Im Nachfolgenden erhalten Sie eine strukturierte Anleitung zum optimalen Einsatz einer ToDo-Liste:

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1 Assistenz und mehr just in time 6. Februar 2015 ToDo-Listen Arbeitshilfen ~ Teil 1 Die Organisation des Arbeitsablaufes durch Tätigkeits- oder ToDo-Listen, in denen unerledigte Aufgaben festgehalten werden, ist eine erfolgreiche Arbeitstechnik zur Strukturierung und Verwaltung anfallender Aufgaben. Dieses schriftliche Planen hilft nicht nur, Vergesslichkeit in den Griff zu bekommen, sondern ist oftmals bereits der erste Schritt zur Bewältigung der Dinge selbst. Auch sind ToDo-Listen ein gutes Kontrollinstrument, an denen man ablesen kann, was bereits geschafft und was noch zu tun ist. Ob privat oder beruflich, als Einkaufsliste, Besprechungshilfe oder Gedächtnisstütze im Arbeitsalltag, eine ToDo- Liste kann zum unentbehrlichen Helfer im Alltag werden. Im Nachfolgenden erhalten Sie eine strukturierte Anleitung zum optimalen Einsatz einer ToDo-Liste: Teil 1: Vorgehen Formen der ToDo-Liste Erstellen der ToDo-Liste Strukturieren der Aufgaben Aufwandsschätzung Teil 2: Priorisieren der Aufgaben ABC-Analyse Pareto-Prinzip Eisenhower-Methode Delegieren Georg-Ohm-Str. 14, Taunusstein info@office-on-the-spot.de / 6128 / / 176 /

2 - 2 - Vorgehen beim Anlegen einer ToDo-Liste Die Fülle und Anforderungen der täglichen Aufgaben erreichen häufig ein Ausmaß, das die persönliche Belastungsgrenze übersteigt. Nur, wenn Sie die anfallenden Aufgaben durchdenken und sich gut vorbereiten, schaffen Sie Klarheit und verhindern unnötige Arbeit, Fehler und Stress. Dieses Planen der Aufgaben muss unbedingt schriftlich erfolgen, damit die Aufgaben nicht im Kopf herumschwirren und Anspannung, Druck und Stress verursachen. Man erhält einen Überblick über die zu bewältigenden Arbeitsaufgaben und Aktivitäten und kann sie in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Formen der ToDo-Liste Die ToDo-Liste ist im Allgemeinen als Tabelle aufgebaut. In den Zeilen der Tabelle werden dabei die zu erledigenden Aufgaben aufgeführt. Einfache ToDo-Listen Die einfachste Form der ToDo-Liste umfasst zwei Spalten: eine für die zu erledigenden Aufgaben und eine weitere für die feststehenden Termine der Aufgaben. Bei dieser einfachen Form der Liste steht das Erkennen der Ziele im Vordergrund. Ist eine Aufgabe erledigt, so wird diese einfach durchgestrichen oder mit einem Häkchen als erledigt gekennzeichnet. Erweiterte ToDo-Listen Die erweiterte ToDo-Liste enthält zusätzlich zu den Aufgaben und Terminen eine Spalte für den voraussichtlichen Zeitbedarf zur Erledigung der Aufgaben. Am besten wird diese gewährleistet durch Berücksichtigung einer gewissen Pufferzeit für Unvorhergesehenes. Neben dem Erkennen der Ziele bedarf es bei der erweiterten Form der Liste einer (Selbst-)Einschätzung des Aufwands der Aufgabe.

