Scan-Solutions. Kraftvoll. Schnell. Effizient. Dokumente intelligent erfassen, verarbeiten und verteilen.

Transkript

1 Scan-Solutions. Kraftvoll. Schnell. Effizient. Dokumente intelligent erfassen, verarbeiten und verteilen. SCAN-SOLUTIONS.

2 Ricoh hat volle Leistung am Start. Dokumente sind nach wie vor die tragenden Säulen der Kommunikation egal ob privat oder geschäftlich, inneroder zwischenbetrieblich. In Verbindung mit der stetig steigenden Informationsflut bemisst sich die Leistungsfähigkeit von Unternehmen auch nach der Fähigkeit, Dokumente und die darin enthaltenen Informationen effizient zu erfassen, verteilen und zu verarbeiten. Um diese Fähigkeiten zu stärken und zu optimieren, hält Ricoh drei professionelle und leistungsfähige Lösungen für Sie bereit. Diese möchten wir Ihnen im Rahmen dieser Broschüre näher vorstellen.

3 Der individuelle Startschuss: GlobalScan NX. Die von Ricoh selbst entwickelte Lösung GlobalScan NX ist die perfekte Einstiegslösung für das Dokumentenmanagement, von der Unternehmen aus jeder Branche und in jeder Größe profitieren können. Es erleichtert das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten mittels vielseitiger Scan-Funktionen. Eingangspost, Rechnungen, Bestellungen oder sonstige Dokumente können über ein Multifunktionssystem erfasst und per versendet oder im Netzwerk abgelegt werden. GlobalScan NX macht die Integration von Papierdokumenten in den digitalen Prozess einfacher und effi zienter als je zuvor und ist damit das ideale Tool zur Optimierung von Dokumentenprozessen. Häufig wiederkehrende Prozesse können auf einen simplen Tastendruck reduziert werden. In Kombination mit den innovativen Multifunktionssystemen von Ricoh sorgt GlobalScan NX für ein effizientes Dokumentenmanagement Besonderer Charme dieser Lösung sind die vielfältigen Möglichkeiten, sowohl individuelle Dokumentenprozesse als auch das Design der Benutzeroberfläche von Ricoh Multifunktionssystemen intuitiv und flexibel gestalten zu können. Name sowie Logo Ihres Unternehmens können mühelos integriert, die Größe und die Position der Schaltfl ächen fl exibel eingerichtet werden. Jedes Multifunktionssystem kann individuell gestaltet werden. Durch selbsterklärende Symbole wird die Bedienung der Benutzeroberfl äche von GlobalScan NX zum Kinderspiel. Ebenso mühelos gestaltet sich die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. GlobalScan NX ist in einer serverbasierten und einer serverlosen Variante erhältlich. Die Serverless -Version ermöglicht die Steuerung von angeschlossenen Multifunktionssystemen, ohne dass ein zugeordneter Server vorhanden sein muss Die GlobalScanNX Server Edition unterstützt die zentrale Konfiguration und Verwaltung von bis zu 750 Systemen und gegenüber der Serverless-Version stark erweiterte Funktionen, wie beispielsweise OCR zur Erstellung von durchsuchbaren PDF s. Sollten sich die Anforderungen des Kunden im Laufe der Zeit verändern,kann problemlos die Serverless-Variante durch Einbindung eines Servers zu einer Server-Variante umgewandelt werden. Somit ist auch bei der Serverless-Version die Skalierbarkeit gewährleistet.

