Datenschutzbericht der Stadt Lübbecke. für die Zeit vom bis zum

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1 Datenschutzbericht der Stadt Lübbecke für die Zeit vom bis zum

2 Gliederung Allgemeines... 3 Durchgeführte Aktivitäten... 4 Verfahrensverzeichnis... 5 Technische und organisatorische Maßnahmen... 8 Datenschutz im laufenden Betrieb... 9 Planung... 9 Verfasser: Stellv. Behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Lübbecke Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Telefon: Telefax: j.timme@krz.de Seite 2

3 Allgemeines Der Begriff Datenschutz bezieht sich inhaltlich ausschließlich auf personenbezogene Daten in Form von Einzelangaben zu einer natürlichen Person. Gemäß 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) sind diese z. B. Name, Vorname und Anschrift. Gemäß Ratsbeschluss vom hat der Datenschutzbeauftragte für die Stadt Lübbecke, in analoger Anwendung der gesetzlichen Regelungen für den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit ( 27 Abs. 1 DSG NRW), alle zwei Jahre einen kommunalen Datenschutzbericht zu erstellen. Die Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten und des stellvertretenden Datenschutzbeauftragten erfolgt seit dem durch Mitarbeiter/innen des krz Minden-Ravensberg/Lippe. Zusammen mit dem örtlichen Ansprechpartner bei der Stadt Lübbecke bilden sie das Sicherheitsteam. Das Sicherheitsteam bestand im Berichtszeitraum aus folgenden Personen: Klaus Woitinas Jeanette Timme Roland Kelle Sarah Bollmeier Behördlicher Datenschutzbeauftragter stellvertretende Behördliche Datenschutzbeauftragte örtlicher Ansprechpartner örtliche Ansprechpartnerin Gemäß dem Anwendungsbereich des Datenschutzgesetzes NRW ( 2 DSG NRW) erstreckt sich die Verantwortung des Behördlichen Datenschutzbeauftragten auf die Stadtverwaltung Lübbecke. Soweit die Schulen in kommunaler Trägerschaft personenbezogene Daten in inneren Schulangelegenheiten verarbeiten, gelten sie gemäß 2 Abs. 2 Satz 3 DSG NRW als datenverarbeitende und insoweit als verantwortliche Stellen im Sinne des Gesetzes mit der Folge, dass hier keine Zuständigkeit des Datenschutzbeauftragten gegeben ist. Wirtschaftliche Unternehmen, die ganz oder teilweise in der Trägerschaft der Stadt stehen, werden nicht durch das Sicherheitsteam betreut. Hier ist ebenfalls ein eigener (betrieblicher) Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Als Basis für die laufende Aufgabenwahrnehmung wurde seinerzeit ein Basis- Sicherheitscheck auf der Grundlage von IT-Grundschutz durchgeführt. Als Ergebnis dieses Basis-Sicherheitschecks wurde das Sicherheitskonzept für die Stadt Lübbecke Seite 3

4 erstellt, das zusammen mit seiner Anlage die Realisierung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung von Datenschutz und Datensicherheit in der Verwaltung dokumentiert. Die Anlage zum Sicherheitskonzept wird daher kontinuierlich erweitert und ergänzt. Sie bildet die Basis für den vorliegenden Datenschutzbericht. Durchgeführte Aktivitäten Im Berichtszeitraum haben diverse Abstimmungsgespräche zwischen den Mitgliedern des Sicherheitsteams sowie dem IT-Koordinator der Stadt Lübbecke, Herrn Frank Duchna, stattgefunden. Es wurden zwei Grundseminare Datenschutz und Datensicherheit durchgeführt. Hierbei wurden 40 Mitarbeiter/innen der Stadt Lübbecke für diese Themen sensibilisiert. Darüber hinaus haben sich in diversen Anfragen Mitarbeiter/innen aus den Bereichen Hauptverwaltung, Sicherheit und Ordnung, Soziales und Stadtplanung an die Datenschutzbeauftragten gewandt. Die Zahl der Anfragen deutet darauf hin, dass die Mitarbeiter/innen der Stadt Lübbecke im Umgang mit den ihnen anvertrauten personenbezogenen Daten sehr sensibel sind. Seite 4

