Effiziente Personallogistik VENDOR MANAGEMENT SYSTEM

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1 HR4YOU- VMS Effiziente Personallogistik VENDOR SYSTEM HUMAN RELATIONSHIP SYSTEMS

2 WARUM HR4YOU? Das Vendor Management System von HR4YOU wird für jeden Kunden als individuelle Lösung maßgeschneidert. Die Grundlage bildet hierbei eine übersichtliche, strukturierte Menüführung mit Schnellzugriff auf die meistgenutzten Funktionen. Zum Schutz aller Daten vor Verlust und unbefugten Zugriffen legt HR4YOU größten Wert auf IT-Sicherheit und die Einhaltung aktueller Datenschutzbestimmungen. Ein Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) definiert Verfahren und Regeln und stellt die IT-Security sicher. Die Richtlinien für Datenschutz und IT- Sicherheit werden permanent weiterentwickelt und verbessert. Auch weitere Geschäftsprozesse im Unternehmen orientieren sich an internationalen Standards. So sind das Service-Level- Management in Anlehnung an ITIL (IT Infrastructure Library) und das Projektmanagement nach PRINCE2 im Hause HR4YOU implementiert. VENDOR SYSTEM (VMS) DEUTSCHE STANDARDS IN DER CLOUD ANFRAGEPROZESS GENEHMIGUNGS- VERFAHREN LIEFERANTEN- AUSWAHL- / BESTELLPROZESS ONBOARDING & EINSATZ ZEITERFASSUNG ABRECHNUNG REPORTING

3 VENDOR SYSTEM (VMS) Mit den VMS-Lösungen von HR4YOU optimieren Unternehmen das Lieferantenmanagement ihrer Personal-Ressourcen. Dabei unterstützen Dienstleister als Managed Service Provider (MSP) ihre Kunden im Bereich Personallogistik. Abgedeckt werden alle Bestell- und Genehmigungsprozesse bis hin zur Leistungsabrechnung mit abschließendem Reporting. Mit Hilfe transparenter Prozesse lassen sich beste Verhandlungsoptionen und ein effizientes Cost-Management für das Unternehmen sichern und so Cost-Savings produzieren. Einsatzvarianten des VMS > > Unternehmenslösung (das Unternehmen bestimmt, konfiguriert und administriert die Lösung) > > Neutraler Vendor (Steuerung des End-to-End- Prozesses, der MSP ist kein Lieferant) > > Master Vendor Tool (der MSP ist als Personaldienstleister exklusiver Hauptdienstleister, in einer derivativen Hybrid-Variante hat der MSP z.b. nur eine garantierte exklusive Angebotsfrist) > > Portalbetrieb durch einen Dienstleister (ein oder mehrere Unternehmen verteilen Personalanforderungen automatisch an vordefinierte Lieferanten bzw. Lieferantengruppen, z.b. an preferred supplier, dann secondary, third etc.)

4 DEUTSCHE STANDARDS IN DER CLOUD Dem Thema Datenschutz und IT-Sicherheit widmet HR4YOU größte Aufmerksamkeit. So sind das Information Security Management System (ISMS) und der gesamte Geschäftsbetrieb nach der internationalen Norm ISO/IEC zertifiziert. Datenschutz > > Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ANFRAGEPROZESS Eine Anfrage für zu besetzende Stellen kann im Personalbedarfsfall durch den Auftraggeber in unterschiedlicher Form als einfacher qualifizierter Bestellprozess oder als Pool-Bestellprozess (ideal im gewerblichen Bereich zur Besetzung von Schichten) erfolgen. Genehmigte Personalbedarfsanfragen werden im Anschluss durch die Einkaufsabteilung, das Onsite-Management (OSM) oder den Managed Service Provider (MSP) an die vordefinierten Lieferanten bzw. Lieferantengruppen elektronisch verteilt, die ihrerseits Kandidaten vorschlagen. > > 11 Auftragsdatenverarbeitung > > 9 technische und organisatorische Maßnahmen > > u.v.m. Security Kunden-Systeme werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostet - mit optimaler Performance und in unmittelbarer Nähe zum DE-CIX. Von diesem Standort aus liegen Backups und Ausweich-Rechenzentren in sicherer Entfernung (mindestens 150 km). SaaS-Lösungen in der Cloud Die Softwarelösungen von HR4YOU sind webbasiert und somit standortübergreifend für alle am Geschäftsprozess beteiligten Stakeholder via Internet zugänglich. Zu den Geschäftszeiten von HR4YOU steht ein kompetentes Support-Team an der Hotline zur Verfügung. Innerhalb dieser Zeiten beträgt die durchschnittliche jährliche Systemverfügbarkeit 99,72%.

