Handbuch Kundenmanager. Version 2010

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1 Handbuch Kundenmanager Version 2010

2 Inhalt 1. Startseite Suchen Detailsuche Letztes Suchergebnis Unternehmen Neuanlage eines Unternehmens...9 Eingabefelder Unternehmensseite...10 Firmenlogo hochladen Unternehmen suchen...11 Suchfelder...11 Suchkriterien Aktuelles Unternehmen ändern Aktuelles Unternehmen markieren Personen Neuanlage Person zu aktuellem Unternehmen Person (Ansprechpartner) suchen Aktuelle Person (Ansprechpartner) ändern Markierungen Übersicht Markierungen Serienmail Serienbrief Stammdatenexport Stammdatenexport ohne AP Auswertung Export Kontaktverfolgung Export primäre Ansprechpersonen Löschen von Markierungen Markierungen weitergeben Markierungen gemeinsam nutzen Datensätze löschen Wiedervorlagen...38 Anlegen von Wiedervorlagen...38 Kalender & aktuelle Wiedervorlagen Übersichtsseite Wiedervorlagen Administration Einstellungen Anwenderzugang...40 B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

3 1. Startseite Abbildung 1 Struktur der Startseite Auf der Startseite finden sich folgende Funktionen und Bereiche: Informationen/ Aktionen (1) Am rechten oberen Rand der Startseite wird auf Termine des heutigen Tages hingewiesen. Datum und Notiz stellen einen Link auf die Seite des Unternehmens bzw. des Ansprechpartners dar. Der Kalender (2) Im Kalender sind alle Tage hervorgehoben, an denen Sie Wiedervorlagen gespeichert haben. Durch Klicken auf den jeweiligen Tag wird der entsprechende Termin im oberen Feld eingeblendet. Letzte Kontakte (3) Die jeweils letzten Unternehmen, für die Sie einen Kontakteintrag angelegt haben, erscheinen im Feld Ihre letzten Kontakte auf der Startseite. Durch einen Klick auf den Namen des Unternehmens oder die Ansprechperson können Sie direkt zur jeweiligen Seite springen. Dort können Sie z.b. neue Termine zur Wiedervorlage anlegen oder die Liste der Kontakthistorie einsehen. Aktuelle Wiedervorlagen (4) Die nächsten Termine, die Sie zur Wiedervorlage eingerichtet haben, werden im mittleren Feld auf der Startseite angezeigt. Durch Klick auf die Ansprechperson oder das Unternehmen gelangen Sie zur jeweiligen Seite und können dort die Wiedervorlage bearbeiten bzw. ausführen. Neue Wiedervorlagen können Sie über die jeweilige Unternehmens- bzw. Personenseite anlegen. Aktuelle interne Nachrichten (5) Sie können interne Nachrichten über das Plus-Symbol an andere Benutzer des Kundenmanagers verfassen bzw. Hinweise auf neue Kontakteinträge oder zugewiesene Wiedervorlagen versenden. Diese Nachrichten werden im untersten Bereich der Startseite angezeigt. Ungelesene Nachrichten sind durch ein Ausrufezeichen markiert, zudem erscheint bei neuen Nachrichten ein Briefsymbol in der Kopfleiste. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

4 Um häufig wiederkehrende Aktionen möglichst schnell und unkompliziert auszuführen, sind die Schaltflächen in der obersten Zeile (im folgenden Kopfzeile genannt) eingerichtet. Das Briefsymbol erscheint bei neuen Nachrichten. Abbildung 2 Briefsymbol bei neuen Nachrichten Über das Feld Direktsuche können Sie, ohne ein konkretes Feld auswählen zu müssen, den Sucheintrag eingeben, mit OK bestätigen und das Suchergebnis erhalten. Folgende Felder schließt die Suchanfrage ein: Ä Ä Name des Unternehmens, Ort und Straße Vorname der Ansprechperson, Zuname der Ansprechperson Mit den Pfeiltasten können Sie in der Liste der angezeigten Datensätze vor- und zurückblättern. 2. Suchen 2.1. Detailsuche Sie öffnen die Detailsuche über den Menüpunkt Suche in der Kopfleiste. (1) In der Suchmaske der Detailsuche können Sie definieren, in welchen Feldern Sie suchen möchten und diesen jeweils ein Suchkriterium zuordnen. Wenn Sie mehrere Felder definieren, können Sie so die Suche detailliert einschränken. Mehrere Felder werden bei der Suche mit dem Operator UND verknüpft, das heißt, dass das Suchergebnis nur Treffer auflistet, die alle angeführten Suchkriterien erfüllen. Wurde ein Feld ausgewählt, ist auch die Eingabe eines Suchbegriffs notwendig. Eine Verknüpfung von Begriffen innerhalb eines Feldes ist nicht möglich. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

5 Abbildung 3 Suchmaske Über die Funktion löschen am Ende einer Suchzeile setzen Sie das jeweilige Feld und Suchkriterium zurück. Der Button neue Suche setzt alle Suchfelder zurück. (2) Sie haben die Möglichkeit, eine Suche zu speichern, indem Sie der Suche im Feld unterhalb der Suchmaske einen Namen zuweisen. (2a) Die so gespeicherte Suche können Sie später auswählen und wieder ausführen. Über die Schaltfläche löschen können Sie die Suche aus der Auswahlliste entfernen. Abbildung 4 Beispiel Branchensuche B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

6 Hinweise zur Suche: Um in der Liste der Suchfelder schneller das gewünschte Feld zu finden, können Sie durch ein- oder mehrmaliges Tippen des Anfangsbuchstabens direkt von einer Feldbezeichnung mit dem entsprechenden Anfangsbuchstaben zur nächsten springen. Zur Suche nach leeren Feldern wählen Sie --leer-- aus und wählen die Funktion "exakt. Suchen Sie beispielweise Unternehmen, die keinen Eintrag im Feld Ort besitzen, schreiben Sie leer und wählen die Funktion "exakt". Zur Suche nach beliebigen Einträgen wählen Sie --beliebig-- aus bzw. schreiben % als Suchkriterium. Sie können auch nach Einträgen in gesamten Bereichen suchen, indem Sie die in Bindestriche gefassten Bereichsüberschriften (z.b. --- Interesse ---) im Suchfeld auswählen. Suchen Sie dann nach "%" für einen beliebigen Eintrag. Die Ergebnisse Ihrer Suche werden Ihnen als Liste angezeigt. Es werden mindestens Unternehmensname, Ort und Ansprechperson(en) der Unternehmen angezeigt. Die Anzeige weiterer Spalten ist optional möglich. Maximal 3 weitere Spalten können durch den Administrator eingerichtet werden. Abbildung 5 Anzeige von Suchergebnissen (1) Durch Klick auf den Namen bzw. durch Betätigen der dreieckigen Blätter-Buttons in der Kopfzeile können Sie die Treffer einzeln ansehen. (2) Die Markierungen im Auswahl-Kästchen können Sie bei Bedarf einzeln aktivieren bzw. deaktivieren. (3) Dieser Auswahl können Sie dann im rechten Teil des Fensters direkt eine Markierung zuweisen oder Serien- s bzw. Serien-Briefe schreiben Letztes Suchergebnis Über diesen Befehl können Sie Ihr letztes Suchergebnis aufrufen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

7 3. Unternehmen Abbildung 6 Inhalt und Struktur einer Unternehmensseite (1) Auf der Seite des Unternehmens finden Sie im oberen Teil alle wichtigen Informationen und Kontaktdaten des Unternehmens. Zudem sind alle Ansprechpersonen des Unternehmens mit Telefonnummern aufgeführt. Hier finden Sie auch Symbole zur direkten Erstellung eines Briefes oder einer . Über den Button können Sie die Unternehmensdaten ändern. Mit können Sie dem Unternehmen eine bestehende oder neue Markierung zuweisen (s.a. Kapitel 5). Mit hinzufügen. können Sie eine neue Ansprechperson zum Unternehmen (2) Kontakthistorie: In der Kontakthistorie sind Ihre letzten Kontakte mit dem jeweiligen Unternehmen aufgeführt, d.h. auch die Kontakte mit allen Ansprechpersonen dieses Unternehmens. Mit dem Button können Sie neue Einträge in der Kontakthistorie anlegen und diese, wenn Sie möchten, einer Ansprechperson zuordnen. Mit diesem Unternehmen. erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Kontakte mit (3) Akquisition-/Auftragshistorie: Analog zur Kontakthistorie haben Sie die Möglichkeit, erteilte Aufträge oder Akquisitionsversuche zu protokollieren; diese können Sie im Bereich Akquisition-/Auftragshistorie erfassen und verwalten. Ein Auftrag kann einem Produkt zugeordnet werden, die Beschreibung des Auftrags ist frei formulierbar. Außerdem können Sie ein Budget angeben und jeweils einen Auftrags- bzw. Akquisestatus zuweisen, der wiederum mit einer Wahrscheinlichkeit in Prozent verknüpft ist. (Bitte nicht mit dem Kundenstatus verwechseln.) Die Auswahl des Status erfolgt innerhalb der vom Administrator B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

8 eingerichteten Kategorien. Bitte beachten Sie, dass dieser Bereich ausgeblendet ist, wenn er nicht Bestandteil des von Ihrem Unternehmen erworbenen Programmpaketes ist. Abbildung 7 Inhalt und Struktur einer Unternehmensseite (rechter Frame) (4) Wiedervorlage: Sie können Termine zur Wiedervorlage abspeichern. Diese sind einem Unternehmen oder einer Ansprechperson zugeordnet und werden auf der jeweiligen Seite aufgeführt. Eine Wiedervorlage besteht aus den Komponenten Datum, ggf. Uhrzeit und Notiz. (5)Interesse: Im Feld Interesse kann jedem Unternehmen der Kundenstatus in Bezug auf ein oder mehrere Produkte zugeordnet werden. Interessen können Unternehmen ebenso wie Personen zugeordnet werden. Interessen, die Personen zugeordnet sind, erscheinen dabei auch auf der Unternehmensseite. (6) Zusatzinformationen: weitere Notizen: Im Bereich Zusätzliche Notizen der Seite des Unternehmens wie auch der Ansprechperson finden sich vier Freitextfelder, die vom Administrator beschriftet werden können. Auf der Unternehmensseite steht zudem ein fünftes Feld als Auswahlfeld zur Verfügung. Beachten Sie bitte, dass die Abbildungen im Handbuch entsprechend von der Ansicht auf Ihrem Bildschirm abweichen können. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

9 3.1. Neuanlage eines Unternehmens Wählen Sie bitte den Menübefehl: Dublettenprüfung Wenn Sie ein neues Unternehmen anlegen möchten, geben Sie zunächst Namen sowie PLZ und Ort des Unternehmens an und führen mit diesen Daten eine Dublettenprüfung durch. Abbildung 8 Neuanlage eines Unternehmens (Dublettenprüfung) Sie erhalten sämtliche mit den eingegebenen Daten übereinstimmenden Unternehmensdatensätze angezeigt und können so vergleichen, ob zu dem Unternehmen bereits ein Datensatz vorliegt oder Sie einen neuen anlegen möchten. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

10 Abbildung 9 Suchergebnisse der Dublettenprüfung Die Dublettenprüfung sucht nach Namen und Namensbestandteilen. Um falsch geschriebene Firmennamen zu entdecken, können Sie die Suche auch mit Namensbestandteilen und Postleitzahl und/oder Ort durchführen. Eingabefelder Unternehmensseite Sie können vielfältige Informationen zum Unternehmen in die Eingabemaske eingeben. Abbildung 10 Eingabemaske Unternehmen (Auszug) Neben den Standardangaben wie Straße und Homepage gibt es z.b. auch folgende Felder: B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

11 Tochter- / Muttergesellschaft zuweisen: Auf der Seite Unternehmensdaten eingeben/ändern können Sie jedem Unternehmen jeweils ein anderes Unternehmen als Muttergesellschaft bzw. beliebig viele Unternehmen als Tochtergesellschaften zuweisen. Wenn Sie mehr als drei Tochterunternehmen zu einer Muttergesellschaft angegeben haben, werden diese nicht mehr alle auf der Unternehmensseite aufgeführt. Statt dessen finden Sie bei der Feldbezeichnung Mutterges. von einen Link, durch den sich in einem Pop-Upfenster eine Übersicht aller Tochtergesellschaften öffnet. Allgemeine Anrede: Hier können Sie anstelle von Sehr geehrte Damen und Herren eine individuelle Anrede angeben, z.b. im Falle eines Schwesterunternehmens Liebe Kollegen oder bei ausländischen Firmen eine Anrede in der entsprechenden Kontaktsprache. Die Anrede wird in automatisch erstellte Anschreiben (Briefe, s) übernommen. Herkunft: Unter Herkunft können Sie die Quelle des Datensatzes angeben, also z.b. den Import aus einer bestimmten Datenbank, durch persönlichen Kontakt, durch Vermittlung eines anderen Kunden etc. Die zur Auswahl stehenden Felder werden vom Administrator festgelegt. Bei Daten, die aus der Kundenmanager-Adressdatenbank importiert wurden, wird dies automatisch vermerkt. Mail gesperrt: Wenn Sie die adresse des Unternehmens zwar kennen, diese bei Serienmails aber nicht mit einbezogen werden soll, können Sie die -Adresse sperren. Sie können dem Unternehmen aber dennoch über die Schaltfläche eine direkt schreiben. Firmenlogo hochladen Für jedes Unternehmen können Sie ein Logo hochladen. Dieses erscheint dann unterhalb des Firmennamens. Diese Funktion finden Sie in der Eingabemaske der Unternehmensseite. Das Logo sollte nicht größer als 200 Pixel in der Breite und 50 Pixel in der Höhe sein Unternehmen suchen Wählen Sie bitte den Menübefehl: Abbildung 11 Unternehmen suchen Suchfelder Unternehmensinformationen: Als Felder ausgewählt werden können alle Feldeingaben zu den Unternehmen z.b. Unternehmensname, Straße, PLZ, Internetseite. Ebenso sind B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

12 Angaben zum Interesse, d.h. Produkt und Kundenstatus sowie Notizen im ersten Block der Suchfelder eingeordnet. Hinweis: Wenn Sie nur die erste oder ersten Ziffern der Postleitzahl eingeben, können Sie so nach PLZ-Bereichen suchen. Abbildung 12 Ansprechpersonen: Sie können nach verschiedenen Informationen zu Ansprechpersonen wie z.b. Name, Vorname oder Position suchen. TIPP: Sie können auch danach suchen, bei welchen Unternehmen Ansprechpartner angegeben sind. Dazu wählen Sie unter Feld den mit Bindestrichen eingefassten Begriff --- Ansprechpartner---, schreiben % als Suchkriterium und aktivieren die exakt -Funktion. Kontakt- und Akquisitions-/Auftragshistorie: Sie können nach allen Kategorien der Kontaktund der Akquisitions-/Auftragshistorie suchen, z.b. können Sie gezielt nach Einträgen zu einem bestimmten Produkt, nach Kontaktarten oder bestimmten Personen suchen. Hinweis: Sie können gezielt nach Einträgen mit Bemerkungen (Inhalt der Texte zur Kontaktverfolgung) suchen, indem Sie das Feld Bemerkungen auswählen und als Kriterium % (für: irgendeinen Eintrag) angeben, Datensatz-Informationen: Sie können auch nach Informationen zum Datensatz selbst suchen, z.b. nach Eingabe- oder Änderungsdatum sowie nach Markierungen. Voraussetzung ist, der Zugriff auf die Berechtigungsgruppe ist vom Administrator nicht eingeschränkt. Bei der Suche nach Eingabe- oder Änderungsdaten muss das Datum im Format TT.MM.JJJJ (oder Jahr zweistellig) vorliegen. Sie können jedoch auch nur den Monat und das Jahr angeben, um somit eine gröbere Auswahl zu treffen. TIPP: Sie können auch nach Markierungen suchen bzw. diese als zusätzliches Suchkriterium verwenden. Wenn sie das Feld Markierung auswählen und mit einem anderen Suchkriterium kombinieren, erhalten Sie nur Ergebnisse aus dieser Markierungsgruppe. Suchkriterien In den einzelnen Feldern wird grundsätzlich nach ähnlichen Begriffen gesucht, das heißt auch Wortteile werden berücksichtigt. Groß- und Kleinschreibung werden dabei ignoriert. Exakt: Durch Anklicken des Kästchens exakt können Sie festlegen, dass nach dem exakten Begriff gesucht wird. Es wird dann nur nach ganzen Wortteilen gesucht, Klein- und Großschreibund ist relevant. Beliebiger Eintrag: Um danach zu filtern, ob ein Feld einen beliebigen Eintrag enthält, schreiben Sie % als Suchkriterium. Als Ergebnis erscheinen also alle Datensätze, in denen in dem relevanten Feld ein Eintrag gemacht wurde. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

13 Kein Eintrag: Um im umgekehrten Fall danach zu suchen, ob in bestimmten Feldern kein Eintrag vorhanden ist, schreiben Sie % als Suchkriterium und setzen das Häkchen bei ungleich. Wenn Sie etwa nach Firma xy, aber nicht in der Stadt Berlin suchen, wählen Sie Feld Unternehmensname Firma xy, dazu Feld Ort, geben Berlin ein und setzen das Häkchen bei ungleich.. Hinweis: Mit der Kombination von alle Einträge (%) und ungleich können Sie nach allen Einträgen außer... suchen. Zeiträume: Um nach Einträgen in der Kontakt- oder Akquisitions-/Auftragshistorie innerhalb bestimmter Zeiträume zu suchen, wählen Sie das Anfangs- sowie das Enddatum des gewünschten Zeitraumes aus. Abbildung 13 Suche über einen Zeitraum Als Suchergebnis werden Ihnen alle Unternehmen aufgelistet, für die Sie und Ihre Mitarbeiter Kontakteinträge in dem Zeitraum (Beispiel bis ) getätigt haben. Hinweis: Unser Bild (Abbildung 14) zeigt neben den Spalten Unternehmen, Ort und Ansprechpartner (Standard) die Spalten Datum, Betreff und Ergebnis des letzten Kontaktes auf, da diese durch den Administrator eingerichtet wurden. Je nachdem wie der Kundenmanager für Ihr Unternehmen konfiguriert wurde, weichen die Darstellungen auf dem Bildschirm von denen im Handbuch ab. Abbildung 14 Suchergebnis für Unternehmen mit Eintragungen in der Kontakthistorie im Zeitraum vom Jan. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

14 3.3. Aktuelles Unternehmen ändern Wählen Sie bitte den Menübefehl: Abbildung 15 Aktuelles Unternehmen ändern Die Eingabemaske, die auch der Neuanalage eines Unternehmens dient, erscheint und Sie können die Unternehmensdaten ergänzen bzw. durch Überschreiben ändern. Über speichern und zurück verlassen Sie die Maske und sichern die Änderungen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

15 3.4. Aktuelles Unternehmen markieren Wählen Sie bitte den Menübefehl: Abbildung 16 Aktuelles Unternehmen markieren Sie gelangen in die Maske Markierungen und können dort vorhandene Markierungen zuweisen oder neue anlegen. Wenn Sie einer größeren Anzahl von Datensätzen gleichzeitig eine Markierung zuweisen möchten, führen Sie bitte folgende Schritte aus: Führen Sie eine Suche (z.b. nach Unternehmen einer Branche in einem Ort) aus. Ihnen wird das Suchergebnis angezeigt. Aktivieren Sie die Auswahlkästchen hinter den Datensätzen, die Sie markieren möchten. Dadurch entscheiden Sie, ob Sie die Ansprechpartner mit auswählen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

16 Sie können entweder einzelne Ansprechpartner markieren oder über die Schaltfläche Ansprechpersonen auswählen alle auswählen. Über die Schaltfläche Auswahl aufheben deaktivieren Sie alle Auswahlkästchen. Im rechten Frame Ihres Kundenmanagers werden Sie nun gefragt, was Sie mit Ihrem Suchergebnis tun wollen. Sie können jetzt die Markierung anlegen (siehe Kapitelüberschrift). Alternativ können Sie aber von hier aus Serienbriefe und Mails schreiben bzw. Auswertungen vornehmen. Abbildung 17 Link zum Anlegen einer Markierung im rechten Frame Weitere Hinweise zum Umgang mit Markierungen finden Sie im Kapitel 5. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

17 4. Personen 4.1. Neuanlage Person zu aktuellem Unternehmen Zu jedem Unternehmen können Sie beliebig viele Ansprechpersonen anlegen. Wählen Sie bitte den Menübefehl: Abbildung 18 Menübefehl Neuanlage Ansprechperson Alternativ können Sie auch dazu über das Plussymbol auf der Unternehmensseite oder auf den Seiten bereits existierender Ansprechpersonen verwenden. Abbildung 19 Aufruf der Seite Neuen Ansprechpartner erfassen (ausgehend Ansprechperson) Abbildung 20 Aufruf der Seite Neuen Ansprechpartner erfassen (ausgehend Unternehmen) Sie kommen dann auf die Seite Neuen Ansprechpartner erfassen. Dort können Sie in den entsprechenden Feldern eine Vielzahl von Daten eingeben. Hinweis: Die Begriffe Ansprechpartner und Person werden im Kundenmanager synonym verwendet. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

18 Abbildung 21 Eingabefelder Ansprechperson (Auszug) Ausgewählte Daten des Unternehmens werden übernommen und können nach Bedarf überschrieben werden. Ausnahme bildet die Anschrift des Unternehmens (gelbe Felder). Als Postadresse wird die Unternehmensadresse angenommen. Sollte die Ansprechperson jedoch eine andere oder zusätzliche Adresse haben, z.b. bei Außenstellen eines Unternehmens oder die Privatadresse einer Person, können Sie diese als Alternativadresse hier eingeben. Bitte markieren Sie im zugehörigen Feld, ob diese Adresse als offizielle Adresse bei der Erstellung eines Briefes verwendet werden soll. Abbildung 22 Länderauswahl B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

19 XING-Profil: Falls Sie eine Verbindung zum Profil einer Ansprechperson bei XING hinterlegen wollen, so können Sie hier den Pfad eingeben. Abbildung 23 Pfadeingabe zu XING auf der Seite Personendaten ändern Auf der Seite der Ansprechperson können Sie dann das Profil direkt aufrufen. Abbildung 24 Gespeichertes XING-Profil aufrufen auf der Seite Neue Ansprechperson erfassen Betreuer: Wählen Sie bitte aus der Liste einen Betreuer für den Ansprechpartner aus. Abbildung 25 Auswahl eines Betreuers Die Auswahlliste zeigt alle Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens an, die einen Benutzerzugang vom Administrator zugewiesen bekommen haben. Möchten Sie ein Foto der Ansprechperson hochladen, beachten Sie bitte die empfohlene Bildgröße Person (Ansprechpartner) suchen Unter dem Menübefehl Person suchen rufen Sie die Suchmaske auf. Das oberste Feld ist mit Name voreingestellt. Durch die Auswahl weiterer Felder können Sie die Suche weiter einschränken. Alle allgemeinen Hinweise entnehmen Sie bitte dem Kapitel 2.1. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

20 Abbildung 26 Suche eines Ansprechpartners 4.3. Aktuelle Person (Ansprechpartner) ändern Abbildung 27 Aktuelle Ansprechperson ändern Sie gelangen über den Menübefehl auf die Seite Ansprechpartner ändern. Die Maske entspricht der Eingabemaske beim Anlegen einer neuen Ansprechperson (s. a. Abb. Abbildung 21 Eingabefelder Ansprechperson (Auszug)). Wichtig! Wenn sich Ihr Ansprechpartner in einer Firma ändert, sollten Sie diese Person als neuen Ansprechpartner anlegen, anstatt den bisherigen zu ändern, da sonst alle bisherigen Einträge in der Kontaktverfolgung mit dem neuen Namen überschrieben werden. Wenn Sie einen Ansprechpartner deaktivieren, werden Kontakteinträge nicht gelöscht. Abbildung 28 Deaktivierung einer Ansprechperson Die Person kann dann über den Link deaktivierte Ansprechpersonen auf der Unternehmensseite wieder angezeigt und in der Änderungsmaske (Schaltfläche ändern) reaktiviert oder endgültig gelöscht werden. Abbildung 29 Link deaktivierte Ansprechperson B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

21 Abbildung 30 Deaktivierte Ansprechperson ändern Abbildung 31 Aktivierung der Ansprechperson 5. Markierungen Sie können sowohl Unternehmen als auch Ansprechpersonen Markierungen zuweisen. Jedem Datensatz können beliebig viele Markierungen zugeordnet werden, Markierungen zwischen Unternehmen und Ansprechperson können variieren. Markierungen können aus verschiedensten Arbeitssituationen heraus schnell und unkompliziert angelegt werden. Haben Sie die Seite eines Unternehmens oder einer Ansprechperson aufgerufen, können Sie den Datensatz über den Button markieren. Unternehmen können außerdem über den Menübefehl Aktuelles Unternehmen markieren markiert werden (s.a. Kapitel 3.4). Wenn Sie einer größeren Anzahl von Datensätzen gleichzeitig eine Markierung zuweisen möchten, führen Sie am besten eine Suche durch und wählen mittels Aktivierung der Auswahlkästchen die zu markierenden Datensätze aus. Möchten Sie nur die Ansprechpartner der Unternehmen in die Markierung übernehmen, wählen Sie bitte den Link Ansprechpersonen auswählen. Sind in Ihrer Auswahl Unternehmen, die Sie im Kundenmanager ohne Ansprechpartner führen, sind die Firmen allgemein in der Auswahl enthalten. Abbildung 32 Ansicht der Liste Suchergebnis nach Ansprechpersonen auswählen B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

22 Möchten Sie die Unternehmen einschließlich aller Ansprechpartner in die Markierung übernehmen, klicken Sie bitte den Link Ansprechpersonen auswählen doppelt. Möchten Sie nur wenige Unternehmen und/oder Ansprechpersonen markieren, bietet es sich für eine effektivere Arbeitsweise an, zuerst die Auswahl aufzuheben. Dies erreichen Sie über die Schaltfläche Auswahlaufheben. Abbildung 33 Ansicht der Liste Suchergebnis nach Auswahl aufheben Anschließend können Sie manuell und einzeln die Auswahlkästen aktivieren. Gehen Sie dann auf den Link Markierung anlegen im rechten Bereich des Fensters. Abbildung 34 Markierungen anlegen über Verknüpfungen im rechten Frame Hinweis: Wenn Sie eine große Menge von Datensätzen gleichzeitig markieren, kann dieser Vorgang einige Minuten dauern. Sie können in dieser Zeit den Kundenmanager normal verwenden, in der Markierungsübersicht wird erst nach Abschluss des Prozesses die korrekte Anzahl der Markierungen angegeben. Alle Markierungen, die Sie unter Ihrem Benutzernamen angelegt haben erscheinen als persönliche Markierungen, zu erkennen an (p) vor dem Namen der Markierung. Sie können von anderen Benutzern des Kundenmanagers Markierungen zugewiesen bekommen. Diese sind entweder als gemeinsame Markierungen gekennzeichnet, oder, wenn der Absender diese Markierung unabhängig von Ihnen auf seinem Arbeitsplatz (unter seinem Benutzerzugang) bearbeiten oder löschen möchte, wieder als Ihre persönlichen Markierungen zu erkennen (s.a und 5.11). Nicht weitergegebene Markierungen sind individuell, d.h. sie sind nicht Bestandteil der zugrundeliegenden Datensätze, sondern an den jeweiligen Benutzer gebunden. Sie können jedoch Markierungen mehrfach weitergeben oder mit anderen Benutzern gemeinsam nutzten. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

23 Daraus ergeben sich persönliche sowie gemeinsame Markierungen: Persönliche Markierungen sind nur an Ihren Benutzerzugang gebunden. Gemeinsame Markierungen entstehen aus der Funktion "Markierung gemeinsam nutzen" und werden bei allen ausgewählten Benutzern angezeigt. Markierungen werden auf der Unternehmens- bzw. Ansprechpersonenseite bei den allgemeinen Informationen angezeigt. Persönliche Markierungen sind dabei mit (p) gekennzeichnet. Gemeinsame Markierungen sind durch (g) gekennzeichnet. Markierungen sind dazu da, Unternehmen für gezielte Aktionen in Gruppen einzuteilen (z.b. Mailings, Telefonaktionen). Markierungen sollten entfernt werden, wenn Sie nicht mehr benutzt werden. Für dauerhaftere Zuweisungen z.b. zu verschiedenen Produkten, dem Kundenstatus oder Ähnlichem benutzen Sie besser das Feld "Interesse". B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

24 5.1. Übersicht Markierungen Abbildung 35 Liste der persönlichen und gemeinsamen Markierungen Aus der Übersicht heraus können Sie sich nach Auswahl einer Markierung eine Liste der markierten Unternehmen (oder Ansprechpartner) anzeigen lassen. Abbildung 36 Auswahl eines Datensatzes aus der Liste der Markierungen Von dort aus gelangen Sie zu den Unternehmensseiten und können Ihre Bearbeitung fortsetzten. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

25 5.2. Serienmail Nach Wahl des Menübefehls Serienmail wird Ihnen eine Übersicht Ihrer persönlichen und gemeinsamen Markierungen angezeigt. Sie wählen aus und gelangen zu einer Eingabemaske. Nutzen Sie bitte die Auswahlfelder Produkt, Form und Ergebnis um einen entsprechenden Eintrag in der Kontakthistorie der Unternehmen, die diese Mails erhalten, zu erzeugen. Der Inhalt der Felder wird durch den Administrator festgelegt. Bitte beachten Sie, dass die Abbildungen in diesem Handbuch entsprechend abweichen können. Abbildung 37 Erstellen einer Serienmail (1) Die Anrede generiert sich aus dem Feld Allgemeine Anrede der Unternehmensdaten, die Signatur erscheint wie vom Benutzer im Bereich Administration Unterpunkt Einstellungen Anwenderzugang festgelegt. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

26 Abbildung 38 Erstellen einer Serienmail (2) Sie schreiben Ihren Text und senden die Mail an alle Empfänger der ausgewählten Markierung, Anhänge können ausgewählt und mit gesendet werden. Wählen Sie die Option Text, dann werden keine fett bzw. kursiv formatierten oder farbigen Schriftarten bzw. andere Textformatierungen unterstützt. Es werden außerdem keine direkt im Nachrichtentext angezeigten Bilder unterstützt. Sie können Bilder jedoch als Anlagen senden. Abbildung 39 Auswahl des Textmodus zum Erstellen und Versenden einer Serienmail B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

27 Abbildung 40 Erstellen einer Serienmail im Textmodus Bevor Sie die Mail an alle markierten Ansprechpersonen versenden, können Sie einen Test durchführen. Abbildung 41 Test- senden B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

28 Abbildung 42 Vorschau auf die Test- Nach Überprüfen des Inhalts und evtl. Korrekturen können Sie das Mailing starten. Das Bild zeigt, in welch schlichtem Format so eine Mail (nur Text) beim Empfänger eintrifft, beispielweise werden Aufzählungszeichen nicht sauber übernommen. Abbildung 43 Eingegangene (nur Text) im Posteingang des Empfängers Wählen Sie das Format HTML für das Erstellen von Nachrichten, die traditionellen Dokumenten ähneln und unterschiedliche Schriftarten, Farben und Aufzählungen enthalten. Wenn Sie HTML verwenden, wird dem Empfänger genau das angezeigt, was Sie gesendet haben. Die Anrede (z.b. Sehr geehrter Herr Mustermann) wird aus den Daten der Seite Ansprechperson generiert. Sie können hier jedoch die gewünschte Formatierung vornehmen, indem Sie die $anrede$ wie den restlichen Text markieren und ggf. Schriftart, Größe, Ausrichtung und andere Textstile wählen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

29 Abbildung 44 Erstellen und Versenden einer im HTML-Format Wichtig: Das Feld Betreff ( ) muss unbedingt einen Eintrag enthalten. Fehlt dieser, wird keine versandt und es wird ein Fehler angezeigt. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

30 Abbildung 45 Fehlermeldung bei fehlendem Betreff Ein erfolgreicher Versand wird wie folgt dokumentiert. Zum Vergleich die Ansicht der Mail (HTML) beim Empfänger. Abbildung 46 Eingegangene (HTML) im Posteingang des Empfängers B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

31 In den Beispielen für Text- und HTML-Modus wurde Text aus einer Worddatei kopiert und eingegeben. Bei Erstellen der HTML-Mail erfolgt eine Abfrage. Die Sie bitte mit OK bestätigen, um den ausgewählten Text zu übernehmen. Wenn Sie einzelne Unternehmen oder Personen der Markierung aus dem Versand der aktuellen Serien- ausnehmen möchten, deaktivieren Sie einfach die Auswahlkästchen der entsprechenden Namen nach Fertigstellung der Serienmail. Ein Eintrag in die Kontaktverfolgung wird nur dann erstellt, wenn Sie mindestens eines der Felder "Produkt", "Betreff (Kontaktverfolgung)" oder "Form" ausgefüllt haben. Abbildung 47 Der Eintrag in der Kontakthistorie wurde nach dem Senden der Mail erstellt Wenn im Unternehmensdatensatz die Funktion "Mail gesperrt" aktiviert ist, sind diese Unternehmen bzw. deren Ansprechpersonen aus dem Verteiler der Serien- ausgenommen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

32 5.3. Serienbrief Das Formular für den Serienbrief entspricht im Wesentlichen dem der Serienmail (s.a. Kapitel 5.2). Wenn Sie einen Serienbrief mit der Standardvorlage erstellen, öffnet sich dieser als rtf- Dokument in Word. Seitenränder und Schrifttypen können Sie dort ggf. ändern. Wenn Sie einen Serienbrief auf Basis einer eigenen Vorlage, z.b. mit Ihrem Firmenlogo oder individuellem Layout erstellen möchten, speichern Sie die Steuerdatei und nutzen diese in Word als Datenquelle für die Erstellung eines Serienbriefes Stammdatenexport Wählen Sie den Befehl Markierungen/ Stammdatenexport. Hinweis: Diesen Befehl sehen Sie nur im Menü, wenn Ihnen der Administrator dazu eine Berechtigung erteilt hat. Anschließend werden die Daten in eine Exceltabelle exportiert. Zuvor müssen Sie dem Öffnen der Exceldatei zustimmen. Abbildung 48 Stammdatenexport B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

33 Folgende Spalten werden mit Inhalten in eine Exceltabelle exportiert: Unternehmen Strasse PLZ Ort Postfach Postfach_PLZ Postfach_Ort Land Name des Unternehmens Angabe als Kürzel (z.b. D, CH, F) oder Landesvorwahl Vorwahl_Tel Telefon Vorwahl_Fax Fax _Unternehmen Internet Ust_ Identnr Bank BLZ Kontonr Herkunft Umsatz Mitarbeiter Branche Kundennr. Notizen 5.5. Stammdatenexport ohne AP Hinweis: Diesen Befehl sehen Sie nur im Menü, wenn Ihnen der Administrator dazu eine Berechtigung erteilt hat. Die Daten der Ansprechpersonen werden nicht exportiert, dementsprechend fehlen die entsprechenden Spalten in der Exceltabelle Auswertung Hinweis: Diesen Befehl sehen Sie nur im Menü, wenn Ihnen der Administrator dazu eine Berechtigung erteilt hat Für die markierten Unternehmen wird eine Exceltabelle mit folgenden Spalten erstellt: Unternehmen / PLZ / Ort / Datum/durch / Beschreibung / Umfang / Budget / Status / Wahrscheinlichkeit. Die Daten für Datum, durch, Beschreibung, Umfang, Budget, Status und Wahrscheinlichkeit stammen aus dem Bereich Auftragshistorie. Die Zuordnung von Wahrscheinlichkeit zu einer Prozentzahl wird individuell vom Administrator festgelegt. Abbildung 49 Ausschnitt aus der Exceldatei nach dem Datenexport B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

34 5.7. Export Kontaktverfolgung Hinweis: Diesen Befehl sehen Sie nur im Menü, wenn Ihnen der Administrator dazu eine Berechtigung erteilt hat Es öffnet sich eine Exceltabelle mit den Daten der Unternehmen (Anschrift, Land ) und der Ansprechpersonen der ausgewählten Unternehmen (Name, Anrede, Telefon, Mail ). Dem Ansprechpartner sind Kontaktdatum und Betreuer zugeordnet. Aus der Tabelle ist ersichtlich, welches Ergebnis der Kontakt hatte, Produkt und Betreff sind ebenfalls zugeordnet. AP Nachname AP Vorwahl AP Telefon Kontakt Datum Kontakt durch Kon.Produkt Musterfrau demo09_2 xhoai Kontakt Betreff Kundenkontakt mit dem Unternehmen Musterfrau demo09_2 xcontrol Betreff Musterfrau demo09_2 xcontrol erste Kontakte Sind für ein Unternehmen keine Ansprechpersonen eingerichtet, werden die Daten dem Unternehmen direkt zugeordnet. Kontakt Ergebnis Rückfrage Angebot stellen Angebot stellen Abbildung 50 Ausschnitt aus der Exceldatei nach dem Datenexport 5.8. Export primäre Ansprechpersonen Hinweis: Diesen Befehl sehen Sie nur im Menü, wenn Ihnen der Administrator dazu eine Berechtigung erteilt hat Alle für eine (oder mehrere) Ansprechperson(en) evt. relevanten Daten werden in eine Exceltabelle mit folgenden Spalten exportiert: Datensatz-Nr., Kundennummer, index-eigene Kundennummer Firma, Firma 2, Straße, PLZ, Ort, Land Feld 2, Feld 6, Feld 7 der Freitextfelder für Unternehmen (erscheinen als weitere Notizen im Bereich Zusatzinformationenauf der Unternehmensseite) (des Unternehmens) Primärer Ansprechpartner, Briefanrede, der Ansprechperson B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

35 5.9. Löschen von Markierungen Mit der Funktion "löschen" werden die Markierungseinträge gelöscht, die Datensätze selbst bleiben jedoch bestehen. Mehrere Datensätze aus einer Markierung heraus können nur Nutzer mit Administratorenfunktion löschen Markierungen weitergeben Markierungen sind benutzerabhängig, d.h. jeder Nutzer hat seine eigenen Markierungen; Markierungen anderer Benutzer werden nicht angezeigt. Sie können Markierungen jedoch mit anderen Nutzern gemeinsam nutzen oder diese einmalig weitergeben. Nachdem Sie den Menübefehl Markierungen weitergeben aufgerufen haben, sehen Sie wieder die Liste Ihrer persönlichen und gemeinsam genutzten Markierungen, jetzt aber unter der Überschrift weitergeben. Sie wählen den Mitarbeiter aus, an den Sie die Markierung weitergeben möchten. Abbildung 51 Weitergabe von Markierungen Bei der Weitergabe der Markierung bleibt diese bei Ihnen als persönliche bestehen und erscheint zusätzlich beim anderen Nutzer. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

36 Abbildung 52 Hinweis auf eine vom Benutzer demo_02 weitergegebene Markierung Wenn Sie oder der andere Nutzer anschließend Änderungen an dieser Markierung vornehmen, d.h. zusätzliche Unternehmen markieren oder bestehende Markierungseinträge entfernen, wirkt sich diese Änderung nicht auf die Markierungsliste des jeweils anderen Nutzers aus. Deshalb ist diese Markierung auch dort als persönlich (p) gekennzeichnet. Hinweis: Diese Funktion kann z.b. sinnvoll sein, wenn Sie Mitarbeitern eine Liste von Datensätzen zur Bearbeitung übergeben möchten. Der Mitarbeiter kann z.b. bei abgearbeiteten Datensätzen die Markierung entfernen; Sie selbst können, indem Sie die Markierung als persönliche Markierung behalten, die entsprechenden, ursprünglich markierten Unternehmen jederzeit abfragen. Der Tooltip in der Liste der Markierungen zeigt die Informationen an. Abbildung Markierungen gemeinsam nutzen 6. Auf der Übersichtsseite Markierungen verwenden Sie dazu für die entsprechende Markierung die Funktion Markierung gemeinsam nutzen und wählen den oder die entsprechenden anderen Benutzer aus. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

37 Abbildung 54 Auswahl einer gemeinsam zu nutzenden Markierung aus der Übersicht Markierungen Es können auch mehrere Benutzer mit der Shift- bzw. Strg-Taste ausgewählt werden. Abbildung 55 Auswahl der gemeinsamen Benutzer Änderungen an dieser Markierung, d.h. Entfernen von Einträgen oder neue Zuordnungen zu dieser Markierung werden dann auch bei allen anderen Nutzern angezeigt. Persönliche Markierungen und Markierungen, die Sie mit anderen gemeinsam nutzen, werden auf der Übersichtsseite getrennt aufgeführt. Auf der jeweiligen Unternehmens- oder Ansprechpersonenseite sind die Markierungen durch ein vorangestelltes (p) für persönliche Markierung bzw. (g) für gemeinsame Markierung gekennzeichnet. Wenn Sie eine gemeinsame Markierung verlassen (siehe Funktion auf der Übersichtsseite), wird die Markierung bei Ihnen nicht mehr angezeigt. Bei den übrigen Benutzern bleibt die Markierung bestehen. Sobald eine Markierung nur noch bei einem Benutzer vorhanden ist, wird sie zu einer persönlichen Markierung, die dieser ggf. endgültig löschen kann Datensätze löschen Mit der Funktion "löschen" werden die markierten Datensätze gelöscht. Mehrere Datensätze aus einer Markierung heraus können nur Administratoren löschen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

38 7. Wiedervorlagen Anlegen von Wiedervorlagen Termine zur Wiedervorlage können Sie einem Unternehmen oder einer Ansprechperson zuordnen. Neue Wiedervorlagen erstellen Sie von der entsprechenden Seite des Unternehmens bzw. des Ansprechpartners aus. Gehen Sie dazu rechts im Bereich Wiedervorlage auf das Symbol, um eine neue Wiedervorlage anzulegen. Dort können Sie Datum, Uhrzeit und Notiz zum Termin angeben. Bei der Eingabe eines Termins zur Wiedervorlage müssen sie das Datum incl. des Jahres eingeben. Wenn Sie einen Termin ausgehend von der Unternehmensseite anlegen, können Sie zudem eine Ansprechperson aus den für das Unternehmen aufgeführten Personen auswählen. Zudem wird jede Wiedervorlage einem Betreuer, d.h. einem Benutzer zugeordnet. In der Voreinstellung sind stets Sie selbst ausgewählt, Sie können Wiedervorlagen jedoch auch anderen Nutzern zuweisen. Kalender & aktuelle Wiedervorlagen Auf der Startseite werden im rechten oberen Frame die Wiedervorlagen des aktuellen Tages angezeigt. Durch klicken auf Betreff oder Uhrzeit der Wiedervorlage kommen Sie zur Seite des Unternehmens bzw. der Ansprechperson, für das oder die die Wiedervorlage besteht. Dort haben Sie die nötigen Kontaktdaten und Ihre letzten Kontakte mit den entsprechenden Ansprechpersonen direkt im Blick. Im Kalender auf der rechten Seite werden alle Tage hervorgehoben, zu denen Wiedervorlagen existieren. Wenn Sie auf eine dieser Tage klicken, wird der Termin im Wiedervorlagenframe angezeigt. Durch Anklicken können Sie von dort zur Unternehmensbzw. Ansprechpersonenseite wechseln. Unter der Überschrift "Ihre aktuellen Wiedervorlagen" werden Ihre vier nächsten Termine angezeigt. Indem Sie auf den Namen des Unternehmens oder des Ansprechpartners klicken, gelangen Sie direkt zu dessen Seite. Löschen von Wiedervorlagen Erledigte oder abgesagte Termine können Sie am einfachsten auf der Übersichtsseite Wiedervorlagen löschen. Dort steht hinter jedem Termin ein Lösch-Button, mit dem Sie die Wiedervorlage löschen können. Ausgehend von der Unternehmens- oder Ansprechpersonenseite können Sie Termine löschen, indem Sie mit die Wiedervorlage zum Ändern aufrufen und dann den Lösch-Button betätigen Übersichtsseite Wiedervorlagen Über das Symbol in der Kopfleiste erhalten Sie eine Liste aller für Sie gespeicherten Wiedervorlagen. B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

39 Abbildung 56 Übersicht Wiedervorlagen Indem Sie auf den Namen des Unternehmens oder der Ansprechperson klicken, kommen Sie zur jeweiligen Unternehmens- oder Ansprechpersonenseite und haben dort alle Kontaktdaten im Blick. Außerdem können Sie mit dem Button auf der Übersichtsseite Wiedervorlagen bequem löschen. Abbildung 57 Löschen von Wiedervorlagen Mit der Auswahl Termine anderer Betreuer können Sie sich die Wiedervorlagen anderer Benutzer anzeigen lassen, ohne diese jedoch ändern zu können. Abbildung 58 Anzeige von Wiedervorlagen der Mitarbeiter B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

40 8. Administration 8.1. Einstellungen Anwenderzugang Hier können Sie Ihre persönliche Signatur festlegen. Abbildung 59 Signatur erstellen B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager

41 Kontakt: B2B-Akquise Peer Hornung Lübbenauer Weg Berlin Fon: 0700 B2BAKQUISE ( ) Mail: Web: B2B- Akquise Handbuch Kundenmanager