Beratende Schulung. Ein Konzept der Knauthe Unternehmensberatung

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1 Ein Konzept der Knauthe Unternehmensberatung Knauthe Unternehmensberatung Mozartstraße Bad Fallingbostel Fon: ( ) Fax: Internet:

2 Beratende Schulung Inhalt Vorwort Überblick... 2 Ihr Anspruch... 2 Unser Angebot... 2 Ihr Nutzen Die Themen Der kleine Unterschied Realistisch planen... 3 Vorlaufzeit... 3 Lernen erfordert Zeit - Üben auch... 3 Teilnehmer fordern und fördern Beispielhafte Umfänge... 3 Kleinere Umfänge... 3 Mittlere Umfänge... 3 Größere Umfänge Mögliche Vorgehensweise... 4 Vorgehensmodell... 4 Arbeitsteilung... 4 Zusammenarbeit Weitere Informationen... 4 Internet... 4 Das Informationsgespräch... 4 Die Präsentation... 5 Zufriedenheitsgarantie... 5 Kontakt... 5 Vorwort 1. Überblick Ihr Anspruch Sie möchten eine Schulung von einem erfahrenen Trainer professionell durchführen lassen. Bei minimalem Zeitaufwand streben Sie einen maximalen Nutzen an. Während aller Phasen wollen Sie sich auf die eigentlichen Entscheidungsprozesse konzentrieren. Deshalb möchten Sie möglicherweise auch externe Unterstützung in Anspruch nehmen. Unser Angebot Durchführung einer Beratenden Schulung in Ihrem Hause. Vorgehensmodell: Schulungsbedarf ermitteln / festlegen Ziele und Rahmenbedingungen festlegen Schulung planen und vorbereiten Schulung durchführen und auswerten Ihr Nutzen Entscheidungsträger und Teilnehmer der Schulung profitieren gleichermaßen durch: die Minimierung des zeitlichen Aufwandes; den arbeitsplatzgerechten Know-how-Transfer; sofort anwendbares Wissen und Können sowie Methodenerfahrung und Planungssicherheit. Liebe Leserin, lieber Leser, seit 1991 sind Schulungen ein fester Bestandteil meiner Tätigkeit als Unternehmensberater und Trainer. Das besonders intensive Feedback regte mich immer wieder an, über Verbesserungen nachzudenken. Als ein Ergebnis davon habe ich das Konzept der Beratenden Schulung entwickelt, über das dieser Prospekt Sie informieren möchte. Grundlage des Konzeptes sind meine Erfahrungen aus über geleisteten Unterrichtsstunden für verschiedenste Bildungsträger, eigenen Schulungs- Projekten sowie mehr als Beratungstagen. Bitte sehen Sie dieses Konzept als Angebot, das in einem Informationsgespräch oder anlässlich einer Präsentation erörtert werden kann. Matthias Knauthe 2. Die Themen Modifizierbare Themen sind: Managementtechniken: Projektmanagement, Zeitmanagement; Persönliche Arbeitstechniken: Präsentationstechniken, Ablageorganisation; Organisatorenausbildung: Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Arbeitsgestaltung; Microsoft-Software: MS Windows, Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage, Project; Datenmanagement: Makros, Visual Basic, Aufbau relationaler Datenbanken, Analysieren umfangreicher Datenmengen, Harmonisieren von Datenstrukturen. Die Themengebiete können beliebig kombiniert werden, z. B. so: Projektmanagement mit MS Project; Zeitmanagement und MS Outlook; Adressen verwalten und abgleichen mit MS Access Inhalte und weitere Themen auf Anfrage Seite 2 von 5

