Praxisvortrag. Dr. Ralf Helbig IT Efficiency Rüdiger Weiß People Management & HR

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1 Praxisvortrag Exzellenz & Effizienzprogramme Dr. Ralf Helbig IT Efficiency Rüdiger Weiß People Management & HR Marc Wagner Cost Optimization & Restructuring Nürnberg, 27. Juli 2011 We make ICT strategies work

2 Praxisvortrag Detecon: Vorstellung der Personen Wir haben langjährige Erfahrungen mit Effizienzprogrammen i in Unternehmen, innerhalb und außerhalb des Konzerns Deutsche Telekom AG. Pe erson & Funktion PD Dr. Ralf Helbig Head of Group Strategy & Business Alignment Rüdiger Weiß Head of Group People Management Solutions Marc Wagner Head of Group Cost Optimization & Restructuring Themen IT Effizienz Strategic Workforce Planning Financial Management in IT & Management IT Strategie Personaldiagnostik & -umbau IT Transformation Management Change Management Cost Optimization & Restructuring Turnaround Management Transformationsmanagement Programm-Management 2

3 Praxisvortrag Detecon: Visuelles Protokoll Der heutige Workshop wird visuell protokolliert. t Vorstellung Grafikassistent 3

4 Praxisvortrag Detecon: Workshop-Voting Im Verlauf des Workshops möchten wir Sie über ein Umfrage-Voting einbeziehen. i Ablauf des Votings Antworteingabe Ergebnis 50 % 15 % 25 % 10 % Drücken Sie: Für Antwort: t A B C D Eingabe der Antwort durch die einzelnen Teilnehmer in das Handgerät und sofortige, anonymisierte Darstellung der Antworten aller Teilnehmer Anschließend gemeinsame Diskussion der Ergebnisse 4

5 Praxisvortrag Detecon: Wer wir sind ICT Beratung mit Umsetzungsfokus: Wir zeichnen uns durch tiefe Branchenkenntnis sowie einen umsetzungsorientierten und partnerschaftlichen Beratungsansatz aus. Projektplanung Vom Konzept bis zur erfolgreichen Umsetzung Faktenbasierte, quantitative Analysen als Voraussetzung unserer Empfehlungen Praxisnahe und erprobte Konzepte durch jahrzehntelange h Expertise in der Umsetzung von Projekten Einbindung moderner ICT-Technologie zur Schaffung effizienter und effektiver Abläufe und Strukturen (durch starken Technologie-Schwerpunkt) 5

6 Inhalt Begrüßung & Vorstellung Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme Effizienz in der IT Praxisbeispiel: Effizienzprogramm Fallstricke & Struktur HR-Themen in Effizienzprogrammen Zusammenfassung & Diskussion 6

7 Praxisvortrag Detecon: Einführung Restrukturierung und Effizienz i ein durchaus emotionales und negativ besetztes t Thema Restrukturierung = Personalabbau?! Effizienz = höhere Arbeitsbelastung?! 7

8 Praxisvortrag Detecon: Einführung aber man kann das Thema auch positiv verstehen: Mit Effizienzprogrammen i kann die Qualität, die Leistungsfähigkeit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert werden. Qualitätsverbesserung Weniger Fehler Effizientere i Abläufe und mehr Transparenz Verbesserte Servicequalität Steigerung g der Kundenzufriedenheit Leistungsfähigkeit Effizienzsteigerung der Organisation Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Aufgabenbereicherung Steigerung der Arbeits- produktivität Verbesserung Arbeitsumfeld 8

9 Praxisvortrag Detecon: Einführung ipad-demo Effizienz i ist mehr als Kostensenkung durch Personalabbau. Kosten senken Qualität steigern Personal Infrastruktur Sachkosten IT betroffen Was meinen wir? Personal fit machen Effekt Sofort Langfristig Orga Gesamt 1 Einheit 9

10 Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme Der ganzheitliche h Lösungsansatz von Detecon wird im Circle of Excellence Efficiency i zusammen mit externen Experten kontinuierlich weiterentwickelt. Integrierter Ansatz Details Restructuring t & Cost Optimization Schwerpunkt ist die Neuausrichtung und Transformation der Organisation Dies erfordert einen integrierten Ansatz unter Beteiligung aller relevanten Funktionen sowie den Blick über den Tellerrand Dabei ist der Faktor Mensch entscheidend Functional Efficiency (e.g. F, Proc) Transformation Human Resources IT ist dabei DER Enabler für Effizienzsteigerungen Ausgewählte Partner IT Efficiency 10

