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2 Sie haben etwas zu sagen APA-OTS verschafft Ihnen Gehör APA-OTS Originaltext-Service ist Österreichs stärkster Verteiler von Presseinformationen an Medien und Meinungsbildner sowie an alle, die an aktuellen Informationen interessiert sind. Gemeinsam mit starken internationalen Partnern schafft APA-OTS die optimale Verbreitungskraft für Ihre Presseaussendungen auch über Ländergrenzen hinaus. Informieren Sie Medien, Experten und Entscheidungsträger über Ihre Anliegen APA-OTS übermittelt Ihre Presseinformation an die österreichischen Redaktionen. Der entscheidende Vorteil: OTS-Aussendungen landen direkt im APA-OnlineManager, dem Recherche-Tool Nr. 1 der Medien, und sind somit von Journalistinnen und Meinungsbildnern jederzeit abrufbar. Der OTS-Manager das Aussende-Tool für PR-Profis Um Ihre Kommunikationsarbeit noch effektiver zu gestalten, hat APA-OTS ein eigenes Aussende-Tool entwickelt: Der OTS-Manager ist ein maßgeschneidertes PR-Redaktionssystem für den Versand und die Verwaltung von Presseaussendungen. Ihre Aussendung gelangt direkt ins System und wird professionell verbreitet. Mit dem OTS-Manager arbeiten Sie nahe am redaktionellen Geschehen und kontrollieren selbstständig, welche Inhalte und Zusatzinformationen Sie den Journalistinnen und Journalisten zur Verfügung stellen. Gleichzeitig bleibt die gewohnte Qualitätssicherung durch das Profi-Team von APA-OTS stets bestehen. Neben Features wie Geocodierung Ihre Aussendungen werden automatisch mit geografischen Daten hinterlegt haben Sie im Aussenderprofil die Möglichkeit, eine Pressemappe inkl. Unternehmensdarstellung und Foto Ihres Pressesprechers/Ihrer Pressesprecherin zu erstellen und Journalisten damit die persönliche Kontaktaufnahme zu erleichtern. Agenturen können problemlos im Namen verschiedener Unternehmen aussenden, für jedes stellt der OTS-Manager ein eigenes Aussenderprofil zur Verfügung. Der Vorteil: Durch die Auswahl des Aussenders wird der Text automatisch mit dem passenden Rückfragehinweis, der jeweiligen Unternehmensadresse sowie bei Bedarf mit dem Firmenlogo verknüpft. Multimedial, interaktiv und international PR kennt im Zeitalter des Web 2.0 keine Grenzen. Genau daran orientiert sich der neue OTS-Manager und bietet eine Vielfalt an Möglichkeiten, Ihre Presseaussendung exakt auf Ihre Zielgruppe abzustimmen. Es stehen Ihnen u. a. folgende neue Features zur Verfügung: multimediale Aussendung (Text, Bild, Grafik, Audio und Video) Geocodierung/Verknüpfung mit geografischen Daten Unternehmensdarstellung inkl. Pressesprecher-Porträt zusätzlich zum Gesamtverteiler spezielle regionale Verbreitung sowie an Fachmedien in Österreich internationale Verbreitung APA-OTS unterstützt Sie dabei, Ihre Kommunikationsarbeit zu optimieren. Steigen Sie direkt in den neuen OTS-Manager ein: Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich jederzeit an uns: 01/

3 ots-manager MANUAL Inhalt 1 Verfassen einer OTS-Aussendung Formaler Aufbau Aufzählungen und Tabellen 4 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager 5 3 Korrektur zu OTS-Aussendungen 11 4 Terminversand 12 5 Multimediale Aussendungen (als Anhang zu Text-Aussendungen) Bild-Versand Grafik-Versand Audio-Versand PDF-Versand Video-Versand 16 6 Multimedia-Aussendungen (ohne Text bzw. Multimedia-Nachversand zu Text-Aussendung) 17 7 Eigene Aussendungen Aussendungsübersicht Versand abbrechen 21 8 Einstellungen Benutzerdaten Standardeinstellungen Aussenderstammdaten Rückfragehinweis hinzufügen Aussenderprofil Eigene Verteiler 29 9 Stichwortverzeichnis 30 Derzeit werden folgende Browser unterstützt: Windows: ab Internet Explorer 6.0, Firefox ab 2.0, Safari MAC: ab Internet Explorer 6.0 3

