work. Praxisberichte aus dem Netz- und Betriebsmanagement. OPTIMUS goes Future Erleben Sie die OPTIMUS-Version 5 im brandneuen Design.

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1 work Asset- und Work-Management- Lösungen von Mettenmeier OPTIMUS goes Future Erleben Sie die OPTIMUS-Version 5 im brandneuen Design. OPTIMUS goes Smart Effizient unterwegs mit den OPTIMUS-Apps für Smartphones und Tablet-PCs. Praxisberichte aus dem Netz- und Betriebsmanagement

2 2 Inhaltsverzeichnis Impressum Praxisberichte ab Seite 05 Herausgeber Mettenmeier GmbH, Klingenderstraße 10-14, Paderborn in Zusammenarbeit mit der Conges Consulting GmbH, St. Wendel Redaktion Ingo Rameil, Tel.: , Redaktionelle Mitarbeit Dirk Weidemann, Frank Vollmann Art Direction Christina Bechara Druck d-druck GmbH, Paderborn Auflage Copyright 2013 Mettenmeier GmbH Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Mettenmeier GmbH. Haftung für die Richtigkeit der Veröffentlichungen kann trotz sorgfältiger Prüfung durch die Redaktion nicht übernommen werden Editorial Bereit für mehr Effizienz im Netzbetrieb OPTIMUS goes Future die Version 5 im Überblick Seit 10 Jahren im Einsatz Die Stadtwerke Jülich nutzen die Flexibilität von OPTIMUS und profitieren sowohl von Standardfunktionen als auch von individuellen Lösungen. OPTIMUS im Netzbetrieb der NEW Die NEW Netz GmbH konnte in der technischen Instandhaltung und im Stördatenmanagement eine deutliche Reduzierung bisheriger Insellösungen erreichen. Aus der Praxis für die Praxis Die WVW aus St. Wendel hat als früher Kunde und Ideengeber einen großen Anteil an der stringenten Praxisorientierung von OPTIMUS. OPTIMUS im Kanal- und Wassernetzbetrieb Die Linz AG implementiert das Betriebsführungssystem OPTIMUS und verfolgt dabei weitreichende Integrationsaufgaben von GIS bis hin zu SAP. Interview: Stadtwerke schaffen Transparenz Einer der ersten Anwender von OPTIMUS waren die Stadtwerke Saarlouis. Geschäftsführer Dr. Ralf Levacher spricht über Erreichbares und Erreichtes. Altsystem durch OPTIMUS ersetzt Die evo Energie-Netz GmbH aus Oberhausen nutzt über 10 Jahre Erfahrung in der systemgestützten Arbeitsvorbereitung und gibt Impulse für OPTIMUS. Die Anwender haben entschieden Die Stadtwerke Merzig haben mit OPTIMUS die technischen Prozesse im Griff und unterstützen die kaufmännischen Abläufe in Verbindung mit Neutrasoft. Integriertes Netz- und Betriebsmanagement Ein zentrales Auftragsmanagement organisiert bei EWV und regionetz mit Hilfe von OPTIMUS die Prozesse und schafft Transparenz auf allen Ebenen. Traumduo OPTIMUS und Wilken Durch enge Systemanbindung mit der ERP-Software erzielen die Neustadtwerke Synergien und schließen eine Lücke im technischen Betriebsmanagement. Neu mit dabei EW Bautzen GmbH und Bad Honnef AG OPTIMUS Smart Effizient unterwegs mit den OPTIMUS-Apps

3 Editorial 3 Bereit für mehr Effizienz im Netzbetrieb Die Betreiber von Netzen in der Energie- und Wasserwirtschaft stehen heute vor zahlreichen technischen und organisatorischen Herausforderungen. Gleichzeitig sollen vielerorts die Kosten der operativen Arbeiten gesenkt werden, vor allem bei den Unterhaltungs- und Investitionsmaßnahmen im Netz. Um diese Prozesse wirksam zu unterstützen, vertrauen viele Unternehmen auf die Netz- und Betriebsmanagementsoftware OPTIMUS. Das System wurde in den vergangenen 12 Jahren in enger Kooperation mit der Praxis entwickelt als bewährte Lösung für Effizienz rund um den Personal- und Materialeinsatz und für zusätzliche Datenqualität und -transparenz im Unternehmen. Lesen Sie in dieser Veröffentlichung, wie OPTIMUS die Prozesse im Netzbetrieb unterstützen und optimieren kann. OPTIMUS bildet die Basis für strukturierte Betriebsmittelinformationen. Wir nutzen dabei Kunden- und Auftragsdaten aus dem kaufmännischen System (ERP) und Netzdaten aus dem GIS. Diese verbinden wir mit Bildern, Checklisten, Befund- und Zustandsdaten sowie technischen Dokumenten und erhalten so eine integrierte Sicht auf das Netz. Damit können die Prozesse Planung/Projektierung, Bau, Wartung/Instandhaltung, Entstörung, Controlling, Berichtswesen und Analysen zielgerichtet unterstützt werden. Mit OPTIMUS Smart werden die Informationen mobil und stehen als schlanke Smartphone- oder Tablet-Lösung auch den Mitarbeitern im Netz zur Verfügung. Die Steuerung der Prozesse erfolgt auf Basis der aktuellen Informationen zu Ihren Betriebsmitteln. Diese können in Abhängigkeit von der Bedeutung für das Netz und dem jeweiligen Zustand bewertet und priorisiert werden. Konkrete und objektivierte Investitions- und Instandhaltungsentscheidungen lassen sich ableiten. OPTIMUS wird entwickelt von der Conges Consulting GmbH als gemeinsames Tochterunternehmen der Mettenmeier GmbH aus Paderborn und der WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbH. v. l.: Dirk Weidemann (Geschäftsführer Conges/Prokurist Mettenmeier), Frank Vollmann (Geschäftsführer Conges), Dr. Joachim Meier (Geschäftsführer WVW/Geschäftsführer Conges), Christoph Dörr (Prokurist Conges), Guido Becker (Prokurist WVW) und Ulrich Mettenmeier (Geschäftsführer Mettenmeier). Verfügbare Daten in vorhandenen Systemen, wie ERP, GIS, SCADA oder individuelle Listen/Datenbanken, können integrativ genutzt werden. Die Offenheit des grundlegenden Systemkonzepts belegen die vielfach realisierten Kopplungen u. a. zu den ERP-Systemen SAP, Wilken oder Schleupen wie auch zu verschiedenen GI- Systemen (z. B. Smallworld GIS, ArcFM UT, GIS Mobil oder Location Viewer). Die Berücksichtigung der relevanten Normen und Richtlinien von DVGW und VDE/FNN ist dabei ebenso selbstverständlich wie die Verfügbarkeit von Analysen und Berichten für das interne und externe Reporting. Mit dem verfügbaren Stadtwerke- Template gelingt der schnelle Start in die produktive Nutzung des Systems. In dieses Paket sind Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten eingeflossen und stehen nun für einen effizienten und vorkonfigurierten Start zur Verfügung. Selbstverständlich können auf dieser Basis zusätzliche kundenindividuelle Anforderungen ohne Probleme realisiert werden. Mit OPTIMUS steht ein Werkzeug auch zur Unterstützung Ihrer Wirtschaftsplanung zur Verfügung: Auf Basis der individuellen Budget- bzw. Kostenstruktur aus dem ERP-System wird die Wirtschaftsplanung im Bereich der Investitionen (CAPEX) als auch im laufenden Aufwand (OPEX) durchgängig unterstützt. OPTIMUS steht mittlerweile in der Version 5 als moderne High-End-Lösung für das Betriebsmanagement zur Verfügung. Fokussierte Dashboards zeigen die wesentlichen Informationen (z. B. für die Arbeitsvorbereitung oder auch zur Datenanalyse und -auswertung) und sorgen für einen vollständigen Überblick über das aktuelle Geschehen. Die Orientierung fällt damit leicht! Durch die GIS-Integration profitieren die Fachabteilungen gleichfalls von einer geografischen Sicht auf das Netz. Sind Sie neugierig geworden? Wir wünschen eine informative Lektüre und freuen uns auf den Dialog mit Ihnen! Ihr OPTIMUS-Team