11 Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme Restructuring & Cost Optimization Restructuring & Cost Optimization Functional Efficiency (e.g. F, Proc) Transformation Human Resources IT Efficiency 11

12 Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme Restructuring & Cost Optimization Unser Restrukturierungsansatz t ist ganzheitlich: h Die Vorphase definiert i tart und Umfang des Programms und bildet die Grundlage für die Go oder No-Go Entscheidung. Restrukturierungs-PMO (inkl. Sounding Board) Kick-Off 3-6 Wochen 3 9 Monate A. B. Vorphase & Projektsetup Projektphase I. II. III. Ist-Analyse (inkl. Strategie Review) Baselining & targeting Grobkonzept (inkl. Quick-wins) IV. Umsetzung Quick-wins V. Detailkonzept VI. Pilot VII. Umsetzung Zielsetzung Entscheidungsgrundlage für das Top- Management schaffen Transparenz, strategische Ziele, Ausgangssituation & Problemstellung Identifikation von Gaps/Stellhebeln Bildung von Hypothesen/Szenarien Festlegung der Projektstruktur Go oder No-Go Quick-Wins & strukturelle Anpassungen realisieren Schnelle Umsetzung der Quick-Wins zur kurzfristigen Ergebnisoptimierung Präzisierung, Auswahl und Umsetzung der strukturellen Maßnahmen Tracking der Maßnahmenumsetzung (Erfolgsmonitoring) 12

13 Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme Restructuring & Cost Optimization Ein Programm Management Office (PMO) bildet die Schaltzentrale t l für das Projekt und stellt eine effiziente Steuerung des Projektes sicher. Das PMO als Kommandobrücke Wesentliche Aufgaben Unterstützung der Projektleitung bei der Steuerung des Projektes Berät die Projektleitung bei der inhaltlichen Ausgestaltung Stellt effiziente Projektabläufe sicher Behält den kritischen Pfad im Auge Erkennt Risiken und Handlungsbedarfe und leitet Gegenmaßnahmen ab 13

14 Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme Restructuring & Cost Optimization Die zentrale Schaltstelle t ll bildet das Restrukturierungs-PMO, welches in kritischen Projekten durch eine Efficiency Taskforce unterstützt wird. Fachliche & IT-Gesamtsteuerung Projekt-/Programm-Management Office Planung & Steuerung des Projektes Optional: Campus Management Efficiency Taskforce Maßnahmenableitung & -tracking Sicherstellung des Erfolgs des Gesamtprojektes Strukturierung und Gesamt- koordination Schnittstelle zwischen IT- & Fachseite Restrukturierungs- Programm-Management Change & Kommunikation Sozialpartner & Datenschutz/-sicherheit Erstellung Kommunikationskonzept k t Koordination und Durchführung von Trainings-, Change Management- Maßnahmen Koordination nationale + internationale Sozialpartner Erstellung Datenschutzkonzept 14

15 Inhalt Begrüßung & Vorstellung Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme Effizienz in der IT Praxisbeispiel: Effizienzprogramm Fallstricke & Struktur HR-Themen in Effizienzprogrammen Zusammenfassung & Diskussion 15

16 Praxisvortrag Detecon: Effizienz in der IT Circle of Excellence Efficiency i Restructuring & Cost Optimization Functional Efficiency (e.g. F, Proc) Transformation Human Resources IT Efficiency 16

17 Agenda Einführung IT Trends Implementierung Ausblick 17

18 Agenda Einführung IT Trends Implementierung Ausblick 18

19 Praxisvortrag Detecon: Evolution der IT In der Vergangenheit wurde die Effizienzsteigerung i i durch und von der IT vorangetrieben. Diese Entwicklung wird sich in der Zukunft weiter fortsetzen. Gestern Heute Morgen Hoch spezialisierte Infrastruktur für spezifische Anwendungen Hohe Heterogenität in IT Landschaften Zunehmende Standardisierung der Infrastruktur Virtualisierung zugrundeliegender Hardware Datenspeicher und Rechenkapazitäten als Commodity Starke Modularisierung und Austauschbarkeit von IT Bausteinen 19

20 Praxisvortrag Detecon: Entwicklungen und ihre Auswirkungen Die Komplexität, und damit die Kosten in der IT, steigen exponentiell durch immer kürzere Innovationszyklen und sich schnell wandelnde Geschäftsanforderungen. Entwicklungen Auswirkungen auf IT Handlungsdruck Kurze Innovations- Zyklen Exponentiell ansteigende Komplexität Komplexität reduzieren und managen Schnell wandelnde Geschäftsanforderungen Exponentiell steigende Kosten der IT Kosten der IT senken Neueste private IT-Ausstattung Neue Möglich- keiten für das Geschäft erschließen 20

21 Praxisvortrag Detecon: Ziel von IT Effizienz Das Ziel von IT Effizienz i ist es, den gleichen oder höheren Nutzen bei niedrigeren i Kosten zu erbringen. Schematische Darstellung Nutzen Verlauf nach IT Effizienz Steigerung Bisheriger Verlauf Kosten 21

22 Agenda Einführung IT Trends Implementierung Ausblick 22

23 Praxisvortrag Detecon: IT Trends Innovationen ermöglichen Effizienzen, i die bei vorherigen Programmen nicht berücksichtigt wurden. Substitution durch Innovation Wertschöpfung Standardisierung Automatisierung Zentralisierung/ Konsolidierung Reduzierung Prozesse Applikationen/ Font-end Middleware/ Daten Weitere Effizienz- potentiale Gegenstand vorheriger Effizienzprogramme Infrastruktur/ Netz 23

24 Praxisvortrag Detecon: Marktevolution Operations & Outsourcing Die Industrialisierung i von IT-Infrastrukturen I bricht Wertschöpfungsketten tt auf und erhöht die Marktdynamik. Es wird eine geringere Anzahl von Infrastruktur- Providern mit riesigen RZ- Fabriken überleben. A B C X Eine neue Klasse von Betreibern ohne eigene Infrastruktur wird sich etablieren. A B C X Z Y Geschäftsprozesse und strategische Planung rücken in den Mittelpunkt der IT Kompetenz. 24

25 N Praxisvortrag Detecon: Marktevolution Operations & Outsourcing Mittel Hoch Trendradar Hoch HbidCl Hybrid Cloud Real-Time Computing Infrastructure Cloud-Driven IT Services Cloud Security Control Application Platform Security Outsourcing as a Service Multisourcing CMDB Elastizität Service Integrator Public Cloud Cloud Storage Computing Virtual Server Business Service Process Mgmt. IT Infrastructure Software as a Management Tools Utility /print Service (SaaS) Desaster Recovery Enterprise Portals Business Process as a Service Managed Utility Virtualisierung Print Services IT Infrastruktur- Cloud-basierter Outsourcing SaaS Tools for Service IT Operations Mittel Gering TK Outsourcing < 2 Jahre Gering Low 2-5 Jahre Nutzen > 5 Jahre Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured 25

26 Praxisvortrag Detecon: Marktevolution Operations & Outsourcing Public Cloud Computing Non Productiv Infrastructure t und Sandbox. Cloud Computing zur Kostenoptimierung und Flexibilisierung Verlagerung nicht Produktiver Infrastruktur in die Cloud Testsysteme ohne Produktivdaten Buildserver 50 % der Testsysteme in der Cloud bis 2014 Flexible Ressourcennutzung bei Bedarf Ziel-Kosten von Amazon On-Demand betragen 50 % der Ist-Kosten 26

27 Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation Application Architecture Entwicklung und Deployment von IT-Anwendungen werden sich nachhaltig verändern. Die lang gepriesene Modularisierung und standardisierte Bereitstellung von Anwendungen wird Realität. A B C X Z Y Neue IT-Dienste werden nicht länger anwendungsbasiert, sondern prozess- orientiert t eingeführt. 27

28 N Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation Application Architecture Trendradar Gering Mittel Hoch Hoch Context-sensitive t Anwendungen Portal Aggregation Agile Software- Fabric Entwicklung SOA Federation Business Process Management Suites Mobile Web Apps Master Data SOA Backplane Representational Management State Transfer (REST) Enterprise Mashups IT Project Application Lifecycle Enterprise Portfolio Management Architecture Architecture Tools Tools Management Application Testing RIA Rich Clients Services Service Oriented Model-Driven Web 2.0 Business Apps Architectures Open Source Continuous Service Bus Integration Open Source Web Application Server 2. Generation Portlets < 2 Jahre Mittel Gering Low 2-5 Jahre Nutzen > 5 Jahre Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured 28

29 Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation Application Architecture Standardisierung di i von Technology Stacks. Standardisierung von Technology Stacks Absenkung der Betriebskosten durch Komplexitätsreduktion Kostensenkung für die Entwicklung, Wartung und dem Release-to-Production- Prozess Anwendungen mit hoher Komplexität Reduzierung der Komplexität der Anwendungen Durchführung von Migrationen im Rahmen von Major Releases Ca % Absenkung der Betriebskosten Reduktion der Projektkosten durch effektives Matching der Anforderungen auf standardisierte Technologie-Stacks 29

30 Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation Information Management Informationslogistik i tik entwickelt sich zu einer signifikanten ifik Quelle von Wettbewerbsvorteilen. Das Datenvolumen und die Komplexität der Datenbeziehungen wird zunehmen. Informationsbeschaffung in Echtzeit wird zum Schlüssel l der Wettbewerbsfähigkeit. 09:00 12:00 19:00 09:00 12:00 19:00 Differenzierte Suchfunktionen & semantische Verknüpfung von Informationen gewinnen an Bedeutung. 30

31 N Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation Information Management Gering Mittel Content Analytics Hoch Trendradar Hoch Information Kollaborative Infrastructure SOA Data Services Entscheidungsfindung Extensible Business Enterprise Information Reporting Language Management Semantisches Web / Web 3.0 Taxonomie und Ortung von Ontologie Management XML-basierte Expertenwissen Dokumentenformate Data Stewards (Rolle) E-Discovery Content Integration and Migration Software Internet Reputation Wikis Management Mittel RSS / Atom Corporate Performance Content Syndication Management Revisionssichere Datenhaltung Federated Search Data Quality eforms (Information Lifecycle Tools Management) Corporate Blogs Interaktive Visualisierung Video Search < 2 Jahre 2-5 Jahre Gering Low Nutzen > 5 Jahre Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured 31

32 Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation Information Management Datenbank-Plattform. ttf Viele Anwendungen nutzen standardisierte, flexible DBMS-Plattform Nutzung von anforderungsadäquaten Datenbankplattformen mit optimierten Infrastruktur Stacks Klare Governance Alle Anwendungen mit Datenbanken Eignung bei ca. 50 % der Anwendungen Einsparung von ca. 30 % der Ist-Kosten Standardisierungsansätze der Daten- & Informationsstrukturen Vereinfachte Auswertungen und Informationsanalysen Verringerte Entwicklungs-, Wartungs- und Betriebskosten Reduktion von Lizenzkosten durch Multi-Vendor-Strategie 32

33 Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen Client Computing and Mobility Der Fortschritt in der Nutzung von ICT Services im Unternehmen wird von den Mitarbeitern ausgehen. Die Gerätevielfalt und Verkürzung ihrer Lebens- zyklen setzt dem Gießkannen-Prinzip der IT im Unternehmen ein Ende. Mitarbeiter bringen zukünf- tig ihre elektronischen Arbeitsmittel von zu Hause mit. Die Vernetzung von Privatund Berufsleben erweitert sich über die Unternehmensgrenzen hinweg. 33

34 N Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen Client Computing and Mobility Mittel epaper / Photonic Displays Hoch Trendradar Mobile Transphones Multicore-CPUs Wireless Power Bluetooth Low Energy Speech-to-Text auf mobilen Devices Festnetz-/Mobilfunk Konvergenz (FMC) Multitouch Input Pico- App Store Konzepte Beamer Hoch Ubiquitous Collaboration Mobiler Zahlungsverkehr (NFC etc.) Mittel Social Network Analysis Mobile Enterprise Application Platform Microblogging Immersive Lernumgebungen Erkennung von Gesten Mobile Internet Devices (MID) Gering < 2 Jahre Gering Low 2-5 Jahre Nutzen > 5 Jahre Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured 34

35 Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen Client Computing and Mobility Basis Client Konzept. Nutzung standardisierter ThinClients Moderne Software-Bereitstellungsmechanismen zur Reduktion des Paketierungsaufwands Kostensenkung für Entstörung, Verteilung und Betrieb Reduktion der Softwareprofile auf <10 Basis-Profile Ca. 50 % der Arbeitsplatzsysteme werden auf ThinClients bzw. virtualisierte Clients umgestellt Einsatz von PC-Pads und Bring-Your-Own-Computer-Konzepten Reduktion der Paketierungskosten und der Client-Administration und -Support Zentrale Governance Effizientes Ausrollen neuer Releases und Applikationen, daher größere Flexibilität 35

36 Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen Identity and Security Mobilität und Modularisierung i erweitern die Anforderungen an Sicherheit h it und Integrität. Kontextsensitive Anwendungen erzeugen eine neue Qualität der Benutzerführung. 09:00 12:00 19:00 09:00 Zukünftige Geschäfts-, Kooperations- und Betriebsmodelle weichen Unternehmensgrenzen auf. A B C X Y Z 36

37 N Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen Identity and Security Mittel Hoch Trendradar Context Brokers Statisches Identity and Access Security Testing Intelligence / Auditing Virtual Directories Hoch Kundenzentrische Dienste-Strategie Cloud Computing Governance Föderierte Identity Provisioning / Archivierung Identitäten Withdrawal Location-aware Applications Kerberos Single Sign-On Maschinen/Software-Account t Datenbank- Passwort-Management Verschlüsselung Meta-Directories Biometrische Web Application Authentifizierung Firewalls (Layer 7) Krisenmanagement Mittel Gering < 2 Jahre Gering Low 2-5 Jahre Nutzen > 5 Jahre Reifegrad: Emerging Adolescent Proven Matured 37

38 Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen Identity and Security Zentralisierung i Access Management. Identifikation von Applikationen mit dedizierten Authentisierungsstoren Kosteneinsparung durch zentralisiertes User Management Einsparung an Incidents für Passwortrücksetzung und Userpflege Alle Applikationen nutzen zentralen Autorisierungsdienst Alle Applikationen mit eigener Authentifizierung Kostenreduktion für Support- und dadministrationsaufwände i ti d für Nutzerverwaltung Reduktion fachlicher Inkonsistenzen 38

39 Agenda Einführung IT Trends Implementierung Ausblick 39

40 Praxisvortrag Detecon: Herausforderung #1 Baselining Die für die Errechnung der Effizienzpotenziale i i verwendete Baseline muss zukünftige Entwicklungen und Planungen berücksichtigen und abbilden. Herausforderung Erläuterung Eine Reduktion der IT-Kosten ist eingeplant Findet dies keine Berücksichtigung in der Baseline werden zu hohe Einsparpotenziale ausgewiesen Baseline Ist Kosten -38 % Zukünftige Entwicklungen und Planungen müssen in der Baseline abgebildet werden Planungsänderungen müssen in die Baseline übernommen werden Einsparpotenziale i müssen diese Entwicklungen berücksichtigen Savings nach Baseline Savings nach Ist Kosten 40

41 Praxisvortrag Detecon: Herausforderung #2 Double Counting Effizienzpotenziale i i werden von verschiedenen Einheiten it (IT und Business) mehrmals identifiziert und ausgewiesen. Herausforderung Erläuterung Business Sicht IT Sicht # Titel Härtegrad 1 Abschaltung Cluster Effizienzprogramme werden parallel durch Business und IT durchgeführt Potenziale werden doppelt identifiziert und ausgewiesen 2 Abschaltung Cluster 3 Anpassung WAZ 3 2 Virtualisierung # Titel Härtegrad 1 Standort- konsolidierung Anwendungskonsolidierung Substitution durch Innovation Reduzierung Standardisierung Zentralisierung Automatisierung Wertschöpfung Abbildung auf Portfolio macht doppelt ausgewiesene Potenziale transparent Prozesse Applikationen Middleware/ Daten Infrastruktur 41

42 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Campus Ansatz Detecon setzt t in einer Vielzahl von Projekten auf den bewährten Campus-Ansatz das allerdings in unterschiedlichen, situationsabhängigen Ausprägungen. Campus-Ansatz Modus Rahmenbedingungen Fokus CAMPUS CAMPUS Light Raum und Equipment gestellt Tagesablauf weitestgehend frei durch jeweilige Teams definiert Schlankes Campusmanagement Gemeinsamer Working Environments zur effizienten Arbeitsgestaltung CAMPUS Medium Eigenes Campus Management + eigener Campus-Kalender/Postfach 1 2 Campus Days organisiert mit verpflichtender Teilnahme für mind. das Coreteam Gemeinsame, intensive Bearbeitung von Themen/Gemeinsamer Spirit CAMPUS Hardcore Eigenes Gebäude Eigenes Equipment/Versorgung 3 5 Campus Days organisiert verpflichtende Teilnahme Kurzfristige, gemeinsame Erarbeitung von konkreten Maßnahmen unter hohem Zeitdruck 42

43 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Campus Ansatz Das Campus-Konzept bietet t dem Projekt ein Zuhause und sichert die notwendige Distanz zum Tagesgeschäft. Erfolgsfaktoren Aufbau Campus Identifiziere die fähigsten Entscheidungsträger g (keine Stellvertreter) für jede Initiative in der Organisation Stelle ein Arbeits-Campus zur Verfügung, der intensive Diskussionen i sowie konzentrierte t Arbeit zulässt Schaffe Distanz zum operativen Tagesgeschäft, um den Fokus auf die Projektarbeit zu setzen Stelle die Vertraulichkeit sicher durch einen beschränkten Zutritt zum Campus Pflege eine offene Kommunikation durch Angebot von Kaffee-Ecken, Tischkicker und Abendevents Biete dem Projekt eine State-of-the-art Arbeitsinfrastruktur 43

44 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Campus Ansatz Die Erfahrung aus diversen Campus-Projekten zeigt, dass der Vorbereitungs- und Betriebsaufwand für einen Campus häufig unterschätzt wird. Erfolgsfaktoren & Lessons Learned Klare Zielsetzung für das im Campus Mode zu bearbeitende Programm Umfassende Stakeholderanalyse im Vorfeld alle Entscheider und Knowhow-Träger müssen an Bord sein Projekt- und Gremienstruktur im Vorfeld der Campusphase fixieren nachträgliche Anpassungen sind nur schwer möglich Ausreichende Vorbereitung des Campus (Vorbereitungsaufwand nicht unterschätzen normalerweise sind min. 2 4W Wochen Vorlauf erforderlich!) Klare Verantwortlichkeiten und Verlinkung der Vorgaben mit den Zielen der Projektbeteiligten (Incentivierung) Sicherstellen, dass Schnittstellen zu anderen Programmen (zu denen eine Abhängigkeit besteht) nicht vernachlässigt werden (Umfeldanalyse) Klare Kommunikationsregeln von Anfang an definieren/konsequent umsetzen Reporting und Dokumentationsaufwand für Teilnehmer minimieren bzw. durch externen Support abwickeln lassen Fokus liegt auf der inhaltlichen Bearbeitung von Themen 45

45 Agenda Einführung IT Trends Implementierung Ausblick 46

46 Praxisvortrag Detecon: Mehrwert durch IT Effizienzen Für alle Stakeholder führen die IT Effizienzen i zu einem deutlichen Mehrwert. Maja Meyer, Kundin Meine Anliegen werden schneller bearbeitet, treffender und für mich passend bearbeitet. Tom Tauber, Berater Durch unsere neue IT habe ich mehr Zeit für meine Kunden und kann mich gezielter um ihre Bedürfnisse kümmern. Steffi Stoff, IT-Mitarbeiter In meiner Arbeit kann ich mich auf die wichtigen Tätigkeiten konzentrieren und muss keine Bä Brände löschen. Karl Kunste, IT Leiter Das IT Effizienzprogramm ermöglicht es uns Kosten einzusparen und uns zielfokussiert aufzustellen. 47

47 Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung Die Nutzung der richtigen IT Trends gepaart mit einer zielgerichteten i t Implementierung - ermöglicht eine erhebliche Steigerung der Effizienz der IT. IT Effizienz Steigerung des Nutzens Senkung der Kosten IT Trends Ermöglichung g weiterer Effizienzen Wirken von außen und innen Implementierung Identifikation von zentralen Herausforderungen Lösungen für diese Herausforderungen 48

48 Inhalt Begrüßung & Vorstellung Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme Effizienz in der IT Praxisbeispiel: Effizienzprogramm Fallstricke & Struktur HR-Themen in Effizienzprogrammen Zusammenfassung & Diskussion 49

49 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel Die Praxis ist das beste Beispiel: i Was kann alles schieflaufen f bei einem Effizienz- i projekt? Die fiktive Optimind AG zeigt uns ein reales Beispiel. Fallbeispiel Optimind AG Startpunkt Effizienzprojekt: Die Effizienz der Finanz- und Controllingorganisation ist signifikant zu steigern. Ein Peer-Vergleich zeigt ein Kosten-Einsparungspotenzial von 30 % auf! * * Ergebnis einer Interview-Reihe 50

50 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel Optimind i dag Die Umsetzung des übergreifenden Einsparungsziels i im Projekt wurde durch hausgemachte Fallstricke gefährdet. Fallstricke im Projekt 1 Fallstrick: Projektumfang als moving target 2 Fallstrick: Unterschätzung des Change Managements 3 Fallstrick: Kommunikationsprobleme 51

51 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel... was sich sehr negativ auf den Projekterfolg auswirkte. XXX Steering Committee Scope Vision Offene Fragen Auswirkungen 1. Sitzung Wir wollen national die Personalkosten in der Finanzorganisation um 30 % senken Wie sind Personalkosten definiert? Was verbirgt sich hinter der Finanzorganisation (Baseline)? Keine klaren Verantwortlichkeiten Uneinheitliche Terminologie 2. Sitzung Wir wollen international eine Worldclass Finance Organisation aufbauen Wie ist international definiert? Was ist genau unter Worldclass Finance zu verstehen nur Kostenreduktion? Keine messbaren Ergebnisse Häufige Änderungen Projektorganisation Verunsicherung & Demotivation 3. Sitzung übrigens: Änderungen in der IT sollten natürlich berücksichtigt werden Welche IT ist betroffen? Nur ERP- Systeme? Was für Implikationen hat dies bzgl. Zeit und Ressourcenplanung? Hohe Abhängigkeit von Beratern bzw. Externen Projekt aus der Zeit, Budget etc. 52

52 New items to be inserted at the bottom Pull Down ID Topic Created By Description Action Responsible Deadline Status Comments / Next Steps 152 TWM Übung / PMO Nachfolge Aktivitäten zu Multi Media Besuch in Schröter open Unterstützung Dresden: - Gemeinsamer Termin BCG, HCP, MMS Dresden - Klärung der Fragen: Wie geht man mit kleinen Beteiligungen im Konzern am besten um? Wie gehen andere Unternehmen mit kleinen Beteiligungen bei der Einbindung von Teilprojekten um? Gibt es Benchmarks zu Markt und Branche? Gibt es bei BCG Informationen über Unternehmen der gleichen Branche wie Multi Media. -Hinweis: TSI als Erfahrungswert nutzen, da ca. 24 kleine Beteiligungen/Legal Einheiten gemanaged werden 211 Verankerung PMO Termin BCG/MMS Dresden GF: a) Benchmark Termin aufsetzen und koordinieren Schröter open kleine Beteiligungen b) Benchmark gleiche Input ipf Goal Setting Branche 149 T-Home PMO Letztes Jahr wurden Aktivitäten in der T-Home 6/15/10 BCG, HR open 7/13/10 mit dem Namen: No regret Maßnahmen Controller abgeleitet (z.b. einheitliche Rollenmodelle zwischen damaliger T-Home und T-Mobile, etc.). Diese Maßnahmen sollen im Hinblick auf die ipf Planungsworkshops mit VP nochmals reviewed werden. 54 Total Workforce M PMO Funktionales TWM: Projekt soll für "Technology" Prüfen der Vorgehensweise für "Technology" Weber open die Vorgehensweise prüfen 140 Weitere PMO Welche Kapazitäten müssen in die Planung PL der Segmente PL's Gap Analysis completed open Verankerung von integriert werden? Eine Übersicht für zukünftige 6/29/10 6 TWM Ressourcen-Bedarfsmeldung soll erstellt werden. 141 SAKo/ Erstellung PMO Prozentuale Verteilung von SAKo auf SAKp? Thema wird in kleiner Runde mit Marlis Weniger Dirk Weber/ st Release open TWM Pilot Tool eigener Cluster Schnittstelle SAKo und SAKp: Wie kann hier der geklärt. Marlis Weniger 7/9/10 Transfer realisiert werden? Prozentuale Verteilung Top Down nicht möglich sondern nur Bottom Up PSA Assessment SDSK Software Disability IT Checklist 6/17/10 6/24/10 Ergonomics Check Completion 7/10/10 7/14/10 7/23/10 7 HR BP Summer Camp Quali. Checklists 6/28/10-6/30/10 7/9/ Feed-In Briefing Vors. KBR KBR with 9 Feed-In KBA 9a KBR Fr. Litzenberger TWM Basis Info KBR 8/3/10 6/16/10 6/22/10 7/7/10 7/28/10 Summer Break Germany 6/24/10-9/13/10 TWM Pilot tool filled 7/31/10 Functional Specification 7/31/10 11 center forstrategic projects <90% OPEX/revenue Opex (PMT )* Opex (not PMT)* Capex (PMT)* Capex (not PMT)* Restruct. costs* /18/10 8/26/10 Recap Goal Setting 8/31/10 TWM Pilot tool offical use 8/18/10 QdP Portal Repeat 9/5/10 Goal Alignment 9/21/10 Pilot tool used for standard processes 9/16/10 TWM Cockpit TWM VIP Light Intensive 9/5/10 9/7/10-9/8/10 9/15/10-9/19/10 Summer Break NRW 7/15/10-8/27/10 N N N Technical Specification 9/27/10 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel Lösung Unsere Erfahrung zeigt: Ein effektives Projektmanagement t besteht aus drei wesentlichen Elementen. Übersicht Beschreibung 1 Project Set up Aufsetzen des Projekts mit klar definiertem Projektumfang inkl. Liefergegenstände, Meilensteine und ganzheitlicher Projektplanung DTAG Total Workforce Management - Open Item Tracking List Steuerung des Projektes mit Hilfe einer Reporting-Logik, Offene- Punkte-Listen und Status-Meetings 2 Project Reporting Key Activities DTAG Planning (ipf) TWM Key Program Process and Use Cases QdP Rollout Frontend & Data Cube IT Implementation (BW) Data Privacy & IT Security Development & Evaluation Social Partner Mgmt KBR with TWM IT Tool 12 ok for executives 12 delayed for non-executives Definition des kritischen Pfads und Engpass Monitoring Ein aktives Risikomanagement dient als Frühwarnsystem On track Deviation Critical Documentation of measures through standardized profile Measures template (if nec. measures group) Template Measure name Responsible XXXXX Release xx.xx.xxxx 3 Maßnahmen- Controlling Measure Name Description KPIs Feasibility (in %) code XX.XX.XX XXX XXX XXX Main tasks Responsibility Critical points/risk factors XXX XXX XXX Affected function(s) XXX Affected sub-function(s) XXX EBITDA effect: OPEX Applicable areas Financial effect (EUR in m & time) Start of effect: Costs: QX XXXX Full effect: QX XXXX OPEX (PMT-relevant) CAPEX (PMT-relevant) Effect: Revenue OPEX (not PMT-relevant) CAPEX (not PMT-relevant) Restructuring costs Other/comments on areas affected Included and quantified in the measure Likely to be included in the measure/not yet quantified <50% Low <70% Medium <90% High 100% Certain *To be entered as a negative number Mar. 2,

53 Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel Fallstrick Nr. 2: Change Management Verzögerungen bei der Besetzung des Teilprojekts Change Management und Transformation. Was war geschehen? Effekte & Probleme Kunde bestand auf die hauseigene Besetzung des Teilprojekts Change Management/Transformation Zum Projektstart war noch kein Vertreter für das Teilprojekt benannt und erst mit starker Verzögerung besetzt Durch die Verzögerung waren wesentliche Elemente des Veränderungsmanagements nicht präpariert Stakeholder Analyse Change Story & Benefits Kommunikationsbegleitung Wichtige Stakeholder waren nicht informiert Die Zielsetzung des Projekt war nicht richtig kommuniziert und erzeugt Missverständnisse 56

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