B-COMM. ERP 4 HR Access Zeiterfassungslösungen für HR Access Anwendungen

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1 B-COMM ERP 4 HR Access Zeiterfassungslösungen für HR Access Anwendungen

2 HR Access und Kaba eine Partnerschaft mit Potenzial Seit mehr als zehn Jahren arbeiten wir erfolgreich mit HR Access zusammen. Dabei konzentriert sich jeder der beiden Partner auf seine Kernkompetenzen HR Access auf das Personalmanagement und Kaba auf die dafür notwendige Datenerfassung. HR Access gehört europaweit zu den fünf größten Anbietern von Komplettsoftware für die Personalwirtschaft. Aktuell verwaltet HR Access mehr als 10 Mio. Mitarbeiter für große und mittlere Kunden in über 50 Ländern weltweit. Kaba Lösungen sind in mehr als Unternehmen im Einsatz. Die mehr als installierten Terminals sorgen dafür, dass ebenfalls mehr als 10 Mio. Menschen täglich mit Kaba arbeiten. Hier haben sich also zwei starke Partner zusammengefunden, die über große Erfahrung mit Personallösungen in allen Branchen verfügen und gerne auch Ihnen helfen, Ihr Personalmanagement zu optimieren. Gemeinsam bieten wir Ihnen flexible, umfassende und skalierbare HR-Lösungen sowie Services, die für die Umsetzung Ihrer Ziele und Visionen maßgeschneidert sind.

3 Warum Sie uns als HR Access Partner wählen sollten Erfahrung in der Zeiterfassung Wir bewegen uns seit Jahrzehnten erfolgreich im Zeiterfassungsmarkt. Unsere Lösungen werden ständig weiterentwickelt und fokussieren auf die Bedürfnisse der Kunden bei der Erfassung von Unternehmensdaten. Einfach, schnell und bequem an ergonomisch gestalteten Terminals die betrieblichen Anwesenheitszeiten erfassen und zur Weiterverarbeitung geben, das leistet unser Subsystem für Zeiterfassung. Die Mitarbeiter buchen berührungslos ihre Arbeitszeiten und erhalten am Monatsende eine korrekte Lohnabrechnung, dafür sorgt Kaba zusammen mit HR Access. Darum müssen Sie sich nicht mehr kümmern. Sie wählen aus unserem breiten Angebot von Zeiterfassungsterminals das für Sie passende Gerät aus und können danach das Thema Zeiterfassung für längere Zeit vergessen. Denn unsere Terminals sind ausfallsicher und langlebig und versehen jahrelang zuverlässig ihren Dienst. Beratung Ihre individuelle Lösung erarbeiten qualifizierte Anwendungsberater zusammen mit Ihnen und Ihrem HR Access- Berater. Darüber hinaus steht Ihnen ein hochmotiviertes Spezialistenteam für Schnittstellen, Kommunikation und die Technologie unserer Terminals zur Verfügung. Internationalität Wir agieren international. Dies unterscheidet uns maßgeblich von anderen. Unsere Gesellschaften vor Ort und unsere Partnerfirmen sichern in mehr als 60 Ländern einen umfassenden Kundenservice. Software B-COMM ERP 4 HR Access wird ständig an neue Programmentwicklungen von HR Access angepasst und somit auf einem aktuellen Stand gehalten. Zusätzlich dazu bieten wir Ihnen mit einer Vielzahl nützlicher Add-Ons ein modulares System von hoch flexiblen Softwarelösungen zur Ergänzung und Optimierung Ihrer Applikation. Hardware Durch neue Internettechnologien haben wir die Terminalfunktionen und die Datenverarbeitung in ein innovatives Gesamtsystem integriert. Die Java Applikationen unserer neuen Terminals kommunizieren mit Webseiten, Webdatenbanken, Handys und mobilen Daten erfassungsgeräten. Sie sind somit auch für Employee Self Services (ESS) bestens gerüstet. Investitionssicherheit Durch ein aktuelles, effizientes und kompatibles Produktangebot sind Ihre Investitionen über viele Jahre hinweg geschützt. Qualität Kaba entwickelt und fertigt alle Komponenten mit zertifiziertem Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001:2000. Mit modernen Entwicklungsmethoden und Verfahren haben sich unsere engagierten Mitarbeiter dem Ziel verschrieben, die Qualitätsansprüche auch in Zukunft kompromisslos zu erfüllen. Von uns erhalten Sie Unterstützung bei der Ausgestaltung Ihrer Lösung durch qualifizierte Beratung und Konzeption. Optimal aufeinander abgestimmte Hardund Software Komponenten. Damit garantieren wir Ihnen eine dauerhafte Funktionssicherheit. 3 Hohe Qualität bei der Installation und jederzeit qualifizierten Support. Dadurch minimieren Sie Ihren Einführungsaufwand.

