fleet 3.0 for SAP ERP

Transkript

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2 Agenda Entstehung und Ausgangssituation Integration in SAP ERP Funktionsumfang Modulübergreifende Funktionalitäten Schnittstellen

3 Die professionelle Lösung für effizientes Fuhrparkmanagement im SAP ERP Jeder Flottenbetreiber kennt die Situation: Wer im Kostenkampf überleben will, braucht vor dem Hintergrund stetig steigender Spritpreise, Versicherungsprämien und Materialkosten intelligente und ausgereifte Lösungen für seinen Fuhrpark. Das in 2014 zertifizierte SAP-Add-on fleet 3.0 for SAP ERP von S&N (SAP Partner) bietet Ihrem Unternehmen alles, was Sie für ein optimales Fuhrparkmanagement benötigen. Es ist das Ergebnis eines erfolgreichen Gemeinschaftsprojektes mit einem großen Flottenbetreiber, dessen gesamtes fachliches Know-how in die Software eingeflossen ist. Im Zuge weiterer Implementationen bei unseren Kunden wurde das System stetig erweitert und optimiert.

4 Integration in SAP ERP fleet 3.0 for SAP ERP Durch die Integration in Ihr SAP-System bindet fleet Ihre Fuhrparkprozesse unmittelbar in Ihre etablierten Unternehmens-Workflows ein und verwendet bereits vorhandene Daten wie z.b. Rechnungsbelege, Kreditoren, Debitoren (FI) oder Mitarbeiter bzw. Fahrer (HR). Redundante Daten gehören mit fleet der Vergangenheit an. Ihre bestehende Organisations-/Konzernstruktur steht 1:1 zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren Sie von einer stabilen, gesicherten SAP-Plattform, ohne weitere Server, Datenbanken, Backups, Benutzer, Schnittstellen oder ähnliches administrieren und warten zu müssen.

5 Webbrowser als GUI / Bedienoberfläche Die Bedienung von fleet erfolgt über den Webbrowser, z.b. Internet Explorer. Es muss keine gesonderte Software auf den Clients installiert werden. Eine moderne, intuitive und klar strukturierte Oberfläche ermöglicht es den Fuhrparkbetreibern, rasch mit dem neuen System zufrieden und effizient zu arbeiten.

6 Flexibilität Trotz grundlegender Gemeinsamkeiten in der Verwaltung von Flotten ist eine gewisse Individualität eines jeden Fuhrparks offenkundig. fleet tritt dieser Aufgabenstellung mit einem hohen Grad an Flexibilität entgegen. So können Sie innerhalb des modularen Aufbaus bspw. Felder ausblenden, Standardwerte festlegen (z.b. Währung), Fahrzeugklassen und kategorien definieren, Leistungsmerkmale für Leasingverträge bestimmen, Felder aus HR hinzufügen und vieles mehr konfigurieren (SAP-Jargon Customizing ).

7 Funktionsumfang fleet 3.0 for SAP ERP fleet begleitet Sie bei allen Prozessen über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs. Hierfür wird der SAP-Standard um fuhrparkspezifische Daten und Funktionen erweitert und gleichzeitig unter Berücksichtigung individueller Bedürfnisse vereinfacht dargestellt. fleet umfasst folgende Module: Fahrzeugverwaltung Fahrerverwaltung Tankkartenverwaltung Leasingvertragsverwaltung Poolcar Disposition / Verrechnung

8 Fahrzeugverwaltung fleet 3.0 for SAP ERP Zugriff auf SAP-Equipment-Stammdaten - fleet ergänzt und verschlankt diese für das effiziente Flottenmanagement Auswertung der Fahrzeugkosten Lesend aus SAP FI/CO, optional ergänzend aus fleet-eigenen Tabellen auch Kostenrechnungskreis übergreifend Kumulation z.b. je Fahrzeug oder Hersteller Betriebskostenaufstellung Schadenmanagement mit detaillierten Auswertungen Versand von standardisierten, frei definierbaren s an zugeordnete Fahrer Fahrzeughistorie (Disposition, Stilllegung, Reaktivierung, Ausgabe, Rücknahme) Terminverwaltung HU/AU, Wartung, Reparaturen, usw. Infos über CO²-Werte, Feinstaubplakette, usw.

