Merkblatt zur Kalkulation von Drittmittelprojekten im Rahmen der Trennungsrechnung

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1 Merkblatt zur Kalkulation von Drittmittelprojekten im Rahmen der Trennungsrechnung Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung 2 2 Einstufung des Projekts 2 3 Kalkulation des Projekts Allgemeines zur Kalkulation Details zur Kalkulation 5 4 Vertragsentwurf und Angebot 5 5 Vertrag 6 6 Einrichten eines Abrechnungsobjekts 7 7 Rechnungsstellung 7 8 Zeiterfassung / Stundennachweis 7 9 Hinweise 8 10 Ansprechpartner 9

2 1 Vorbemerkung Gemäß des EU-Gemeinschaftsrahmens für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation [2006/C 323/01] muss die Universität nachweisen, dass sie ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten insbesondere die Auftragsforschung unter marktüblichen Bedingungen durchführt. Dies bedeutet, dass im Angebotspreis von wirtschaftlichen Drittmittelprojekten alle anfallenden direkten und indirekten Kosten zzgl. eines angemessenen Gewinns enthalten sind. Aus dieser Vorschrift resultierend, hat die Zentralverwaltung ein Kalkulationsschema erstellt, das seit Beginn 2011 die Basis für die Errechnung von Angebotspreisen der wirtschaftlichen Projekte bildet. 2 Einstufung des Projektes Vor einer Angebotserstellung und damit verbundener Kalkulation ist zu entscheiden, um welchen Typ Projekt es sich handelt. So wird unterschieden zwischen: 1. Auftragsforschung: - wirtschaftliche Tätigkeit (Leistungsaustausch) - Auftragnehmer erhält ein angemessenes Entgelt - Auftraggeber legt die Konditionen fest - Auftraggeber trägt das Risiko - Auftraggeber erhält die vertraglich geschuldeten Rechte an den Ergebnissen; nach der Entscheidung des Präsidiums vom nur Nutzungsrechte. 2. Wissenschaftliche Dienstleistungen (Anwendung gesicherter Erkenntnisse) - siehe Punkte Auftragsforschung und - die bloße Anwendung bereits bekannter, gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse ohne eigenes Streben nach neuen Erkenntnissen stellt keine echte Forschung dar (z.b. Beratungsleistung) - Hinweis: im Gegensatz zu der echten Auftragsforschung sind wissenschaftliche Dienstleistungen auch ertragssteuerpflichtig. 3. Forschungskooperationen: - Beteiligung von mind. 2 Projektpartnern an dem Vorhaben - alle Partner erbringen eigene Beiträge - das Risiko eines evtl. Misserfolgs wird geteilt - Rechte an den Ergebnissen gehören jeweils dem Partner, welcher diese erzielt hat. Projektkalkulation Seite 2

3 4. Tagungen: - wirtschaftliche Tätigkeit (Leistungsaustausch) - zeitlich auf einige Tage begrenzt - Entgelt wird als Tagungsgebühr und für Sponsoringaktivitäten erhoben - Gelder können entweder zur Deckung der Kosten oder als Ertrag verwendet werden - falls die Einnahmen überwiegend der Deckung der Kosten dienen, kann grds. eine Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch genommen werden; jedoch besteht eine Ertragsteuerpflicht dieser Vorhaben Eine Entscheidungshilfe zwischen bietet das folgende Prüfschema Auftragsforschung der Zentralverwaltung vom Prüfschema Auftragsforschung - Forschungskooperation Forschungstätigkeiten in Ausführung von Verträgen mit der gewerblichen Wirtschaft Auftragnehmer erhält ein angemessenes Entgelt Auftragsforschung Voraussetzung: Forschungskooperation Voraussetzung: Auftraggeber Auftraggeber Mindestens 2 Partner Beide tragen zur legt trägt das Risiko wirken an Konzeption Durchführung bei + Konditionen + und erhält die des Vorhabens mit + + fest Rechte an den Ergebnissen Beide teilen Risiken und Ergebnisse, d.h. jeder Partner behält die von ihm erarbeiteten Ergebnisse Keine mittelbare staatliche Beihilfe, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: Unternehmen tragen sämtliche (Voll-) Kosten Ergebnisse: - ohne Rechte am geistigen Eigentum können weit verbreitet werden; - mit Rechten am geistigen Eigentum verbleiben bei der Hochschule (Möglichkeit: Lizensierung gegen marktübliches Entgelt) Rechte der Hochschule werden anschließend gegen marktübliches Entgelt an Unternehmen übertragen Marktpreis oder Vollkosten+Gewinn Vertrag im Rahmen der Auftragsforschung Vollkosten Direkte Projektkosten ohne Aufschläge oder Vollkosten 1. Vertrag über Forschungskooperation Möglichkeit: Rechte werden im Anschluss zu Marktpreisen verkauft 2. Vertrag über Nutzung/Verwertung der Ergebnisse Abbildung 1: Prüfschema Auftragsforschung Nach Einstufung des Projektes sollte die Projektleitung prüfen, ob es einen Markt für die angebotene Leistung gibt. Besteht ein Markt, haben Projektleitende die Aufgabe, entweder den ermittelten Marktpreis anzusetzen oder den Angebotspreis marktgerecht zu kalkulieren. Die Einstufung des Vorhabens wird auf dem Deckblatt (allgemeine Projektdaten) zur Vorkalkulation durch die Projektleitung dokumentiert. Projektkalkulation Seite 3