4 4 OPTIMUS im Überblick Daten strukturieren Netz- und Betriebsmittelmanagement Prozesse steuern Workflow- und Office- Integration Einsätze planen Work-Management und Personaleinsatzplanung Controllen Kaufmännische Auswertung und Reporting Netzbetrieb sichern Instandhaltungs- und Störungsmanagement Abrechnen Genehmigen, Kontieren, Buchen, Zeitzuschläge Ressourcen steuern Management von Material und Leistungen Prozesse optimieren Projekt- und Auftragsmangement OPTIMUS Version 5 Modernes und leichtes Bedienkonzept Über 12 Jahre Entwicklungsarbeit stecken in den zahlreichen Funktionen, die zusammen mit den Kunden ausgefeilt wurden. Neben der beeindruckenden Funktionsvielfalt zeichnet sich OPTIMUS 5 durch seine Einfachheit und Durchgängigkeit in der Benutzerführung aus. Beispielsweise hat der Anwender in einem individualisierten Dashboard einen schnellen Zugriff auf die für ihn relevanten Aufträge, Dokumente, Termine und Module. OPTIMUS 5 ist seit 2013 erhältlich. Alles im Blick: Der Anwender kann sein eigenes OPTIMUS-Dashboard flexibel zusammenstellen.

5 Stadtwerke Jülich GmbH 5 OPTIMUS seit 10 Jahren im Einsatz Die Stadtwerke Jülich nutzen die Flexibilität von OPTIMUS und profitieren sowohl von den Standardfunktionen als auch von individuellen Lösungen. Die Herausforderungen Die Stadtwerke Jülich GmbH nutzen OPTIMUS bereits seit 2003 und zählen damit zu den Pionieren im EDV-gestützen Betriebsmanagement. Sehr früh wurde dabei erkannt, dass ein erfolgreicher Systemeinsatz zwei wesentliche Dinge voraussetzt: Zum einen eine sauber definierte Struktur der technischen Objekte und zum anderen die Definition der Haupt- und Teilprozesse. Bei der praktischen Anwendung sind über die Jahre hinweg zusätzliche individuelle Anforderungen entstanden, die mit OPTIMUS gelöst wurden. Die Lösung Mit der Einführung von OPTIMUS erfolgte eine strukturierte Darstellung sämtlicher Betriebsmittelinformationen. Dokumente, Bilder, Formulare, Aufträge und auch Zustandsberichte sind direkt in Verknüpfung zu den Betriebsmitteln hinterlegt und können effizient in den Arbeitsprozessen genutzt werden. Schwerpunkt des Systemeinsatzes bildet dabei die Unterstützung der Arbeitsvorbereitung und der Durchführung von Neuanlagen, Unterhaltungsprojekten, Wartungsarbeiten, die Störungsbeseitigung und die Lagerverwaltung. Die mobilen Anwender nutzen OPTIMUS z. B. für Stundenbuchungen, zur Erfassung technischer Daten sowie zur Baustellenabwicklung. Dank der Flexibilität des Systems konnten auch spezielle Anforderungen sehr schnell umgesetzt werden. So nutzen die Stadtwerke Jülich die Meldungsmasken des Systems auch für das Beschwerdemanagement. Zudem kommt der OPTIMUS Flowchart zum Einsatz, um Anlagen oder Leitungswege bildlich darzustellen. Damit lässt sich beispielsweise eine Gasreglerstation inklusive deren Inneneinrichtung (Schieber, Gasregler etc.) als Bild hinterlegen und deren technische Daten per Mausklick verfügbar machen, auch mobil. Die Ergebnisse Das System kommt heute durchgängig sowohl für die Versorgungssparten Strom, Gas, Wasser und Wärme als auch für den Bereich der Stadtwerke-eigenen Bäder zum Einsatz. OPTIMUS bildet dabei zusammen mit der betriebswirtschaftlichen Software Schleupen und dem Zeichenprogramm Paris den Dreh- und Angelpunkt einer eng verzahnten Systemlandschaft. Eine sauber strukturierte Betriebsmitteldatenbank und definierte Prozesse sorgen für den effizienten Einsatz des Systems und gute Auswertungsmöglichkeiten für das Betriebsmanagement. Zusatzlösungen wie der OPTIMUS Flowchart erhöhen den Nutzen für die Anwender. Überzeugend von Anfang an Wir waren von Anfang an überzeugt, dass wir mit dem Systemhersteller Conges den richtigen Lösungspartner gefunden hatten. In vielen Gesprächen und Diskussionen mit anderen Versorgungsunternehmen hat sich dieser Eindruck bestätigt. OPTIMUS hat oftmals begeistert, so dass sich anschließend viele andere Unternehmen aus der Energie- und Wasserwirtschaft ebenfalls für diese ausgereifte Lösung entschieden haben. Dieter Wolff, Arbeitsvorbereitung Stadtwerke Jülich GmbH Stadtwerke Jülich GmbH Gegründet: 1910 Mitarbeiter: 75 Stromnetz: 250 km Gasnetz: 250 km Wassernetz: 256 km Einwohner: Der Wasserturm der Stadtwerke Jülich OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Netzbau Instandhaltung Störungsmanagement Zentrale Arbeitsvorbereitung und Workforce-Management OPTIMUS Flowchart OPTIMUS im Einsatz seit 2003