9 Fahrerverwaltung fleet 3.0 for SAP ERP Führerscheinprüfung, automatischer Versand von Aufforderungen z.b. als Protokollnachweis der Fahrerlaubnis Zugriff auf SAP HR (Mitarbeiter) und SAP Business Partner (ext. Fahrer) Zuordnung zu Fahrzeugen (mit Historie)

10 Tankkartenverwaltung fleet 3.0 for SAP ERP Zuordnung zu Fahrzeugen und/oder Fahrern Definition des Leistungsumfangs Import-Schnittstelle (CSV) für neue Tankkarten

11 Leasingvertragsverwaltung Vertragsdaten (Leasingart, Leasinggeber, vereinbarte Laufleistung, etc.) Mehr- und Minderkilometer mit Kosten Leasingstrukturauswertungen SOLL/IST-Laufleistungs-Vergleich (Abgleich gefahrene KM zu vereinbarten Kilometern; Optional Festlegung eines Stichtags in der Zukunft, Prognose dreistufig berechnet) Ermittlung zu erwartende Gutschrift bzw. Nachzahlung Detailanalyse zu einzelnem Vertrag mit IST/SOLL-Vergleichs-Graphen Erhebung der auslaufenden Verträge, ideal z.b. zur Bestimmung des notwendigen Budgets

12 PoolCar Disposition / Verrechnung Reservierung (auch über Employee-Self-Service, d.h. der Mitarbeiter reserviert selbst) Plantafel für Disposition (mit Vorschlag für spezifische PoolCars, u.a. nur am Abhol-Standort verfügbare in einer entsprechenden Fahrzeugklasse) Dokumentation Übergabe / Rücknahme (z.b. mitübertragene Tankkarten, vorhandene Schäden, KM-Stand, etc.) Abrechnung gem. SAP CO (Bspw. können PoolCars die Kostenstelle des Fahrers belasten und Fahrzeugkostenstelle entlasten)

13 Modulübergreifende Funktionalitäten Elektronische Akte zur Dokumentenverwaltung Strukturierte Ablage und Zuordnung formatunabhängiger Dateien (z.b. PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TIF, ) über das angebundene SAP Archiv zu Fahrern, Fahrzeugen, u.v.m. Formularerzeugung über MS Word (SAP-Daten automatisch nach Word übertragen) Optional Anbindung an SAP Records Management

14 Modulübergreifende Funktionalitäten Wiedervorlagen Erinnerungsfunktion an manuelle oder automatisch generierte Termine (bspw. 30 Tage vor Fälligkeit HU) Änderungsbelege Revisionssichere Informationen über durchgeführte Änderungen an den Stammdaten Massendaten-Bearbeitung bspw. zum Erfassen / Konsolidieren einzelner Stammfelder Stammdaten-Auswertungen (Fahrzeuge, Fahrer, Tankkarten, Leasingverträge) Berechtigungsprüfungen gemäß etabliertem SAP-Standard, erweitert um flottenspezifische Abfragen Umfangreiche, auf den Fuhrpark zugeschnittene Such-/Filtermöglichkeiten (z.b. KFZ-Kennzeichen, Umweltplakette, Leasingvertragsnr., etc.)

15 Schnittstellen Kosten / Kraftstoffverbrauch / Laufleistungsdaten (u.a. euroshell, VW-Leasing) Datenaustausch mit MD/log (Übermittlung von Echtdaten aus dem Fahrzeug) MS-Excel: erweitert die Möglichkeiten der Reports und deren grafischer Darstellung u.v.m.

16 Kontakt Michael Schwandner Principal Consultant Professional Services SAP S&N AG Dr.-Boecale-Str. 9 D Parsberg mschwandner@s-und-n.de info@s-und-n.de