IT-Value-Analyse - SAP Lizenzmanagement - Portfolio- und Projektoptimierung. Hamburg, Juli 2010

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2 Wirtschaftlich unsichere Zeiten erfordern die Konzentration auf Effizienz und Wertbeitrag von IT-Projekten und -Lieferanten DIE SITUATION DAS ZIEL IT-VALUE-ANALYSE Die Krise der Finanz- und Realwirtschaft erhöht den schon immensen Anpassungs- und Kostendruck auf Unternehmen nochmals erheblich In der Folge stehen insbesondere Investitionen und Projekte der IT auf dem Prüfstand Die SAP Lizenzoptimierung unterstützt bei der Identifikation von Kosteneinsparungen durch aktives Lizenzmanagement Verträge sind optimal gestaltet Fortgeführte Projekte unterstützen quantifizierbar die Unternehmenserfordernisse Projekte mit längerfristigem Return werden gestreckt oder restart-fähig eingefroren 1 2 SAP Lizenzmanagement Projektportfolio optimieren Die IT steht zunehmend unter dem Druck, den Wertbeitrag ihrer Projekte und die Effizienz des Ressourceneinsatzes nachzuweisen Erfolgswahrscheinlichkeit fortgeführter Projekte wird erhöht Ressourcen werden effektiv eingesetzt 3 Effizienz der priorisierten Projekte steigern und sichern Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 2

3 Modul 1: SAP Lizenzmanagement Haben Sie Ihre SAP-Lizenzen im Griff? Nutzen Sie genau die SAP-Lizenzen, die Sie bezahlen? Doppelte oder inaktive SAP-Nutzer? Gelegentliche Anwender sind als Power-User klassifiziert? SAP-Engines werden bezahlt, aber nur in geringem Umfang genutzt? All das kostet unnötige Lizenz- und in der Folge auch Wartungsgebühren ohnehin aktuell ein sensibles Thema im SAP-Umfeld. Erwarten Sie keine Hilfe von der SAP-LAW (License Administration Workbench) Sie müssen das Heft selbst in die Hand nehmen! Schaffen Sie vor der nächsten SAP-Systemvermessung Klarheit! Machen Sie sich unabhängig von SAP und sorgen Sie schon vor der nächsten SAP-Systemvermessung für eine optimale Ausnutzung der vertraglich gebundenen SAP-Lizenzen! Unser Kooperationspartner FLEXERA bietet mit FlexNet Manager for SAP Business Suite die nötige Transparenz und erlaubt die Optimierung des SAP-Lizenzbestandes sowie die verursachergerechte Leistungsverrechnung. - Praxisbeispiel - - Detaillierte Analyse mit FlexNet Manager for SAP - Optimieren Sie Prozesse, Rollen und Lizenzen aus einem Guss! Doppelte oder inaktive User zu eliminieren dies erfolgt schnell, effektiv und toolgestützt als low hanging fruit. Doch zu einer vollständigen Optimierung müssen die Geschäftsprozesse, das dahinter stehende Konzept der Benutzerrollen und die tatsächliche Inanspruchnahme entsprechender SAP-Lizenzen konsistent aufeinander abgestimmt werden. Hier unterstützt THE QUALITY LINK Sie bei Prozessoptimierung, Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen, Projektmanagement und ggf. bei Verhandlungen mit SAP. Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 3

