Unterstützung der Vorgangsbearbeitung und Auftragsverwaltung durch Unified Communications

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1 Unterstützung der Vorgangsbearbeitung und Auftragsverwaltung durch Unified Communications Thomas Anschütz, Managing Consultant Panagiotis Pilis, Consultant Alegri International Group 2011

2 Agenda Vorstellung Alegri Arbeiten gestern, heute, morgen Die gute alte Zeit Neue Anforderungen Unified Communications UC in der Praxis Mail CRM als Auftragsverwaltung SharePoint Lync

3 Das Unternehmen Die Alegri Gruppe ein führendes IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien. Gegründet 2001 mit 140+ Consultants an sieben Standorten London Wirtschaftlich erfolgreich über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden Köln Frankfurt Stuttgart München Wien Zürich

4 Unternehmensportfolio IT Strategie- /Portfolio und Architektur FDA /Compliance Management Projekt Management Methodik Optimierung von Geschäftsprozessen Application Lifecycle Management CRM /Relationship Management Unified Collaboration & Search Enterprise Content Management Dokumenten Management Systeme Workflow & Formular Management Business Intelligence /Reporting.Net Software Development & Silverlight LOB Applikationsintegration (SAP) Global Migration & Rollout Management Unified Communications System Center Solutions Core Infrastructure Optimization & Virtualization Identity & Access Management Data Center Management (inkl. Audits, ITIL)

5 Auszug der Kundenliste Pharmaceutical & Chemicals Financial Services & Insurance Automotive & Manufacturing Telco, Retail, Logistics & Services

6 Das Arbeiten hat sich verändert Viele Arbeitsprozesse waren früher einfacher: Post 2x am Tag Briefe wurden per Hand oder mit Schreibmaschine geschrieben Hauspost verteilt Korrespondenz Telefon einziges Echtzeit-Medium Mitarbeiter hatten ihre festen Arbeitsplätze

7 Das Arbeiten hat sich verändert Die tägliche Informationsflut verändert das Arbeiten Mailverkehr im Sekundentakt Telefonie am Arbeitsplatz und Unterwegs Aufgaben über alle Kanäle Kundenanfragen über Web, Telefon, Chat Informationen an unterschiedlichen Stellen Auffinden von Informationen schwer Zugriff auf Informationen nicht einheitlich Mitarbeiter mobil

8 Die Reisekosten meines Teams/Abteilung steigen und steigen. Die Telefonkosten meines Teams/Abteilung steigen und steigen. Brüche in der Kommunikation und Prozessen erschweren die Arbeit unsere Leute. Meine Mitarbeiter verlieren zu viel Zeit, um an notwendige Informationen zu gelangen. Unsere Mitarbeiter benutzen public instant messaging Tools, um schnell zu kommunizieren. Meine Mitarbeiter sind mobil ABER unsere Kommunikationsmitteln sind es nicht. Meine Mitarbeiter beschweren sich über zu kleine Mailboxen. Der Einsatz einer global verfügbare integrierten Kommunikationsplattform (UC) wird zwingend notwendig.

9 Technische Herausforderungen Viele Anwendungen unterstützen nur Teilprozesse und produzieren eigene Informationsinseln: Mailclient = + Kalender + Kontakte Textverarbeitung = Dokumente CRM, SAP, etc. = strukturierte Daten Telefon = Gespräche Konferenzsysteme = Sprache und Bild Fax = Dokumente (Papierform) Ablage = Dokumente (Papierform/Filesystem)

10 Das Ziel: effektive Informationsverwaltung Strukturieren und Organisieren der Informationsflut Relevante Informationen sind zum richtigen Zeitpunkt erreichbar Informationen sind für alle betreffenden Personen zugreifbar Informationen können sofort weiterverarbeitet werden Was ist dafür zu tun? Barrieren im Informationsfluss entfernen Informationen zielgenau verteilen bzw. schnell auffinden Manuelle Informationsverwaltung automatisieren

11 Unified Communications Systemübergreifendes Arbeiten Unified Communications: Verbinder zwischen den Informationen, Menschen, Systemen, Prozessen

