Beschluss des Rates der IT-Beauftragten

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1 Beschluss des Rates der IT-Beauftragten Thema: Offene Dokumentenformate Gegenstand: Einführung offener Dokumentenformate in der Bundesverwaltung Datum: 28. November 2008 Anlagen: - Hintergrund: PROJEKTGRUPPE OFFENE DOKUMENTENFORMATE DES RATES DER IT-BEAUFTRAGTEN BESCHLUSSVORSCHLAG ZUR EINFÜHRUNG OFFENER DOKUMENTEN- FORMATE IN DER BUNDESVERWALTUNG I. Die Bundesverwaltung setzt bis heute fast ausschließlich die Microsoft Office Software-Suite für die Erstellung von Dokumenten ein. Die hierzu genutzten zugehörigen binären Dokumentenformate sind "geschlossen", d.h. nicht vollständig oder nicht regelmäßig veröffentlicht und ausschließlich durch den Software-Hersteller kontrolliert. Dies behindert die Interoperabilität und kann zu Wettbewerbsverzerrungen führen. Darüber hinaus birgt die weite Verbreitung von Schadcode in Dokumenten erhebliche Gefahren für die IT-Sicherheit.

2 Offene Dokumentenformate können einen wesentlichen Beitrag zur Lösung dieser Probleme leisten. Sie erfüllen die Anforderungen, die im Initiativpapier einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe der Bundesregierung Offene Dokumentenformate für die Bundesverwaltung vom Februar 2007 beschrieben sind, und helfen damit, die Sicherheitsrisiken erheblich zu mindern, die Interoperabilität zu verbessern und den Wettbewerb zu fördern. Offene Dokumentenformate verbessern durch ihre vollständige Dokumentation die Sicherheit der IT, weil damit Schadcode verlässlicher ausgefiltert werden kann. Für die Bundesverwaltung besteht daher die Notwendigkeit, künftig offene Dokumentenformate einzusetzen. Die Projektgruppe "Offene Dokumentenformate" sieht in ihrem Beschlussvorschlag eine Maßnahme der Umsetzung des von den Koalitionsfraktionen am 5. Juli 2007 im Bundestag verabschiedeten Antrags "Den Wettbewerb stärken, den Einsatz offener Dokumentenstandards und offener Dokumentenaustauschformate fördern" (BT- Drucks.: 16/5927). II. Mit dem Dokumentenformat, Open Document Format (ODF) existiert seit 2006 ein als ISO-Standard anerkanntes Format, das den Kriterien der Offenheit genügt. Auf diesem Format basierende Produkte kommen bereits vielfältig in Privathaushalten, Unternehmen und Behörden zum Einsatz. Dieses Format wird von verschiedenen Herstellern, Softwareprodukten auf unterschiedlichen Plattformen unterstützt. Zur Verwirklichung eines diskriminierungsfreien E-Governments muss sich die Bundesverwaltung in die Lage versetzen, Dokumente in diesem Format empfangen, bearbeiten, erzeugen und versenden zu können.