6 6 Modul Netz- und Betriebsmittelmanagement Die Suchfunktion in OPTIMUS erlaubt eine schnelle, bequeme Abfrage über alle Bestands- und Vorgangsdaten OPTIMUS Netz- und Betriebsmittelmanagement für eine strukturierte Darstellung sämtlicher technischer und wirtschaftlicher Betriebsmittelinformationen Ihre Vorteile: Effiziente Bearbeitung durch eine strukturierte Darstellung sämtlicher Betriebsmittel über alle Ebenen hinweg Präzise Daten- und Prozessverwaltung ohne Redundanzen durch individuelle Anlagentypisierung Beste Voraussetzungen für maximale Betriebssicherheit durch anlagenbezogene Formulare und Checklisten Schnelle Anlagensuche über unterschiedliche Baumstrukturen Einfache Aufgabensteuerung aus der Statusübersicht heraus Verfügbarkeit sämtlicher Informationen für mobile Bearbeitung

7 NEW Netz GmbH 7 OPTIMUS im Netzbetrieb der NEW OPTIMUS unterstützt im Netzbetrieb der NEW spartenübergreifend das Stördatenmanagement und die technische Instandhaltung. Hier konnte eine deutliche Reduzierung bisheriger Insellösungen erreicht werden. Die Herausforderungen Im Zuge des Zusammenschlusses mehrerer Beteiligungsgesellschaften haben die Verantwortlichen bei der NEW Netz GmbH eine Vereinheitlichung der verschiedenen Betriebsmitteldatenbanken angestrebt. OPTIMUS sollte dabei als Betriebsführungslösung für alle Sparten zum Einsatz gebracht werden und sich in die IT-Landschaft mit den wesentlichen Komponenten SAP und Smallworld GIS integrieren. Spezielle Anforderungen an OPTIMUS gab es in der Leitwarte, in der Straßenbeleuchtung sowie bei der mobilen Auftragsbearbeitung. Die Lösung OPTIMUS wurde bei der NEW Netz GmbH erstmalig 2011 im Bereich der Stördatenerfassung installiert und unterstützt heute in vollem Umfang die technische Auftragsabwicklung im Netzbau und im Netzbetrieb, z. B. bei zyklischen Wartungsvorgängen. In der Leitwarte kommt dabei ein spezieller mobiler Client von OPTIMUS zum Einsatz, der auch im Notfall mit einer eigenen Datenbank unabhängig betrieben werden kann. Die mobile Auftragsbearbeitung erfolgt mit dem OPTIMUS Smart auf modernen Tablet-PCs und wird künftig durch Grafik sowie NFC-Technik (Near Field Communication) unterstützt, um die zu prüfenden Betriebsmittel eindeutig zu identifizieren. In der Straßenbeleuchtung werden die Ergebnisse der Leuchtenkontrolle in einer speziellen mobilen GIS-Anwendung erfasst und als technische Arbeitsaufträge in OPTIMUS weiterverarbeitet. Die vorhandene Smallworld-Schnittstelle wird bei der NEW um eine Grafikkomponente ergänzt, um künftig auch Grafikdaten im OPTIMUS GIS direkt bei der Instandhaltungsplanung einsetzen zu können. Die integrierte Grafik ermöglicht ferner eine raumbezogene Statistik und Auswertung der Instandhaltungsaufträge direkt in OPTIMUS. Die Ergebnisse OPTIMUS kommt heute nicht nur bei der NEW konzernweit als strategische IT-Lösung zum Einsatz. Das System konnte dabei zu einer Konsolidierung der IT-Landschaft beitragen und zugleich für mehr Effizienz und Transparenz in den Betriebsprozessen sorgen. OPTIMUS wird in diesem Jahr bereits an ca. 100 Büroarbeitsplätzen und bei ca. 40 mobilen Anwendern eingesetzt. Insbesondere die mobilen Hilfsmittel wie NFC sorgen dabei für Benutzerorientierung und letztendlich für Akzeptanz bei den Anwendern. Netzgebiet Strom der NEW Netz GmbH NEW Netz GmbH Mitarbeiter: 1.932* Stromnetz: km Gasnetz: km Wassernetz: km Kanalnetz: km Beleuchtung: Leuchtstellen Einwohner: *Zahlen für den NEW Gesamtkonzern (2011) OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Netz- und Betriebsmittelmanagement Instandhaltungs- und Störungsmanagement Projekt- und Auftragsmanagement Ressourcenmanagement Schnittstellen zu SAP und Smallworld GIS OPTIMUS seit 2011 im Einsatz Zeitgerechte Software OPTIMUS bietet uns die Flexibilität, die wir als Netzbetreiber in der heutigen Zeit benötigen. Wir profitieren davon, dass das System nah an der Praxis entwickelt wurde und die Anforderungen eines Versorgungsunternehmens abbildet. Dies zeigt sich in einer aufgeräumten Datenstruktur, effizienten Prozessen und den guten Auswertemöglichkeiten des Systems. Albrecht Mensenkamp, Prokurist bei der NEW Netz GmbH

