Oracle White Paper November Die strategische Bedeutung des PMO für unternehmerischen Erfolg in der industriellen Fertigung

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1 Oracle White Paper November 2010 Die strategische Bedeutung des PMO für unternehmerischen Erfolg in der industriellen Fertigung

2 Executive Overview Global tätige Unternehmen in der industriellen Fertigung stehen nach der Finanz- und Wirtschaftskrise vor höchst unsicheren wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Die Marktführer unter ihnen begegnen diesem hohen Grad an betriebswirtschaftlicher und ökonomischer Unsicherheit mit einem zentralisierteren Management ihrer Projekte. Sie konnten dabei Verbesserungen bei der Leistungsfähigkeit in der Projektdurchführung erzielen, indem sie Project Management Offices (PMO) einführten, um den Prozess des erfolgreichen Abschlusses von Projekten zu unterstützen. Laut Project Management Institute ist ein PMO eine organisatorische Geschäftseinheit, die das Projektmanagement unter seiner Führung zentralisiert und koordiniert. Das PMO konzentriert sich dazu auf das koordinierte Planen, Priorisieren und Ausführen von Projekten und Unterprojekten, die im Zusammenhang mit den übergreifenden Geschäftszielen des Mutterunternehmens oder des Kunden stehen. Im optimalen Fall berichtet ein PMO an einen leitenden Angestellten des Unternehmens, um so die Aufmerksamkeit auf Führungsebene und die für die erfolgreiche Arbeit notwendigen Ressourcen zu erhalten. Unternehmen, die den Wert der Einführung eines PMO erkannt haben, stellten fest, dass es dabei eine entscheidende Voraussetzung ist, ein einziges zentrales Berichtssystem zu nutzen, um die Arbeit des PMOs wirkungsvoll zu unterstützen. Dieses zentrale Berichtssystem spielt nämlich die wesentliche Rolle, die unterschiedlichsten Personengruppen, die über verschiedenste organisatorische, geografische und Zeitzonengrenzen hinweg verteilt sind, zusammen zu führen, um damit eine effiziente Zusammenarbeit in Richtung langfristiges Projektziel sicher zu stellen. Enterprise Projektportfoliomanagement (EPPM) Lösungen bieten genau dieses zentrale Berichtssystem, das PMOs benötigen, um ihre Ziele erfolgreich zu erreichen. Oracle gehört zu den führenden Anbietern für EPPM-Lösungen. Die Primavera EPPM-Lösungen von Oracle vermitteln allen Projektbeteiligten den Überblick, den sie benötigen, um unabhängig von ihrer Organisationszugehörigkeit, ihrer geografischen Lage oder ihrer Zeitzone synchron zu bleiben. Darüber hinaus bietet die Primavera Lösung von Oracle die Collaboration-Funktionen, die es Projektmanagern und Mitgliedern aus der Geschäftsleitung ermöglichen, die notwendigen Korrekturen durchzuführen, um Projekte in der Spur zu halten. Auf den Punkt gebracht unterstützen die Primavera EPPM-Lösungen von Oracle für die industrielle Fertigungsindustrie das PMO dabei, seine Aufgaben zu erfüllen. Damit ist das Unternehmen in der Lage, seinen Verpflichtungen trotz der Volatilität des derzeitigen Geschäftsklimas nachzukommen. 2