3 - 3 - Komplexe ToDo-Listen Die komplexe ToDo-Liste beinhaltet zusätzlich eine weitere Spalte für die Priorität der Aufgabe. Wird die erstellte Liste in der Reihenfolge der Prioritäten neu verfasst/geordnet, entsteht daraus die sogenannte Prioritätenliste. Werden die jeweiligen Einträge der Liste in der Reihenfolge ihrer vorgesehenen Erledigung angeordnet, entsteht ein erster Arbeitsplan. Diese Liste bewertet die anfallenden Aufgaben und geht damit deutlich über das Erkennen von Zielen sowie der Aufwandsschätzung hinaus. Wie erstelle ich eine ToDo-Liste? Das Anlegen einer ToDo-Liste ist recht einfach. Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen: Alle zu erledigenden Tätigkeiten und Aufgaben untereinander schreiben. Die Reihenfolge der Einträge spielt in dieser Phase zunächst noch keine Rolle. Falls einzelne Aufgaben sehr umfangreich und komplex sind, sollte man diese in sinnvolle Teilaufgaben und Zwischenschritte aufteilen, um die Gesamtaufgabe besser beherrschen zu können und den Überblick zu behalten (s. Strukturieren der Aufgaben). Die Liste kann durch Angabe der Prioritäten über die reine Zielformulierung hinaus gehen und schon die Gewichtung der Aufgaben durch Dringlichkeit und Wichtigkeit enthalten, wodurch sie eine zentrale Bedeutung für die Arbeitsplanung bekommt (s. Prioritätensetzung). Die ALPEN-Methode Bewährt hat sich bei der Planung der ToDo-Liste die ALPEN-Methode, bei der man einige Minuten am Tag möglichst gleich morgens die anfallenden Aufgaben des Tages nach folgendem Verfahren plant: A Aufgaben und Termine ohne Rücksicht auf die Reihenfolge in einem Tagesplan festhalten. L Länge einschätzen, d. h. realistische und nicht zu knapp bemessene Schätzung der benötigten Zeit für jede Aufgabe festlegen. P Pufferzeiten einplanen, Verplanung von maximal 60 % der eigenen Arbeitszeit (oder des Teams), um Zeit für Unvorhergesehenes zu haben. E Entscheidungen treffen: Durch Prioritätensetzung, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt. N Nachkontrolle und Erstellung einer Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.

4 - 4 - Strukturieren von komplexen Aufgaben mit der Salami-Taktik Große komplexe Aufgaben erscheinen oft unübersichtlich und schwer zu lösen. Gerade bei umfangreichen und aufwendigen Aufgaben ist es deshalb schwierig, sich selbst zu motivieren, diese Aufgaben anzugehen. Man neigt zur Aufschieberitis und findet keinen Anfang. Diese großen Aufgaben verlieren an Komplexität, wenn sie in kleine überschaubare Teilaufgaben zerlegt werden. Diese Teilaufgaben lassen sich wiederum in noch kleinere Teilaufgaben aufbrechen, und zwar so lange, bis die anfängliche Komplexität wesentlich reduziert bzw. beseitigt ist. Dieses Vorgehen strukturiert die vormals große und unübersichtliche Aufgabe in einfache und handhabbare kleine Teilaufgaben. Die Aufgabe erscheint nun nicht mehr so gewaltig, sondern als durchaus machbar. Dies erleichtert das Anfangen, verschafft immer wieder Erfolgserlebnisse und motiviert so zum Weitermachen und Durchhalten bei der gesamten Aufgabe. Schritt für Schritt führt dieser Königsweg schlussendlich zum Erfolg und zur Bewältigung der Gesamtaufgabe. Dieses Teile und Beherrsche -Prinzip (lat: divide et impera) ähnelt im übertragenen Sinne dem Zerschneiden einer großen Salami in viele dünne Scheiben. Daher wird es oft als die Salami-Taktik bezeichnet. Diese bewährte Methode für rationelles Arbeiten wurde schon im 17. Jahrhundert von dem französischen Philosophen René Descartes erkannt und in vier Regeln zusammengefasst: 1. Formuliere die Aufgabe schriftlich 2. Zerlege die große Gesamtaufgabe in einzelne kleine Teile 3. Ordne die Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen 4. Erledige alle Aktivitäten und überprüfe das Ergebnis Wochenplan Der Wochenplan ist eine ToDo-Liste für eine ganze Woche. Hier werden alle Termine, Ziele, Aufgaben und Tagesprioritäten einer ganzen Woche eingetragen. Bei der Tagesplanung wird der Blick nur auf das, was unmittelbar vor Ihnen liegt, d. h. auf das, was nahe und dringend ist, gelenkt. Im Gegensatz dazu verliert man mit einer Wochenplanung auch langfristige Ziele und Prioritäten nicht aus den Augen.