4 Flexibel alle Wege meistern: GeniusBytes. Genius Bytes eröffnet Wege, um Java-fähige Systeme individuell anzupassen. Die besondere Stärke von Genius Bytes ist die Flexibilität. Durch den revolutionären Ansatz von Genius Bytes bekommen Sie Planungssicherheit. Wie auch immer die Anforderungen und Änderungen aussehen mögen, die während der Laufzeit eines Vertrags auftreten: Sie benötigen keine neue Software! Neue Funktionen werden ohne großen Aufwand einfach erstellt. Die Lösung Genius Bytes stellt einen Lösungsbaukasten für vielfältige Anforderungen im Dokumentenmanagement zur Verfügung. Dank des Lösungsbaukastens und seiner offenen Software-Architektur, können für jedes Kundenprojekt einfach und schnell passgenaue Lösungen erstellt sowie bestehende Hintergrundsysteme unkompliziert integriert werden. Genius Bytes hat sich bereits in mehreren Projekten für den Einsatz in kleinen Unternehmen bis hin zu Konzernen bewährt. Mit Genius Bytes Imagus lassen sich eine Vielzahl von Funktionalitäten einfach umsetzen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Scan2Anywhere, Scan2Fax und Print2Me. Scan2Fax ermöglicht dem Benutzer Dokumente am MFP einzuscannen und über einen Faxserver an die angegebene Faxnummer zu versenden. Bei Print2Me werden Druckaufträge vom Anwender-Arbeitsplatz an eine zentrale Druckerwarteschlange gedruckt. Dort wird der Druck solange gehalten, bis dieser vom Anwender abgeholt wird. Zum Abholen der Druckaufträge geht der Anwender an ein entsprechendes System, authentifiziert sich und kann seine Ausdrucke auswählen und ausdrucken. Um einen unberechtigten Zugriff zu verhindern, können verschiedene Authentifizierungsmethoden, wie beispielsweise Kartenauthentifizierung, genutzt werden. In Kombination mit der Authentifizierung ermöglicht Ihnen Genius Bytes die versursachungsgerechte Abrechnung von Druckkosten auf Abteilungs- bzw. Kostenstellenebene.

5 Höchstleistung bis ins Finish: NSi AutoStore. NSi AutoStore ist eine weitere Lösung für den Funktionsbereich Erfassen & Verteilen. Mit seinen beiden Produktvarianten Express und Workflow bietet AutoStore umfangreiche Funktionalitäten zur Umwandlung von Informationen auf Papier in eine zur weiteren Verarbeitung notwendige digitale Form. Die integrierten Systeme für Erkennung und Extraktion gehören zu den leistungsfähigsten ihrer Art. Nahtlos lässt sich die Plattform in diverse Systeme für Dokumenten-Management einbinden und an die individuellen Geschäftsprozesse anpassen. Erfasste Dokumente können noch vor der Weiterleitung vielfältig bearbeitet werden. (Volltexterkennung, zonale Texterkennung, Bildbearbeitung, etc.). Mit der Texterkennung können relevante Merkmale wie Vertragsnummern automatisch ausgelesen werden. Damit kann die elektronische Sortierung erheblich erleichtert werden. Durch den Einsatz der Barcode-Erkennung können viele Geschäftsprozesse vereinfacht werden. Dokumente werden durch Auslesen der auf dem Barcode hinterlegten Metadaten automatisch in die Verzeichnisstruktur abgelegt. Zudem können mit AutoStore Dokumente in verschiedene elektronische Formate wie Word, Excel, PDF und sogar PDF/A konvertiert werden. Für Ricoh Multifunktionsgeräte stellt die Software zusätzliche Menüs und Eingabemasken bereit und erweitert damit ihr Leistungsspektrum als professionelles Eingabemedium. Selbst bei komplexen Erfassungsprozessen ist die Bedienung für den Anwender sehr einfach. Mit wenigen Klicks können Belege gescannt, per OCR erkannt und als indiziertes, durchsuchbares PDF/A im gewünschten Ordner abgelegt werden. Parallel dazu lässt sich ein Vorgang anstoßen, den dann mehrere Mitarbeiter über einen digitalen Workflow bearbeiten. Die Bedienung des Administrationstools ist intuitiv und Dank dem Drag&Drop -Prinzip denkbar einfach - selbst bei komplexen Erfassungs-Prozessen. Der Administrator kann mühelos Abläufe einrichten, da er mit dem AutoStore Process Designer rein grafisch orientiert arbeitet. Speziell für größere Unternehmen bietet AutoStore zahlreiche Funktionen für die bequeme, zentrale Administration.

