Vorlagen für Brainmark-Wasserzeichen in Brainloop Secure Dataroom erstellen

Transkript

1 Vorlagen für Brainmark-Wasserzeichen in Brainloop Secure Dataroom erstellen Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.0 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Eine individuelle Vorlage für ein Brainmark-Wasserzeichen erstellen Beispielvorlage Parameter für die Konfiguration des Brainmark-Wasserzeichens Parameter für die Anzeige des Brainmark-Dokuments im Secure Document Viewer Parameter für den Wasserzeichen-Text Parameter für das Layout des Wasserzeichens Parameter für die Fußzeile des Brainmark-Dokuments Vorlagen für Brainmark-Wasserzeichen in der Datenraum-Center-Administration von Brainloop Secure Dataroom hochladen Eine Vorlage für alle Datenräume in einem Datenraum-Center festlegen Eine Vorlage für einen einzelnen Datenraum festlegen Eine Vorlage in einer Sicherheitskategorien hinterlegen Kontakt Anhang: Änderungsprotokoll Seite 2 von 14

3 1 Einleitung In diesem Dokument finden Sie Informationen zur Erstellung und Verwendung von benutzerdefinierten Vorlagen für Wasserzeichen, die in Ihre Brainmark-Dokumente eingefügt und gedruckt werden. In der Datenraum-Center-Administration finden Sie im Menü Vorlagendateien > Vorlagendateien verwalten die bei der Installation mitgelieferten Vorlagen, die Sie herunterladen und an Ihre Anforderungen anpassen können. Alternativ dazu können Sie auch das Beispiel aus diesem Dokument in eine Textdatei kopieren und entsprechend anpassen. 2 Eine individuelle Vorlage für ein Brainmark-Wasserzeichen erstellen 2.1 Beispielvorlage Um Ihre eigene Vorlage für ein Brainmark-Wasserzeichen zu erstellen, kopieren Sie den unten stehenden Text und speichern ihn als Textdatei (*.txt) ab. Passen Sie die Parameter dann entsprechend Ihrer Anforderungen an. In den folgenden Kapiteln finden Sie detaillierte Informationen zu allen verfügbaren Parametern und deren Auswirkungen. <BrainloopImageStamp> <ImageWidth>700</ImageWidth> <PuzzlePieces>2</PuzzlePieces> <ColourDepth>256</ColourDepth> <DPI>250</DPI> <FontName>Times New Roman</FontName> <StampItem> <Text>_DOWNLOADERFIRST DOWNLOADERLAST_ - _DOWNLOADED_</Text> <Style>diagonal</Style> <BarCount>1</BarCount> <RgbColor>205,0,0</RgbColor> <Transparency>65</Transparency> <StampStyle>Text</StampStyle> </StampItem> <FooterItem> <FooterStyle>BOTTOM</FooterStyle> <FooterFontSize>10</FooterFontSize> <RgbColor>0,0,0</RgbColor> <Transparency>0</Transparency> </FooterItem> </BrainloopImageStamp> Seite 3 von 14

