s archivieren aber richtig! Ronny Wolf GFI Sales Engineer

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1 s archivieren aber richtig! Ronny Wolf GFI Sales Engineer

2 Agenda

3 Kosten Wissensmanagement Rechtliche Vorgaben

4 Performance und Speicherplatz Sicherung und Wiederherstellung Verwaltungaufwand

5 Auffinden von Kundenkorrespondenz Nutzen Sie als Knowledge Base Wettbewerbsvorteile durch schnelle Reaktion

6 IT-Prüfung Im Rahmen der Abschlussprüfung ist der Wirtschaftsprüfer nach den für ihn geltenden gesetzlichen und berufsständischen Regelungen verpflichtet, neben dem reinen Zahlenwerk auch die rechnungslegungsrelevanten IT- Systeme zu überprüfen Rechtsstreitigkeiten IT-Prüfung Gesetzliche Anforderungen

7 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Ein Schriftstück betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, 257, Rn 34) s und Faxe, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren ( 147 AO) Als originär digitale Dokumente sind die s und Faxe zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF- Schreiben vom zu den GoBS, Abschn. VIII Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen )

8 Was kann passieren, wenn ich nicht archiviere? Verlieren von Gerichtsverfahren (Arbeitsrecht, Patentrecht...) Abwertung des Unternehmens durch Wirtschaftsprüfunggesellschaft Kreditkonditionen (höhere Zinsen, niedrigere Darlehen...) Versicherungskonditionen (höhere Versicherungsprämien...) Ordnungswidrigkeiten oder Straftatbestand (z.b. Steuerhinterziehung) Steuerordnungswidrigkeit 377 AO (bis Euro Bußgeld) Steuerstraftat 369 AO (bis 1 Mio. Euro und 10 Jahre Freiheitsstrafe)

9 archivierungslösungen können, Unternehmen jeder Größe, Kosten sparen, die Produktivität steigern und rechtliche Risiken minimieren!

10 Um eine lückenlose Archivierung zu gewährleisten existieren zwei Technologien Stubbing Journaling

11 Integration / Evaluation Speicherplatz Last auf E- Mailserver Benutzerzugriff Unterstützung Journaling Problemlose Anbindung an bestehende Infrastrukturen. Keine Veränderungen Speicherung erfolgt auf separater System Keine Objekte verbleiben auf server, somit keine zusätzliche Last Zugriff erfolgt über separates System Anerkannte Standards (z.b. IMAP, EWS, MAPI) Stubbing Existierende s werden durch Querverweise ersetzt Querverweise werden in Exchange gespeichert, E- Mail Inhalt auf separaten System Hohe Last, da die Objektanzahl auf E- Mailserver nicht verringert wird Zugriff erfolgt, nur in Verbindung mit E- Mailserver Da propritäre Ablage und Zugriffe, nur durch Hersteller

12 Die Speicherung von s erfolgt in den meisten Archivierungssystemen in Datenbanken Wie skalierbar ist die verwendete Datenbank? Enstehen zusätzliche Kosten? Ist die Speicherung rechtskonform?

13 Wie wird das Produkt lizenziert? Entstehen zusätzliche Kosten? (Schulung, Consulting, AddOns) Sind Exportmöglichkeiten vorhanden um zusätzliche Kosten beim Wechsel zu vermeiden?

14 Die Lösung?

15

16 GFI MailArchiver bietet vielfältigste Archivierungsmöglichkeiten Verwendung der Journaling Technologie Regelbasierte Archivierung Manuelle Archivierung

17 Bis zu 120GB/Jahr in SQL Express durch integrierte Archiverspeicherverwaltung GFI MailArchiver spart Speicherkosten und kann für alle Unternehmensgrössen skaliert werden Verwendung von Single Instance Storage (SIS) Kompression alle s bis zu 80% Verschiedene Anbindungsmöglichkeiten: Integrierte Datenbank Microsoft SQL Server Express Microsoft SQL Server

18 Installation und Konfiguration innerhalb von Minuten Hochskalierbar durch rollenbasierte Installation Integration aller bestehende s Integration und Suche aller im Unternehmen vorhanden PST Dateien One Click Postfachwiederherstellung Exportmöglichkeiten via , PST Datei oder EML/MSG Datei Integrierte Business Intelligence Berichte um die Archivierung anzupassen

19 Vollständige Outlook Integration inkl. Gesamter Ordnerstruktur Offline Archiv via Microsoft Outlook Plattformunabhängiger Zugriff z.b. via Tablet oder Smartphone Webbasierter Zugriff Volltextindizierung der gesamten inkl. Anhänge (mehr als 140 Formate)

20 Rechtskonforme Speicherung aller s Überwachung sämtlicher Konfiguratonsänderungen sowie der Datenintegrität Granulare Rechteverwaltung um Datenschutz und Betriebsverfassungsgesetz zu erfüllen Verschlagwortung aller s um eine schnelle Wiederauffindbarkeit zu gewährleisten GDPdU Zertifizierung!

21 Warum nicht die integrierte Archivierung vom server verwenden? Keine Entlastung des servers Keine rechtskonforme Archivierung Wiederherstellung und Exportmöglichkeiten begrenzt Begrenzte Verschlagwortung Teils höhere Kosten, als separate Lösung (z.b. Exchange Enterprise CAL)

22 GFI MailArchiver bietet Unternehmen eine kostengünstige Lösung Keine Schulungen der Mitarbeiter notwendig Keine zusätzlichen Kosten durch Datenbankserver (bis ca. 250 Benutzer) Lizenzierung nach archivierten Postfächern (ab 10 Postfächer) Neupreis: 100 Postfächer = 2200 Euro Verlängerung: 100 Postfächer = 440 Euro

23 Unternehmen sind verpflichtet gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu archivieren Eine archivierung erhöht die Produktivität im Unternehmen Um Kosten und Verwaltungsaufwand zu sparen sind archivierungslösungen ideal

24 Laden Sie die kostenlose Testversion herunter und überzeugen Sie sich selbst von GFI MailArchiver für Ihr Unternehmen...

25 Über GFI Software Internationale Niederlassungen: USA (North Carolina, Kalifornien, Florida), Großbritannien (London/Dundee), Australien, Österreich, Rumänien, Malta Hunderttausende von Installationen weltweit Lösungsanbieter des Vertrauens von Tausenden Unternehmen rund um den Globus Produktvertrieb über ein enges, weltweites Netz von Channel- Partnern

26 Weitere Informationen unter: Web:

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28 Die Software-Spezialisten für IT Sicherheit und Infrastrukturlösungen!

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