Import-Kontaktdt.docx/Seite 1(5) 1500-Outlook2010-Import von Kontaktdaten

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1 Import-Kontaktdt.docx/Seite 1(5) 1500-Outlook2010-Import von Kontaktdaten Datenimport am Beispiel einer Kontaktdatendatei vonexcel2010 Outlook2010 Der Datenaustausch innerhalb der Office-Elemente ist bereits recht komfortabel gelöst. So lassen sich beispielsweise zwischen Excel und Access Tabellen ohne großen Einstellungsaufwand austauschen, ebenso wie die Nutzung von Excel- oder Accesstabellen in Word etwa zum Zwecke der Serienbrieferstellung. Ebenso Fremdformate (txt, csv ) stellen auch in ihren unterschiedlichen Codierausprägungen keine Hürde dar. Etwas mehr Mühe bereitet der Austausch von in Fremdformaten vorliegenden Formaten nach Outlook2010. Die Schrittreihenfolge soll nachstehend am Beispiel einer Kontaktdatentabelle von Excel2010 Outlook2010 erläutert werden. Die Lösung erfolgt hier über einecsv-textdatei (CSV= Comma Separated Values). + anschliessender Zuordnung der CSV-Feldnamen Outlook-Kontakte-Feldnamen(Schritt 3g) 1. Schritt: Export aus dem Excel2010-Format in ein CSV-Textformat Quelldatei: Beispieldatei im Excel2010-Format:outlook-kontaktdaten.xlsx Zieldatei: CSV-Format; Abgrenzung des Kopfsatzes und der Datensatzfelder der folgenden Datensätze durch Trennzeichen(zunächst Semikolon später Komma ) Codierung: Windows-Ansi a) Öffnen der Excel-Quelldatei ( b) Speichern unter CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) (aus Excel heraus erfolgt die Trennung mit dem Trennzeichen;=Semikolon) outlook-kontaktdaten.csv Ergebnis des Dateiexports aus Excel (Trennzeichen: ;) 2. Schritt: Ersetzen des Trennzeichens ; durch das Trennzeichen,(Komma) Der Import einer CSV-Textdatei in Outlook2010 erfordert das Trennzeichen,(Komma), um in die Kategorie Kontakte übertragen werden zu können. a) Öffnen der Textdatei outlook-kontaktdaten.csv mit einem Standardeditor + Austausch des Trennzeichens ; durch das Trennzeichen, (über die Suchen/Ersetzen Funktion) Ergebnis von Suchen/Ersetzen (Trennzeichen:,)

2 Import-Kontaktdt.docx/Seite 2(5) 3. Schritt: Export aus dem Excel2010-Format in ein CSV-Textformat a) Bei Bedarf zunächst einen neuen Kontaktordner anlegen: Kategorie Kontakte einstellen Im Navigationsbereich Maus auf Kontakte Rechte Maustaste Neuer Ordner Benamen: 1500-Kontakte-import (noch keine Eintragungen vorhanden) b) Datei Öffnen/Importieren Aus anderen Programmen oder Dateien importieren c) Kommagetrennte Werte (Windows) d) Importdatei mit Trennzeichen Komma auswählen

3 Import-Kontaktdt.docx/Seite 3(5) e) Zielordner für die Kontaktadressen wählen: WEITER f) Klick vor die ausgewählte Datei, damit hierzu diefelderzuordnungerfolgen kann g) Dann Klick auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen Erläuterung Folgeseite

4 Import-Kontaktdt.docx/Seite 4(5) Kontakte-Ordner mit starren Vorgaben bei Feldanzahl + Feldbenamung Die Feldbezeichnungen des Kategorieordners Kontakte sind in Outlook2010 grundsätzlich vorgegeben und insofern nicht änderbar. Die Gründe für diese starren Vorgaben liegen offensichtlich in der Outlook-weiten Verwendung dieser grundlegenden Informationen. Würde sonst jemand z.b. zusätzliche Felder anlegen, entstünde ein programmiertechnisches internes Problem der weiteren Verwendungsweise dieser Zusatzfelder Outlook-weit an anderen Stellen. Daher geht der Hersteller beim Import in Outlook einen anderen Weg, als beim Datenaustausch zwischen den weiter oben erwähnten anderen Officeprodukten: Die Feldbezeichnungen der Importdatei ist den starren Vorgabefeldern des Kontakteordners anzupassen. Daher sind die Benutzerdefinierten Felder zuzuordnen (i.w. manuell). Die Zuordnung der Felder erfolgt dabei durch Ziehen eines Feldes aus der Importdatei (linkes Fenster) auf ein Feld der Kontakteliste (rechtes Fenster). Die Vorangestellten + -Zeichen in der Kontakteliste ermöglichen mittels Klick die Anzeige von weiteren Unterfeldern zu diesem Bezug. z.b. öffnet ein dortiger Klick auf das + -Zeichen vor Name u.a. die Felder Vorname und Nachname. Sodann kann die Zuordnung erfolgen.

5 Import-Kontaktdt.docx/Seite 5(5) Beispiel einer Felderzuordnung für die Felder unserer Beispieldatei: outlook-kontaktdaten.csv: anschliessend auf OK und Fertig stellen die Kontakte werden automatisch eingetragen und sind z.b. über die Visitenkarten sichtbar: