Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excel-basierten Produk- ten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanaly-

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1 Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excel-basierten Produk- ten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanaly- - Excel-Versionen 2002 / XP sen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Seite 1

2 Impressum Titel: Herausgeber: Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excelbasierten Produkten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Excel- Versionen 2002 / XP Bundesagentur für Arbeit Statistik Nürnberg Erstellungsdatum: Februar 2011 Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg, 2011 Seite 2

3 Inhalt 1. Filterfunktion nutzen Sortierfunktion nutzen Suchfunktion nutzen Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten Seite 3

4 1. Filterfunktion nutzen 1. Im Menü Daten auswählen. 2. Registerkarte Filtern auswählen. 3. AutoFilter anklicken. Microsoft Excel ermöglicht es dem Anwender, Listen anhand bestimmter Kriterien zu filtern. Mit dieser Funktion lässt sich die Auswertung bzw. Analyse größerer Tabellen beschleunigen bzw. vereinfachen. Im Folgenden wird die Anwendung der Filterfunktion auf die Datentabel- im SGB II len zu den Übergangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser schrittweise veranschaulicht. Zum Beispiel soll eine bestimmte Reihe von Trägern ausgewählt werden. Um die Ansicht auf die gewünschten Träger einzuschränken können folgende Einstellungen vorgenommen wer- den: In der ersten Zeile erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zellee mit der Spalten- angeklickt überschrift) ein Dreieck mit der Spitze nach unten. Dieses kann für jede Spalte werden, um eine Auswahl der anzuzeigenden Merkmalsträger vorzunehmen. Seite 4

5 4. Dreieck in der 3. Kopfspalte (C) anklicken. 5. Den gewünschten Träger in der Liste auswählen. Dem Tabellenblatt ist nun ein Filter vorgeschaltet, der die Ausgabe der Träger auf die ARGE Parchim beschränkt. Mit der Filterfunktion lassen sich große Tabellen, die Merkmale z. B. für unterschiedliche Regionen oder Monate auflisten, ohne besonderen Bearbeitungsaufwand auf die interessierenden Merkmalsträger reduzieren. Aufwändiges manuelles Suchen, Kopie- ren oder Scrollen innerhalb der Excel-Mappe entfällt. Seite 5

6 2. Sortierfunktion nutzenn Neben dem Ausblenden von unerwünschten Tabellenelementen bietet Microsoft Excel die Möglichkeit der Sortierung. Mit dieser Funktion lassen sich komplexe Tabellen alphabetisch, numerisch oder nach individuellen Bedürfnissen sortieren. Bei der Betrachtung der Übergangsanalysen lassen sich mit diesem Werkzeug etwa die Werte der verschiedenen Monate für einzelne Trägerbezirke untereinande sortieren. Auf diese Weise werden - ähnlich wie bei der Filterfunktion - alle vorliegenden Informationen zu einem Träger auf einen Blick geliefert. Im Gegensatz zum Filter blendet die Sortieren-Funktion jedoch keine Zeilen bzw. Träger aus und reduziert somit den Umfang der Tabelle nicht. 1. Im Menü Daten anklicken. 2. Menüpunkt Sortieren auswählen. 3. Im Sortieren -Menü erscheinen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten der ge- wünschten Sortierung. Im vorliegenden Fall wurde unter Sortieren nach das Merk- mal tr_name in absteigender Sortierung ausgewählt. Seite 6

7 4. Im nächsten Schritt lässt sich unter Anschließend nach ein weiteres Kriterium eindie ARGE Parchim tragen, nach dem sortiert werden soll. Im vorliegenden Fall wurde gewählt. Excel hat die Liste der Träger nun alphabetisch und in absteigender Reihenfolge sortiert. Gleichzeitig sind alle Zeilen markiert, die der ARGE Parchim zugeordnet sind. Auf diese Weise lässt sich in kürzester Zeit eine Sortierung bzw. eine bessere Übersichtlichkeit der Tabelle herstellen. Seite 7

8 3. Suchfunktion nutzen Neben der bereits beschriebenen Filter- und Sortierfunktion bietet Microsoft Excel dem An- Diese Funk- wender ein Instrument zur Suche nach bestimmten Elementen in einer Tabelle. tion ermöglicht es, in umfangreichen Tabellen direkt nach bestimmten Inhalten zu suchen und erleichtert auf diese Weise den Umgang mit großen und teilweise unübersichtlichen Ta- bellenblättern. Struktur und Gebrauch Aufbauu der Tabelle bleiben von der Suchfunktion unangetastet. Aus diesem Grund bietet sich einee Anwendung an, wenn nur ein schneller Abruf von einzelnen Informationen ohne systematische Aufbereitung der Daten gewünscht ist. Im vorliegenden Fall wird am Beispiel der Übergangsanalyse gezeigt, wie in kürzester Zeit über die Suchfunktion ein bestimmter Träger gefunden werden kann. Dazu sind zunächst folgende Einstellungen vorzunehmen: 1. In der Menüleiste Bearbeiten auswählen. 2. Menüpunkt Suchen auswählen. Seite 8

9 3. Im Suchen und Ersetzen -Fenster unter Suchen nach: den Suchbegriff eingeben, nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tabelle nach allen Einträgen durchsuchen, die das Merkmal Parchim beinhalten. 4. Mit Klick auf Weitersuchen bestätigen. Excel springt nun zur ersten Zelle, die den gewünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die Weitersuchen -Schaltfläche zeigt daraufhin den folgenden Eintrag an. Seite 9

10 4. Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln einige ausgewählte Funktion von Microsoft Ex- der verschiede- cel isoliert angewandt worden sind, werden nun Kombinationsmöglichkeiten nen Funktionen gezeigt. Die gleichzeitige Anwendung der bereits beschriebenen Werkzeuge bietett sich vor allem bei der Aufbereitung bzw. Analyse von umfangreichen Tabellen an, die eine Vielzahl von unter- schiedlichen Variablen und Merkmalen aufweisen. Eine Kombination der verschiedenen Hilfen ermöglicht dem Anwender dabei umfangreiche Gestaltungs- und Anpassungsmöglichkeiten. Am konkreten Beispiel wird demonstriert, die eine kurze Gegenüberstellungg von fünf Trägern gelingt. 1. In der Menüleiste Daten auswählen. 2. Menüpunkt Filter auswählen. 3. AutoFilter auswählen. In der ersten Zeile des Tabellenblatts erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spaltenüberschrift) ein Dreieck mit der Spitze nach unten. Dieses kann für jede Spalte angeklickt werden, um eine Auswahl der anzuzeigenden Merkmalsträger vorzunehmen. Seite 10

11 4. Im Menü Benutzerdefinierter AutoFilter lassen sich verschiedene Filterkriterien set- werden, die die zen. Im vorliegenden Fall soll die Auswahl auf alle Zeilen beschränkt den Inhalt Aschaffenburg bzw. Aachen beinhalten. Hierbei ist zu beachten, dass die Einstellung oder angeklickt ist, da ansonsten nur Merkmale angezeigt werden, die beide Kriterien erfüllen. Seite 11

12 Zwischenbetrachtung: Excel blendet nun alle anderen Träger aus und weist nur noch die ausgewählten Träger aus. Der Umfang der Tabelle ist damit bereits deutlich reduziert und zeigt nur noch Regionen an, die auch vom Anwender gewünscht sind. Warum bietet sich nun die Anwendung der Sortier-Funktion an? Die Anwendung der Filter-Funktion hat die Zahl der ausgewiesenen Regionen zwar redu- ziert, Form und Struktur der Tabelle jedoch nicht verändert. Diese ist nach wie vor nicht son- derlich gut strukturiert und noch nicht für den gewünschten Vergleich von Trägern geeignet, da die Sortierung nach Berichtsmonat und nicht nach Trägern erfolgt ist. Durch die Sortier- Funktion kann eine entsprechende Umstrukturierung erfolgen. 1. In der Menüleiste Daten auswählen. 2. Menüpunkt Sortieren auswählen. 3. Im Sortieren -Menü erscheinen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten der ge- wünschten Sortierung. Im vorliegenden Fall wurde unter Sortieren nach das Merk- mal tr_name in absteigender Sortierung ausgewählt. Seite 12

13 4. Im nächsten Schritt lässt sich unter Anschließend nach ein weiteres Kriterium ein- tragen, nach dem sortiert werden soll. Im vorliegenden Fall wurden die ARGE Aschaffenburg und die ARGE Aachen gewählt. Seite 13

14 Warum bietet sich trotz der Funktion an? Zwischenbetrachtung: Zunächst ist im Rückgriff auf die Filter-Funktion der Umfang der Tabelle auf ausgewählte Träger beschränkt worden. Damit sind zwar weniger Daten ausgewiesen worden, die Über- ist im sichtlichkeit der Tabelle hat sich allerdings nicht verbessert. Mit der Sortier-Funktion nächsten Schritt eine alphabetische Sortierung nach Träger realisiert worden. Konkret hat der Anwender durch die Kombination der beiden Hilfen also Umfang und Sortierung des Ta- bellenblattes seinen individuellen Bedürfnissen anpassen können. bereits realisierten Umformungen die Anwendung der Such- Obwohl das Tabellenblatt nunn weitgehend vom Nutzer optimiert worden ist, muss er in der Tabelle scrollen, will er bestimmte Regionen und Merkmale betrachten, da nicht alle Elemendieser te auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Suche vereinfacht das Finden Merkmale: 1. In der Menüleiste auf Bearbeiten klicken. 2. Menüpunkt Suchen... anklicken. 3. Im Suchen und Ersetzen -Fenster unter Suchen nach: den Suchbegriff eingeben, nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tabelle nach allen Zellen durchsuchen, die den Inhalt Aschaffenburg haben. 4. Mit Weitersuchen bestätigen. Excel springt nun zur ersten Zelle,, die den ge- zeigt den nächsten Eintrag wünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die Weitersuchen -Schaltfläche an. Seite 14

15 In der Beispieltabelle mit lediglich fünf ausgewiesenen Trägern ist die Nutzung der Suchfunktion nicht unbedingt nötig. In größeren Vergleichstabellen beschleunigt die Suchfunktion das Auffinden von bestimmten Informationen allerdings stark. Seite 15