4 Innerhalb weniger Tage können Sie nachhaltige Einsparungen im Bereich der SAP-Lizenznutzung realisieren & 2 Wochen Snapshot Modul 1: SAP Lizenzmanagement VORGEHEN Installation FlexNet Mgr. for SAP Analyse der Nutzerstammdaten nach Login- und Verbrauchs- Informationen Analyse von Transaktionsprofilen und Berechtigungsrollen Vermessung SAP-Engines Optimierung Geschäftsprozesse Bereinigung der Nutzerstammdaten zentral / toolgestützt in allen angeschlossenen SAP- Systemen Analyse der SAP-Verträge, Ermittlung der Baseline, Aufsetzen Bewertungstool Erarbeitung von Maßnahmen zur Prozess-, Rollen- und Lizenzoptimierung Analyse der Möglichkeiten zur Optimierung der SAP-Verträge Bewertung des Einsparpotenzials, Abstimmung weiteres Vorgehen Optimierung Rollen und Benutzer-Klassifikation Vorbereitung / Unterstützung der SAP- Verhandlungen ERGEBNISSE Doppelte oder inaktive Nutzer eliminiert Falsche Klassifizierungen aufgrund abweichender Nutzungsintensität bereinigt Vertragliche Basis bewertet Vorschläge zur Optimierung auf Nutzer- und Rollenbasis Maßnahmen zur Optimierung der Geschäftsprozesse und Benutzerklassen Bewertetes Einsparpotenzial Anknüpfungspunkte für SAP- Vertragsverhandlungen Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 4

5 Modul 2: Projektportfolio-Review Richtiger Einsatz der Ressourcen auf den prioritären Projekten Projektportfolio Review In Zeiten knapper Projektbudgets ist eine Konzentration auf Projekte mit hoher strategischer Relevanz und kurzfristigem Wertbeitrag unerlässlich Projekte mit hohem Risiko und/oder verzögertem Wertbeitrag können hinsichtlich Laufzeit und Einsatz von Ressourcen neu ausgerichtet, ausgesetzt oder gestoppt werden Knappe Ressourcen werden in höher priorisierte Projekte gelenkt, externe Ressourcen werden eingespart Entwicklungs- und Testumgebungen werden auf revidierten Projektbedarf angepasst Bewertungskriterien Wertbeitrag des Projekts (gemäß Unternehmensvorgaben: DCF, NPV, ROCI oder Amortisationsdauer) bzw. gesetzliche Relevanz Risiken bzw. Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung Projektbudget und Volumen des internen und externen Ressourceneinsatzes Risiko (abnehmend) 0,4 1,0 Projekt 6 2,0 Praxisbeispiel Projekt 1 Projekt 2 Projekt 4 Projekt 5 1,0 4,8 Projekt 3 8,0 ERP CRM Produktion Office Einsparungspotenziale Beispiel Telekommunikationsunternehmen: Einsparungen von ca. 20% durch Stoppen oder Einfrieren von Projekten, Freisetzung oder Reallokation externer Dienstleister und richtige Fokussierung der internen Ressourcen 5 Größe entspricht Projektbudget Volumen ext. Dienstleistung in Mio Euro Wertbeitrag Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 5

6 Der Projektportfolio-Review liefert schnelle Empfehlungen zur Fokussierung der Projektlandschaft auf die Unternehmensziele Modul 2: Projektportfolio-Review ca. 2 Wochen VORGEHEN Analyse des Geschäftsmodells, der Geschäftsstrategie und der Rahmenbedingungen für Projekte Abstimmung der Bewertungs- und Priorisierungskriterien Analyse der Projektdaten: Zielsetzungen Termine Ressourceneinsatz Business Case Projektstatus Abgleich der Projektinformationen mit den Zielen und Rahmenbedingungen der Organisation Bewertung und Priorisierung der Projekte in enger Abstimmung mit IT, Sponsoren und Fachbereichen Management-Entscheidung Hohe Priorität Fortführung Modul 3: Projekt Health Check Umplanen, Stoppen, Aussetzen, Strecken ERGEBNISSE Datenbasis Projekte Bewertungskriterien Kumulierter Ressourceneinsatz Bewertetes Projektportfolio Konkrete Empfehlungen Entscheidungsvorlage/ Präsentation Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 6