8 8 Modul Instandhaltungs- und Störungsmanagement Zu jedem Auftrag sind sämtliche Auftragspositionen, Kosten, Termin etc. verfügbar. In wenigen Schritten lässt sich ein vollständiger Auftrag anlegen, hier: Wasser-Neuanschluss OPTIMUS Instandhaltungs- und Störungsmanagement für eine einfache und effiziente Planung und Koordinierung von Unterhaltungsmaßnahmen Ihre Vorteile: Automatische Anwendung gesetzlicher Regularien beim Hinterlegen von Instandhaltungsplänen Einfache Verfügbarkeit sämtlicher relevanter Informationen bezogen auf einzelne Anlagen und Betriebsmittel Freie Gestaltungsmöglichkeiten bei den Verfahren zur Instandhaltungsplanung: zyklisch, zustandsorientiert oder kombiniert Übersichtliche Kalenderdarstellung und Anzeige von potenziellen Kapazitätsengpässen Einfache und effiziente Planung durch intelligente Unterstützung Gewährleistung der Rechtskonformität bei der Störungsannahme und -bearbeitung Sicherung der Datenqualität durch Validierung Zusätzliche Arbeitserleichterung durch integriertes Workflow- und Mailsystem

9 WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbH 9 Aus der Praxis für die Praxis Die WVW aus St. Wendel hat als früher Kunde und Ideengeber einen großen Anteil an der stringenten Praxisorientierung von OPTIMUS. Die Herausforderungen Als 2001 die Conges Consulting GmbH als Outsourcing-Unternehmen der WVW aus St. Wendel gegründet wurde, sollten innovative Lösungsmöglichkeiten für verschiedene Aufgabenstellungen entwickelt werden, u. a. beim Aufbau von Management-Informationssystemen, bei der Optimierung betrieblicher Prozesse oder bei der Einführung von Kostenrechnungssystemen. Dieses in der Versorgungswirtschaft erworbene Know-how sollte in Form von Standardsoftware an Dritte weitergegeben werden. Die Lösung OPTIMUS wird bei der WVW heute mit einem ganzheitlichen kaufmännischen und technischen Ansatz eingesetzt. In einer zentralen Datenbank werden dabei alle Informationen zu den Betriebsmitteln abgelegt. Zur Visualisierung dient das Modul OPTIMUS GIS. Für die Planung und Abwicklung der Arbeiten laufen sämtliche Daten im OPTIMUS zusammen, z. B. Lager/Einkauf, Materialien, Teams/Mitarbeiter, Fuhrpark, Löhne und Zulagen sowie Bereitschaftsvorhaltung, Garantiezeiten und Aufmaße. Zur Lohnabrechnung werden in OPTIMUS die Arbeitszeitmodelle und Tarifvertäge nach TV-V abgebildet und auf dieser Basis die Zuschläge berechnet. Die mobilen Monteure nutzen das OPTIMUS Smart zur Betriebsdatenerfassung. Darüber hinaus existiert eine Schnittstelle zur Verbrauchsabrechnung. Im Finanz- und Rechnungswesen kommt OPTIMUS bereits seit 2004 zum Einsatz. Hier läuft der komplette Prozess Eingangsrechnung mit den Teilprozessen Rechnungserfassung, Rechnungsprüfung, Kontierung und Übergabe der Buchungsdaten über eine Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung ab. Im Jahr 2011 wurde auch die Anlagenbuchhaltung auf OPTIMUS umgestellt, um zu allen Anlagen neben den technischen Daten auch die Werte der Buchhaltung abrufen zu können. Die Ergebnisse OPTIMUS liefert für die Buchhaltung und das Controlling zeitnah alle erforderlichen Daten in hoher Qualität. Die manuelle Verbuchung, vor allem von Ein- und Ausgangsrechnungen, aktivierten Eigenleistungen und Lagerbuchungen entfällt. Alle Wertbuchungen aus OPTIMUS werden per Export-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übergeben. Damit wird nicht zuletzt eine hohe Qualität gewährleistet, da beispielsweise wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisch immer richtig kontiert werden. Während früher etliche Aktenordner gesichtet werden mussten, reichen heute wenige Klicks, um für jedes Betriebsmittel die kompletten Kosten nachzuvollziehen. Mit dem Einsatz von OPTIMUS erreicht die WVW im Bereich der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, im Controlling sowie in den gesamten Unterhaltungs- und Investitionsprojekten wesentliche interne Prozessoptimierungen. Prozesse und Daten im Griff Die wesentlichen Ziele für uns waren eine Prozessoptimierung und die Vermeidung von Datenredundanzen. Darüber hinaus war und ist es für uns wichtig, dass alle Nutzer zeitnah und ggf. gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen können. Beatrice Schäfer, Leiterin Finanzund Rechnungswesen, WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbH WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbH Gegründet: 1974 Mitarbeiter: 80 Wassernetz: 933 km inkl. 20 Bohrungen und 27 Hoch-/Tiefbehälter Einwohner: Betriebsführung und Dienstleistungen für Abwasserbetriebe und für die Stromund Gasversorgung OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Projekt- und Auftragsmanagement Instandhaltungs- und Störungsmanagement Workforce-Management Ressourcenmanagement Abrechnung Controlling und Reporting OPTIMUS Smart OPTIMUS GIS Schnittstellen zur Verbrauchsabrechnung, Fibu und Personal OPTIMUS im Einsatz seit 2001

10 10 Modul Projekt- und Auftragsmanagement OPTIMUS Projekt- und Auftragsmanagement für eine professionelle Unterstützung der Haupt- und Teilprozesse für jede Anlagengruppe bis hin zu komplexen Bauvorhaben Ihre Vorteile: Individuelle Prozesspläne für jede Anlagengruppe mit Abbildung sämtlicher denkbarer spezifischer Tätigkeiten unter einer Klammer Einfache Bewältigung komplexer Aufträge durch die Verknüpfung von Anlagetypen und Prozessplänen Übersichtliche Auftragsmaske mit Auswahlmöglichkeiten und Hierarchiebäumen Effiziente Planung von Fremdleistungen durch eigenen Assistenten Optimale Steuerung größerer Vorhaben durch das OPTIMUS Projektmanagement mit grafischer Projektplanungsmaske