5 - 5 - Aufwandsschätzung der benötigten Dauer der Aufgabe Für eine sinnvolle Planung der ToDo-Liste muss man wissen, wieviel Zeit man zur Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigt. Hierzu ist es notwendig, den Aufwand der einzelnen Teilaufgaben realistisch einzuschätzen. Diese Aufwandsschätzung ist jedoch bei komplexen oder neuartigen Aufgaben nicht immer ganz einfach. Um zu einer realistischen Einschätzung zu gelangen, ist es wichtig, die Aufgabe und die einzelnen Tätigkeiten, die zur Erledigung notwendig sind, möglichst genau zu (er)kennen, Erfahrungswerte für gleiche oder ähnliche Aufgabenstellungen zu haben, sich selbst bzw. das Team einschätzen zu können, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. Vorgehensweise Umfangreiche und neuartige Aufgaben/Projekte sind zunächst mit Hilfe der Salami-Taktik in kleine überschaubare Teilaufgaben aufzubrechen. Anschließend ist möglichst ehrlich und realistisch einzuschätzen, wieviel Zeit für die Aufgabe bzw. die Teilaufgaben benötigt wird. Hierbei sollte man möglichst auf Erfahrungswerte zurückgreifen, d. h. wie lange man für eine gleiche oder ähnliche Aufgabenstellung in der Vergangenheit benötigt hat. Wichtig ist es, hierbei genügend Puffer und eine Zeitreserve für Unvorhergesehenes mit einzuplanen. Die Erfahrung zeigt, dass man häufig mehr Zeit für eine Tätigkeit benötigt als man ursprünglich gedacht hat, da die tägliche Routine und der bürotechnische Alltag oft dazwischen kommt. Je nach Umfang der Aufgabe ist die Aufwandsschätzung in Stunden oder Tagen, bei sehr umfangreichen Aufgaben/Projekten sogar in Wochen oder Monaten anzugeben. Die kleinste Zeiteinheit sollte aber mindestens 10 Minuten betragen. Je weniger Erfahrung es mit der gestellten Aufgabenstellung gibt und je komplexer die Aufgabe ist, desto größer ist das Risiko einer Unschärfe in der zuvor gemachten Aufwandseinschätzung. Diese Unsicherheit wird durch den Risikofaktor wieder ausgeglichen. Nach erfolgter Zeiteinschätzung für die Dauer der Aufgaben sind daher auch Risikofaktoren festzulegen. Jede einzelne Aufgabe ist dazu nach Erfahrungswerten und Komplexität zu beurteilen und zu gewichten. Der Erfahrungsfaktor beträgt für eine Aufgabe, die in der Vergangenheit schon einmal erledigt wurde: Faktor 10 ähnlich zu einer bekannten Aufgabenstellung ist: Faktor 30 neuartig und unbekannt ist: Faktor 50 Der Komplexitätsfaktor beträgt für eine Aufgabe, die einfach und überschaubar ist: Faktor 10 eine mittlere Schwierigkeit hat: Faktor 30 sehr schwierig und komplex ist: Faktor 50

6 - 6 - Der Risikofaktor ergibt sich dann als Summe aus Erfahrungsfaktor und Komplexitätsfaktor. Die zuvor geschätzte Zeitdauer für die Erledigung der Aufgabe wird nun prozentual um den Risikofaktor erhöht, sprich man erweitert den Zeitaufwand der (Teil-)Aufgabe um z. B. 20 %. Beispiele: Eine einfache überschaubare Aufgabe, die in der Vergangenheit so schon einmal bewältigt wurde, erhält so den Risikofaktor 20. Der Aufwand für diese einfache und bekannte Aufgabe wird damit um 20 % erhöht (Aufwand = Aufwand x 1,2). Eine völlig neue Aufgabe, die zudem sehr schwierig und komplex ist, erhält den Risikofaktor 100. Der Aufwand für diese Aufgabe wird um 100 % erhöht und verdoppelt sich somit. Teil 2 folgt in der nächsten Woche