3 3. Der kleine Unterschied Die klassische Schulung Mitarbeiter besuchen externe Lehrgänge. Themen, Inhalte, Arbeitsmittel und Beispiele stehen fest. Erworbenes Wissen muss auf den eigenen Arbeitsbereich transformiert werden. Dabei entstehende Probleme müssen selbst gelöst werden. Die Beratende Schulung Die Beratende Schulung bietet in allen Phasen beratend Unterstützung und berücksichtigt: die Anforderungen des Arbeitsplatzes; Fallbeispiele aus dem Tagesgeschäft sowie die Fähigkeiten / Fertigkeiten der Mitarbeiter. Eine Zusammenarbeit ist bereits möglich, wenn erkannt wird, dass Schulungsbedarf besteht. Vom ersten Tage an erzielen Sie: zeitliche Entlastungen; Planungs- und Prozess-Sicherheit sowie einen maximalen Know-how-Transfer. 4. Realistisch planen Vorlaufzeit Schulungen sind Investitionen in das Humankapital. Wie jede andere Investition bedarf die qualifizierte Schulung einer gewissen Vorlaufzeit. Ab einem bestimmten Schulungsumfang kann es im Vorfeld zudem notwendig sein Konzepte zu erarbeiten, gegensätzliche Auffassungen zu überwinden, Vorurteile und Ängste abzubauen. Lernen erfordert Zeit - Üben auch Jeder Teilnehmer einer Schulung benötigt ausreichend Zeit zum Lernen und Üben. Die Festlegung realistischer Schulungsumfänge pro Zeiteinheit trägt wesentlich zum Erfolg einer Schulung bei. Bei bestimmten Vorhaben müssen zudem auch die Übungszeiten exakt geplant werden. Teilnehmer fordern und fördern Teilnehmer von Schulungen sollten gleichzeitig gefordert und gefördert werden. Dazu ist eine ganze Reihe von Maßnahmen geeignet, wie z. B.: Schulungen rechtzeitig ankündigen; Schulungsziele transparent darstellen; Betroffene zu Beteiligten machen; Rahmenbedingungen für das Lernen schaffen; den Eigenanteil der Teilnehmer vorab klären; Entwicklungsmöglichkeiten schaffen. 5. Beispielhafte Umfänge Der Umfang einer Schulung hat entscheidenden Einfluss auf das Verhältnis von reiner Schulungszeit zum Aufwand für Konzeption, Planung, Abstimmung und Vorbereitung der Schulung. Gleichzeitig wird damit auch der mögliche Anteil der Beratung an der Gesamtleistung determiniert. Der mögliche Beratungsanteil ist abhängig: von der Ausgangssituation (Ist-Zustand); vom Projektziel (Soll-Zustand); von der Arbeitsteilung sowie von der Gesamtheit aller Rahmenbedingungen. Die beschriebenen beispielhaften Umfänge sind deshalb nicht repräsentativ. Sie beinhalten keinen Aufwand zur Erstellung von Schulungsunterlagen und Hilfsmitteln. Dieser muss im konkreten Fall betrachtet werden. Kleinere Umfänge Aufwand für Konzeption, Planung, Abstimmung und Vorbereitung der Schulung ist planungstechnisch vernachlässigbar; möglicher Beratungsumfang sind Stunden; Vorlaufzeit ist praktisch Null. Nach einigen Gesprächen / Interviews kommen wir sofort "zur Sache" und beginnen mit der eigentlichen Schulung. Denkbar sind auch persönliche Workshops oder das Coaching: Der Mitarbeiter bekommt den Trainer für einen bestimmten Zeitraum zur Seite gestellt. Die Themen werden direkt anhand von Fallbeispielen des Mitarbeiters bearbeitet. Beispiel 1: Einzelne Führungskräfte oder Mitarbeiter eines Bereiches sind in der Software MS Word zu schulen. Es geht vor allem um die effiziente Handhabung vorhandener Arbeitshilfen (Format- und Dokumentvorlagen) und Programmfunktionen. Beispiel 2: Eine Vorstands-Sekretärin soll in mehreren MS Office Programmen geschult werden. Sie soll sich selbständig geeignete Arbeitshilfen erarbeiten (Vorlagen, Makros, Strukturen) um Zeit für andere Aufgaben zu gewinnen. Beispiel 3: Ein oder zwei Mitarbeiter soll(en) sich in das neue Aufgabengebiet Organisation einarbeiten. Ziel ist das Erstellen von Organisationsplänen, Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, die Darstellung von Abläufen oder die Gestaltung von Arbeitsplätzen. Mittlere Umfänge Aufwand für Konzeption, Planung, Abstimmung und Vorbereitung der Schulung ist bereits planungstechnisch zu berücksichtigen; möglicher Beratungsumfang: Tage; Vorlaufzeit: Wochen Seite 3 von 5