11 LINZ AG 11 OPTIMUS im Kanal- & Wassernetzbetrieb Die Linz AG implementiert das Betriebsführungssystem OPTIMUS und verfolgt dabei weitreichende Integrationsaufgaben von GIS bis hin zu SAP. Die Herausforderungen Um die Prozesse, die quer über zuvor getrennte Softwaresysteme liefen, integriert abwickeln zu können, sollte bei der LINZ AG mit OPTIMUS die Systemhürde zwischen GIS und SAP überwunden werden. Im ersten Schritt stand die Umsetzung der Arbeits- und Planungsprozesse im Kanalbetrieb. Hier erfordern km Kanalnetz einen entsprechend hohen Aufwand in den technischen Dienstleistungen, insb. in der Arbeitsvorbereitung. Ähnlich komplex sind die kaufmännischen Prozesse, die im SAP-System gesteuert werden. Die Leistungen, die im Rahmen von Wartung und Instandhaltung erbracht werden, müssen dabei unter Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle genau quantifiziert und in das Abrechnungssystem übernommen werden. Nicht zuletzt sollen die steigenden Anforderungen an das Reporting über alle durchgeführten Leistungen unterstützt und damit die Instandhaltungsplanung verbessert werden. Die Lösung OPTIMUS wurde bei der LINZ AG als neue Systemebene zwischen SAP und GIS installiert. Zur Umsetzung werden die sehr inhaltstiefen Betriebsmitteldaten aus dem GIS nutzerorientiert aufgearbeitet und periodisch über spezialisierte Schnittstellen bereitgestellt. Diese GIS-Daten zu Haltungen, Schächten, Sonderbauwerken etc. werden in OPTIMUS den Aufträgen zugeordnet. Die Instandhaltungsprozesse umfassen u. a. Kanalreinigung, optische Kontrolle, TV-Inspektion und Pumpwerke. Über die SAP- Schnittstelle werden Eigen- und Fremdleistungen sowie Aufträge bzw. ganze Projekte von OPTIMUS an SAP übergeben. Nach erfolgreicher Einführung im Kanalbetrieb wird das System auch für die Instandhaltung und Wartung der Wassernetze eingeführt. Die Ergebnisse Der hohe Aufwand in der Arbeitsvorbereitung für 12 Fahrzeuge im Kanalbetrieb, der zuvor noch mit Microsoft- Standardprogrammen durchgeführt wurde, wird mit OPTIMUS deutlich reduziert. Dabei können die Geodaten genutzt werden, um beispielsweise die Standorte und den Bearbeitungsstatus der zu prüfenden Netzelemente farbig auf einer Karte anzuzeigen. Darüber hinaus werden Medienbrüche überwunden. Die bei der Instandhaltung bis dato noch manuell durchgeführte Leistungserfassung für das kaufmännische Abrechnungssystem wird mit OPTIMUS automatisiert. SAP erfährt beispielsweise automatisch von OPTIMUS, welche Tätigkeiten zu welchen Objekten erledigt wurden und welche Zeit dafür benötigt wurde. Sukzessive werden bisherige Dokumentationen über erbrachte Leistungen durch Berichte, die aus dem System gefahren werden, ersetzt. Mitarbeiter: Strom/Telko-Netz: km Gasnetz: km Fernwärmenetz: 270 km Wassernetz: km Kanalnetz: km Betreute Gemeinden: 116 OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Zentrale Arbeitsvorbereitung Instandhaltung Arbeitszeitmodelle Schnittstellen zu SAP und Smallworld GIS OPTIMUS im Einsatz seit 2013 Wertschöpfung durch Integration Neben der bloßen Installation von OPTIMUS sind es vor allem die Integrationsaufgaben rund um die Lösung, die die Wertschöpfungspotenziale sichern und Prozesse über Systemgrenzen hinweg optimieren helfen. Dies betrifft vor allem die Integration in Richtung GIS und SAP. Somit können Instandhaltungsaufträge durchgängig bearbeitet werden, wobei wir die Kopplung von Standard-Lösungen (GIS, SAP, OPTIMUS) gegenüber Spezial-Entwicklungen bevorzugen, weil das langfristig kostengünstiger ist. Manfred Kurzwernhart, Leiter Geoinformatik, LINZ AG

12 12 Modul Work-Management Die Auftragsplanung wird durch eine grafische Kalenderdarstellung und Geodaten unterstützt. OPTIMUS Work-Management für eine optimale Personaleinsatzplanung und Auslastung Ihre Vorteile: Optimale Mitarbeiterauslastung und Vermeidung von unnötigen Überstunden durch praxiserprobte Tools Flexible Arbeitszeitkonten für jeden Mitarbeiter Grafische Abwesenheitsübersicht und übersichtliche Kalendermaske für eine effiziente Planung und Kontrolle der Bereitschaft Einsatztafel zur flexiblen Zusammenstellung von Teams unter Berücksichtigung von Kapazitäten und Qualifikationen Verfügbarkeit der Einsatzplanung auf mobilen Endgeräten

13 Stadtwerke Saarlouis GmbH 13 Stadtwerke schaffen Transparenz Viele Ver- und Entsorgungsunternehmen vertrauen heute auf die Asset-Management-Software OPTIMUS. Einer der ersten Anwender waren die Stadtwerke Saarlouis. Geschäftsführer Dr. Ralf Levacher war dabei maßgeblich an der Implementierung des Systems beteiligt. Herr Dr. Levacher, wie lange haben Sie das System im Einsatz und welche Prozesse haben Sie damit umgesetzt? Wir haben das System bereits seit 2004 im Einsatz und haben alle wesentlichen Stadtwerke-Prozesse damit umgesetzt zum einen die Investitionsprojekte, zum anderen die Unterhaltungsprojekte. Darüber hinaus haben wir den kompletten Hausanschlussprozess und das Störungsmanagement in OPTIMUS abgebildet. Welche wesentlichen Ziele wollten Sie mit der Systemeinführung erreichen? Das wesentliche Ziel war es, eine maximale Transparenz zu schaffen. Zum einen gegenüber der Regulierungsbehörde und den Verbänden und zum anderen eine Transparenz für unsere Mitarbeiter, beispielsweise bei der Erstellung eines Hausanschlusses. Dieser Mitarbeiter braucht vor Ort die maximal mögliche Anzahl von Informationen, seien es geografische Informationen, also die Lage des Hausanschlusses und sonstiger Betriebsmittel. Darüber hinaus ist er der einzige, der direkt eingeben kann, wie viele Stunden er dafür gebraucht und welche Materialien er verwendet hat. Auf diese Weise erhalten wir sichere Informationen, wie viel ein Hausanschluss oder ein sonstiges Projekt gekostet hat und wie viele Stunden dafür benötigt wurden. Welche Erfahrungen haben Sie bei der Umsetzung gemacht bzw. welchen Ratschlag würden Sie einem Unternehmen geben, das die Umsetzung einer solchen Systemlösung plant? Es ist zum Teil ein steiniger Weg, es ist anstrengend, aber es rentiert sich. Mein Ratschlag: Nicht zu blauäugig an die Systemeinführung herangehen. Nach Möglichkeit sollte man sich dabei externer Hilfe bedienen, weil man nicht ein System kauft, sondern in gewissem Umfang auch eine Philosophie und diese muss im Unternehmen implementiert, also eingesetzt und umgesetzt werden. Daher sollte man zunächst mit einem externen Unternehmer oder Berater eine Analyse der Ist-Prozesse durchführen und anschließend zusammen mit den Mitarbeitern die Soll-Prozesse aufstellen. Diese sollten dann mit OPTIMUS abgebildet und von den Mitarbeitern auch gelebt werden. Allerdings muss auch beachtet werden, dass es sich nicht um ein statisches Geschehen handelt. Es wird immer wieder zu Veränderungen kommen, die eine saubere Dokumentation und Prozessarbeit unabdingbar machen. Wo sehen Sie die Stärken des Systems und welche Effekte ergeben sich heute für Ihr Unternehmen? Die Stärken des Systems sind, wie schon angesprochen, die absolute Transparenz, die man damit erhält. Die Stärken sind darüber hinaus, dass Erfahrungen, die Sie im Vorjahr gemacht haben, auch in den Wirtschaftsplan des neuen Jahres einfließen können. Mit OPTIMUS geht keine Planungsarbeit verloren, weil Sie in der Lage sind, bereits geplante Projekte in einen Pool künftiger Projekte zu verschieben. Es ergibt sich eine Vielzahl von Vorteilen für die operative Ebene und auch für die Geschäftsführungsebene. So können Sie beispielsweise zu jeder Zeit kontrollieren, ob es Abweichungen zwischen dem genehmigten Wirtschafts- Dr. Ralf Levacher, Geschäftsführer Stadtwerke Saarlouis GmbH plan und der Projektausführung gibt und jederzeit schauen, welche Projekte gut laufen und welche Projekte schlecht laufen. Insofern sind die Erfahrungen mit OPTIMUS durchweg positiv. Mitarbeiter: 85 Stromnetz: 556 km Gasnetz: 144 km Wassernetz: 227 km Einwohner: OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Work-Management/Projekt- und Auftragsmanagement Instandhaltungs- und Störungsmanagement Ressourcenmanagement Abrechnung Controlling und Reporting OPTIMUS Smart Schnittstelle zu XAP OPTIMUS im Einsatz seit 2004

14 14 Modul Ressourcenmanagement OPTIMUS Ressourcenmanagement für eine intelligente Steuerung von Bedarfsanforderungen, geplanten Leistungen, Materialreservierungen, Lagerbeständen und Rahmenverträgen Ihre Vorteile: Automatische Erzeugung von Bedarfsanforderungen Einfache Bedienung und Unterstützung durch intelligente Assistenten über alle Arbeitsschritte hinweg Mengenabgleich beim Wareneingang und Überprüfung der Eingangsrechnung Flexible Lagerhierarchie zur Abbildung unterschiedlicher Lagertypen Unterstützung permanenter Inventur und Stichtagsinventur

15 evo Energie-Netz GmbH 15 Altsystem durch OPTIMUS ersetzt Die evo Energie-Netz GmbH nutzt über 10 Jahre Erfahrung in der systemgestützten Arbeitsvorbereitung und gibt Impulse für die Weiterentwicklung von OPTIMUS. Die Herausforderungen Nachdem sich die evo Energie-Netz GmbH (evo-netz) 2009 zur Ablösung des Altsystems im technischen Betriebsmanagement entschieden hatte, galt es, die bereits etablierten Prozesse der Bereiche Strom, Gas und Fernwärme in OPTIMUS umzusetzen. Ausgangspunkt war die Arbeitsvorbereitung (AV) mit den Netzbau- und den Netzbetriebsprozessen. Dabei sollte das bei der evo-netz genutzte Gutschriftverfahren in OPTIMUS realisiert und eingebunden werden. Weitere Anforderungen waren die Anbindung von SAP, des Netzinformationssystems (NIS) sowie die Ablösung der bis dahin bestehenden Störmeldungserfassung durch OPTIMUS. Die Lösung Ausgehend von der Arbeitsvorbereitung unterstützt OPTIMUS alle wesentlichen Prozesse im technischen Netzbetrieb. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Plantafel mit grafischer Stundenbuchung (Anwesenheit der Mitarbeiter, Bereitschaftsplan). Darauf basierend werden Wartungsplanungen durchgeführt und sämtliche Baumaßnahmen und Projekte abgebildet inkl. aller Dokumente, Bilder, Aufträge und elektronischer Formulare. Zur Unterstützung der Mitarbeiter vor Ort kommen mobile Clients auf PDAs und künftig auf Android-Geräten zum Einsatz, die durch ein Mobile Device Management abgesichert werden. Ein Highlight ist das neu gestaltete Gutschriftverfahren zur Abrechnung von Fremdleistungen und die Integration mit SAP (Übernahme von Rahmenverträgen und Materialien und Übergabe von Stunden und Mengen). Über die NIS-Schnittstelle werden die aktuellen Betriebsmitteldaten in einer nächtlichen Routine ins OPTIMUS übertragen. Seit 2012 erfolgt auch die Störmeldungserfassung im OPTIMUS. Die Ergebnisse Erfahrung zahlt sich aus die etablierten Arbeitsweisen aus dem Altsystem wurden in OPTIMUS übernommen und weiter verbessert, sodass die Akzeptanz für die Lösung bei den Mitarbeitern von Anfang an gegeben war. Seitdem wurde der Leistungsumfang des Systems kontinuierlich weiterentwickelt. Auch Anforderungen im Rahmen der TSM-Zertifizierung des Unternehmens wurden umgesetzt. Neben dem Altsystem konnten auch andere Systeme wie das elektronische Bauaufmaß sowie verschiedene Eigenlösungen auf MS-Office- Basis abgelöst werden. Komplette Transparenz Mit OPTIMUS konnten wir nicht nur die Altsysteme gleichwertig ersetzen, sondern auch spezielle Anforderungen umsetzen, die dann in den Systemstandard übernommen wurden. Heute haben wir alles in einem System abgebildet die Prozesse und Projekte, die Aufträge, Lohn und Fuhrpark, die Dokumente, die Störmeldungen, die Betriebsmittel bis hin zur Anwesenheit der Mitarbeiter, den Stundenbuchungen und den Kosten und Fremdleistungen. Frank Teigelkamp, Gruppenleiter techn./kaufm. Dienste evo Energie-Netz GmbH Gegründet: 2007 Mitarbeiter: 169 Stromnetz: km Gasnetz: 790 km Fernwärmenetz: 206 km Einwohner: Das Gasometer in Oberhausen OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Projekt- und Auftragsmanagement Instandhaltungs- und Störungsmanagement Ressourcenmanagement Abrechnung/Gutschriftverfahren OPTIMUS Smart (künftig) Schnittstellen zu SAP und NIS OPTIMUS im Einsatz seit 2009

