Einführung elektronischer Kataloge im E.ON Konzern. Ein Leitfaden für intern und extern Prozessbeteiligte

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1 Einführung elektronischer Kataloge im E.ON Konzern Ein Leitfaden für intern und extern Prozessbeteiligte

2 Schritte 1. Kontaktaufnahme 2. Sammeln prozessrelevanter Informationen 3. Abschluss des E-Procurement Rahmenvertrags 4. Vorbereitung der Katalogdaten 5. Vorbereitung des internen Bestellprozesses 6. Validierung der Katalogdaten 7. Vorbereitung der Verbindung 8. Nutzung der Katalogdaten 9. Aktualisieren der Katalogdaten 10. Löschen der Katalogdaten 2

3 Kontaktaufnahme Der entsprechende E.ON Katalogverantwortliche setzt sich mit dem Lieferantenvertreter in Verbindung, um die Möglichkeit oder Notwendigkeit eines elektronischen Katalogs zu erörtern. Bereits bestehende elektronische Kataloge können von anderen E.ON Gesellschaften genutzt werden, wenn der Katalogverantwortliche gefragt, zugestimmt und den Lieferanten per darüber informiert hat. Grundsätzlich werden alle elektronischen Kataloge auf den E.ON Katalog- Server geladen. Ausnahmen via Punch-Out sind nur bei sehr werthaltigen, bei konfigurierbaren oder preisgebundenen Materialien möglich. 3

4 Sammeln prozessrelevanter Informationen Zur Fortsetzung des Katalogerstellungsprozesses ist das Ausfüllen und Weiterleiten der Anmeldevorlage Voraussetzung. Die Vorlage kann unter vom Lieferanten und den Katalogverantwortlichen heruntergeladen werden. Anschließend sendet der Katalogverantwortliche den komplett ausgefüllten Vordruck an den Procurement Hub in Hannover Nur wenn der Procurement Hub den Vordruck an den Content Manager sendet, kann der Katalogerstellungsprozess fortgeführt werden! 4

5 Abschluss des E-Procurement Rahmenvertrags Zusätzlich zum kommerziellen Kontrakt muss ein E-Procurement Rahmenvertrag geschlossen werden. Der Vertrag regelt die Rahmenbedingungen für die Beschaffungsvorgänge mittels des Katalogservers im Hinblick auf die in der jeweiligen Katalogdatenliste aufgeführten Waren und/oder Dienstleistungen. Ohne E-Procurement Rahmenvertrag können keine Daten in das Katalogsystem geladen werden. Ein Lieferant braucht nur einen Vertrag zu unterzeichnen, dieser ist dann für alle anderen E.ON Gesellschaften gültig. Regionale Besonderheiten können im Kontrakt mit der jeweiligen E.ON Gesellschaft gewürdigt werden. Der Katalogverantwortliche kann beim Procurement Hub nach dem jeweils gültigen Stand des E-Procurement Rahmenvertrags fragen. An den Hub ist nach Unterzeichnung auch eine Kopie zu senden. 5

6 Vorbereitung der Katalogdaten Es gibt zwei Möglichkeiten für Lieferanten einen elektronischen Katalog zu entwickeln: 1. Eigenes Tool zur Erzeugung einer XML-Datei, bei dem die E.ON Spezifikationen beachtet und angewendet werden müssen. 2. Nutzung des Excel Templates aus dem der Content Manager eine XML Datei erzeugt. Die Spezifikationen und das Excel Template können von der Webseite im Abschnitt Kataloginformationen / Katalog Spezifikationen herunter- geladen werden. 6

7 Vorbereitung des internen Bestellprozesses Die folgenden Information sind durch den E.ON Key User mit Hilfe der Excel Vorlage (Anmeldung neuer Kataloge) beizubringen: Bestellübermittlung (XML/ /Fax) Gutschriftübermittlung (XML/ /Fax) URL für Datenübermittlung via SAP-PI (Process Integration) Eine Test-URL falls notwendig Eine Adresse an welche die Bestelldaten gesendet werden sollen Fax-Nummer in den Buchungskreisdaten (Sicht: Korrespondenz) an welche die Bestelldaten gesendet werden sollen Die Kreditoren Stamm- und DUNS-Nummer des Lieferanten Die Kontraktnummer des SAP MM Kontrakts Die Kundennummer der Gesellschaft beim Lieferanten 7