7 Modul 3: Projekt Health Check Der Projekt Health Check liefert den konkreten Fahrplan für die Optimierung bzw. Neuausrichtung priorisierter Projekte Kennen Sie diese Symptome? Die von Ihnen beauftragten Projekte liegen hinter den definierten Zielen zurück Sie hören von den beteiligten Parteien unterschiedliche Bewertungen über den Status des Projektes, Sie erhalten nur unregelmäßige oder wenig aussagefähige Berichte über den Projektfortschritt Mehrmals wurden Scope-Änderungen und Budgeterhöhungen beantragt Das Management der Fachabteilungen ist unwillig, Personal für das Projekt abzustellen Ein Lenkungsausschuss wird zur Kompromissfindung von Projektalltäglichkeiten benötigt Project Management Project Planning Project Organization Schedule Management Resources & Communication Performance Management Conceptual Development Project Master Planning Release Planning Contingency Planning Project Management Plan Organization Structure Project Management Office Mobilization Planning Estimating Scheduling Controlling Human Resources Physical Resources Communication Management Performance Analysis Management Reporting Identification & Resp. Assignment Analysis & Impact Assessment Mitigation Strategies Resolution & Benefits Principles, Objectives & Standards Planning & Implementation Monitor & Controls Costing Pricing Business Case Development Budgeting / Funding Organizational & Contract Planning Vendor Management Contract Administration Monitor & Support Execution Fokus Projektmanagement Oftmals steht das angestrebte Projektziel (z.b. ein CRM- System) im Vordergrund. Entscheidend ist jedoch in der Regel die stringente Vorgehensweise eines erfahrenen Projektmanagers, um die inhaltlichen Ziele innerhalb des Budget-, Qualitäts- und Zeitahmen zu erreichen. Projekt Health Check Sie erhalten binnen einer Arbeitswoche einen neutralen Stand des von Ihnen beauftragten Projektes mit vorgeschlagenen Sofortmaßnahmen und konkreten Empfehlungen zur Neuausrichtung des Projekts. Issue and Risk Management Quality Management Financial Management Contract Management Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 7

8 Innerhalb einer Woche erhalten Sie eine neutrale Bestandsaufnahme und konkrete Empfehlungen zur Erfolgssicherung Modul 3: Projekt Health Check ca. 1 Woche VORGEHEN Abstimmung Analyseumfang und Vorgehensweise Analyse Projektauftrag, Dokumentation, Planung, Budget, Projektorganisation, Tools, Prozesse, Kommunikation Durchführung Interviews mit Sponsoren, Projektteam, Fachbereichen und sonstigen Stakeholdern Erarbeitung und Abstimmung von Maßnahmen zur Optimierung und Neuausrichtung von Projekten Optimierung bzw. Neuausrichtung von Projekten ERGEBNISSE SWOT-Analyse (Stärken, Optimierungspotenziale, Risiken) Position des Projektes gegenüber Auftrag/Ziel Quick Wins Abgestimmter Ergebnisbericht Konkrete Empfehlungen zu Optimierungsmaßnahmen Entscheidungsvorlage/ Management-Präsentation Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 8

9 Die Module können je nach Bedarf einzeln oder zusammen durchgeführt werden auch zum Festpreis (1) Ablauf IT-Value-Analyse Tätigkeit Woche Bemerkungen Modul 1: SAP Lizenzmanagement FlexNet Mgr. for SAP Analyse und Ergebnisse Workshop: Quick Wins und weitere Optimierung Vertiefte Analyse Prozesse, Rollen, Nutzung Vertragsanalyse, Ergebnisse DLC Optional: Umsetzung Optimierungsmaßnahmen Laufzeit gemäß Planung Modul 2: Projektportfolio Review Aufnahme und Analyse Bewertung Projektportfolio Modul 3: Projekt Health Check Für ausgewählte Projekte Aufnahme und Analyse Workshop: Projekt Health Check TQL Ressourcen - 1 Senior Manager / Partner - 1 Senior Consultant - Mitwirkung FLEXERA für FlexNet Manager for SAP Analyse Kundenmitwirkung - SAP-Applikationsverantwortlicher - IT Vendor Manager - Projektmanager, Sponsoren - Controlling, relevante Fachbereiche Leistungspaket - Durchführung Gesamtpaket oder Einzelmodule - Abrechnung Leistungstage bzw. Festpreise (1) (1) Wir sind auch gerne bereit, uns mit Ihnen über erfolgsabhängige Vergütung zu unterhalten Copyright The Quality Link Ltd. & Co KG, Alle Rechte vorbehalten 9