3 Unternehmen in der industriellen Fertigung können Initiativen zur Einführung eines Project Management Office (PMO) unterstützen, wenn Sie die Bedeutung eines einzigen zentralen Berichtssystems für das Zusammenführen unterschiedlicher Projektbeteiligter im gesamten Unternehmen verstehen. Derzeitige betriebswirtschaftliche und ökonomische Unsicherheiten Die Weltwirtschaft nach der Finanz-und Wirtschaftskrise stellt Unternehmen in der industriellen Fertigung vor ein erhöhtes Maß an Marktunsicherheit. Die Finanzmärkte reagieren nervös auf das nur kleinste Anzeichen einer Krise irgendwo auf der Welt. Die staatlichen Schuldenkrisen in einer Reihe von Ländern erinnern erneut an den fragilen, aber dennoch sich langsam erholenden Zustand der Weltwirtschaft. Mittlerweile hat auch die angespannte Lage bei den Wechselkursen zu einer deutlichen Volatilität auf den Rohstoffmärkten geführt. Dieser Grad an Unberechenbarkeit führte letztendlich zu einer übergreifenden betriebswirtschaftlichen und ökonomischen Unsicherheit.. Darüber hinaus stellen neue Wettbewerber aus den Schwellenländen die etablierten Hersteller vor Herausforderungen beim Eingehen und Erfüllen von Projektverpflichtungen. Einige Analysten gehen davon aus, dass diese neuen Wettbewerber mittelfristig für zusätzlichen Preisdruck bei Material und Personal für die Branche sorgen werden. In diesem anspruchsvollen Umfeld haben sich einige der führenden Unternehmen neu aufgestellt, um den erhöhten Grad an Unsicherheit zu bewältigen und den Anteil erfolgreich abgeschlossener Projekte nach oben zu treiben. Sie erreichen dies mit einem zentralisierten Projektmanagement und einer zentralisierten Projektausführung. Ihre Erfahrung ist generell lehrreich für Unternehmen, die sich ebenfalls mit Initiativen beschäftigen, die das Ziel verfolgen, den Anteil erfolgreich abgeschlossener Projekte zu erhöhen. Die Bedeutung des Project Management Office (PMO) Das Project Management Office (PMO) dient typischerweise dazu, Projekte zu planen, mit Prioritäten zu verstehen und zu überwachen sowie die Projektbeteiligten, Projektmanager und die Geschäftsleitung über den tatsächlichen Stand eines jeden Projekts zu informieren. Das PMO ermöglicht außerdem das Messen der Projektperformance in einer systematischen Art und Weise, damit mit jedem abgeschlossenen Projekt Verbesserungen in den Prozessen erzielt werden können. Die Unternehmen profitieren von der engeren Ausrichtung, die PMOs zwischen der alltäglichen Projektarbeit und den übergreifenden strategischen Zielen des Unternehmens erreichen können. Laut Project Management Institute ist ein PMO eine organisatorische Geschäftseinheit, die das Projektmanagement unter seiner Führung zentralisiert und koordiniert. Das PMO konzentriert sich dazu auf das koordinierte Planen, Priorisieren und Ausführen von Projekten und Unterprojekten, die im Zusammenhang mit den übergreifenden Geschäftszielen des Mutterunternehmen oder des Kunden stehen. Im optimalen Fall berichtet ein PMO an einen leitenden Angestellten des Unternehmens, um so die Aufmerksamkeit auf Führungsebene und die für die erfolgreiche Arbeit notwendigen Ressourcen zu erhalten. 3

