Die MindManager-Methode

Transkript

1 Die MindManager-Methode Die Mindjet MindManager-Lösung Wie kann man mit dem MindManager arbeiten? Die Methode an sich: Alles beruht beim MindManager auf der Mindmapping-Methode. Das zentrale Thema steht in der Mitte, darum gliedern sich die Zweige und darunter die Unterzweige. So kann man jeder Art von: Informationen Daten Aufgaben Ideen zu einem Projekt oder einer Aufgabe oder einem Wissensgebiet anordnen und strukturieren. Was ist der tiefere Sinn davon? Das Ziel ist, Informationen zu visualisieren, also die interaktive Darstellung von nicht numerischen Daten. Es geht im Besonderen darum, Text bzw. Business-Infos zu visualisieren, um das Verständnis für die Infos zu optimieren, um Denkprozesse zu strukturieren, um in Meetings und in Projekten alleine oder gemeinsam an Projekten zu arbeiten Meetingzeiten zu verkürzen und Entscheidungen schneller herbeizuführen und Infos und Zusammenhänge klar und deutlich darzustellen Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Die Mindjet MindManager-Lösung 1 Überblick über die 4 Einsatzbereiche des MindManagers 3 01 Grundlagen Erzeugen von Zweigen und Unterzweigen 4 Brainstorm-Modus und Timer 5 02 Organisieren und Fokussieren 02.1 Symbole / Icons aus Markierungsliste hinzufügen 7 häufig benutzte Symbole in Markierungsliste aufnehmen 8 aus der Bibliothek Bilder in einen Zweig einfügen 13 Export einer Map nach MS Word Planen von Projekten und Prozessen mit Hilfe des Aufgabenbereichs Aufgabeninfos hinzufügen weiter Map-Infos eingeben 19 Filtern von Aufgaben-Infos externe Infos einbinden Einfügen von Hyperlinks (Strg + K) und Dateianhängen 21 Einfügen von Text (Zweig) Notizen 22 Verschiedene Zweiganordnungen (Standard-Map, Baum, Organigramm) 23 Verschiedene Ansichten (Gantt, Gliederung) 25 Gantt-Ansicht an Vorgang anpassen Arbeiten mit den Aufgaben-Infos 27 Aufgaben aufrollen 27 Ressourcen zuteilen 27 Aufgaben-Anordnungen (Abhängigkeitsbeziehungen) Einfärben von einzelnen Zweigen 30 Ressourcen verwalten 31 überausgelastete Ressourcen 32 Nicht ausgelastete Ressourcen gefährdete Aufgaben/Vorgänge einfärben Informationen im Kontext: effektives Info-Management Einfügen von Excel-Daten Benutzerdefinierte Zweigeingenschaften Zweigeigenschaften Zusammenarbeit mit MS Outlook (wahlweise Lotus Notes) Verbindungen ausblenden verknüpfte Multi-Maps erstellen Kalkulation mit MindManager mit Autocalk Beispiele außergewöhnlicher Maps One-Page Methode 44 Seite 2

3 Überblick über die 4 Einsatzbereiche des MindManagers: 01 neue Ideen generieren mit dem Brainstormmodus 02 Organisieren, Strukturieren, Fokussieren und Visualisieren 03 Planen von Prozessen und Projekten 04 Informationen im Kontext: effektives Info-Management Seite 3

4 01 Grundlagen Erzeugen von Zeigen und Unterzweigen mit der Tastatur Hinzufügen von Teilvorgängen / Teilaufgaben durch die Taste Einfügen auf Ihrer Tastatur. Einfügen erzeugt Zweige auf der nächsten Unterebene, während Enter Zweige auf der gleichen Ebene erstellt werden. mit der Maus: I. hier auf + klicken erzeugt einen Unterzweig, II. hier auf + klicken erzeugt einen Zweig auf gleiche Ebene Seite 4

5 Brainstorm-Modus in einer leeren Map: recht im Aufgabenbereich im Brainstaormmodus können Sie sich durch veerschieden Methoden in die Stimmung versetzen, um neuen Ideen zu erdenlen. Dann auf Ideen eingeben drücken und Idee eingeben und mit enter abschließen. Es besteht auch die Möglichkeit, der neuen Idee gleich eine Text-Notiz hinzuzufügen! Seite 5

6 Timer Seite 6

7 02 Organisieren und Fokussieren Wenn Sie die Ideen bzw. die Inhalte in Ihrer map auf den Zweigen gesammelt haben, könnten Sie durch Hinzufügen von Zusatzinformationen den (visuellen) Aussagewert der Businessmap wesentlich erhöhen. Folgende Möglichkeiten bietet Ihnen der MindManager: Symbole / Icons hinzufügen, Zweigverbinungen hinzufügen, Veränderte Darstellung der Zweiganordnung (auch als Organigramm und Baum = hierachische Liste) Tags hinzufügen, Farben und Umrandungen, Kammer zur horiziontalen Gestaltung der Map (Prozess) Zweig-Nummerierungen 02.1 Symbole / Icons aus Markierungsliste hinzufügen Seite 7