6 Ihre Zielfotos: Jetzt auch auf dem MFP! Verewigen Sie sich auf dem Display eines Ricoh Multifunktionssystems! Mit dem Prozess- Designer von GlobalScan NX können nicht nur häufig wiederkehrende Dokumentenprozesse auf nur einen Knopfdruck reduziert werden. Sie können diesen Knopfdruck auch mit beliebigen Bildern gestalten siehe MFP- Display rechts. Das Ziel im Blick: Funktionale Positionierung. Wer die Wahl hat, hat die Qual: Welche Lösung eignet sich für welchen Zweck? Folgendem Überblick können Sie zentrale Anhaltspunkte über das Funktionsspektrum der Lösungen entnehmen. Stand: Januar 2010

7 Für kommende Rennen gerüstet: Die Vorteile. Mit allen unseren Scan-Lösungen steigern Sie im Unternehmen die Effizienz. Informationen sind für alle relevanten Personen sofort zugänglich und komfortabel recherchierbar. Manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehlerquellen, Zeitverzug durch Hauspost, aufwändiges Papierhandling, doppelte Handakten oder teure Archivflächen gehören der Vergangenheit an. Viele manuelle oder umständliche Prozesse bei der Handhabung von Dokumenten werden automatisiert und somit die Kosten reduziert. Vereinfachte Arbeitsabläufe und erhöhte Produktivität durch effiziente Prozesse Zeitersparnis und Kostenreduzierung durch Minimierung von manuellen Arbeitsschritten Vereinfachte Bedienung durch benutzerfreundliche und individualisierbare Oberfläche Informationstransparenz durch optimierte Dokumentenverarbeitung Erhöhte Sicherheit durch Digitalisierung von Dokumenten

8 SOLUTION BULLETIN. Lösungen rund ums Dokument. Jedes Unternehmen ist hinsichtlich seines Kerngeschäfts, seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, seiner Philosophie und natürlich auch hinsichtlich seiner Dokumentenprozesse einzigartig. Daher kann es für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement keine Lösung von der Stange geben. Mit innovativen und individuellen Lösungen kann Ricoh Sie bei der Optimierung der Prozesse rund um das digitale und gedruckte Dokument unterstützen. Ziel ist es, die Effi zienz und die Produktivität in der digitalen Bürokommunikation und im Produktionsdruck zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Ricoh bietet ein umfassendes Portfolio an Lösungen für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement- Lösungen für das Erfassen, Verteilen und Verarbeiten von Dokumenten, Lösungen für die Sicherheit der Druckdaten und Dokumente, Lösungen für die exakte Kontrolle und Abrechnung der Druckkosten und professionelle Produktionsdrucklösungen für hochvolumige Druckumgebungen. Darüber hinaus kann Ricoh Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung stellen, mit denen Sie Ihre Druckinfrastruktur effizient verwalten können. Kurz gesagt: Mit unseren Lösungen können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, wir kümmern uns um Ihr Druck- und Dokumentenmanagement. Mehr Informationen zu den Lösungen von Ricoh sind auf zu finden. Alle Marken, Handelsnamen, Urheberrechte und andere gewerblichen Schutzrechte, der in diesem Dokument genannten Bezeichnungen, dienen lediglich zu Identifi kationszwecken und verbleiben bei ihren jeweiligen Eigentümern. Copyright 2009 Ricoh Deutschland GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Diese Broschüre, deren Inhalt und/oder Layout dürfen ohne vorherige schriftliche Erlaubnis von Ricoh Deutschland GmbH nicht verändert und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Dokumente eingefügt werden.