3 Neben dem neuen Format ODF werden die bisherigen Binärformate noch auf absehbare Zeit die vorherrschenden Formate für elektronische Dokumente bleiben. Die Bundesverwaltung muss in der Lage sein, zunächst weiterhin diese elektronischen Dokumente mit ihren Partnern und Kunden auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. Die Herstellung und Sicherung der Interoperabilität ist ein vordringliches Anliegen der Bundesverwaltung. Die Projektgruppe Offene Dokumentenformate hat daher evaluiert, dass der Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Text- Dokumenten in interoperabler Art und Weise realisiert werden kann. Die technische Evaluierung (Anlage 1 Ergebnisbericht zu den Konvertertests) zeigt, dass einige untersuchte Konverter akzeptable Konvertierungsergebnisse für eine Vielzahl von Einsatzszenarien lieferten. Das positive Untersuchungsergebnis hinsichtlich der Textdokumente und die Tatsache, dass diese den weitaus größten Teil der auszutauschenden Dokumente in der Bundesverwaltung darstellen, erlauben es, ODF als weiteres Austauschformat in der Kommunikation der Bundesverwaltung einzuführen. Die durchgeführte Kosten-Nutzen-Betrachtung (siehe Anlage 2 Kosten-Nutzen- Betrachtung) ergab, dass eine Unterstützung von ODF durch den Einsatz von Konvertern für alle Behörden wirtschaftlich realisierbar ist. Dieses Ergebnis muss in einem ersten Schritt durch die Unterstützung von ODF in der Bundesverwaltung umgehend dazu genutzt werden, die Interoperabilität bezüglich des Austausches und der gemeinsamen Bearbeitung von elektronischen Dokumenten sicherzustellen. Die Unterstützung von ODF bedeutet dabei nicht die endgültige Festlegung dieses Formates als alleiniges, offenes Dokumentenformat für die Bundesverwaltung.

4 III. Seit 2007 setzt Microsoft auf das neue XML-basierte Format Office Open XML (OOXML) als Standardformat in seiner Office-Software-Suite. OOXML wurde Anfang April 2008 als weiteres ISO-standardisiertes Dokumentenformat angenommen. Die ab-schließende Fassung der Spezifikation bedarf noch der Fertigstellung und Veröffentlichung. Erst dann können alle Softwarehersteller dieses Format auch in ihren Office-Anwendungen implementieren und den Nutzern zur Verfügung stellen. Vermutet wird, dass auch dieses Format seine Verbreitung finden und zukünftig von Verwaltung, Wirtschaft und dem Bürger genutzt werden wird. Die Bundesverwaltung muss sich auch dafür rüsten und schon jetzt untersuchen, ob und ggf. wie eine Unterstützung durch die Bundesverwaltung erfolgen kann. Dabei sind die gleichen Zielsetzungen, Kriterien und Anforderungen anzulegen wie bei der Betrachtung von ODF. IV. Die Projektgruppe hat festgestellt, dass zur effektiven Förderung von offenen Dokumentenformaten ein direkter Dialog mit der Europäischen Union, den Ländern und den Kommunen sowie den Herstellern von Office-Produkten und Konvertern sinnvoll ist.

5 Beschlussfassung: Zur Sicherstellung der Interoperabilität im Austausch und der Bearbeitung von Dokumenten innerhalb der Bundesverwaltung sowie mit Partnern und Kunden außerhalb der Bundesverwaltung fasst der Rat der IT-Beauftragten folgenden Beschluss (Nr. 11/2008): 1. Die IT-Beauftragten gehen davon aus, dass zukünftig der Austausch von elektronischen Dokumenten zunehmend auf der Basis von offenen Dokumentenformaten erfolgen wird. Dies sollen die Bundesbehörden bei der Neubeschaffung von Anwendungen und Systemen berücksichtigen. 2. Als erste Maßnahme unterstützt die Bundesverwaltung ab dem 01. Januar 2009 schrittweise das Open Document Format, ISO Das bedeutet, dass die Bundesverwaltung bis zum 01. Januar 2010 in der Lage sein wird, Dokumente im Format ODF zu empfangen, zu bearbeiten, zu erstellen und zu versenden. In begründeten Ausnahmefällen kann dieser Termin für einzelne Behörden der Bundesverwaltung verschoben werden. 3. Die Projektgruppe des IT-Rates wird beauftragt, die Unterstützung von OOXML, ISO durch die Bundesverwaltung zu evaluieren. 4. Zur Förderung offener Dokumentenaustauschformate wird die Projektgruppe des IT-Rates beauftragt, einen offenen Diskurs mit der Europäischen Union, den Ländern, den Kommunen sowie mit den Herstellern von Office-Produkten und Konvertern zu initiieren.