4 Ein PMO ist eine organisatorische Geschäftseinheit, die das Projektmanagement unter seiner Führung zentralisiert und koordiniert. Das PMO konzentriert sich dazu auf das koordinierte Planen, Priorisieren und Ausführen von Projekten und Unterprojekten, die im Zusammenhang mit den übergreifenden Geschäftszielen des Mutterunternehmens oder des Kunden stehen. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (3rd ed. 2004). Viele Unternehmen stellen in der Regel fest, dass bei ihnen das Projektmanagement fragmentiert ist und auf einer bei Bedarf -Grundlage durchgeführt wird. Ad hoc-ansätze, das Speichern von Daten in Tabellen, die auf Desktop-Computern verteilt sind und das Verwalten von gemeinsamen Projektdaten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Collaboration-Tools gehören zu den typischen Vorgehensweisen, mit denen Unternehmen in der industriellen Fertigung an Projektmanagement herangehen. Viele dieser Unternehmen berichten, dass sich Projekte häufig in Bezug auf ihren Projektrahmen ändern, entweder weil sich die Vorgaben des Kunden ändern oder weil interne Faktoren dazu führen, dass die Projekte verspätet abgeschlossen werden oder ihr ursprüngliches Budget überschreiten. Darüber hinaus berichten Unternehmen über sehr begrenzte Prozesse und Trainingsmethoden für das Personal und geben an, dass sie in einer sehr reaktiven Art und Weise arbeiten, was für den Support einer strategischen Planung wenig förderlich ist. Aufgrund dieser unterschiedlichen Ansätze scheitern Unternehmen dann dabei, von jedem durchgeführten Projekt zu lernen, um so mittelfristig den Anteil erfolgreich abgeschlossener Projekte zu erhöhen. Unternehmen in der industriellen Fertigung erkennen sehr wohl die Notwendigkeit, ihr Projektmanagement innerhalb eines einzigen Frameworks zu betreiben und damit das Management von sich ändernden Kundenanforderungen zu ermöglichen. Außerdem wird so sicher gestellt, dass Zulieferer und Subunternehmer, selbst wenn sie durch organisatorische und geografische Grenzen getrennt sind, effizient zusammenarbeiten können. Dabei wird der Projektfortschritt kontinuierlich mit dem Projektplan abgeglichen. Beachten Sie beispielsweise, dass eine erst kürzlich veröffentlichte Studie der Economist Intelligence Unit unter Unternehmen in der industriellen Fertigung herausbrachte, dass die Befragungsteilnehmer sehr wohl den Wert von Projektmanagement für ihr Unternehmen verstanden. 1 Beachten Sie allerdings auch, dass nur wenige der Befragten dieses theoretische Verständnis in Form von konsistenten Methoden, Prozessen oder Tools in die Praxis umgesetzt hatten. Berücksichtigen Sie darüber hinaus, dass ein unvereinbares Durcheinander an unterschiedlichen Ansätzen innerhalb eines Unternehmens zu speziellen Herausforderungen beim Erfassen und Bewerten des Projektfortschritts führt. Ein PMO adressiert alle diese Probleme, indem es die Aufgabe Projektmanagement zentralisiert. Ein PMO bietet außerdem einen konsistenten Ansatz ergänzt durch die richtige Projektmanagement- Expertise sowie die richtigen Tools und Prozesse, die benötigt werden, um die Ziele des Unternehmens beim Projektabschluss zu unterstützen. Die Verfügbarkeit von Personal, das in Projektmanagement geschult wurde und sich auch anderer Aspekte der Verpflichtungen des Unternehmens bewusst ist, hilft dabei, das Unternehmen zu koordinieren und auf dem richtigen Weg zu halten. Und ein Überblick 1 Economist Intelligence Unit, EIU Industry Report: Industrial Manufacturing Managing for Success (May 2010), available at 4

5 auf Geschäftsleitungsebene stellt sicher, dass das PMO das notwendige Maß an Aufmerksamkeit und Ressourcen erhält, um erfolgreich zu sein. Zentrales Berichtssystem als Schlüssel für den PMO-Erfolg Unternehmen in der industriellen Fertigung, die ein Project Management Office (PMO) eingeführt haben, berichten von übergreifenden Erfolgen beim Projektabschluss. Der Einsatz eines zentralen Berichtssystems spielt eine signifikante Rolle, wenn es darum geht, unterschiedlichste Teile des Unternehmens für die PMO-Charta zusammen zu bringen. Das zentrale Berichtssystem arbeitet quasi als Mechanismus für den Überblick und die Zuweisung von Verantwortung im gesamten Unternehmen. Das zentrale Berichtssystem wird von allen Projektbeteiligten über organisatorische, geografische und Zeitzonengrenzen hinweg eingesetzt, um das Erreichen der tagtäglichen Ziele eines bestimmen Projekts voran zu treiben. Es liefert den Überblick über den tatsächlichen Stand von Projekten, wenn bestimmte Arbeiten abgeschlossen sind. Projektmanager sind so in der Lage, zu überprüfen, welche Arbeiten abgeschlossen sind, welche Arbeiten noch durchgeführt werden müssen und wo das Projekt in Bezug auf Plankosten und Zeitplan steht. Darüber hinaus erhalten Projektmanager mit dem zentralen Berichtssystem die Möglichkeit, die Auswirkungen von Verzögerungen bei Projekten zu erkennen. Ein zentrales Berichtssystem liefert an einer Stelle alle relevanten Daten zu Kosten und Terminen und verhilft Projektmanagern damit zu den Informationen, die sie für die geeigneten Korrekturen benötigen. Datentabellen aus unterschiedlichen Quellen müssen nicht länger abgestimmt werden und es müssen nicht Tage vergehen, bevor die aus Veränderungen bei den Materialkosten, Terminplänen und der Ressourcenverfügbarkeit resultierenden Auswirkungen auch erkannt werden. Projektmanager können ein Projekt damit auch in einem volatilen Umfeld in der Spur halten, da alle Veränderungen in einem zentralen System durchgeführt und in Echtzeit dargestellt werden. Außerdem dient ein zentrales Berichtssystem als gemeinsames Speicherzentrum für das Wissen und die Erfahrung eines Unternehmens bei der Durchführung von Projekten. Dieses Speicherzentrum (Repository) hilft dem Projektmanagementteam im PMO, von den bei abgeschlossenen Projekten gelernten Lektionen zu profitieren. Das PMO kann diese Informationen einsetzen, um die Performance über einen längeren Zeitraum zu überwachen und die direkten Auswirkungen zu dokumentieren, welche diese auf die Gesamtleistung des Unternehmens haben. Das PMO und das Unternehmen profitieren vom Verständnis der eigenen Leistungsfähigkeit bei vergangenen Projekten und sind in der Lage, die Erwartungen auf Verbesserungen bei zukünftigen Anstrengungen zu definieren. Enterprise Projektportfoliomanagement (EPPM) Systeme übernehmen genau diese entscheidende Funktion, das zentrale Berichtssystem bereit zustellen, das PMOs benötigen, um Projekte langfristig erfolgreich abzuschließen. EPPM-Systeme liefern ein gemeinsames System, mit dem alle Projektbeteiligten bei der Projektarbeit zusammenarbeiten sowie koordiniert und synchronisiert werden können. Sie helfen Projektmanagern dabei, die Auswirkungen von Veränderungen bei Kosten, Terminen, Ressourcen und Zuliefererverfügbarkeit zu bestimmen. Sie helfen wichtigen Entscheidungsträgern auf allen Ebenen des Unternehmens dabei, den wirklichen Stand von Projekten zu erkennen und versetzen sie mit den richtigen Informationen in die Lage, eine proaktive Entscheidungsfindung zu unterstützen. EPPM 5

6 Systeme bieten darüber hinaus die wichtige Funktion eines zentralen Knowledge Management Repository, das die Projektperformance eines Unternehmens über einen längeren Zeitraum wiederspiegelt. Abschließend vereinfachen EPPM Systeme die Analyse und den Einblick in Projekte, die Projektperformance erfährt so zunehmend Verbesserungen und hat nachweisbare Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis des Unternehmens. Die Führungsrolle von Oracle beim Enterprise Projektportfoliomanagement Oracle gehört zu den führenden Anbietern von Enterprise Projektportfoliomanagement (EPPM) Lösungen für Unternehmen in der industriellen Fertigung. Viele Kunden, die EPPM-Lösungen als Bestandteil ihrer PMO-Initiative implementiert haben, haben durch das Collaboration-Framework, das ein zentrales Berichtssystem für die Koordination und Kontrolle von Projektaktivitäten bietet, Verbesserungen beim Projektabschluss realisiert. Dieses zentrale Berichtssystem ist entscheidend für alle Projektbeteiligten und Führungskräfte, um über organisatorische, geografische und Zeitzonengrenzen hinweg zusammenarbeiten zu können. Sie bleiben damit auf Kurs, um die aktuellen und langfristigen Ziele ihrer Projekte zu erfüllen. Zusätzliche Vorteile, die Kunden erzielen konnten, sind: Sofortige Transparenz sowie Zugriff auf Budgetdaten, Ressourcenzuteilung und Projektstatus Reaktion auf veränderte Prioritäten bei zeitgleicher effizienter Koordination mehrerer Projekte Überblick über Performance-Details für jede Geschäftseinheit, die Kosten herunterfahren und damit zusätzliche Finanzmittel freimachen kann. Die für das Minimieren von Risiken in einem volatilen Geschäftsumfeld benötigte Übersicht Durchführen von wahrscheinlichkeitstheoretischer Cash Flow Analyse sowohl auf Projektebene wie über mehrere Projekte hinweg unter Berücksichtigung des Risikos und der Unsicherheit eines Projekts um damit mögliche Bereiche mit Über- oder Unterdeckung zu ermitteln. Aufstellen von Was wäre, wenn -Szenarien, um den Projektbeteiligten damit möglichst real zu zeigen, wie selbst ein kleiner Schadensfall das Projekt beeinflussen kann und wie unterschiedliche Reaktionen sich auf Budget und Terminplan auswirken werden. Verbesserung der abteilungsübergreifenden Produktivität durch bessere Planung, Ressourcenzuteilung und übergreifende Schulungen, um die Betriebskosten zu optimieren. Vorantreiben des Teamworks im virtuellen Unternehmen. Die Kunden von Oracle Primavera EPPM für die industrielle Fertigung stellen fest, dass sie ihre übergreifende Projektperformance effektiv verbessern können. Sie haben erkannt, dass sie den langfristigen Erfolg ihrer PMO-Initiativen unterstützen können, indem sie die entscheidende Rolle erkennen, die ein zentrales Berichtssystem in Bezug auf Teamwork, Übersicht und Zuteilung von Verantwortung spielt. Führende Unternehmen setzen die Primavera Lösungen von Oracle ein, um ihre Projektperformance aktiv zu verbessern. 6

7 Fazit Unternehmen in der industriellen Fertigung stehen vor substantiellen betriebswirtschaftlichen und ökonomischen Unsicherheiten in einer Weltwirtschaft nach der Finanz- und Wirtschaftskrise. Die Marktführer unter ihnen stellen sich dieser Situation, indem sie ihre Projektperformance mit der Einführung eines Project Management Office (PMO), das sich auf die zentrale Verwaltung und den Abschluss von Projekten im Zeit- und Terminplan sowie innerhalb der ursprünglichen Vorgaben konzentriert, verbessern. Ein zentrales Berichtssystem ist entscheidend, um das Teamwork, die Übersicht und die Zuweisung von Verantwortung sicher stellen zu können, die notwendig ist, um Projekte in der Spur zu halten und damit letztendlich den langfristigen Erfolg einer jeden PMO-Initiative zu unterstützen. Die Enterprise Projektportfoliomanagement (EPPM) Lösungen von Oracle können Unternehmen in der industriellen Fertigung dabei helfen, ein PMO einzuführen. 7

8 Oracle Deutschland GmbH Riesstraße 25 D München Tel.: Oracle Software (Schweiz) GmbH Täfernstrasse 4 CH-5405 Baden-Dättwil Tel.: Oracle Austria GmbH IZD Tower Wagramer Straße A-1223 Wien Tel.: Oracle is committed to developing practices and products that help protect the environment 2010, Oracle und/oder seine Tochterunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken bereitgestellt. Inhaltliche Änderungen bleiben vorbehalten. Oracle garantiert nicht für die Fehlerfreiheit des Dokuments. Das Dokument unterliegt keinerlei mündlicher odergesetzlicher Garantie oder Gewährleistung, auch nicht der Gewährleistung der allgemeinen Gebrauchstauglichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Oracle übernimmt keinerlei Haftung für dieses Dokument. Aus dem Dokument entstehen keinerlei direkte oder indirekte vertragliche Pflichten. Das Dokument darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder elektronisch noch mechanisch für irgendeinen Zweck kopiert oder weitergegeben werden. Oracle und Java sind eingetragene Warenzeichen der Oracle Corporation und/oder ihrer Tochterunternehmen. Andere Namen können Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber sein. AMD, Opteon, das AMD-Logo und das AMD Opteron-Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Advanced Micro Devices. Intel und Intel Xeon sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Intel Corporation. Alle SPARC-Warenzeichen werden in Lizenz verwendet und sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von SPARC International, Inc. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen, das von X/Open Company Ltd. lizensiert wurde.

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