4 Ergebnis im Brainmark-Dokument: Seite 4 von 14

5 2.2 Parameter für die Konfiguration des Brainmark-Wasserzeichens Parameter für die Anzeige des Brainmark-Dokuments im Secure Document Viewer Wenn Ihre Datenraum-Benutzer Brainmark-Dokumente nur als Bilddateien im Secure Document Viewer öffnen dürfen, können Sie in der Wasserzeichenvorlage die allgemeinen Parameter für diese Anzeige festlegen. Die Parameter müssen zwischen dem Tag-Paar <BrainloopImageStamp> </BrainloopImageStamp> stehen. Die folgenden Parameter stehen Ihnen zur Verfügung. Parameter Was wird festgelegt? Welche Werte können verwendet werden? <ImageWidth> Auflösung der einzelnen Bildteile in dpi Der Standardwert, der auch der höchste von Brainloop empfohlene Wert ist, beträgt 600 dpi. <ImageWidth>600</ImageWidth> Bei größeren Werten dauert das Laden des Brainmark-Dokuments zu lang. Bei Geschwindigkeitsproblemen empfehlen wir 300 dpi. <PuzzlePieces> Anzahl der Bildteile pro Zeile und Spalte Der Standardwert liegt bei 2 Bildteilen. <PuzzlePieces>2</PuzzlePieces> Je größer dieser Wert ist, desto länger dauert der Seitenaufbau. <DPI> Bildauflösung in dpi Der Standardwert liegt bei 250 dpi. <DPI>250</DPI> <ColourDepth> Farbdarstellung des Dokuments Mögliche Einstellungen sind: 16m (16 Millionen Farben), 256 (256 Farben), mono (schwarz-weiß), gray (grau). <ColourDepth>16m</ColourDepth> <ColourDepth>256</ColourDepth> <ColourDepth>mono</ColourDepth> <ColourDepth>gray</ColourDepth> Je mehr Farben verwendet werden, umso mehr Speicherplatz verbraucht das Brainmark-Dokument. Seite 5 von 14

6 2.2.2 Parameter für den Wasserzeichen-Text Sie können freien Text oder feste Informationen aus dem Datenraum als Wasserzeichen verwenden. Bei Verwendung von freiem Text schreiben Sie diesen einfach zwischen das Text-Tag- Paar:<Text>BRAINLOOP AG</Text>. Für die Verwendung von festen Informationen aus dem Datenraum stehen Ihnen die unten stehenden Parameter zur Verfügung. Diese können Sie beliebig kombinieren. Wichtig hierbei ist nur, dass Sie immer den Unterstrich vor und nach dem Parameternamen verwenden. Wir empfehlen Ihnen, mehrere Parameter durch ein Leerzeichen zu trennen. Sie können aber auch Sonderzeichen verwenden, wie zum Beispiel einen Bindestrich : <Text>_SECCAT_NAME_</Text> oder <Text>_DOWNLOADERFIRST DOWNLOADERLAST_ - DOWNLOADED_</Text>. Der Wasserzeichen-Text muss zwischen dem Tag-Paar <StampItem> </StampItem> stehen. Parameter _BRAINMARK DATAROOMID DATAROOMNAME DOCUMENTNAME DOWNLOADER DOWNLOADER_ACROBATSAFE DOWNLOADER _ACROBATSAFE DOWNLOADERFIRST DOWNLOADERLAST DOWNLOADERLONGNAME DOWNLOADERUSERID SECCAT_LONGDESC SECCAT_NAME SECCAT_SHORTDESC DOWNLOADED_ Was wird als Wasserzeichen verwendet? Brainmark-ID des Dokuments ID des Datenraums Name des Datenraums Name des Dokuments Adresse des Benutzers Vor- und Nachname des Benutzers sowie der Benutzername (die -Adresse) Die -Adresse des Benutzers kann nicht angeklickt werden. Benutzername (die -Adresse) Die -Adresse des Benutzers kann nicht angeklickt werden. Vorname des Benutzers Nachname des Benutzers Voller Name des Benutzers Eindeutige Benutzer-ID Hinweistext für den Editor, wie er in der Sicherheitskategorie eingetragen wurde Name der Sicherheitskategorie Hinweistext für den Leser, wie er in der Sicherheitskategorie eingetragen wurde Zeitstempel, wann das Dokument heruntergeladen wurde Seite 6 von 14