16 16 Modul Abrechnung OPTIMUS Abrechnung für eine automatische Verbuchung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Prozessen, Kostenstellen und Leistungen Ihre Vorteile: Automatische Erzeugung von Belegkontierungen für alle Geschäftsprozesse Integrierter Workflow zur Unterstützung der Genehmigungsprozesse Minimierung des manuellen Aufwands, Steigerung der Qualität bei wiederkehrenden Buchungsvorgängen Innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Kostenstellenund Prozessbasis Automatische Ermittlung der Zeitzuschläge auf Basis der flexiblen Arbeitszeitmodelle in OPTIMUS Einfache und flexible Bearbeitung von Kundenabrechnungen

17 Stadtwerke Merzig GmbH 17 Die Anwender haben entschieden Die Stadtwerke Merzig haben mit OPTIMUS die technischen Prozesse im Griff und unterstützen die kaufmännischen Abläufe in Verbindung mit Wilken Neutrasoft. Die Herausforderungen Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Access-Datenbanken die Workaround- Lösungen in der Arbeitsvorbereitung und in der Durchführung von Arbeiten vor Ort sind bei einem Netzbetreiber vielfältig. Sie führen auf Dauer jedoch zu organisatorischen Mängeln. Dies haben frühzeitig auch die Mitarbeiter bei den Stadtwerken Merzig erkannt und sich für die Einführung von OPTIMUS entschieden. Neben der Steuerung der Monteure umfasste das Projekt auch die Bereiche Beschaffung/Materialwirtschaft, Auftragsabrechnung und Rechnungseingang. Von zentraler Bedeutung war dabei die Schnittstelle zur Finanzund Anlagenbuchhaltung in Neutrasoft. Die Lösung In OPTIMUS erfolgt die Feinplanung von Arbeitseinsätzen. Die Mitarbeiter vor Ort erhalten einen strukturierten Einsatzplan und sind in der Lage, ihre Arbeiten in elektronischen Formularen zu dokumentieren, seien es Prüfungsergebnisse oder Baustellen. Fotos von dem Betriebsmittel oder der offenen Baustelle können mit den Tablet-PCs vor Ort direkt im Kontext des Auftrages dokumentiert werden. Zur Orientierung dienen Netzpläne, die auf dem Tablet als PDF-Dokumente hinterlegt sind. In der Lagerwirtschaft wurde speziell für die Stadtwerke Merzig eine Barcodescanner-Lösung in OPTIMUS implementiert sowohl für Inventuren als auch für Materialentnahmen, die damit direkt auf den OPTIMUS-Auftrag verbucht werden können. Die gesamte Auftragsabrechnung erfolgt ebenfalls in OPTIMUS: Fremdleistungen, Löhne und Materialien werden dort verarbeitet, abgerechnet und als fertige Buchungssätze an Neutrasoft übergeben. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung werden Stundenbuchungen, Werkskalender und Mehrarbeiten in OPTIMUS logisch verarbeitet und an das System P&I LOGA übertragen. Die Ergebnisse Nachdem die organisatorischen Herausforderungen der Systemeinführung gemeistert wurden, profitieren die Stadtwerke Merzig heute insbesondere von den neuen Möglichkeiten in der Arbeitsvorbereitung und in der Abwicklung der technischen Prozesse vor Ort. Die Wartungsergebnisse werden vollständig abgebildet und die Qualität der Betriebsmittelinformationen nimmt stetig zu. Zusammen mit Wilken Neutrasoft werden heute die wesentlichen technischen und kaufmännischen Prozesse abgebildet, wobei die Auftragsabrechnung nach OPTIMUS überführt wurde. Die Anwender müssen hinter der Software stehen Durch die aktive Beteiligung der Mitarbeiter am Auswahlprozess konnten wir die Motivation und die Identifikation mit der Lösung sicherstellen. OPTIMUS hat uns insbesondere in der Arbeitsvorbereitung deutlich nach vorne gebracht. Ulrich Fischer, Kfm. Geschäftsführer Stadtwerke Merzig GmbH Gegründet: 1887 Mitarbeiter: 65 Stromnetz: 601 km Gasnetz: 120 km Wassernetz: 300 km 8 Tiefenbrunnen 11 Hochbehälter Einwohner: Stadtwerke Merzig OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Arbeitsvorbereitung Instandhaltungs- und Störungsmanagement Betriebsmittelmanagement Materialwirtschaft inkl. Barcodescanner-Lösung Rechnungseingangsbuch Schnittstellen zu Wilken Neutrasoft und P&I LOGA OPTIMUS im Einsatz seit 2011

