Empfang & Versand. Integrierte Funktionen

Transkript

1 Empfang & Versand Integrierte Funktionen

2 Inhalt 1. Persönliche -Adresse Was ist die Persönliche -Adresse? Mailagent - Einstellungen s übertragen Befehle Import von Dokumenten in die Belegarbeitsliste Eingegangene s weiterleiten Ausgehende s übertragen Interne s Kontakten zuweisen s anzeigen s am Kontakt anzeigen Auch s der Arbeitnehmer anzeigen Eingehende s anzeigen Ausgehende s anzeigen Aufbewahrungspflicht beachten Zuordnungsfehler erkennen und bearbeiten... 9 Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 9

3 1. Persönliche -Adresse 1.1 Was ist die Persönliche -Adresse? Ihre persönliche -Adresse ist eine Scopevisio-interne Adresse, die nur mit Ihnen persönlich verknüpft ist. Sie dient dazu, Belege oder andere Informationen per direkt in das System zu senden und dort an geeigneter Stelle abzulegen. Hinweis: Der Office Connector für Outlook bietet zusätzliche, komfortable Möglichkeiten für das Arbeiten mit s. Mehr dazu im Thema Office Connector unter Outlook. 1.2 Mailagent - Einstellungen Wählen Sie Global > Systemadministration > - und Dokumentverwaltung / Persönliche -Adresse verwalten (Scopen Funktionen / Persönliche). 1. Vergeben Sie unter Alias eine einfache Bezeichnung für Ihre persönliche -Adresse. 2. Mit dem Kopierbutton können Sie die -Adresse in die Zwischenablage kopieren und in Ihrem -Programm als Kontakt unter dem Alias speichern. Danach können Sie die Adresse einfach in s einfügen, die Sie an Scopevisio weiterleiten möchten. Verwenden Sie außerdem -Befehle, werden die Mails automatisch dort gespeichert, wo sie hingehören. 3. Aktivieren Sie die Option als BCC im -Programm hinzufügen nur dann, wenn Sie möchten, dass alle Ihre geschriebenen s direkt in Scopevisio unter Eingehende E- Mails gespeichert werden. Dann können Sie sie Ihren Vorgängen zuordnen. Vorsicht: Dadurch verlieren Sie die Kontrolle darüber, welche s nach Scopevisio übertragen werden, und machen Ihre Kontaktakten evtl. unübersichtlich. 4. Wenn Sie auf den Link Persönliche -Adresse klicken, wird die -Adresse als QR-Code angezeigt. Mit einer QR-App können Sie die Adresse in Ihrem Smartphone speichern. 5. Sicherheit: Standardmäßig akzeptiert Scopevisio nur s, die mit Ihrer bei Scopevisio hinterlegten Benutzer- adresse verschickt werden. Tragen Sie daher im Abschnitt Sicherheit bei Bedarf bis zu fünf zusätzliche Adressen ein, von denen s akzeptiert werden (z.b. Ihr externes Call Center oder Ihre private adresse). 6. Möchten Sie einen Verlauf Ihrer s und sonstigen Kommunikation mit Ihren Kontakten als Zeitstrahl aufbauen, können Sie die s zusätzlich als Kommentar in den Kontaktdetails hinterlegen. So können Sie die Inhalte bearbeiten, verschlagworten und auch weitere Dateien daran speichern. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 9

4 2. s übertragen Befehle Die Tabelle gibt eine Übersicht über die Kürzel für eine automatische Zuordnung gesendeter Mails. 2.2 Import von Dokumenten in die Belegarbeitsliste Um einen Beleg für die Weiterverarbeitung durch die Anwendung Finanzen zu importieren, senden Sie das entsprechende Dokument als Anhang an die Scopevisio -Adresse und tragen Sie in der Betreffzeile die Begriffe [Eingangsrechnung] oder [ER], [Ausgangsrechnung] oder [AR], [sonstiger Beleg] oder [Beleg] ein. Setzen Sie die entsprechenden Begriffe dabei in eckige Klammern. Die so versendete Eingangsrechnung finden Sie dann in der Belegarbeitsliste unter Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste wieder. Weitere Informationen finden Sie unter den Themen Belegarbeitsliste und Digitaler Belegimport. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 9

5 2.3 Eingegangene s weiterleiten Rufen Sie in Ihrem -Programm (z.b. Microsoft Outlook) eine eingegangene auf und klicken Sie auf Weiterleiten. Tragen Sie im Feld Empfänger die Scopevisio -Adresse ein und versenden Sie die E- Mail. Damit die korrekt zugeordnet werden kann, ist es erforderlich, dass im Betreff der das Kürzel WG: oder FW: oder FWD: enthalten ist (in der Regel wird dieses Kürzel automatisch eingesetzt). sich oberhalb der weitergeleiteten eine Zeile befindet, welche den Text Von: sowie die -Adresse oder den Namen des Kontakts beinhaltet (wird normalerweise vom -Programm eingetragen). 2.4 Ausgehende s übertragen Um eine gleichzeitig an Ihren Kontakt und an die Anwendung zu senden, tragen Sie in das Feld An die Empfänger- -Adresse und in das Feld BCC Ihre Scopevisio - Adresse ein. Gegebenenfalls müssen Sie in Ihrem -Programm das Feld BCC zusätzlich einblenden. Hinweis: Durch das Versenden als Blindkopie ist die zweite -Adresse für den eigentlichen Empfänger nicht sichtbar. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 9