5 Verfahrensverzeichnis Jede staatliche oder private Stelle, die personenbezogene Daten speichert, muss den Umgang mit diesen Daten gemäß 8 DSG NRW dokumentieren. Folgende Verfahren, die personenbezogene Daten verarbeiten, befinden sich bei der Stadt Lübbecke im Einsatz: Name des Verfahrens Hundekataster AutiSta (Standesamt) Bibliotheka 2000 (Bibliotheks- / Büchereiverwaltungsprogramm) OK.EWO (Einwohnermeldewesen) WiNOWiG (Abwicklung von Ordnungswidrigkeiten) Betroffene Personengruppen Hundehalter/innen Alle Bürger/innen einer Kommune, die geboren werden, heiraten oder sterben und deren Angehörige sowie Personen, die die Anlegung eines Familienbuchs, die Ausstellung von Urkunden, Namensänderungen oder Kirchenaustritt beantragen. Im Rahmen der Ermächtigungen bei z.b. Eheschließungen auch Daten von Personen, die nicht in der betroffenen Kommune leben. Benutzer/innen, Leser/innen, ggf. Erziehungsberechtigte Meldepflichtige; Inhaber/innen von Waffenbesitzkarten Kraftfahrzeughalter/innen, Kraftfahrzeugführer/innen, natürliche (und juristische) Personen, die Ordnungswidrigkeiten begehen, bei Minderjährigen: Adresse des/der ges. Vertreter, bei Vollmacht: Adresse des Vertreters Seite 5

6 KIRP (Finanzwesen) VoteManager (Wahlverfahren) OK.FIS (Steueramt) SD.NET RIM (Ratsinformationssystem) Kita (Kindergartenbeiträge) LOGA (Personalabrechnungsverfahren) MIGEWA (Gewerberegister) CZ Wohngeld eantrag (Rentenversicherungsamt) Fundus (Fundsachenverwaltung) VMSForm (Parkausweise für Schwerbehinderte / Handwerker) E-Payment (Kartenzahlung) E-Work (Papierlose Zahlungsabwicklung) Personen mit finanziellen Kontakten zur Stadt Lübbecke Wahlhelfer/innen, Kandidaten/Kandidatinnen, Vertrauenspersonen, Wahlausschüsse, Wahlprüfungsausschuss, Wahlberechtigte Steuer- und Abgabepflichtige, natürliche und juristische Personen, Zustellvertreter sowie Zahlungspflichtige / Zahlungsempfänger Ratsmitglieder, sachkundige Bürger/innen, sachkundige Einwohner/innen, Sachverständige, Ortsvorsteher/innen, Verwaltungsmitarbeiter/innen Eltern, Kindergartenkinder, Mitarbeiter/innen in Kindergärten Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung, Auszubildende, geringfügig und befristet Beschäftigte Gewerbetreibende Antragsteller/innen, die Wohngeld bzw. Lastenzuschuss beantragen, ggf. Bescheid Empfänger, Familienmitglieder des Antragstellers, ggf. Zahlungsempfänger Antragsteller/innen mit einem Anliegen an den Rentenversicherungsträger Finder, ggf. Verlierer Antragsteller/innen Personen, die eine Leistung in der Verwaltung unbar bezahlen Personen mit finanziellen Kontakten zur Stadt Lübbecke Seite 6