18 18 Modul Controlling und Reporting OPTIMUS Controlling und Reporting für entscheidungsrelevante Informationen per Knopfdruck Ihre Vorteile: Kosten- und Mengenvergleiche auf unterschiedlichen Ebenen Vergleichsmöglichkeit von simulierten und konkreten Projekten und Aufträgen innerhalb des Wirtschaftsplans Einfache Erstellung von individuellen Reporting-Abfragen über einen visuellen Abfrage-Designer Automatische Verlinkung der einzelnen Abfragefelder zu den Datensätzen im System Standardauswertungen und Pivot-Tabellen Visualisierung der Auswertungen in individuell konfigurierbare Charts

19 regionetz GmbH 19 Integriertes Netz-/Betriebsmanagement Ein zentrales Auftragsmanagement organisiert bei EWV und regionetz mit Hilfe von OPTIMUS die Prozesse und schafft Transparenz und Akzeptanz auf allen Ebenen. Die Herausforderungen Die Wertschöpfungsstufen innerhalb der Hauptabteilung Technik waren bei der EWV GmbH Stolberg in der Vergangenheit nicht effizient und nicht eng genug verzahnt. Prozesse und Projekte waren nur teilweise transparent und verfolgbar und es bestanden zum Teil Differenzen zwischen Planung und Ausführung. Bauprojektmappen waren lediglich in Papierform verfügbar und Stundenbuchungen erfolgten bis zur Systemeinführung im Jahr 2006 noch analog. Zudem bestanden Medienbrüche und Dateninkonsistenzen durch den Einsatz verschiedener Systeme und Individuallösungen, was letztlich auch zu Qualitätsproblemen in der Datenlandschaft führte. Die Lösung Mit OPTIMUS nutzt der aus der EWV gegründete Netzbetreiber regionetz GmbH ein integriertes EDV-Instrument für die Prozesse im Netzbetrieb. Es wurden die Vorgaben des Workforce-Managements (Planung von Arbeitsaufträgen, Leistungserbringung, Auswertung und Optimierung), aus der ehemaligen Hauptabteilung Technik umgesetzt. Das neu errichtete Sachgebiet TP-Z (Zentrales Auftragsmanagement) organisiert Auftragspläne, Kennzahlen, Schnittstellen, das technische Gesamtreporting und Anwenderbetreuung/ Schulungen sowie Auswertungen jeder Art für die Instandhaltung, Instandsetzung, den investiven Netzbau und andere Aufgaben des Netz- und Betriebsmanagements mit OPTIMUS. Vom Angebot über die Planung, Steuerung, Durchführung und Abrechnung bis zum Controlling werden Investitions- und Unterhaltungsprojekte in einem zentralen System abgewickelt. Zur mobilen Unterstützung der Prozesse nutzen EWV und regionetz zudem OPTIMUS Smart, z. B. zur Erfassung von Zeiten oder technischen Daten. Die Ergebnisse Der Einsatz von OPTIMUS führte bei der regionetz zu einer durchgängigen Transparenz und Optimierung des Netzund Betriebsmanagements und einer effizienten Unterstützung des Workforce- Managements. Eine Projektverfolgung ist jederzeit gewährleistet. Messbare Prozessverbesserungen werden durch Kennzahlen, Reports und eine aktive Kostensteuerung transparent. Darüber hinaus wurde ein konsistenter Datenbestand erzielt, der u. a. das effiziente und dokumentierte interne und externe Reporting ermöglicht. OPTIMUS wurde gezielt in die bestehende Unternehmens-IT integriert, sodass bereits bestehende Daten und Systeme weiterhin genutzt werden und ihre Stärken in die neue Gesamtlösung einbringen konnten. Alle 230 technischen Mitarbeiter organisieren sich in OPTIMUS. Seit buchen alle 460 Mitarbeiter der EWV-Gruppe in OPTIMUS ihre Zeiten. Auch allgemeine Unternehmensziele wurden erreicht, wie z. B. eine nachhaltige Steuerung des Anreizregulierungspfades oder die Zukunftssicherheit und Risikominimierung durch die Ablösung von Individuallösungen. Einfach alles im Griff Mit OPTIMUS haben wir jederzeit alle Aktivitäten rund um die Betriebsmittel im Griff und wissen immer, was wir geleistet haben. Die Lösung hat auch bei unseren mobilen Kollegen im Netz aufgrund der Einfachheit der Anwendung eine hohe Akzeptanz gefunden. Karl Mertens, regionetz GmbH Ein Unternehmen der regionetz GmbH Firmensitz: Eschweiler Gegründet: 2004/2013 Mitarbeiter: 230 Stromnetz: km Gasnetz: km Wassernetz: 423 km Einwohner: OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse Netzbau/Tiefbauplanung Instandhaltung/Instandsetzung Straßenbeleuchtung Arbeitsvorbereitung Störungsmanagement und Störungsdatenbank Internes und externes Reporting OPTIMUS Smart Wirtschaftsplan / IN-UH Print u. Statistik Personalwirtschaft Controlling OPTIMUS im Einsatz seit 2006

20 20 Modul Workflow- und Office-Integration OPTIMUS Workflow- und Office-Integration für die Steuerung und Automatisierung von Arbeitsabläufen durch unternehmenweite Workflows und MS-Office-Integration Ihre Vorteile: Einfache Steuerung aller Arbeitsabläufe durch unternehmensweite Workflows Hoher Automatisierungsgrad durch statusabhängig gesteuerte Programmfunktionen Übertragung sämtlicher Aufgaben in Listen je Mitarbeiter Verknüpfungsmöglichkeit differenzierter Genehmigungsverfahren mit allen Arbeitsabläufen Integration sämtlicher MS-Office-Programme mit Im- und Exportfunktion Eigener -Server zum einfachen Versenden und Zuordnen von prozessbezogenen s

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