7 2.2.3 Parameter für das Layout des Wasserzeichens Mit den unten stehenden Parametern können Sie die Ausrichtung und die Farbe des Wasserzeichens beeinflussen sowie die Anzahl der Wasserzeichen pro Seite festlegen. Außerdem können Sie festlegen, ob das Wasserzeichen dem Brainmark-Dokument als Text oder als Bild hinzugefügt wird. Die Wasserzeichen- Layout-Parameter müssen zwischen dem Tag-Paar <StampItem> </StampItem> stehen. Parameter Was wird festgelegt? Welche Werte können verwendet werden? <FontName> Schriftart Alle Windows-Standardschriftarten, z. B. <FontName>Segoe UI</FontName> <Style> Ausrichtung Vertikale Ausrichtung: <Style>verticalbars</Style> Horizontale Ausrichtung: <Style> horizontal-bars</style> Diagonale Ausrichtung: <Style> diagonal</style> <BarCount> <RgbColor> Anzahl der Wasserzeichen pro Seite Schriftfarbe Jede beliebige ganze Zahl, z. B. <BarCount>2</BarCount> Bitte beachten Sie, dass dieser Paramater für den Ausrichtungsstil diagonal nicht zur Verfügung steht. Alle RGB-Farbcodes, z. B. Rot: 205,0,0: <RgbColor>205,0,0</RgbColor> Grün: 0,128,0: <RgbColor>0,128,0</RgbColor> Blau: 0,0,205: <RgbColor>0,0,205</RgbColor> Schwarz: 0,0,0: <RgbColor>0,0,0</RgbColor> Seite 7 von 14

8 Parameter Was wird festgelegt? Welche Werte können verwendet werden? <Transparency> <StampStyle> Transparenz Text oder Bild Jede beliebige ganze Zahl zwischen 0 (undurchsichtig) und 100 (transparent), z. B. <Transparency>65</Transparency>. Um sicherzustellen, dass das Wasserzeichen auch dann sichtbar bleibt, wenn das Dokument in helleren Farben gedruckt oder oft kopiert wird, sollten Sie eine geringe Transparenz wählen. Wasserzeichen als Text hinzufügen: <StampStyle>Text</StampStyle>: Wasserzeichen als Bild hinzufügen: <StampStyle>Image</StampStyle> Abhängig von Webbrowser oder ipad: <StampStyle>TextImage</StampStyle>: Bei Anzeige des Dokuments über den Webbrowser wird das Wasserzeichen als Text hinzugefügt. Bei Anzeige des Dokuments in der Brainloop Mobile App für ipad wird das Wasserzeichen als Bild hinzugefügt. Seite 8 von 14

9 2.2.4 Parameter für die Fußzeile des Brainmark-Dokuments In der Fußzeile eines Brainmark-Dokuments befinden sich üblicherweise die eindeutige Brainmark-ID des Dokuments sowie die aktuelle Seitenzahl. Mit den unten stehenden Parametern können Sie das Layout dieser Informationen beeinflussen. Die Fußzeilen-Parameter müssen zwischen dem Tag-Paar <FooterItem> </FooterItem> stehen. Parameter Was wird festgelegt? Welche Werte können verwendet werden? <FooterStyle> <FooterFontSize> <RgbColor> <Transparency> Position der Fußzeile Schriftgröße Schriftfarbe Transparenz Die Anzeige der Brainmark-ID und der aktuellen Seitenzahl kann durch die Verwendung des Parameters <FooterStyle>OFF</FooterStyle> verhindert werden. Standardposition am unteren Rand: <FooterStyle>BOTTOM</FooterStyle> Am oberen Rand: <FooterStyle>TOP</FooterStyle> Am linken Rand: <FooterStyle>LEFT</FooterStyle> Am rechten Rand: <FooterStyle>RIGHT</FooterStyle> Jede beliebige ganze Zahl, z. B. <FooterFontSize>9</FooterFontSize> Üblicherweise wird für den Text in der Fußzeile eine kleinere Schriftgröße gewählt, als für den Text im Dokument. Alle RGB-Farbcodes, z. B. Rot: 205,0,0: <RgbColor>205,0,0</RgbColor> Grün: 0,128,0: <RgbColor>0,128,0</RgbColor> Blau: 0,0,205: <RgbColor>0,0,205</RgbColor> Schwarz: 0,0,0: <RgbColor>0,0,0</RgbColor> Jede beliebige ganze Zahl zwischen 0 (undurchsichtig) und 100 (transparent), z. B. <Transparency>0</Transparency> Seite 9 von 14

10 3 Vorlagen für Brainmark-Wasserzeichen in der Datenraum-Center-Administration von Brainloop Secure Dataroom hochladen Eine Vorlage für ein Brainmark-Wasserzeichen kann als Standard für alle Datenräume eines Datenraum- Centers oder nur für einen einzelnen Datenraum oder eine Sicherheitskategorie verwendet werden. Jede Vorlagendatei kann immer nur vom Datenraum-Center-Manager in der Datenraum-Center-Administration hochgeladen werden. So laden Sie eine Vorlage für ein Brainmark-Wasserzeichen hoch: 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center Administration. 2. Klicken Sie auf Vorlagedateien und dann auf Datei hochladen. Das Dialogfenster Datei hochladen wird angezeigt. 3. Öffnen Sie die Drop-down Liste Vorlage für und wählen Brainmark-Wasserzeichen-Vorlagen aus. 4. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Ihre Vorlage aus. 5. Klicken Sie auf Hochladen. 3.1 Eine Vorlage für alle Datenräume in einem Datenraum-Center festlegen So legen Sie eine hochgeladene Vorlage für Brainmark-Wasserzeichen als Standard für alle Datenräume in einem Datenraum-Center fest: 1. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Brainmark-Optionen. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten und wählen die hochgeladene Vorlage als Standard-Wasserzeichen- Vorlage aus. 3. Aktivieren Sie das Schloss, um die Verwendung dieser Vorlage in allen Datenräumen dieses Datenraum-Centers zu erzwingen. Seite 10 von 14

11 4. Klicken Sie auf OK. Seite 11 von 14

12 3.2 Eine Vorlage für einen einzelnen Datenraum festlegen Sie können eine hochgeladene Vorlage für Brainmark-Wasserzeichen nur dann für einen einzelnen Datenraum festlegen, wenn der Datenraum-Center-Manager die Verwendung einer speziellen Vorlage für alle Datenräume in einem Datenraum-Center nicht als Standard festgelegt hat (vgl. vorheriges Kapitel). So legen Sie eine Vorlage für einen Datenraum fest: 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Brainmark-Optionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten und wählen die hochgeladene Vorlage als Standard-Wasserzeichen- Vorlage aus. 4. Klicken Sie auf OK. 3.3 Eine Vorlage in einer Sicherheitskategorien hinterlegen So hinterlegen Sie eine hochgeladene Vorlage für Brainmark-Wasserzeichen in einer Sicherheitskategorie: 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Sicherheitskategorien. 3. Klicken Sie auf die gewünschte Sicherheitskategorie in der Liste, oder erstellen Sie eine neue Sicherheitskategorie. Seite 12 von 14

13 4. Um die Vorlage für das Brainmark-Wasserzeichen auswählen zu können, aktivieren Sie zuerst die Option Standard-Brainmark-Einstellungen überschreiben. 5. Öffnen Sie dann die Drop-down-Liste Brainmark-Wasserzeichen und wählen die gewünschte Vorlage aus. 6. Klicken Sie auf Speichern. Seite 13 von 14

14 4 Kontakt Bei weiteren Fragen zu Brainloop Secure Dataroom hilft Ihnen unser Support-Team weiter: Telefonischer Support 24/7: Innerhalb Deutschlands: (gebührenfrei) Innerhalb der Schweiz: (gebührenfrei) Innerhalb Großbritanniens: (gebührenfrei) Innerhalb der USA: (gebührenfrei) Aus anderen Ländern: Online-Support: Klicken Sie hier, um unser Online-Support-Formular aufzurufen. -Support: support@brainloop.com 5 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung Oktober 2014 Erste Freigabe des Dokuments Seite 14 von 14