Nach dem Starten von Excel sieht der Bildschirm in der Regel wie folgt aus:

Transkript

1 Die Elemente des Excel-Arbeitsbereiches Titelleiste Menüleiste Symbol- und Formatierungsleiste Bearbeitungsleiste Statuszeile Nach dem Starten von Excel sieht der Bildschirm in der Regel wie folgt aus: Titelleiste Am oberen Rand befindet sich die Titelleiste. Diese enthält den Namen des Programms und im Vollbild auch den Namen der gerade bearbeiteten Datei. Mit den drei Schaltflächen auf der rechten oberen Seite können Sie das Programmfenster in der Task-Leiste am unteren Bildschirmrand ablegen (minimieren), zwischen Vollbild- und Fensteransicht wechseln und das Programm schließen. Abb.: Titelleiste Seite 1

2 Menüleiste Unter der Titelleiste befindet sich die Menüleiste. Durch Klicken auf einen der Begriffe öffnet sich ein Untermenü, aus dem Sie den gewünschten Befehl auswählen können. Abb.: Menüleiste Symbol- und Formatierungsleiste In der Standard-Symbolleiste finden Sie Schaltflächen, mit denen Sie häufig gebrauchte Menü-Befehle mit einem Mausklick auswählen können. Unterhalb der "Standard"- Symbolleiste liegt die "Format"-Symbolleiste. Sie ermöglicht den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Tabellen-Formate. Abb.: Symbolleiste Standard und Format Die Zusammensetzung der Symbole in den Symbolleisten können Sie selbst bestimmen. Außerdem ist es möglich, selbstdefinierte Symbolleisten zu erstellen. (Siehe Kapitel 5 "Individuelle Symbolleisten) Der Einfachheit halber gehen wir an dieser Stelle von den Standardeinstellungen aus, wie sie nach der Installation vorliegen. Wenn Sie wissen möchten, welche weiteren Symbolleisten in EXCEL zur Verfügung stehen, klicken Sie im Menü Ansicht auf den Befehl Symbolleisten. Bearbeitungsleiste Die Bearbeitungszeile ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der aktuellen Zelle zu verändern. Sie können Ihre Änderungen mit der Eingabetaste bestätigen oder mit der Taste verwerfen. Die gleichen Funktionen besitzen die beiden kleinen Schaltflächen, die während des Bearbeitens erscheinen: für Annehmen und für Verwerfen. Außerdem wird auf der linken Seite der Name der Zelle oder des Bereichs angezeigt, der gerade markiert ist. Abb.: Bearbeitungszeile Seite 2

3 Statuszeile In der Statuszeile am unteren Bildschirmrand erhalten Sie Informationen über momentan ausgewählte Befehle. Sind Zellen markiert, die Zahlen enthalten, erscheint deren Gesamtsumme im Kästchen Summe. Welche Funktion in der Statuszeile stehen soll, können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf diesen Abschnitt und wählen Sie eine andere Funktion aus dem nachfolgenden Kontextmenü aus. Die rechte Seite der Statuszeile zeigt Ihnen an, ob bestimmte Tasten, z. B. oder, aktiviert sind. Abb.: Statuszeile, ändern der Funktion Alle Leisten (mit Ausnahme der Titelleiste) lassen sich über das Menü Ansicht aktivieren oder deaktivieren! Seite 3

4 Nach dem Start bringt Excel eine leere Arbeitsmappe auf den Bildschirm mit dem Namen Mappe1. Mit jeder neuen Mappe, erfolgt eine fortlaufende Nummerierung. Jede Mappe besitzt nachfolgende Elemente. Titelleiste Tabelle Zeilen- und Spaltenköpfe Blattregister Bildlaufleisten Titelleiste Die Titelleiste zeigt den Namen der Arbeitsmappe an. Analog zur Titelleiste des Programms lassen sich auch hier Größe und Position des Fensters verändern. Tabelle Der Bereich in der Mitte, der durch Gitternetzlinien unterteilt ist, ist die eigentliche Tabelle. Die kleinste Einheit in der Tabelle ist die Zelle. Hier geben Sie Zahlen, Text oder Formeln ein. Die Tabelle gliedert sich in senkrechte Spalten (A, B, C etc.) und waagerechte Zeilen (1, 2, 3 etc.). Zeilen- und Spaltenköpfe Die Zeilen- und Spaltenköpfe links und oberhalb der Tabelle bestimmen ähnlich einem Koordinatensystem die Position jeder einzelnen Zelle. Eine Zelle befindet sich immer an einem Schnittpunkt einer Zeile mit einer Spalte. Daraus ergibt sich eine eindeutige Position jeder Zelle. Die Zelle in Spalte B und Zeile 3 hat z. B. die Position B3. Diese Positionsbezeichnung finden Sie auch links in der Bearbeitungszeile. Blattregister (auch: Registerzungen oder Tabellenblätter genannt) Jede Excel-Arbeitsmappe kann mehrere Tabellen enthalten. Das Blattregister am unteren (linken) Rand enthält den Namen der jeweiligen Tabelle. Mit den Pfeilen links neben dem Blattregister schalten Sie zwischen den Tabellen hin und her, bis die gewünschte Tabelle auf der Arbeitsoberfläche erscheint. Möchten Sie eine bestimmte Tabelle bearbeiten, aktivieren Sie diese Tabelle einfach durch Anklicken des Blattregisters. Zur ersten bzw. letzten Tabelle im Blattregister gelangen Sie noch schneller mit den beiden äußeren Pfeiltasten. Die Breite des Blattregisters lässt sich mit dem kleinen, grauen Balken auf der rechten Seite verändern. Seite 4

5 Bildlaufleisten Ist die Tabelle länger oder breiter als der gerade sichtbare Ausschnitt, nutzen Sie am besten die Bildlaufleisten am rechten und unteren Rand, um andere Tabellenbereiche anzusteuern. Klicken Sie auf die Pfeiltasten am rechten Rand von Excel, um zeilenweise durch die Tabelle zu blättern; ein Klick auf die Pfeiltasten am unteren Rand von Excel bewegt Sie Spaltenweise durch die Tabelle. Wenn Sie den grauen Balken innerhalb der Bildlaufleisten mit der Maus verschieben, können Sie sich schnell durch große Bereiche der Ta- belle bewegen. Menüs und Dialoge Menüs Kontextmenüs Dialoge Benutzerdefinierte Voreinstellungen Menüs Um einen Befehl in Excel auszuführen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den gewünschten Menüpunkt. Das jeweilige Menü klappt sofort auf, und Sie können Befehle zum Thema des Hauptmenüpunkts auswählen. Zusammengehörige Befehle sind durch Querstriche in kleine Gruppen aufgeteilt. Um die Struktur in den einzelnen Menüs übersichtlicher zu gestalten, werden beim Öffnen zunächst nicht alle verfügbaren Befehle angezeigt, sondern nur die am häufigsten benutzten. Wenn Sie die Doppelpfeile am Ende des jeweiligen Menüs mit der Maus anfahren, blendet Excel auch die übrigen Menübefehle ein. Abb.: Reduziertes Menü Ansicht Seite 5

6 Abb.: Erweitertes Menü Ansicht Möchten Sie ein Menü schließen, ohne einen Befehl auszuwählen, klicken Sie einfach mit der Maus eine Zelle Ihres Tabellenblattes an oder drücken die Taste. An der Art und Weise, wie die Befehle dargestellt sind, können Sie bereits einiges über ihr Verhalten ablesen: Schwarz dargestellte Befehle Mit der Tastatur erreichen Sie die Menüpunkte, wenn Sie die Taste zusammen mit dem unterstrichenen Buchstaben des jeweiligen Befehls betätigen (zum Beispiel +, um das Menü Datei zu öffnen). Grau dargestellte Befehle Ist ein Menüpunkt grau dargestellt, so können Sie ihn nicht ausführen. Er steht nur unter bestimmten Bedingungen zur Verfügung. Zum Beispiel können Sie eine Excel-Tabelle logischerweise nur dann drucken, wenn Sie auch eine Tabelle geöffnet haben. Wenn Ihr Arbeitsbildschirm leer ist, ist die Funktion "Drucken" grau dargestellt, also deaktiviert. Befehle mit Tastenkombinationen (Shortcuts) Neben einigen Menüpunkten finden Sie eine Tastenkombination. Sie soll Sie daran erinnern, dass dieser Befehl auch direkt aufgerufen werden kann. So zeigt die Tastenkombination und das Dialogfeld Format Zellen an. Als versierter Anwender werden Sie diese Tastenkürzel zu schätzen wissen, weil die Arbeit mit diesen Kürzeln oft sehr viel schneller von der Hand geht. Seite 6

7 Befehle mit drei Punkten am Ende An diesen Punkten erkennen Sie, dass der entsprechende Befehl nicht unmittelbar aus- geführt wird, sondern noch über weitere Optionen verfügt, die Sie im nachfolgenden Dialog einstellen können. Befehle mit Pfeil Bei Auswahl eines solchen Befehls erscheint links neben dem Menü eine weitere Befehlsauswahl. Der Befehl Zeile beispielsweise zeigt als zugehörige Befehle Höhe, Breite etc. an. Befehle mit Symbol Vor manchen Menübefehlen steht zusätzlich auch ein Symbol. Das bedeutet, dass der gewählte Befehl auch über das entsprechende Symbol in einer Symbolleiste zu erreichen ist. Kontextmenüs Durch Klicken mit der rechten Maustaste erhalten Sie je nachdem, welches Objekt oder welche Umgebung Sie angeklickt haben eine Sammlung häufig benötigter Befehle. Klicken Sie einfach verschiedene Komponenten Ihres Arbeitsblattes mit der rechten Maustaste an, wenn Sie die unterschiedlichen Kontextmenüs sehen möchten. Abb.: Kontextmenüs Das Kontextmenü ist ebenfalls über eine Taste aufrufbar: Auf dem Teil des Schreibblockes der Tastatur (die meisten Tasten) rechts unten, zwischen der Windows-Taste (die zeigt das typische Windows-Fenster) und der Strg-Taste, befindet sich eine mit einer schwarz-weißen Abbildung und einem schrägstehenden Pfeil. Das Kontextmenü dient in allen MS-Programmen weiterführenden Aktionen, je nachdem, wo in welchem Fenster man sich befindet, unterschiedlicher Möglichkeiten. Seite 7

8 Dialoge In Dialogen haben Sie die Möglichkeit, Texteingaben zu machen oder unter verschiedenen Optionen auszuwählen. Befehle, die viele verschiedene Optionen besitzen, werden über Dialoge gesteuert. Einige Dialoge enthalten mehrere Gruppen von Optionen. Diese sind dann auf unterschiedlichen Registerkarten untergebracht, die Sie über das Blattregister an der Oberseite der Karte aktivieren können. Abb.: Dialog mit mehreren Gruppen von Optionen Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf Register., so erscheint das entsprechende Textfelder In Textfeldern kann Text frei eingegeben werden. Der eingegebene Text wird erst beim Verlassen des Dialoges vom Programm ausgewertet. Typisches Beispiel eines Textfeldes ist im Dialog Datei Speichern unter... das Feld, in das der Dateiname eingetragen werden kann. Abb.: Textfeld Seite 8

9 Schaltflächen Wenn Sie eine Schaltfläche mit der Maustaste anklicken, führt Excel die auf der Schaltfläche beschriebene Aktion sofort aus. Sicher sind Ihnen die typischen Schaltflächen und schon begegnet. Kontrollkästchen Kontrollkästchen erlauben das Ein- bzw. Ausschalten der angebotenen Optionen. Die Darstellung Hochgestellt wird z.b. über ein Kontrollkästchen im Schrift-Dialog gesteuert. Abb.: Kontrollkästchen Optionsfeld Optionsfelder bieten Ihnen die Möglichkeit, aus mehreren angebotenen Optionen eine auszuwählen. Abb.: Optionsfelder Listenfeld Ein Listenfeld enthält eine Reihe von Texteinträgen oder Zahlen. Davon kann ein Eintrag durch Anklicken ausgewählt werden. Abb.: Listenfeld Seite 9

10 Kombinationsfeld Ein Kombinationsfeld ist eine Verbindung von Textfeld und Listenfeld. Im Textteil können Sie Ihre Eingabe frei eingeben oder auf den Listenpfeil klicken, um eine Auswahl zu treffen. Manche Kombinationsfelder erlauben keine freie Texteingabe. Abb.: Kombinationsfeld Bewegen innerhalb eines Dialoges Ohne Maus können Sie mit der Tabulatortaste von einem Eingabeelement zum nächsten springen. Optionen oder Kontrollkästchen werden dabei mit der Leertaste ein- bzw. ausgeschaltet. Sie erreichen die Elemente aber auch direkt mit einer Tastenkombination (unterstrichener Buchstabe bei gedrückter -Taste). Es kann passieren, dass eine offene Dialogbox Daten im Tabellenblatt verdeckt, die Sie eigentlich einsehen müssten, um die richtigen Einstellungen vornehmen zu können. Klicken Sie dann einfach mit der linken Maustaste in den Titelbalken des Dialogs, lassen die Maustaste gedrückt und ziehen ihn zur Seite. Benutzerdefinierte Voreinstellungen Im Dialog Extras Optionen befindet sich gewissermaßen die Steuerzentrale von Excel. Über diverse Register können Sie die Grundeinstellungen von Excel verändern, die beim Programmstart von Excel zur Verfügung stehen. Hier können Sie beispielsweise den Standardordner auf Ihrer Festplatte definieren, in den Excel seine Tabellen speichert, Sie können die Standardschriftart, die Anzeige auf dem Bildschirm oder die Farben einstellen und vieles mehr. Versuchen Sie, alle Kontextmenüs herauszufinden, indem Sie die verschiedenen Elemente Ihres Arbeitsbereichs mit der rechten Maustaste anklicken. Ändern Sie den Arbeitsbereich (Mappe 1) auf Teilbild, minimieren Sie ihn und vergrößern Sie ihn wieder auf Vollbild. Erkunden Sie die Inhalte in den verschiedenen Menüs. Tragen Sie in Extras Optionen Ihren eigenen Namen ein. Seite 10