5 LIEFERANTEN- Mit Hilfe des Lieferantenmanagements lassen sich alle Dienstleister z.b. nach Kompetenzen, Regionen oder beliebigen anderen Kategorien (preferred supplier, secondary, third etc.) gruppieren und übersichtlich verwalten. Bei der Kommunikation und in der täglichen Zusammenarbeit zwischen MSP, Unternehmen und Supplier unterstützt der Supplier-Account des Systems. > > Lieferantenauswahl und -klassifizierung > > Lieferantenbewertung (z.b. Supplier Score Card) > > Lieferantendokumente (z.b. Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Testate) GENEHMIGUNGSVERFAHREN Im Genehmigungsverfahren können Verantwortliche über einen speziellen Zugang als Genehmiger fungieren, um z.b. Anfragen oder eine geplante Besetzung für Stellen anzunehmen oder abzulehnen. Ein variabler ggf. mehrstufiger Genehmigungsprozess, der sich an der im System hinterlegten Organisationsstruktur des Unternehmens orientiert unterstützt auch Tablets und Smartphones. Der MSP kann in die Prozesskette bei Bedarf eingebettet werden.

6 ÜBER UNS HR4YOU gehört seit der Gründung im Jahr 2000 zu den führenden Anbietern von Software für den Personal- und Kundenbereich. Das Produkt- und Dienstleistungsangebot erstreckt sich auf die Entwicklung, den Vertrieb und die Betreuung von internetbasierter Anwendersoftware. Unternehmen und Dienstleister/MSP s nutzen HR4YOU-VMS im Bereich der Personallogistik von den Bestell- und Genehmigungsprozessen bis hin zur Leistungsabrechnung. AUSWAHL- / BESTELLPROZESS Aus den vorgeschlagenen Bewerbern verschiedener Lieferanten wählt der zuständige Fachbereich des Auftraggebers in Vorstellungsgesprächen einen geeigneten Kandidaten aus. Je nach vereinbartem Servicelevel kann dem MSP auch eine Vorschlagsfunktion (Short-Listing) zukommen. Im weiteren Prozess nehmen der Auftraggeber und Lieferant einen Arbeitsauftrag an. > > Arbeitsauftrag genehmigen > > Arbeitsauftrag von Seiten des Lieferanten annehmen (inkl. Vertragsabwicklung) Branche: Software-Entwicklung Gründung: Oktober 2000 Standorte: Timmel (Entwicklung, Consulting, Verwaltung) Ebermannstadt (Marketing, Vertrieb) Kundenanzahl: über 300 international Geschäftsmodell: Software as a Service (SaaS) mit monatlich fester Rate bzw. Nutzungsgebühr > > Arbeitsauftrag erstellen und den Bewerber als Mitarbeiter auf den Auftrag schlüsseln

7 ONBOARDING & EINSATZ Zu Beginn des Arbeitseinsatzes kann der MSP die gesamte Einweisung und Einarbeitung inklusive aller relevanten Dokumente und Informationen übernehmen. > > Einsatzeinweisung > > Dokumente für den Arbeitseinsatz (z.b. Betriebsanweisung, persönliche Schutzausrüstung oder Zeiterfassungskarte) ABRECHNUNG ZEITERFASSUNG Üblicherweise werden über die Zeiterfassung bewertete und bereinigte Zeiten als Datei importiert (xls, csv, txt). Weiter ist es möglich, die Zeiten über Stundenzettel oder Mitarbeiter- Zugänge manuell zu erfassen. Das System errechnet auf Grundlage der importierten Daten alle tarifrelevanten Zuschläge (IGZ, BAP) inkl. Branchentarife. Zudem können ERA- Tabellen (Entgelt Rahmen Abkommen) und Equal Pay mit in die Berechnung eingebunden werden. Auf dieser Basis erfolgt die spätere Abrechnung der Leistungen. Aus den Daten der Zeiterfassung werden für alle Lieferanten Leistungsbelege bzw. Proformarechnungen erstellt, die im Zuge des Gesamtabrechnungsprozesses in einer Sammelrechnung oder mehreren Einzel- Rechnungen zusammengefasst werden können. Innerhalb dieses Prozesses wird auch der Fee-Report (im Fall eines lieferantenfinanzierten VMS-Modells) erstellt. Rechnungsdaten können als Datei exportiert und weiterverarbeitet werden (z.b. durch Treuhänder). REPORTING Für jeden Kunden werden Reportings individuell je nach Abläufen und Anforderungen entwickelt (z.b. Umsätze je Supplier, Lieferantenbewertung inkl. Besetzungsqualität und /-geschwindigkeit, Fluktuationsquoten oder Umsätze nach Fachqualifikation, Einsatzstatistik).

8 HUMAN RELATIONSHIP SYSTEMS HR4YOU Solutions GmbH & Co. KG Niederlassung NORD: Ulbarger Straße Großefehn / Timmel Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Niederlassung SÜD: Schulstraße Ebermannstadt Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) VENDOR Weitere Informationen zu unserem gesamten Produktportfolio.

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