4 1 Verfassen einer OTS-Aussendung 1.1 Formaler Aufbau Bitte beachten Sie beim Verfassen Ihrer Presseaussendung folgende Regeln für den formalen Aufbau: Die Aussendungen werden als unformatierte Fließtexte in die jeweiligen Redaktionssysteme eingespielt. Vermeiden Sie daher Formatierungen wie fett, unterstrichen und kursiv. Verwenden Sie keine E-Zeichen, sondern schreiben Sie EURO oder EUR und vermeiden Sie formatierte Aufzählungszeichen. Ersetzen Sie diese durch * oder einen einfachen Bindestrich. Der möglichst prägnante, aussagekräftige Titel darf max. zwei Zeilen (á 69 Zeichen) umfassen und kein = enthalten. Ein möglicher Untertitel kann bis zu drei Zeilen (á 63 Zeichen) lang sein. Zwischentitel bitte linksbündig formatieren. Jeder Absatz des Hauptteils beginnt mit drei Leerzeichen mit Ausnahme des ersten Absatzes. 1.2 Aufzählungen und Tabellen Beim Erstellen von Aufzählungen und Tabellen beachten Sie bitte Folgendes: max. 69 Zeichen pro Zeile Jede Zeile muss mit einem Umbruch abgeschlossen werden. Schriftart Courier 10 (NICHT proportional) keine Formatierungen keine Rahmen keine Tabulatoren Beginnen und beenden Sie die Tabelle bzw. Aufzählung mit einer Tilde: ~ (AltGr +). Zwischen dem darauffolgenden Text und der Tilde fügen Sie eine Leerzeile ein. Dadurch wird der Absatz zwischen den beiden Tilden als Tabelle erkannt und in der richtigen Aufteilung übernommen. Beispiel: Hier befindet sich der Text vor der Tabelle. (Leerzeile) ~ Jahr Umsatz 2 Mio 3 Mio 4 Mio 5 Mio Mitarbeiter ~ (Leerzeile) Hier setzt sich der Text der Aussendung fort. 4

5 ots-manager MANUAL 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager 1 AUSSENDUNG ERFASSEN Erfassen Sie hier Ihre aktuelle Presseaussendung optional mit Bild-, Grafik-, Audio- oder PDF-Anhang. Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, alle anderen Felder sind optional zu verwenden. Um einen Arbeitsschritt weiter- oder zurückzugelangen, verwenden Sie bitte nicht den Zurück - oder Weiter -Button Ihres Internet-Browsers, sondern stets die dafür vorgesehenen Felder des OTS-Managers ots-manager aussendung erfassen Teil 1 5

6 ots-manager aussendung erfassen Teil 2 2 Ort Geben Sie hier den Ort der Aussendung an, im Normalfall den Ort Ihres Unternehmenssitzes. Möchten Sie mehrere Orte angeben, so trennen Sie diese mittels Schrägstrichen /. Unter dem Punkt Einstellungen können Sie einen Ort Ihrer Wahl als Standard einstellen. 3 Quelle Sofern es sich beim Aussender um einen selbstständigen Pressedienst handelt, ergänzen Sie hier bitte dessen Namen (siehe auch Kapitel 8.5 Aussenderprofil ). 4 Aktualisieren Aktualisieren Sie das Textfeld, sobald Sie Ihre Aussendung fertiggestellt haben. Durch Klick auf den Button aktualisieren übernimmt der OTS-Manager automatisch die im Text enthaltenen Sonderzeichen ins korrekte Format und zählt die enthaltenen Wörter, Zeichen und Zeilen. Unzulässige Sonderzeichen werden automatisch mittels schwarzer Balken markiert diese können Sie im Anschluss manuell korrigieren bzw. ausformulieren. 5 Termindaten HINZUFÜGEN Details zum Versand von Terminen finden Sie unter Kapitel 4 Terminversand 6 Anhänge HINZUFÜGEN Hier können Sie Fotos, Grafiken, Audios und PDF-Anhänge ergänzen. Details finden Sie unter Kapitel 5 Multimediale Aussendungen (als Anhang zu Text-Aussendungen) 7 Codierung Wählen Sie Ihr bestehendes Kunden-Kürzel aus. Sofern Sie kein Vertragskunde sind, erscheint das Standard-Kürzel für Einzel-Aussendungen. 6