4 3 Kalkulation des Projektes Mit Hilfe der von der Zentralverwaltung (Dez. 2.3/Drittmittelverwaltung) zur Verfügung gestellten Excel- Vorlage sollte die Kalkulation erfolgen. 3.1 Allgemeines zur Kalkulation 1. Tabellenblatt allgemeine Projektdaten beinhaltet die übergeordneten Projektinformationen: - Projektkennwort - AO-Nr. (wird durch Dez. 2.3 vergeben) - Projektleitung - Projektlaufzeit - Projekttyp (siehe Einstufung des Projektes) - umsatzsteuerliche Einordnung (Zentralverwaltung) - Geldgeber - Straße Geldgeber - Ort Geldgeber - Marktpreis (existiert / existiert nicht) - Unterschrift Projektleitung 2. Tabellenblatt Vorkalkulation enthält die Vorlage für die Kalkulation: - Auflistung aller im Projekt anfallenden Kosten - Unterschrift Projektleitung 3. Tabellenblatt Stundensätze stellt die aktuellen Stundensätze für die Kalkulation bereit: - Beamte - Entgeltbeschäftigte - Auszubildende - Hilfskräfte - Stundensätze (Die Personalkostendurchschnittssätze werden jährlich von der Zentralverwaltung aktualisiert.) 4. Tabellenblatt Investitionsgüter beschreibt häufig verwendete Güter inklusive der dazugehörigen Nutzungsdauer Hinweis: Nur die aktuellste Version der Vorkalkulation ist als Grundlage für Verträge und Angebote gültig. Projektkalkulation Seite 4

5 3.2 Details zur Kalkulation Alle direkten und indirekten Kosten, die im Projekt entstehen, sind zu erfassen sowie ein angemessener Gewinn von mindestens 3 % aufzuschlagen. Zu den direkten Projektkosten zählen: - Projektpersonal - Haushaltspersonal (aus dem Haushalt finanziert; anteilig im Projekt tätig) - Investitionen für neu anzuschaffende Geräte (anteilig der Nutzungsdauer im Projekt) - Sach- und Dienstleistungskosten (Sachmittel, Reisekosten, Unterverträge, ggf. Lehrund Forschungszulagen) Die indirekten Projektkosten umfassen: - fakultätsbezogener Gemeinkostenzuschlag auf die Summe der kalkulierten Personalkosten Aus den direkten und indirekten Kosten summieren sich die Gesamtkosten des Projektes, auf dessen Grundlage ermittelt wird. - der Gewinn von mindestens 3% sowie - die Arbeitnehmererfindervergütung von 5% Andere Varianten der Arbeitnehmererfindervergütung kommen dann zum Tragen, wenn - im Vertrag eine zusätzliche Erfindervergütung durch den Auftraggeber geregelt ist oder - sicher keine Erfindungen erfolgen (bspw. Beratungsleistungen, Anwendung gesicherter Erkenntnisse) und dieses durch die Projektleitung schriftlich bestätigt wird 4 Vertragsentwurf und Angebot Der mit Hilfe der Vorkalkulation ermittelte Angebotspreis sollte anschließend von der Projektleitung mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Die Projektleitung/Arbeitsgruppe sollte berücksichtigen, dass sie selbst keine Berechtigung zur Abgabe verbindlicher Angebote besitzt. Jedoch sind unverbindliche Angebote, mit dem Hinweis, dass zu einem späteren Zeitpunkt noch die detaillierte Rechte- und Pflichtenaufteilung vertraglich geregelt werden muss, möglich. Ein verbindliches Angebot kann grundsätzlich nur durch die Hochschulleitung erfolgen. Anschließend soll ein Vertrag (s. Punkt 5) mit dem Auftraggeber bzw. Kooperationspartner geschlossen werden. Inhalte dieses Vertrages sind, neben den abgesprochenen Konditionen, die einzelnen rechtlichen Verpflichtungen der jeweiligen Partei. Musterverträge für die Auftragsforschung und Forschungskooperation stehen der Projektleitung unter zur Verfügung. Bei wiederkehrenden Aufträgen eines Auftraggebers empfiehlt sich der Abschluss eines Rahmenvertrages. Dieser wird bei Bedarf durch einzelne Aufträge konkretisiert bzw. Unterverträge ergänzt. Fragen in diesem Zusammenhang sind an die Juristinnen des Dez. 2.2 zu richten Bei Projekten, die ausschließlich wissenschaftliche Dienstleistungen (Anwendung gesicherter Erkenntnisse) darstellen, ist es auch möglich, dem Auftraggeber ein von der Hochschulleitung unterschriebenes (Vertrags-)Angebot zu unterbreiten. Mit dem Angebot sind spezielle Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Universität Paderborn verbunden, welche bei einer Bestellung/Angebotsannahme des Auf- Projektkalkulation Seite 5

6 traggebers anerkannt werden müssen. 5 Vertrag Die mit dem Auftraggeber vorabgestimmte Version des Vertrages wird von der Projektleitung zusammen mit den beiden ersten Tabellenblättern der Vorkalkulation ( allgemeine Projektdaten und Vorkalkulation ) zur endgültigen Prüfung im Dez.2.3/Drittmittelverwaltung eingereicht. Dort erfolgt eine: - Prüfung der Vorkalkulation auf Vollständigkeit und Plausibilität - steuerliche Beurteilung des Vertrages - anschließende Weiterleitung an das Dez. 2.2/Forschungsreferat für die juristische Beurteilung Treten bei dieser ausführlichen Prüfung Fragen oder Änderungsbedarfe auf, werden diese im direkten Kontakt mit der Projektleitung und/oder dem Auftraggeber durch Dez.2.3 bzw. den Juristinnen des Dez. 2.2 geklärt bzw. abgestimmt. Ist der Vertrag (auch Angebote und deren Annahmen sind Verträge) zwischen allen Beteiligten abgestimmt, wird grundsätzlich wie folgt verfahren: - drei Originale werden durch die Projektleitung an den Auftraggeber zur Unterschrift verschickt - erhält die Projektleitung die unterschriebenen Exemplare vom Auftraggeber zurück, unterschreibt diese die Projektleitung - anschließend leitet die Projektleitung die drei Originale inklusive der unterschriebenen Vorkalkulation und des Deckblattes mit den allgemeinen Projektdaten an Dez. 2.3 weiter - Dez. 2.3 prüft final die Übereinstimmung der Vorkalkulation mit den vorliegenden Daten und leitet die Exemplare an das Dez. 2.2 zur abschließenden juristischen Prüfung - nach juristischer Prüfung werden die drei Ausfertigungen der Hochschulleitung (i.d.r. dem Kanzler) mit der Bitte um Unterschrift vorgelegt (Besonderheit: Wird im Vertrag die Zahlung einer Forschungszulage vereinbart, so ist zwingend die Unterschrift des Präsidenten erforderlich) - nach erfolgter Unterschrift gehen die Verträge zurück an Dez ein Original des von allen Seiten unterschriebenen Vertrages verbleibt in den Unterlagen des Dez. 2.3, das die zwei weiteren Exemplare an die Projektleitung verschickt, die für die Übergabe an den Auftraggeber verantwortlich zeichnet Bei Angebot und Annahme wird analog zur Verfahrensweise bei klassischer Vertragsbasis vorgegangen. Ein Vertrag kommt hierbei jedoch nur zustande, wenn die speziellen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Universität Paderborn im Bereich wissenschaftlicher Dienstleistungen (Anwendung gesicherter Erkenntnisse) mit der Angebotsannahme bzw. Bestellung durch den Auftraggeber anerkannt werden. Projektkalkulation Seite 6