7 AKDN Sozial (SGB II- und SGB XII-Leistungen) BBG (Baugenehmigung) Antragsteller/innen und deren Familienmitglieder, ggf. Bescheid Empfänger, ggf. Zahlungsempfänger Antragsteller/innen, Bevollmächtigte, Entwurfsverfasser Active Directory (Benutzerverwaltung) AVVISO (Vollstreckung von Forderungen) Alcatel (Telefonanlage) VPS (virtuelle Poststelle) Finetime (Zeiterfassung) Datenbank Ehrenamtskarte IKISS (Internetauftritt) JPAX (Friedhofsverwaltung) OTRS (Ticketsystem) Quiso (Marktverwaltung) Personaldatenerfassung Feuerwehr Lübbecke BIS-Office-Programm (Kostenrechnung) Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung, die einen PC-Arbeitsplatz haben Schuldner, Zustellvertreter, zuständige Behörden bei Amtshilfeersuchen Verwaltungsmitarbeiter, externe Anrufer, externe Angerufene Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung, Personen und Institutionen, die mit der Gemeinde / Stadt / dem Kreis über VPS per elektronischer Post in Kontakt treten Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung Ehrenamtskarteninhaber/innen Mitarbeiter/innen der Stadt, Vereine (ggf. deren Vorstände), Anbieter touristischer Leistungen Erwerber/innen, Nutzungsberechtigte von Grabstätten, Bestattungsinstitute, Steinmetze Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung, die einen PC-Arbeitsplatz haben Bewerber für den Blasheimer Markt Aktive Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr Mitarbeiter/innen des Baubetriebshofes Seite 7

8 Technische und organisatorische Maßnahmen Technische Maßnahmen Maßnahme Sicherheitsgateway Virenschutz Schließanlage Userverwaltung Berechtigungskonzept Beschreibung Firewall über krz Kontinuierliches Update Änderung des Sicherheitssystems, Aushändigung neuer Transponder in verringerter Anzahl Generell über active directory, Anwendungsbezogen in der jeweiligen Anwendung Dokumentation über die Einrichtung von Zugriffsrechten Organisatorische Maßnahmen Konzepte und Regelungen Status DA Datenschutz und Datensicherheit liegt vor, Stand DA Internet und PC-Kommunikation liegt vor, Stand DA mobile Geräte liegt vor, Stand Datensicherungskonzept liegt vor, jedoch nicht schriftlich Virenschutzkonzept gem. krz-richtlinie Regelung bedienter IT liegt vor, Stand Seite 8

9 Datenschutz im laufenden Betrieb Zu den folgenden Themen wird der Bedarf einer schriftlichen Regelung geprüft: - Datenschutz im Bürgerbüro - Einsatz elektronischer Signaturen - Einsatz eines Internet-Filters. Die Dienstanweisung Datenschutz und Datensicherheit ist in den vergangenen zwei Jahren nicht verändert worden. Eine Überprüfung auf Aktualität und Vollständigkeit / Ergänzungsbedarf ist im kommenden Berichtszeitraum vorgesehen. Planung Im Rahmen des Basissicherheitschecks hat im Jahr 2001 ein Grundseminar zum Datenschutz für alle Mitarbeiter der Stadtverwaltung stattgefunden. Im Jahr 2006 und im Jahr 2013 wurden weitere Seminare für neu hinzugekommene Mitarbeiter/innen angeboten und durchgeführt. Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte eine Auffrischung / Aktualisierung der seinerzeit vermittelten Themen stattfinden. Im Rahmen der laufenden Aufgabenwahrnehmung können maximal 2 Termine / Jahr für jeweils ca. 20 Mitarbeiter/innen angeboten werden. Derzeit sind ca. 200 Mitarbeiter/innen bei der Stadt Lübbecke beschäftigt, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Dies bedeutet, dass es 5 Jahre dauert, alle Mitarbeiter/innen in den Genuss einer Grundschulung kommen zu lassen. Darüber hinaus sollten auch Aufbauseminare für besonders sensible Bereiche der Stadtverwaltung angeboten werden (z. B. Sozialwesen, Meldewesen, Bauverwaltung). Diese Aufbauseminare sind nicht Bestandteil der laufenden Aufgabenwahrnehmung der Datenschutzbeauftragten. Für eine weitreichendere Sensibilisierung der Mitarbeiter im Hinblick auf das Thema Datenschutz wären daher entsprechende finanzielle Mittel im Haushalt einzuplanen. Seite 9

10 Stadt Lübbecke Kreishausstraße 2-4 Telefon: Lübbecke Telefax: Internet: Seite 10