4 Im Hintergrund, aber immer up-to-date Kommunikation mit B-COMM ERP 4 Stammdaten HR Access-System B-COMM Kommunikation Rückmeldungen Hier sehen Sie, wie die Kommunikation und Verbindung zwischen den Terminals und einem HR Access-System als Schichten-Modell mit B-COMM ERP 4 funktioniert. Jeder Block symbolisiert einen Prozessablauf, der die Daten in seiner jeweilig speziellen Weise empfängt, verarbeitet und weiter sendet. B-COMM Applikationsschicht (PVE) lokale Datenbank B-COMM Buchungen aus der Zeiterfassung 4 Mit B-COMM ERP 4 HR Access bietet Kaba eine integrierte Lösung für den reibungslosen Datenaustausch mit HR Access Suite 7. Der Kern dieser Software ist eine von Kaba entwickelte und von HR Access zertifizierte Schnittstelle. Das Kaba System arbeitet autonom im Hintergrund. Die Kommunikation erfolgt über Standardtechnologien, die eine sichere und stabile Datenübertragung garantieren. B-COMM ERP 4 HR Access unterstützt Microsoft Windows XP, Server 2003, Server 2008, und Windows 7 sowie die Datenbanken SQL Server und Oracle. Die Pflege der Daten erfolgt ausschließlich im HR Access- System. Die Personalmanagementlösung HRa Suite wurde für größere Unternehmen aller Branchen entwickelt, die mit aktuellen globalen Entwicklungen Schritt halten müssen. Sie bietet von der Abrechnung über das Talent Management bis hin zur Zeitwirtschaft Funktionalitäten, die exakt auf den jeweiligen Arbeitsablauf des Anwenders abgestimmt sind. Über die Kaba Terminals können nun sämtliche Arbeitszeiten online erfasst, nahtlos ins HRa Zeitwirtschaftsmodul weitergeleitet und in der zentralen Datenbank abgelegt werden. Innerhalb der gesamten Organisation sind die Zeitwirtschaftsdaten in Echtzeit abrufbar. Sowohl die zentrale Personalverwaltung, die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter können jederzeit auf die für sie relevanten Daten zugreifen. Der Zugriff erfolgt je nach Rolle webbasiert über die HRa Suite oder direkt am Kaba Terminal. Über die integrierte Auswertungsintelligenz in der HRa Suite lassen sich sämtliche Zeitwirtschaftsdaten zum Beispiel auf Unregelmäßigkeiten oder fehlende Buchungen überprüfen. Auch standortbzw. länderübergreifende Analysen können jederzeit leicht vorgenommen und aufbereitet werden. Das in die HRa Suite 7 integrierte Zeitwirtschaftsmodul passt sich individuellen, internationalen Unternehmensanforderungen an. Mit B-COMM ERP 4 HR Access haben Sie eine einfach parametrierbare und zuverlässige Lösung für eine immer komplexer werdende Zeitwirtschaft.

5 Was unsere Add-On-Module für Zeiterfassung leisten Alle Add-On-Module werden direkt in Ihrem Webbrowser ausgeführt und benötigen keine Installation auf Ihrem Rechner. Der Datenaustausch zwischen den Terminals und dem verwendeten System erfolgt verschlüsselt. Somit ist eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Durch die Verwendung einer einheitlichen Oberfläche für alle Module hat der Administrator des Systems die Möglichkeit, den jeweiligen Benutzern genau die Rechte zu vergeben, die auch für die Arbeit benötigt werden. Module, für die der Anwender keine Berechtigung hat, werden diesem erst gar nicht angezeigt. Dadurch ist die komplette Navigation im Web Client sehr einfach und schnell möglich und der Anwender findet genau die von ihm benötigten Eingabe- oder Informationsmasken. Delhaize Belgien setzt auf Kaba Die Supermarktkette Delhaize Belgien wollte ihr HR-System vereinheitlichen und erneuern und suchte deshalb eine geeignete Zeiterfassung, die sich nahtlos in das ERP-System HR Access integriert. Am Ende entschied man sich für die Kaba Kommunikationssoftware B-COMM ERP 4 HR Access und Kaba Hardware, mit der man in einzelnen Supermärkten schon gute Erfahrungen gemacht hatte. Nach einer Testphase wurde das System in der Zentrale in Brüssel und an weiteren Standorten live geschaltet. Nun buchen Mitarbeiter in der Verwaltung, der Logistik und in bestimmten Supermärkten ihre Arbeitszeiten an B-Net Terminals. Das System läuft reibungslos und wird in den nächsten zwei Jahren sukzessive um Logistik-Zentren und weitere Supermarkt-Filialen erweitert. Visitor Management Das Visitor Management ist ein Modul für die Besucher- und Fremdfirmenverwaltung. Es ermöglicht Ihnen, unabhängig von HR Access, das Generieren und Verwalten von Ausweisnummern und Besucherscheinen. Dadurch kann ein Betriebsfremder an der bestehenden Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle im Unternehmen teilnehmen, ohne dass dessen Daten in das HR Access-System gelangen. Für die einzelnen Anwender können unterschiedliche Maskenprofile gespeichert werden, dadurch ist die Dateneingabe gerade im Empfangsbereich sehr einfach und schnell. Der Anwender bekommt nur die Eingabefelder angezeigt, die er tatsächlich benötigt. Das Modul Visitor Management wurde schwerpunktmäßig für folgende Anwendungsfälle entwickelt: Registrierung von Besucherdaten, sobald die Besucher das Unternehmen betreten Voranmeldung von Besuchern durch den betreffenden Mitarbeiter Verwaltung von Besucherausweisen und Erstellung von Besucherscheinen Übersicht über Anwesende, Abwesende und angemeldete Besucher Ausweisverwaltung für Fremdfirmen, wie z.b. Reinigungs- bzw. Servicedienstleister 5

6 Was unsere Add-On-Module für Zeiterfassung und Zutritt leisten Attendance Board Alarm Management Web-Terminal Buchung und Konfiguration 6 Attendance Board Das Attendance Board liefert Ihnen die aktuellen Informationen zum Zeiterfassungsstatus Ihrer Mitarbeiter. Dies kann die letzte Buchung des Mitarbeiters an der Zeiterfassung sein oder auch eine Abwesenheitsinformation aus dem HR Access-System, wie z.b. Urlaub oder Dienstreise. So haben berechtigte Personen, wie die Telefonzentrale, den benötigen Wissenstand, um die richtige Auskunft zu erteilen. Ihr Abteilungsleiter kann bei unerwarteter Abwesenheit eines Mitarbeiters direkt reagieren und durch einen Springer die Produktion aufnehmen lassen. Der zu einer ausgewählten Person darstellbare Schichtplan zeigt grafisch die jeweiligen Plandaten. Alarm Management Nicht nur in der Zutrittskontrolle gibt es Alarme, die für Sie von Bedeutung sind, gerade auch in der Zeiterfassung ist bei einem Alarm entsprechend zu reagieren. Darum erhalten Sie einen Hinweis, wenn ein Terminal Probleme bereitet. So können Sie proaktiv für eine Reparatur sorgen und Buchungen müssen nicht manuell erfasst werden, was den Aufwand so gering wie möglich hält. Sollte es aber in der Zutrittskontrolle zu einer Sabotage kommen, werden Sie ebenfalls direkt informiert und können entsprechende Maßnahmen einleiten. Damit Sie richtig handeln können, ist es möglich, die einzelnen Alarmmeldungen entsprechend zu klassifizieren und per weiterzuleiten. Zur Nachvollziehbarkeit werden alle Alarme in einer Historie gespeichert und können entsprechend ausgewertet werden, damit Probleme erkannt und dauerhaft behoben werden können. Sollte eine Störung bei internen Prozessen oder Diensten vorliegen, so wird eine interne Rückmeldelogik aktiv, mit der die weitere Behandlung des Alarms gesteuert wird. Reports Nutzen Sie unseren Reportgenerator, um sich spezielle Auswertungen zu den Buchungen, Personen oder Alarmmeldungen des Systems zu erstellen. So erhalten Sie genau die Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Web-Terminal Haben Sie kleinere Niederlassungen oder Außenstellen, die über kein Terminal verfügen, dann nutzen Sie doch einfach unser Web-Terminal, um die Zeiterfassung an einem Computer direkt im Web-Browser durchzuführen. Eine manuelle Erfassung, Ermittlung und Übertragung in Ihr HR Access System entfällt somit und reduziert Ihre Aufwendungen. Archivierung Dieses Modul sorgt für die Archivierung und Bereinigung der Tabelleninhalte der B-COMM ERP 4 Datenbank. Damit wird Ihr Datenvolumen verringert und Ihr System entlastet. Der Archivierungsprozess wird zyklisch im Hintergrund gestartet. Sie bestimmen, wann, wie oft und wie lange Sie bestimmte Daten speichern bzw. archivieren möchten. Prozessplanung Die Prozessplanung stellt eine Funktion dar, mit deren Hilfe die im System auftretenden Prozesse sekundengenau gesteuert werden können. Im Einzelnen sind dies die Prozesse für das Alarm Management, die Statusprüfung für Besucherausweise, die Archivierung und die Sitzungsbereinigung. Die Startzeitpunktfestlegung wird komfortabel mit einer Kalenderfunktion unterstützt. Für die Bestimmung der einzelnen Intervalle wird eine Auswahlmöglichkeit für die Angaben z.b. in Minuten, als Wochentag oder als Datum angeboten.

7 Was die Lösung Ihnen bringt Mit B-COMM ERP 4 HR Access und unseren Terminals bieten wir Ihnen ein integriertes System für die Zeiterfassung mit HR Access Suite 7, das, einmal installiert, unbemerkt im Hintergrund läuft. B-COMM ERP 4 HR Access ist ein maßgeschneidertes Subsystem für Sie: Die Lösung bietet eine optimale Integration in Ihre Systemumgebung Ihre Kundenanforderungen können einfach und schnell in B-COMM aufgenommen werden Sie haben einen definierten Ansprechpartner bei Kaba, der sich um Hardund Software und die Installation kümmert. B-COMM ERP 4 HR Access macht zuvor benötigte externe Zeit- und Datenerfassungssysteme überflüssig. Sie vermeiden dadurch eine doppelte Vorhaltung von Daten. So reduzieren Sie Ihre Zusatzkosten für Softwarebetreuung Releasewechsel für Fremdsoftware Schulung des Systemverantwortlichen auf die Datenbankversion Der automatisierte Systembetrieb bietet Ihnen entscheidende Vorteile: Sie müssen nicht in den laufenden Betrieb eingreifen und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Eine Einweisung ist lediglich für den Systemadministrator notwendig. Die neue grafische Benutzeroberfläche erleichtert Ihnen die Arbeit im System. Erfasste Daten werden in einer Datenbank gespeichert und sind vor fremdem Zugriff sicher. Sie können das Subsystem mit den Add-Ons individuell erweitern. B-COMM ERP 4 HR Access ist mehrmandantenfähig: Das bedeutet für Sie, mit einem B-COMM ERP System können Stammdaten aus mehreren unabhängigen HR Access- Systemen empfangen und die jeweiligen Buchungsdaten zurückgemeldet werden. 7 Unsere Dienstleistungen Basis für eine gute Partnerschaft Unser Ziel ist es, Sie mit einem umfassenden Angebot an Dienstleistungen durch eine langfristige Partnerschaft zu begleiten. Organisations-Beratung Bei der Ausarbeitung einer Gesamtlösung beraten wir Sie entsprechend Ihren individuellen Anforderungen. Projektierung Wir bieten Ihnen das Know-how, das die Realisierung eines umfassenden, vielleicht auch internationalen Projektes erfordert. Wir begleiten Sie von der Installationsbegehung, der Empfehlung von Organisationsstrukturen bis hin zur Planung von Projektfortschritten für eine termingerechte Umsetzung. Installation und Inbetriebnahme Unsere Techniker installieren bei Ihnen die Terminals des Subsystems, implementieren die Schnittstelle, führen das Customizing durch und nehmen das System in Betrieb. Ihre Mitarbeiter werden über die Zusammenhänge informiert und eingearbeitet. Nach Abschluss der erfolgreichen Testläufe wird das Gesamtsystem übergeben. Schulungen Wir bieten Ihnen ein umfassendes Schulungsangebot über die Technik und Anwendung von Terminals, die Kommunikationssoftware B-COMM ERP 4. HR Access sowie die Add-Ons. Wartung Für die Wartung der Installationen verfügen wir über eine flächendeckende Serviceorganisation. Gut ausgebildete Techniker stehen mit garantierten Reaktionszeiten vor Ort zur Verfügung. In Europa und Übersee gewährleisten wir die Betreuung der Kunden durch eigene Firmen und Servicepartner vor Ort. Ein Ersatzteil-Express und Reparatur- Service sorgt für die Minimierung von Stillstandszeiten. Hotline-Service Unsere Hotline freut sich auf Ihre Fragen zu unseren Produkten sowie der Schnittstelle. Eine schnelle und qualifizierte Antwort sichert Ihnen eine stabile und hochverfügbare Anlage.

8 B-COMM ist eine eingetragene Marke der Kaba GmbH. Technische Änderungen vorbehalten! Bestell-Nr , Stand P/0411 Kaba GmbH Workforce Management Albertistraße Villingen-Schwenningen Germany Phone Fax

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