6 Tipp: Um die Weiterleitung Ihrer ausgehenden s zu erleichtern, empfiehlt sich das Erstellen entsprechender Regeln (in Outlook heißen sie "Quicksteps") in Ihrem - Programm. Wie das funktioniert, erfahren Sie im Thema Aufgaben im Abschnitt Aufgabe per an Scopevisio senden. 2.5 Interne s Kontakten zuweisen Um interne Informationen nicht nur Kollegen zu senden, sondern auch dem entsprechenden Kontakt im Scopevisio Kontaktmanagement zuzuweisen, schicken Sie s an Ihre Kollegen und per BCC an Scopevisio. Fügen Sie zusätzlich im -Betreff die -Adresse des Kontakts - eingeschlossen in eckigen Klammern z.b. [martin.cebit@googl .com] - hinzu. Die wird dann in den entsprechenden Kontaktdetails gespeichert. 3. s anzeigen 3.1 s am Kontakt anzeigen Um die abgelegten s abzurufen, öffnen Sie den gewünschten Kontakt in Scopevisio. Dies können Sie entweder über Menü > Kontakte oder Sie suchen den Namen einfach im Scopen-Suchfeld und öffnen ihn. Die gespeicherten s finden Sie im Geschäftsobjekt und, je nach Einstellung, zusätzlich im Geschäftsobjekt Kommentare. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 9

7 3.2 Auch s der Arbeitnehmer anzeigen Im Geschäftsobjekt eines Kontakts können Sie nicht nur die direkt mit diesem Kontakt verbundenen s anzeigen, sondern auch die s der Arbeitnehmer, sofern dem betreffenden (Gesellschafts-)Kontakt in Scopevisio Arbeitnehmer zugeordnet sind. Stehen Sie mit mehreren Mitarbeitern eines Kundenunternehmens in Kontakt, werden auf diesem Wegen s angezeigt, die mit diesen verschiedenen Ansprechpartnern ausgetauscht wurden. 3.3 Eingehende s anzeigen Wählen Sie Aktivitäten > Eingehende s, um die übertragenen s zu sehen. Sofern die s anhand der Absender-Adressen zugeordnet werden konnten, werden sie auch im Kontaktmanagement an dem entsprechenden Kontakt hinterlegt. s, die keinem Kontakt zugeordnet werden konnten, können Sie über den Button Zuordnungen bearbeiten nachträglich einem Kontakt, einem Projekt oder einer Aufgabe zuordnen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 9

8 3.4 Ausgehende s anzeigen Wählen Sie Aktivitäten > Ausgehende s, um die direkt aus Scopevisio verschickten E- Mails zu sehen. Dazu gehören Angebote und Abrechnungsbelege, die mit Scopevisio generiert und direkt aus dem System heraus per versendet wurden, sowie die aus dem System versendeten E- Mails mit externen Teamwork-Links oder Kampagnen- s. 3.5 Aufbewahrungspflicht beachten Sie können s auch löschen, beachten Sie jedoch, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind Geschäftsbriefe und Ihre Anhänge mindestens 10 Jahre lang zu archivieren. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 9

9 4. -Zuordnungsfehler erkennen und bearbeiten Dies kann verschiedene Ursachen haben: Öffnen Sie in Ihrem -Programm die versendete und beantworten Sie sich bitte je nach Anwendungsfall die folgenden Fragen. Nur wenn Sie alle Fragen mit Ja beantworten können, kann eine Zuordnung im CRM erfolgen. Nicht zuzuordnende s finden Sie unter dem Punkt Aktivitäten > Eingehende s > Zuordnungen bearbeiten (siehe Screenshot). Hier können Sie eingegangene s, die nicht zugewiesen werden konnten, manuell verarbeiten. Ist Ihre Absender- -Adresse identisch mit Ihrer bei den Scopevisio Benutzerdaten oder bei Aktivitäten > Eingehende s > Einstellungen hinterlegten -Adresse? Falls Sie eine von einem Kontakt erhaltene an Scopevisio weitergeleitet haben enthält die Betreff-Zeile das Kürzel FWD:, FW: oder WG:? enthält der -Text eine durch Von: oder From: eingeleitete Zeile, welche die E- Mail-Adresse des Kunden enthält? ist die -Adresse des Kontakts identisch mit der hinterlegten -Adresse? Falls Sie die an einen Kontakt und per CC oder BCC an Scopevisio geschickt haben ist die bei Empfänger (AN:) eingetragene -Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten -Adresse? Falls Sie eine interne an einen Kollegen und per CC oder BCC an die Scopevisio E- Mail-Adresse geschickt haben und in der Betreff-Zeile die -Adresse eines Kunden eingetragen ist ist die in der Betreff-Zeile eingetragene Kunden- -Adresse in eckige Klammern eingeschlossen? ist diese -Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten -Adresse? Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 9