12 Agenda Vorstellung Alegri Arbeiten gestern, heute, morgen Die gute alte Zeit Neue Anforderungen Unified Communications UC in der Praxis Mail CRM als Auftragsverwaltung SharePoint Lync

13 Das lokale Arbeiten Outlook Ein Client für vielzählige Aufgaben: Mailbearbeitung Wiedervorlagen / Erinnerungen Aufgaben Terminplanung Kontakte

14 Beispiel Auftragsbearbeitung Animation in PDF-Version nicht aktiv!

15 Beispiel Weiterleiten Animation in PDF-Version nicht aktiv!

16 Systemübergreifendes Arbeiten Outlook CRM-Integration Nachverfolgung Aufgaben und CRM Kontakte Verknüpfungen

17 Systemübergreifendes Arbeiten Outlook CRM-Integration Direkter Zugriff auf CRM Drag and Drop Kein Wechsel der Applikation

18 Systemübergreifendes Arbeiten Outlook CRM-Integration

19 CRM XRM Kundenverwaltung / Auftragsverwaltung und mehr Kunden Kontakte Vorgänge / Aufträge Aufgaben Automatisierung Kundennummer / Vorgangsnummer Kopplung von Drittsystemen (SharePoint, SAP, ) Verbindungen von N:M-Beziehungen

20 CRM Kundendaten Animation in PDF-Version nicht aktiv!

21 CRM Verkaufschance anlegen Animation in PDF-Version nicht aktiv!

22 CRM Projektportal anlegen Animation in PDF-Version nicht aktiv!

23 CRM Projektportal öffnen Animation in PDF-Version nicht aktiv!

24 Funktionsbereiche von SharePoint Server-basierte Excelsheets und Datenvisualisierung, Report Center, BI Webparts, KPIs und Dashboards Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, -Integration, Project Management lite, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Business Intelligence Zusammenarbeit Client und Web Formulare und Workflow, LOB Aktionen, Pluggable SingleSignOn Geschäftsformulare Plattform Services Arbeitsbereiche, Management, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model Portal Enterprise Portal Vorlage, Website- Verzeichnis, MySites, Social Networking Integriertes Dokumentenmanagement, Records Management und Web Content Management mit Policies und Workflow Content Management Suche Enterprise-Skalierbarkeit, Kontextuelle Relevanz, Umfassende Personen und Geschäftsdaten-Suche

25 Systemübergreifendes Arbeiten Outlook-SharePoint-Integration: Produkt: Harmon.ie Zugriff auf SharePoint-Daten Mailversand / Linkversand aus SharePoint Bearbeitung der Metadaten ohne Verlassen des Clients Schneller Zugriff auf unterschiedliche Sites

26 Projektsite hinzufügen Animation in PDF-Version nicht aktiv!

27 Mail hinzufügen Animation in PDF-Version nicht aktiv!

28 Dokumente hinzufügen Animation in PDF-Version nicht aktiv!

29 Bearbeiten und Weiterleiten Animation in PDF-Version nicht aktiv!

30 Dokumente im Portal Animation in PDF-Version nicht aktiv!

31 SharePoint Workspace Lokale Synchronisation

32 .. Und da war noch Lync das Universal-Tool: Instant Messaging / Chat Präsenzinformationen Telefonie Direkter Anruf aus Outlook und Applikationen Freigabe des Desktops Initiieren von Online-Meetings Umfassende Unterstützung aller Microsoft Produkte

33 Agenda Vorstellung Alegri Arbeiten gestern, heute, morgen Die gute alte Zeit Neue Anforderungen Unified Communications UC in der Praxis Mail CRM als Auftragsverwaltung SharePoint Lync

34 Das Ziel: effektive Informationsverwaltung Strukturieren und Organisieren der Informationsflut Relevante Informationen sind zum richtigen Zeitpunkt erreichbar Informationen sind für alle betreffenden Personen zugreifbar Informationen können sofort weiterverarbeitet werden Was wurde hierfür getan? Barrieren im Informationsfluss entfernt Informationen zielgenau verteilt bzw. schnell auffindbar gemacht Manuelle Informationsverwaltung automatisiert

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Weitere Informationen erhalten Sie unter Thomas Anschütz, Managing Consultant - Panagiotis Pilis, Consultant Alegri International Group 2011

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