm) + div. Arbeitshilfen Grundlage für den sachgerechten Einsatz der Programme Auftragsbearbeitung durch Tickets Überarbeitung und Lücken Überarbeitung durch B3Kat Überarbeitung durch SFX4 GG für systematische Erwerbungsvorschläge f. e-ressourcen fehlt bisher Systematische Auswertung der Nutzungsstatistiken fehlt noch 12

13 Anzahl Clicktrouhghs Qualitätskontrolle: Nutzungsanalyse SFX Sourcestatistik der FU Berlin SFX-Volltextnutzung in der FU Berlin Metalib DB direkt A-Z Liste Primo Central FU_OPAC Google bx Primo Dez 09 Jan 10 Feb. 10 Mar 10 Apr 10 Mai 10 Okt10 Dez 10 Jan. 11 Feb 11 0 N04 J05 M05 M05 J05 S05 N05 J06 M06 M06 J06 S06 N06 J07 M07 M07 J07 S07 N07 J08 M08 M08 J08 S08 N08 J09 M09 M09 J09 S09 N09 J10 M10 M10 J10 S10 N 10 J 11 O04 D04 F05 A05 J05 A05 O05 D05 F06 A06 J06 A06 O06 D06 F07 A07 J07 A07 O07 D07 F08 A08 J08 A08 O08 D08 F09 A09 J09 A09 O09 D09 F10 A10 J10 A10 O 10 D 10 F11 Monat 13

14 Rechnung in Aleph mit VERDE-Link 14

15 e-product record: Allgemeine Informationen zum Objekt Bread crumb tail for orientation Short information Option menu Breakdown of information with tabs and subsections e-package type Status and period of validation Coverage (global) and holding(local) SFX synchronisation button 15

16 Acquisition record mit link zur Rechnung in Aleph Overview Inherent information or overwriting Licence status: 'active' status prevents information being changed Vendor (selected list) Ask Aleph button 16

17 License record Overwrite inherent information License status License period Notification of renewal License vendor Status generate notification, no action possible 17

18 Screenshot SFX 18

19 Screenshot OTRS 19

20 Zusammenfassung: E-Medien als integraler Bestandteil des Informationsangebotes Klares Ziel: Wie bekommen wir unser Angebot an den Nutzer? Unsere Strategie: Geordneter Geschäftsgang Schulung und Qualifizierung aller MitarbeiterInnen für eingesetzte Werkzeuge und GG erforderlich SFX(+Metalib für Datenbanken) als zentrale e-ressourceninstanz an der FU Systeme zur Verwaltung sind Aleph (Rechnung), VERDE(Vertrag), SFX/Metalib (Bestand), UStat(Statistik) und OTRS(Vorgangsbearbeitung) Ressoucennachweis in Nutzerinterfaces: Primo, OPAC, Datenbanken, Metalib, bx, Fremdsystem (EZB, ZDB, B3Kat, Google) (fast) immer OpenURL zu SFX Kontrolle durch Analyse der Statistiken 20

21 Der Dank an den Zeitschriftenzugang Hr. Dr. van Capelleveen Fr. Brocker Fr. Welz Fr. Riedel Hr. Unger Fr. Linke Und an Sie für das zuhören! Fragen? 21