4 Oft ist bereits in Gruppen oder in Kombination Arbeitsplatz und Schulungsraum zu schulen. Auswirkungen auf die Vertretungsregelung! Beispiel 4: Ein ganzer Bereich oder Stellentyp ist in der Software MS Excel zu schulen. Die Mitarbeiter sollen selbständig Vorlagen für komplexe Auswertungen bereitgestellter Rohdaten erarbeiten. Beispiel 5: "Schulungsstau": Eine ganze Reihe von Mitarbeitern mit mittlerweile unterschiedlichem Kenntnisstand ist in einem MS Office -Programm zu schulen. Ziel ist der effiziente Einsatz aller vorhandenen Hilfsmittel und Funktionen der Software. Beispiel 6: MS Outlook soll als elektronischer Terminkalender eingeführt werden. In diesem Zusammenhang sollen Mitarbeiter bereichsweise darin geschult werden, wie sie ihre persönlichen Zeitfallen erkennen und überwinden können. Größere Umfänge Der Aufwand für Konzeption, Planung, Abstimmung und Vorbereitung der Schulung ist beachtlich; die Maßnahme hat bereits Projektcharakter; möglicher Beratungsumfang: Wochen; Vorlaufzeit: Monate. Meist ist ein komplettes Kurssystem zu erarbeiten, bis hin zur Zeit- und Arbeitsmitteleinsatz-Planung. Separate Schulungs- und Übungsarbeitsplätze müssen eingerichtet werden. Auswirkungen auf die Vertretungsregelung und auf die Urlaubsplanung! Beispiel 7: Migrationsprojekt; Fast jeder Mitarbeiter ist betroffen und hat in irgend einer Form Schulungsbedarf. Software-Rechte, Strukturen und Arbeitstechniken verändern sich. Vorhandene Hilfsmittel müssen überarbeitet werden. Beispiel 8: Umstrukturierung oder Aufbau eines neuen Bereiches; Bestandteil ist eine komplexe Schulungsmaßnahme zu mehreren Themen. Die Teilnehmer verfügen über unterschiedliche Fähigkeiten / Fertigkeiten; Neben Software wird vor allem Methodenwissen geschult. 6. Mögliche Vorgehensweise Vorgehensmodell Die Beratende Schulung geht nach folgendem Phasen-Modell vor: Bedarf ermitteln / festlegen; Ziele und Rahmenbedingungen festlegen (Teilnehmer, Inhalte, Hilfsmittel und Ablauf); Beratende Schulung planen, vorbereiten, durchführen und auswerten. Je nach Umfang und Zielstellung sowie Anzahl der Teilnehmer können einzelne Phasen teilweise bzw. ganz entfallen oder einen entsprechend hohen Aufwand verursachen. Arbeitsteilung Auf Wunsch stehen wir Ihrem qualifizierten Team "nur" beratend zur Seite oder schulen Trainer in Vorbereitung einer internen Schulungsmaßnahme. Bei Bedarf erarbeiten wir für Sie aber auch alle Entscheidungsvorlagen und realisieren die komplette Schulung für Sie. Als Beratungsunternehmen favorisieren wir eine Arbeitsteilung, bei der möglichst viel Know-how in Ihr Unternehmen fließt. Das hat folgende Vorteile: Sie machen sich unabhängig und bauen eigene Kompetenzfelder auf; eine evtl. neuerliche Zusammenarbeit kann auf einem höheren Level oder einem neuen Themengebiet stattfinden. Zusammenarbeit Bewährt hat sich eine projektähnliche Zusammenarbeit. Größere Umfänge haben ohnehin Projektcharakter. Daran orientiert sich auch unser Vorgehensmodell. Zu Beginn einer Zusammenarbeit legen wir deshalb gemeinsam mindestens die Ziele, Vorgehensweise, Arbeitsteilung und Verantwortlichkeiten fest. Auf Wunsch schließen wir einen Vertrag. 7. Weitere Informationen Internet Auf unserer Internetseite finden Sie aktuelle Informationen zu unseren Produkten und Lösungen. Über verwandte oder angrenzende Themen können Sie sich dort besonders schnell und einfach informieren. Besuchen Sie unseren Downloadbereich! Das Informationsgespräch Nutzen Sie das Informationsgespräch, um einen ersten persönlichen Kontakt herzustellen; grundsätzliche Fragen vorab zu klären; andere Themen der Homepage zu erörtern; eine Präsentation zu vereinbaren. Das Informationsgespräch ist für Sie völlig unverbindlich und kostenlos Seite 4 von 5

5 Die Präsentation Nutzen Sie die Vorteile einer Präsentation, um sich detailliert zu informieren; alle grundsätzlichen Fragen zu klären; sich Anwendungsfälle aufzeigen zu lassen; zu prüfen, ob eine Beratende Schulung für Sie grundsätzlich in Frage kommt. Vergleichen Sie unser Konzept mit bekannten Konzepten / Methoden; bereits geplanten Vorhaben oder Angeboten von Wettbewerbern. Die in Ihrem Hause durchgeführte Präsentation ist völlig unverbindlich und kostenlos. Erst ab einer Anfahrt von 50 km sind die üblichen Reisespesen zu erstatten. Sie gehen kein Risiko ein. Zufriedenheitsgarantie Aufgrund unserer Erfahrung und stets zufriedener Kunden können wir mit Ihnen eine Zufriedenheitsgarantie vereinbaren. Kontakt Wenn Sie noch mehr über das Konzept der Beratenden Schulung erfahren möchten - nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf! Wir freuen uns auf Ihr Feedback. Auch Anregungen sind uns willkommen. Knauthe Unternehmensberatung Mozartstraße Bad Fallingbostel Telefon: ( ) Fax: ( ) info@knauthe.org Internet: Seite 5 von 5