7 6 Einrichten eines Abrechnungsobjekts Zur Einrichtung eines Drittmittel-Abrechnungsobjektes muss eine Drittmittel-Projektanzeige ( erstellt werden. Anlagen dieser Anzeige sind eine Kopie des von allen Parteien unterschriebenen Vertrages sowie die unterschriebenen Teile der Vorkalkulation. Die Projektanzeige wird über den Dienstweg geschickt und final im Dez. 2.3 bearbeitet. Das Dez. 2.3 richtet ein Abrechnungsobjekt in der Finanzsoftware MACH ein und informiert die Projektleitung anschließend zum Einen über die erfolgte Einrichtung und zum Anderen über die administrativen Abwicklungsmodalitäten des Projektes. 7 Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich durch das Dez Über das Formular Meldung für zu erstellende Rechnungen ( erfasst die Projektleitung alle notwendigen Informationen für eine Rechnungserstellung; hierzu gehören bspw. Positionen und Ansprechpartner. Im Auftrag des Kanzlers verfasst und versendet Dez. 2.3 nach Erhalt des Formulars das Original der Rechnung an den Auftraggeber und eine Kopie derselben an die Projektleitung. 8 Zeiterfassung / Stundennachweis Grundprinzip der Trennungsrechnung ist es, alle im Zusammenhang mit einem Projekt angefallenen direkten und indirekten Kosten zu ermitteln und diese dem entsprechenden Projekt zuzuordnen. Eine genaue Zuordnung der Kosten des haushaltsfinanzierten Personals ist ausschließlich unter Berücksichtigung von Stundennachweisen zu gewährleisten. - Mitarbeitende, die direkt aus dem Projekt finanziert werden, müssen nach Rücksprache mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG keine Stundennachweise führen - Mitarbeitende, die aus Haushaltsmitteln finanziert und im Projekt beschäftigt werden, müssen zwingend nur die im Projekt geleistete Arbeit dokumentieren - ausgefüllte Stundennachweise werden vom betreffenden Mitarbeitenden und der Projektleitung rechtsverbindlich unterschrieben - unterschriebene Stundennachweise sind spätestens am Ende eines Quartals im Dez. 2.3 einzureichen Die Stundennachweise dienen u. a. zur Nachkalkulation der Projekte und zur endgültigen Ermittlung der Gemeinkostenzuschläge. Einen Vordruck des Stundennachweises finden Sie anhängend. Projektkalkulation Seite 7

8 9 Hinweise! Von den im Rahmen der Zwischen- bzw. Nachkalkulation ermittelten Gemeinkosten des Projektes wird das Präsidium aktuell 33,3 %* einbehalten (zur anteiligen Deckung zentraler Kosten). Die restlichen aktuell 66,7 %* werden auf das Haushaltskonto der Projektleitung gebucht und dürfen ausschließlich für die originären Aufgaben der Hochschule gem. 3 Hochschulgesetz verwendet werden. Eine Verwendung dieser (HH-)Mittel für projektbezogene Ausgaben im wirtschaftlichen Bereich ist ausgeschlossen.! Die Kosten des im Projekt eingesetzten, haushaltsfinanzierten Personals werden im Zuschusshaushalt den Personalkostenbudgets der Fakultäten zugeführt.! Personal, welches aus Drittmitteln (z.b. BMBF oder DFG) bzw. anderen öffentlichen Quellen (z.b. Ministeriums- und Hochschulpaktmittel) finanziert wird, darf nicht in wirtschaftlichen Projekten eingesetzt werden. * für 2011 gab es davon abweichende fakultätsspezifische Verteilungsschlüssel Projektkalkulation Seite 8

9 10 Ansprechpartner Spezielle Fragen bzgl. der Trennungsrechnung beantwortet Kerstin Behrens Dez. 2.3 Raum A2.229 Tel.: Spezielle Fragen bzgl. Steuern beantwortet Vera Baeske Dez. 2.3 Raum A2.231 Tel.: Projektkalkulation Seite 9