Überlegungen zur Übernahme und Archivierung von -Konten

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1 Überlegungen zur Übernahme und Archivierung von -Konten Corinna Knobloch 19. Tagung des Arbeitskreises "Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen" 10./11. März 2015 Wien

2 Funktionen von s o Funktionen (auch offizielle), die zuvor vorwiegend von Briefen, Aktenvermerken und anderen Schreiben wahrgenommen worden sind o Schnelles Austauschmedium (i.d.r. kurzlebige Bedeutung der Information)

3 -Ablagen Aspekte von Datenbanken Dateiablagen

4 Vorüberlegungen bei der Analyse eines -Kontos o Welche s sind noch vorhanden? o Sind nur die Postausgänge erhalten, da der Posteingang an einem zentralen Rechner erfolgte und die s nicht an den Bearbeiter weitergeleitet wurden? o Nach welchen Kriterien hat der Bearbeiter Löschungen durchgeführt?

5 Zusammensetzung eines Informationsobjekts Denkbare Möglichkeiten: a. Jede ist ein eigenes Informationsobjekt b. Übernahme der im -Programm bereits gebildeten Ordner als Informationsobjekte c. Übernahme eines kompletten -Kontos als Informationsobjekt d. Unterscheidung zwischen s und Anlagen bei der Bildung der Informationsobjekte

6 Beispiel- in Microsoft Outlook Outlook

7 Beispieltext eines erweiterten Headers X-Envelope-To: Return-Path: Received: from [ ] (HELO BSP0999) by beispiel.de (CommuniGate Pro SMTP ) with ESMTPS id for Tue, 17 Feb :06: From: =?iso ?q?musterfrau To: Subject: =?iso ?q?wg:_recherche= Date: Tue, 17 Feb :06: Message-ID: MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset="iso " Content-Transfer-Encoding: quoted-printable X-Mailer: Microsoft Office Outlook 12.0 Thread-Index: Lc+VECdr8jWqSm0QTQSMdkvai8yYRSwAgL5wUTqMjwZHNFSxoAAmgozAAAIWBZA= Content-Language: de

8 Signifikante Eigenschaften von s und ihren Anlagen Wichtige Aspekte: o Gestaltung (Nur Text, HTML, Rich-Text) o Nachweis über vorhandene Anlagen o Signifikante Eigenschaften der Leseumgebung

9 Umfang/ Maßeinheit eines -Kontos Denkbare Möglichkeiten (Beispiele): a. 1 -Konto b. 8 Ordner eines -Kontos c. Datenmenge in Megabyte, Gigabyte usw. d. Anzahl der enthaltenen s e. Anzahl der enthaltenen s unter Berücksichtigung aller in den s vorhandenen weitergeleiteten oder beantworteten weiteren Nachrichten

10 Erhaltungsformate von s und ihren Anhängen s: o Ziel: PDF/A-1 Anlagen: o Erhaltungsformat abhängig von den auftretenden Dateiformaten o Möglichkeiten: PDF/A-1 bzw. Einbindung in Migrationsstrategie

11 Bestandsaufnahme der vorhandenen s und Anhänge Zweck: Auflistung der Metadaten, die... o zum Auffinden einer oder eines Absenders dringend gebraucht werden o es ermöglichen, eine und ihren Anhang miteinander in Verbindung zu bringen

12 Bestandsaufnahme der vorhandenen s und Ordner Programmierung eines Tools zur Erhebung von Kerninformationen durch die Praktikantin Yvonne Stanka (nun bei der Firma Die Firmenhistoriker GmbH ): o Ausgabe wesentlicher Metadaten zu den einzelnen s (z.b. Absender, Adressaten, Betreff, Erstellungsdatum, Nachrichtengröße, Ordner, in dem sich die befindet) o Auflistung der -Ordner mit einem Nachweis der enthaltenen Elemente

13 Bestandsaufnahme einzelner s

14 Bestandsaufnahme von -Ordnern

15 Erste von einem deutschen Internet- Mailserver empfangene , 1984 (Stadtarchiv Karlsruhe 8/StS 4/265)

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Corinna Knobloch Landesarchiv Baden-Württemberg Abt. Staatsarchiv Ludwigsburg Arsenalplatz Ludwigsburg Tel.: 07141/

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