Enterprise Content Management für Hochschulen

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1 Enterprise Content Management für Hochschulen Eine Infrastuktur zur Implementierung integrierter Archiv-, Dokumentenund Content-Managementservices für die Hochschulen des Landes Nordrhein Westfalen Management Summary Hanno Wiechmann, Senior Sales Specialist, Enterprise Content Management Software, Falko Mayerl, Vertriebsbeauftragter, IBM DB2 Information Management Software, IBM Deutschland GmbH 17. September

2 Management Summary Universitäten und Fachhochschulen sind heute, wie andere Institutionen auch, einem verstärkten Wettbewerb und dem damit verbundenen Kostendruck ausgesetzt. In Forschung und Verwaltung kommt dem effizienten Umgang mit Informationen erhöhte Bedeutung zu. Daten und Dokumente müssen im schnellen Zugriff sein, egal in welchem Format sie vorliegen. Vermehrt werden Inhalte für Lehr-, Forschungs- oder kommerzielle Zwecke kostenpflichtig angeboten. Das Internet eröffnet neue Potenziale und erfordert gleichzeitig den Einsatz neuer Technologien, um die Rechte an den digitalen Informationen zu schützen. Eine Vielfalt von Dokumententypen unterschiedlichen Ursprungs muss erfasst, verwaltet, gespeichert und verteilt werden. Die Suche soll einfach sein und alle Daten- und Dokumentenquellen umfassen. Die Anzeige soll personalisiert dargestellt werden, d.h. auf die jeweiligen Bedürfnisse des Benutzers abgestimmt werden können. Moderne Endgeräte wie z.b. Handys und Handhelds sind zu unterstützen. Multimediale Inhalte wie z.b. Videos müssen effektiv an an einen großen Empfängerkreis ausgestrahlt oder on demand von Benutzern abgerufen werden können.

3 Enterprise Content Management für Hochschulen existierende Daten- und Dokumentenserver/-archive ) %! ( $ $ ' Informationsobjekte: $ % &# " #! " # Die Integrierbarkeit in vorhandene Anwendungen, wie z.b. in das HIS / Hochschulinformationssystem oder in Bibliotheksverwaltungssysteme ist von zentraler Bedeutung. Offene, dokumentierte Schnittstellen und ein flexibles Datenmodell, das die Abbildung individueller Ablagestrukuren ermöglicht, sind ebenso wichtig wie Funktionen für die Dokumentenfluss- und Workflowsteuerung. Praxisbeispiel MyCoRe (weblink: MyCoRe ist ein Open Source Projekt zur Entwicklung eines Systems für Digitale Bibliotheken und Archivlösungen (oder allgemeiner "Content Repositories" >> CoRe). Im MyCoRe Projekt arbeitet eine Gruppe von Hochschulen daran, für derartige Anwendungen einen gemeinsamen Software-Kern ("core") zu erstellen, der sich an die eigenen Bedürfnisse anpassen und erweitern lässt (daher das "My" für die lokale Adaption). Auf der Basis dieses Kerns, der als Open Source unter der GNU General Public License verfügbar sein wird, sollen spezifische Anwendungen an den jeweiligen Standorten entstehen. Die technische Basis des Systems bilden Java- Klassenbibliotheken, XML-Techniken und als Datenbank-Backend IBM Content und IBM DB2.

4 Das IBM Enterprise Content Management Software Portfolio deckt diese Anforderungen ab. Im folgenden Schaubild sind die Komponenten des Portfolios dargestellt: IBM Content EMMS* IBM CommonStore - SAP - Exchange - OnDemand IBM DB2 Records IBM Content!"! ( IBM DB2 Information Integrator for Content # $! %! $ & ' Die zentrale Komponente ist der IBM Content. Der IBM Content ist ein umfassendes Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem auf Client-Server-Basis für das Erfassen, Verarbeiten, Suchen und Verteilen von Informationsobjekten jeglicher Art. Eingehende Papierdokumente werden über Scanner digitalisiert, indiziert, mit den operativen Anwendungen verknüpft und auf Magnetplatte oder in optischen Archiven gespeichert. Darüber hinaus können PC-Dokumente, Druckdateien, digitale Fotos, Videos und Audiodateien im IBM Content archiviert werden. Auch veränderbare Dokumente können über die ODMA-Schnittstelle im Content abgelegt und versioniert werden. Die erfaßten Dokumente können in elektronischen Akten zusammengefaßt werden und stehen jederzeit im richtigen logischen Zusammenhang dem Benutzer zur Verfügung. IBM Content bietet alle Funktionen, die erforderlich sind, um Dokumente zu erfassen, geordnet zu speichern, intelligent zu suchen, im Netz zu transportieren und in die Geschäftsprozesse programmgestützt einzufügen.

5 Optionale Module ermöglichen die Erweiterung der Funktionalität bzw. die Integration in Web Content Management-, Digital Rights Management-, Records Management-, ERPund CRM Lösungen. Für Lotus Notes und Microsoft Exchange existieren Komponenten für die Archivierung von . Fazit: Enterprise Content Management für Universitäten und Fachhochschulen erfordert eine umfassende Infrastruktur für Verwaltung und Nutzbarmachung von unstrukturierten Informationen. Dokumente, Web Content, Rich Media (Audio & Video) und deren effiziente Verwaltung sind wichtige Bestandteile einer erfolgreichen Ausrichtung der internen Prozesse hin zum e-business. Um einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg leisten zu können, muss die Enterprise Content Management Infrastruktur integriert, robust, offen und skalierbar sein. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter

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