8 Vorbereitung des internen Bestellprozesses (Forts.) Die folgenden Informationen sind durch den E.ON Key User mit Hilfe des Service Center Rechnungswesen beizubringen: Ist der Lieferant in der betroffenen EKOrg. angelegt? Ist er Kreditorenstamm gutschriftfähig? Adress-Sicht: Steht im Feld Bemerkungen der Eintrag Gutschriftverfahren? Steuerung-Sicht: Enthalten die Felder USt-Id.Nr" und Steuernummer" entsprechende Einträge? Sicht Korrespondenz Buchhaltung: Enthält das Feld Konto b.kred. die Kundennummer der eigenen E.ON Gesellschaft? Einkaufsdaten-Sicht: Die Zahlungsbedingungen und Incoterms sind zu pflegen. Weiterhin sind die Haken bei WE-bez.RechnPrüfung, Auto WEAbr. Lieferung und Auto WEAbr. Retouren zu setzen. Dies gilt 8 sowohl für die EKOrg. des Buchungskreises als auch für die Referenz

9 Validierung der Katalogdaten Bevor der Lieferant seine Katalogdaten an den Content Manager sendet, muss er sie online auf Integrität und Korrektheit prüfen. Anschließend können die Daten dem Content Manager zur weiteren Bearbeitung gesendet werden. Der Link zum Online Validierungstool ist unter im Abschnitt Kataloginformationen / Katalogspezifikationen zu finden. Wenn eine Online Validierung aufgrund der Datengröße nicht möglich ist, kann der Lieferant seine Katalogdaten entweder über den Web Upload oder direkt an den Content Manager senden. 9

10 Vorbereitung der Verbindung Die folgenden Informationen sind durch den E.ON Key User mit Hilfe der Excel Vorlage beizubringen: EBP Bezugsquellenfindung: - Kreditorennummer im Back End - DUNS Nummer aus dem Katalogsystem - Kontraktnummer Die ID der neu angelegten Sicht in Requisite, wenn der neue Katalog separat in der EBP Aufrufstruktur erscheinen soll. Der Name welcher in der EBP Aufrufstruktur erscheinen soll, oder der Name des bereits vorhandenen Links in welchem der Katalog mit aufgenommen werden soll. 10

11 Nutzung der Katalogdaten Die betroffenen Buchhaltungsabteilungen (Hub oder Business Unit) sind durch den Key User zu informieren, dass ein neuer Lieferant am Gutschriftverfahren teilnehmen wird. Der Katalogverantwortliche ist für die Prüfung der Katalogdaten zuständig. Sobald der Katalog in die Produktivumgebung geladen wurde, informiert der Content Manager den Katalogverantwortlichen. Zur Überprüfung des Prozesses und vor der Nutzung durch die Endanwender sollte der Key User die erste Katalogbestellung incl. des Wareneingangs und der Gutschrift durchführen/kontrollieren, inklusive der Nachrichtenübermittlung an den Lieferanten. 11

12 Aktualisieren der Katalogdaten Wenn ein Lieferant bereits einen, den E.ON Spezifikationen entsprechenden Katalog erstellt hatte und wenn dieser fehlerlos vom Content Manager geladen werden konnte, sind Änderungen des Kataloges als Update durchzuführen. Ein Katalogupdate ist immer als neuer Katalog vom Lieferanten an den Content Manager zu senden. Alle Katalogupdates sind vom Lieferanten im Vorfeld mit dem Katalogverantwortlichen zu koordinieren. Jedes Update muss durch den Katalogverantwortlichen geprüft und freigegeben werden; genauso wie bei einem neuen Katalog. 12

13 Löschen der Katalogdaten Wenn der E-Procurement Rahmenvertrag zwischen E.ON und dem Lieferanten endet, ist die Löschung des elektronischen Katalogs zwangsläufig. Hierfür existiert ein einheitliches und obligatorisches Vorgehen. Der Katalog Manager informiert rechtzeitig die Key User aller betroffenen Gesellschaften über das Ende der vertraglichen Beziehungen (falls vorhanden, mit der Information welcher neue Lieferant die Nachfolge antritt). Wenn es sich um einen globalen Kontrakt handelt, können die betroffenen Gesellschaften die Umstellung auf den neuen Vertragspartner vorbereiten. Gleichzeitig wird der Content Manager darüber informiert, so dass keine weiteren Katalogupdates mehr initiiert werden können. 13

14 Löschen der Katalogdaten (Forts.) Der Key User prüft, ob er in der Lage ist die Umstellung zum geplanten Zeitpunkt durchzuführen und gibt dem Katalogverantwortlichen ein entsprechendes Feedback. Der Katalogverantwortliche prüft die Umstellung des Katalogs auf Basis der Key User Informationen. Der Katalogverantwortliche entscheidet anschließend unter Berücksichtigung der Rückmeldungen der Key User über den geplanten Löschungstermin und teilt diesen den betroffenen Gesellschaften mit. Wenn der Katalogverantwortliche kein weiteres Feedback der betroffenen Gesellschaften erhält, leite er die Löschung des Katalogs über den Procurement Hub ein. 14