Avaya T3 Telefone angeschlossen an Integral 5 Konferenzraum einrichten und nutzen Ergänzung zum Benutzerhandbuch

Transkript

1 Avaya T3 Telefone angeschlossen an Integral 5 Konferenzraum enrchten und nutzen Ergänzung zum Benutzerhandbuch Ausgabe 1 Integral 5 Software Release 2.6 September 2009

2 Konferenzraum nutzen Konferenzraum nutzen Ihr System stellt Ihnen enen vrtuellen Konferenzraum beret. Alle Konferenztelnehmer, de sch n desen Raum engewählt haben, snd mtenander verbunden. Je nach Ausbau Ihres Systems können sch bs zu 9 nterne und externe Telnehmer n desen Konferenzraum enwählen. De Enwahl n den Konferenzraum st mt Zugangs-PINs oder der "Standard-PIN" (während ncht reserverter Zeten) geschützt. Inhalt Enwählen n den Konferenzraum ( S. 3) Konferenzen modereren ( S. 4) Sprechermodus aktveren oder Sprecher wechseln ( S. 4) Sprechermodus beenden ( S. 4) Telnehmer stumm schalten oder herausschalten ( S. 4) Konferenzraum enmalg reserveren ( S. 6) Konferenzraum reserveren mt Mehrfachtermn ( S. 7) Konferenzraum reserveren für andere ( S. 3) Reserverung löschen ( S. 9) Konferenzraum enrchten ( S. 10) Konferenzraum - Reserverberechtgung freschalten* ( S. 10) Konferenzraum - Zugangs-PIN ändern ( S. 11) Konferenzraum - Standard-Zugang freschalten* ( S. 12) Konferenzraum - Standard-PIN ändern* ( S. 13) Hnwes Sehr komfortabel können Se den Konferenzraum über Ihren PC enrchten und bedenen, wenn Se das Avaya Integral Customer Tool ICT nutzen. 2 Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch

3 Enwählen n den Konferenzraum Enwählen n den Konferenzraum Von jedem nternen oder externen Telefon aus st de Enwahl n den Konferenzraum möglch. Der Konferenzraum muss normalerwese vorher für de Zetspanne der Konferenz reservert worden sen. Rufnummer des Konferenzraums vom nternen oder externen Telefon aus wählen, z. B Wählton abwarten. Zugangs-PIN engeben, z. B Alle Konferenztelnehmer hören enen kurzen Aufmerksamketston. Se snd n de Konferenz aufgenommen. Hnwes De Rufnummer des Konferenzraumes erfahren Se von Ihrem Systembetreuer. Konferenz verlassen: Auflegen. Konferenzende: Wenn drekt nach Ihrer Konferenz der Konferenzraum weder reservert st (15 Mnuten später), werden Se auf das nahende Konferenzende mt Aufmerksamketstönen hngewesen. 10 Mnuten vor Begnn der nachfolgenden Konferenz erfolgt ene Zwangstrennung. Enen ncht reserverten Konferenzraum können Se jederzet mt der "Standard- PIN" ( S. 12) nutzen, wenn dese von Ihrem Systembetreuer fregeschaltet st. Solange sch en Telnehmer allen n dem Konferenzraum befndet, hört er ene Wartemelode. Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch 3

4 Konferenzen modereren (neu mt Integral 5 R2.6) Konferenzen modereren (neu mt Integral 5 R2.6) Während ener Konferenz hat derjenge Telnehmer besondere Moderatorenrechte, der den Konferenzraum reservert hat. Der Moderator kann enen Telnehmer zum allengen Sprecher bestmmen und den Rest stumm schalten (Sprechermodus), enen Telnehmer gezelt stumm schalten oder ene Stummschaltung aufheben, enen Telnehmer ganz aus dem Konferenzgespräch herausschalten. In enem ncht reserverten Konferenzraum haben alle Konferenztelnehmer Moderatorenrechte. Das Telefon jedes Moderators zegt ene Lste mt den Namen oder Rufnummern aller Konferenztelnehmer. Dabe st en Telnehmer gekennzechnet mt (M), wenn er stumm (Mute) geschaltet st, mt (S), wenn er der Sprecher m Sprechermodus st. Sprechermodus aktveren oder Sprecher wechseln zum vorgesehenen Sprecher blättern. zum Menüpunkt Sprecher blättern. Der neue Sprecher erschent an oberster Stelle der Konferenztelnehmerlste. Er st mt enem (S) gekennzechnet. Alle anderen Konferenztelnehmer snd stumm geschaltet und mt enem (M) gekennzechnet. Sprechermodus beenden aktuellen Sprecher auswählen. zum Menüpunkt Sprechermodus beenden blättern. Alle Konferenztelnehmer können weder glechzetg mtenander sprechen. Telnehmer stumm schalten gewünschten Telnehmer markeren. zum Menüpunkt Stumm blättern. Der Telnehmer st stumm geschaltet. 4 Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch

5 Konferenzen modereren (neu mt Integral 5 R2.6) Telnehmer aus der Konferenz herausschalten gewünschten Telnehmer markeren. zum Menüpunkt Trennen blättern. Der Telnehmer st ganz aus der Konferenz herausgeschaltet. Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch 5

6 Konferenzraum reserveren (Enmalger Termn) Konferenzraum reserveren (Enmalger Termn) Se können sch den Konferenzraum für ene gewünschte Zetspanne reserveren. Funktonstaste "Menü" drücken. gegebenenfalls zum Menüpunkt egene Konferenz blättern. gegebenenfalls zum Menüpunkt neuer Entrag blättern. Es erschent ene Lste mt den nächsten 90 Tagen. zum gewünschten Tag, z. B blättern. zur gewünschten Startzet, z. B. 9:00 blättern. Neben der Startzet erschent en Strch als Markerung. zur gewünschten Endzet, z. B. 9:45 blättern. De geplante Zetspanne st mt enem senkrechten Strch markert. Enstellung übernehmen. Der Konferenztermn st reservert. Telen Se nun allen Konferenztelnehmern den Termn, de Rufnummer des Konferenzraumes und Ihre Zugangs-PIN mt. Hnwes Berets belegte Termne snd mt enem Kreuz markert. Se können ncht mehr reservert werden. Reserverungen können nur m vorengestellten 15-Mnuten-Raster erfolgen. Zwschen zwe Reserverungen legt ene Zetspanne von mndestens 15 Mnuten. Se müssen de Berechtgung haben, enen Konferenzraum zu reserveren. De default Zugangs-PIN ( S. 11) müssen Se aktvert oder geändert haben. 6 Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch

7 Konferenzraum reserveren (Mehrfachtermn) Konferenzraum reserveren (Mehrfachtermn) Se können den Konferenzraum auch für wederkehrende Termne reserveren. Das kann z. B. de wöchentlche Gruppenbesprechung am Fretag, um 9:00 Uhr, sen. Funktonstaste "Menü" drücken. gegebenenfalls zum Menüpunkt egene Konferenz blättern. gegebenenfalls zum Menüpunkt neuer Entrag blättern. zum Menüpunkt Mehrfachtermn blättern. zum gewünschten Wochentag, z. B. Fretag blättern. zur gewünschten Startzet, z. B. 9:00 blättern. Neben der Startzet erschent en Strch als Markerung. zur gewünschten Endzet, z. B. 9:45 blättern. De geplante Zetspanne st mt enem senkrechten Strch markert. Enstellung übernehmen. Der Konferenztermn st für jeden Fretag reservert. Telen Se nun allen Konferenztelnehmern den Termn, de Rufnummer des Konferenzraumes und Ihre Zugangs-PIN mt. Hnwes Berets belegte Termne snd mt enem Kreuz markert. Se können ncht mehr reservert werden. Reserverungen können nur m vorengestellten 15-Mnuten-Raster erfolgen. Zwschen zwe Reserverungen legt ene Zetspanne von mndestens 15 Mnuten. Se müssen de Berechtgung haben, enen Konferenzraum zu reserveren. De default Zugangs-PIN ( S. 11) müssen Se aktvert oder geändert haben. Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch 7

8 Konferenzraum für andere reserveren Konferenzraum für andere reserveren Wenn Se de Berechtgung haben, können Se enen Konferenzraum auch für andere reserveren. De Enwahl n den Konferenzraum st dann mt der Zugangs- PIN desjengen geschützt, für den Se de Konferenz engerchtet haben. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Konferenz für andere blättern. zum Menüpunkt neuer Entrag blättern. Es erschent ene Lste mt den nächsten 90 Tagen. gewünschten Tag, z. B blättern. zur gewünschten Startzet, z. B. 9:00 blättern. Neben der Startzet erschent en Strch als Markerung. zur gewünschten Endzet, z. B. 9:45 blättern. De geplante Zetspanne st mt enem senkrechten Strch markert. Enstellung übernehmen. Der Konferenztermn st reservert. Alle Konferenztelnehmer müssen nun noch den Termn, de Rufnummer des Konferenzraumes und sene Zugangs-PIN mtgetelt bekommen. Hnwes Berets belegte Termne snd mt enem Kreuz markert. Se können ncht mehr reservert werden. Mehrfachtermn: Nachdem Se Konferenz für andere ausgewählt haben, erfolgt de Reserverung genauso, we wenn Se enen Mehrfachtermn für sch reserveren. Es werden stets alle Reserverungen des Konferenzraumes mt den jewelgen Zugangs-PINs angezegt. 8 Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch

9 Reserverungen überprüfen und löschen Reserverungen überprüfen und löschen Reserverungen können jederzet überprüft und auch gelöscht werden. Funktonstaste "Menü" drücken. gegebenenfalls Menüpunkt egene Konferenz bestätgen. Es wrd ene Lste mt allen Reserverungen angezegt. Jeder Entrag zegt de reserverte Zetspanne, für wen de Reserverung erfolgt st und gegebenenfalls de Zugangs-PIN. gegebenenfalls zur Reserverung blättern, de Se löschen wollen, z. B. Fr 9:00-9: Reserverung löschen. Hnwes Se können nur egene Reserverungen löschen. Abgelaufene Reserverungen werden am nächsten Tag automatsch aus der Lste gelöscht. De Zugangs-PIN (Zahl ganz rechts m Dsplay) wrd nur demjengen angezegt, der de Berechtgung hat, den Konferenzraum für andere zu reserveren. Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch 9

10 Konferenzraum enrchten* Konferenzraum enrchten* Der Konferenzraum kann nur von berechtgten Telnehmer reservert werden. De Zugangs-PIN kann jeder deser Telnehmer selbst ändern. Für den Konferenzraum kann auch ene Standard-PIN engerchtet werden. Damt kann sch jeder n den Konferenzraum enwählen, sofern deser ncht reservert wurde. Konferenzraum - Reserverberechtgung freschalten* Se können enzelnen Telnehmern de Möglchket geben, den Konferenzraum zu reserveren. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern. zum Menüpunkt Applkatonen blättern. n der Zele Berechtgung für... de Rufnummer des Telnehmers engeben, für den Se de Reserverberechtgung freschalten möchten. Es wrd Ihnen de Zugangs-PIN angezegt und ob der Telnehmer den Konferenzraum reserveren darf, z. B. PIN: 0000 Inaktv. zum Menüpunkt aktveren blättern. Der Telnehmer kann jetzt den Konferenzraum mt der engestellten Zugangs-PIN reserveren. Hnwes Se müssen berechtgt sen, Reserverberechtgungen enrchten zu dürfen. 10 Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch

11 Konferenzraum - Zugangs-PIN ändern Konferenzraum - Zugangs-PIN ändern Se können Ihre Zugangs-PIN zum Konferenzraum jederzet ändern. De geänderte Zugangs-PIN glt sofort, auch für vorher reserverte und noch offene Konferenzen. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern. zum Menüpunkt Applkatonen blättern. zum Menüpunkt PIN: 0000 blättern. neue Zugangs-PIN 4-stellg engeben, z. B De Zugangs-PIN st geändert. Hnwes Verschedene Konferenzen können deselbe Zugangs-PIN haben. Wenn Se de Berechtgung haben, können Se auch de Zugangs-PIN von anderen Telnehmern ändern. Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch 11

12 Konferenzraum - Standard-Zugang freschalten* Konferenzraum - Standard-Zugang freschalten* Mt ener Standard-PIN kann der Konferenzraum n den Zeten genutzt werden, n denen er ncht reservert st. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern. zum Menüpunkt Applkatonen blättern. Standard-PIN bestätgen. Es wrd Ihnen angezegt, dass de Standard-PIN ncht genutzt werden kann, z. B. PIN: 0000 Inaktv. zum Menüpunkt Aktveren blättern. Der Zugang zum Konferenzraum st jetzt mt der Standard-PIN möglch. Hnwes Zugang zum Konferenzraum mt der Standard-PIN verhndern: Im Menü "Berechtgung für..." den Menüpunkt deaktveren auswählen und mt Taste OK bestätgen. 12 Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch

13 Konferenzraum - Standard-PIN ändern* Konferenzraum - Standard-PIN ändern* De Standard-PIN für den Zugang zum Konferenzraum können Se ändern. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern. zum Menüpunkt Applkatonen blättern. Standard-PIN bestätgen. zum Menüpunkt PIN: 0000 Inaktv blättern. neue Standard-PIN 4-stellg engeben, z. B De Standard-PIN st geändert und kann genutzt werden. Avaya T3 Telefone - Ergänzung zum Benutzerhandbuch 13