8 02.2 weitere Symbole / Icons aus der Bibliothek hinzufügen 02.3 häufig benötigte Symbole/Icons in die Markierungsliste aufnehmen Seite 8

9 Seite 9

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11 Neue Markierungsliste als Standard-Markierungsliste allen weiteren Maps auch ur Verfügung stellen Seite 11

12 Seite 12

13 in der Bibliothek nach Bildern suchen Aufgabenbereich Seite 13

14 Hinzufügen von Bildern aus der Bibliothek (aus Aufgabenbereich / Bibliothek ) und zu den eigene Favoriten hinzufügen. Bild in Zweig einfügen Seite 14

15 Export einer Map nach MS Word Word-Export Registerkarte Allgemein Seite 15

16 Word-Export Reg.-Karte Word-Vorlage Word-Export Reg.-Karte Erweitert Seite 16

17 03 Planen von Prozessen und Projekten Der MindManager kann als Instrument genutzt werden, um kleine und mittlere Projekte zu planen, ohne aufwendige Werkzeuge wie bspw. MS Project lernen und nutzen zu müssen. Kleinere und mittlere Projekte, sowie tägliche Aufgaben und Planungen oder komplexe Kundenkontakte oder Events können effektiv mit dem MindManager geplant werden. Sie zeichnen sich durch eine hohe Dynamik aus und sind daher im ständigen Wandel. Es gibt keine existenzielle Notwendigkeit der Abgrenzung der Hauptaufgaben (Sammelvorgänge) und Projektphasen untereinander. Häufig können mehrere Aufgaben parallel laufen. Alles ist ständiger Veränderung und Weiterentwicklung unterworfen und muss angepasst werden. Daher braucht man eine Anwendung, die ebenso dynamisch mit den Infos umgeht! 03.0 IT Projekt planen am Beispiel eines kleinen Projektes mit 3 Phasen (Hardware-Anschaffung, Software-Anschaffung und Projektabschluss): Der Projekt-Strukturplan (PSP) Erstellen mit der Methode Top-down : Zuerst die Oberpunkte (Sammelvorgänge / Hauptaufgaben) auflisten. Zum Hauptthema werden durch die Taste enter auf Ihrer Tastatur die Hauptaufgaben / Sammelvorgänge als neue Zweige hinzugefügt. Eine weitere Vorgehensmethode ist Button-up : Alle Ideen, die in einem Brainstorming entstehen, notieren und dann die Oberpunkte (Sammelvorgänge / Hauptaufgaben) entwickeln. Danach werden die aus dem Brainstorming gesammelten Ideen zu den Oberpunkten zugeordnet (siehe Aufgabenbereich / Brainstorming) Seite 17

18 03.2 IT Projekt PAP 03.2 mit Hilfe des Aufgabenbereichs Aufgabeninfos hinzufügen Lösen eines Zweiges vom Hauptthema: Umschalttaste gedrückt halten. Zweig ist überall frei anordbar Hinzufügen von Aufgabeninfos (siehe Aufgabenbereich / Aufgabeninfos) Priorität Anfangs- und Enddatum Status: x% abgeschlossen Dauer Ressourcen Oder Zweig als Meilenstein definieren (mit 0 Stunden Dauer). Seite 18

19 03.3 IT Projekt PAP 03.3 weiter Map-Infos eingeben Weitere Map-Infos hinzufügen: Zweigverbindung Priorisieren Status Abgeschlossen Seite 19

20 Filtern von Aufgaben-Infos bspw. nach Prioritäten Der Power-Filter Seite 20

21 03.4 IT Projekt PAP 03.4 externe Infos einbinden Einfügen von Hyperlinks (Strg + K) und Dateianhängen Seite 21

22 Einfügen von Text (Zweig) Notizen (Strg + T) Beispiel einer Textnotiz Vorbereitete Checkliste: 1. Anforderungs-Liste 2. Hardwarevoraussetzung 3. Anzahl Plätze (noch fraglich - kann offen bleiben?) 4. Vernetzung Seite 22

23 Verschiedene Zweiganordnungen sind möglich Gewöhnlicherweise sind die Zweige im MindManager als Map angeordnet und werden von rechts oben (1 Uhr) an erzeugt, gelesen und auch (beim Export) ausgelesen. Es gibt unter [Entwurf/Zweiganordnungen] einige weitere Möglichkeiten der Zweigdarstellungen: Standard ist Map Als weitere gibt es: Map Rechts-Ausrichtung Baum Organigramm Alle drei Hauptmöglichkeiten werden an der Beispielsmap Die drei Phasen des Projekts aufgezeigt: Seite 23

24 Dateien: Die drei Phasen des Projekts in der normalen Standard-Map-Darstellung in der Baum-Darstellung in der Organigrammdarstellung Seite 24

25 Verschiedene Ansichten: Gliederungsansicht der Map Organigrammdarstellung mit Gantt-Ansicht: Seite 25

26 Gantt-Ansicht an Vorgang anpassen: Die Tabelle in der Gantt-Ansicht nach Excel kopieren: Seite 26

27 03.9 Arbeiten mit den Aufgaben-Infos: Aufgaben aufrollen : Alle Infos werden auf dem Oberzweig (Sammelvorgang / Hauptaufgabe) zusammengefasst: Startdatum letztes Enddatum Gesamtdauer der Aufgaben Status Ressourcen zuteilen: Seite 27

28 Aufgaben-Anordnungen (Abhängigkeitsbeziehungen): Das Anordnungsverhältnis Falls Aufgaben in einer bestimmten Ablaufbeziehung zueinander stehen, d.h., die eine hängt in der Weise von der anderen ab, dass die andere erst beginnen kann, wenn die erste beendet ist, also erst zeitlich verzögert beginnen kann, kann der MindManager 4 verschiedene Anordnungsverhältnisse (Aufgaben / Vorgangsbeziehung) der Aufgaben-Zweige zueinander erzeugen: Ende-Anfang Anfang-Ende Anfang-Anfang Ende-Ende Markieren Sie die beiden Aufgaben-Zweige, zwischen denen eine Beziehung steht, und wählen Sie im Aufgabenbereich die entsprechende Beziehung aus. Die häufig Sinnvolle ist die Ende-Anfang-Beziehung. Seite 28

29 Aufgaben-Beziehungen und zeitliche Abfolge in der Gantt-Ansicht bearbeiten: (Sie haben die Möglichkeit an mehreren Stellen Veränderungen des Projekt-Ablauf-Plans (PAP) vorzunehmen. Am eindeutigsten ist die Bearbeitung im Bereich Aufgaben-Info.) Die Bearbeitung wird in der Map aktualisiert. Die betroffenen Aufgaben werden so modifiziert, dass Folgeaufgaben sich in der Weise verschieben, dass es zu keinen Terminkollisionen kommt. Alle Aufgaben können zeitlich nacheinander abgearbeitet werden. Seite 29

30 03.14 Einfärben von einzelnen Zweigen: Der Zweig wird in der Gesamtansicht farblich hervorgehoben! Seite 30

31 Ressourcen verwalten: und neue hinzufügen Die Ressourcen stehen dann bei der Zuteilung zu den einzelnen Aufgaben im Bereich Aufgaben- Infos zur Verfügung. Seite 31

32 überausgelastete Ressourcen finden: Nicht ausgelastete Ressourcen finden: Seite 32

33 Nicht ausgelastete Ressourcen sich anzeigen lassen: Klicken Sie auf den Vorgang / Aufgabe im Aufgabenbereich Ressourcen. oder im Menü Ansicht / Bereich Dokumentenansicht /Gantt-Ansicht farblich darstellen lassen (nicht ausgelastete in grün, über-ausgelastete in rot) Seite 33

34 gefährdete Aufgaben/Vorgänge einfärben überfällige = zeitlich in der Vergangenheit liegende färben sich orange ein, gefährdete gelb. Seite 34

35 04 Informationen im Kontext: effektives Info-Management Einfügen von Excel-Daten neuen Zweig für Diagramm einfügen: Seite 35

36 Erstellen einer Tabelle: Seite 36

37 04.02 Einfügen von benutzerdefinierten Zweigeigenschaften Bitte erstellen Sie einen neuen Zweig als Organigramm mit drei Unterzweigen und definieren Sie die benutzerdefinierten Eigenschaften für Ihren Zweig 1 in Form einer individuell erstellten Tabelle. Bspw. zuerst den Name als Text und dann eine neue Eigenschaft, die als Umsatz def. wird. Wählen Sie dazu Zahl als Eigenschaft. Schließen Sie die Zweigeingenschaften und kopieren Sie die Zwiegeigenschaft vom Zwieg 1 auch auf die beiden anderen Zwiege (bspw. durch rüberziiehen). Seite 37

38 Fügen Sie nun Werte zu der Zwiegeigenschaft Umsatz. Wie Sie mit dem MindManager Kalkulationen erstellen können, sehen Sie auf Seite 43 Seite 38

39 04.03 Zusammenarbeit mit MS Outlook (wahlweise Lotus Notes) alle Aufgaben-Infos auf einmal löschen Seite 39

40 04.05 Verbindungen ausblenden Seite 40

41 04.06 verknüpfte Multi-Maps erstellen: Seite 41

42 Seite 42

43 04.07 Kalkulation mit MindManager mit Autocalk Aufsummierung von vordefinierten Werten im übergeordneten Zweig (siehe auch Zweigeigenschaften auf Seite 37). Seite 43

44 05 Beispiele außergewöhnlicher Maps: One-Page Methode von Dag. Herzog ( 30 Minuten für die One-Page-Methode (Broschiert) von Dagmar Herzog (Autor) Seite 44