7 ots-manager MANUAL 8 Aussender Der Aussender ist jenes Unternehmen oder jene Person, die die inhaltliche Verantwortung für die Aussendung trägt. Als Agentur kann dies z. B. das Unternehmen sein, in dessen Namen Sie aussenden. Voraussetzung für die Auswahl des Aussenders ist, dass Sie zuvor die jeweiligen Daten in Ihren Aussenderstammdaten (siehe Kapitel 8.3 Aussenderstammdaten ) gespeichert haben. Sollten Sie berechtigt sein, für mehrere Aussender Informationen zu verbreiten, wählen Sie den gewünschten Aussender aus dem pull-down-menü. Wollen Sie eine Aussendung für einen neuen Aussender verbreiten, fügen Sie diesen unter dem Punkt > hinzu. Die Freigabe des neuen Aussenders erfolgt durch APA-OTS. Der Vorteil: Ihr aktueller Text wird automatisch mit dem passenden Rückfragehinweis, der jeweiligen Unternehmensadresse sowie (nach Vereinbarung mit APA-OTS) dem Firmenlogo verknüpft. Auf wird für jeden angelegten Aussender eine Pressemappe erstellt, die alle Presseinformationen gesammelt darstellt. Damit entsteht ein für Redaktionen einfach handzuhabendes, kompaktes Pressedossier für jedes einzelne Unternehmen/Organisation. 9 Adresse Der OTS-Manager verknüpft Ihre Aussendung automatisch mit jener Adresse, die Sie in den jeweiligen Aussenderstammdaten angegeben haben. Sollte Ihre aktuelle Aussendung einen anderen Ortsbezug aufweisen, können Sie diese Vorlage einfach mit den entsprechenden Daten überschreiben. Damit die neuen Daten inkl. deren Geocodes übernommen werden, beachten Sie bitte den folgenden Arbeitsschritt: Geokoordinaten mitsenden Ihre Aussendungen werden mit Geokoordinaten hinterlegt. Standardmäßig werden die Geodaten aus den Aussenderstammdaten (Kapitel 8.3) übernommen. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Aussendung in Hinblick auf den Inhalt mit geänderten Geocodes zu versehen. Damit können Redaktionen regionale Ereignisse, z. B. in einem bestimmten Bundesland oder Bezirk, gezielt abrufen. Dazu überschreiben Sie bitte die angegebenen Adressdaten und klicken Sie auf den Button. 10 Rückfragehinweis In der drop-down-box können Sie aus jenen Rückfragehinweisen auswählen, die Sie in Ihren Aussenderstammdaten angelegt haben. Bei Bedarf können Sie den Rückfragehinweis auch manuell eingeben Stichwort Anhand der Stichwörter wird Ihre Aussendung automatisch den passenden Ressorts zugeordnet. Wählen Sie als 1. Stichwort den übergeordneten Themenbereich dieser Begriff bestimmt das 1. Ressort, dem Ihre Aussendung zugeordnet wird. 12 Weitere Stichwörter Wählen Sie hier weitere, den Inhalt des Textes betreffende Stichwörter. Bei manueller Eingabe trennen Sie die einzelnen Stichwörter mittels Schrägstrich /. Stammt die Aussendung aus einem anderen Bundesland als Wien, führen Sie bitte auch dieses als Stichwort an. Bei Eingabe eines Termindatensatzes werden die Stichwörter Termin und das jeweilige Bundesland automatisch übernommen. Tipp: Unter Kapitel 9 Stichwortverzeichnis finden Sie das gesamte OTS-Stichwortverzeichnis. Entnehmen Sie Ihre Stichwörter bitte stets dieser Liste. Je genauer Sie die Aussendung beschlagworten, umso zielgerichteter kann diese verbreitet und in Datenbanken und Internetportalen wiedergefunden werden. 7

8 13 Ressort Das 1. Ressort ist automatisch mit dem 1. Stichwort verbunden und somit vorgegeben. Ist der Inhalt Ihrer Aussendung ressortübergreifend, ist es sinnvoll, ein 2. Ressort auszuwählen. Diesbezüglich können Sie sich auch in der Datenbank des APA-OnlineManager (AOM) an vorhandenen OTS-Aussendungen und APA-Meldungen orientieren. 14 Verknüpfung mit anderen Aussendungen Steht Ihre aktuelle Aussendung mit einer bereits versandten in Zusammenhang (z. B. Korrektur oder Fortsetzung eines Textes), so können Sie diese miteinander verknüpfen. Die ursprüngliche Ausendung darf dabei maximal drei Tage zurückliegen. Diese Verknüpfung ist in diversen Recherche-Datenbanken und auf sichtbar, die verketteten Aussendungen sind per Knopfdruck abrufbar. Wurde die Aussendung auch auf eine Branchenseite (z. B. IT-Press) geschickt, so muss die Verkettung für beide Typen gewählt werden. 15 Sperrfrist Ihre Aussendung wird sofort verbreitet, allerdings mit dem Hinweis *Gesperrt bis Datum/Uhrzeit*. Am Ende der Aussendung wird der automatische Hinweis *Bitte Sperrfrist beachten* hinzugefügt. Erst nach Ende der Frist wird die Aussendung auf und weitere Portale übernommen sowie per OTS-Mailabo verschickt. 16 Sendezeit Möchten Sie Ihre Aussendung zu einem späteren Zeitpunkt verbreiten lassen? Dann bestimmen Sie hier den genauen Versand-Termin. 17 Weiter zu Ihren Sendeeinstellungen Mit dem Button gelangen Sie zu den Sendeeinstellungen. Hier können Sie die Versandadressen und Verteiler wählen sowie weitere Details zur Aussendung hinterlegen ots-manager sendeeinstellungen Teil 1 8

9 ots-manager MANUAL 18 Versand Internationales Verbreitungsangebot: Wählen Sie aus, in welchen Ländern Ihre Aussendung verbreitet werden soll. Die Länder Deutschland und Schweiz können Sie mit einem Klick in die jeweilige Checkbox auswählen. Möchten Sie Ihre Aussendung international versenden, treffen Sie unter Länder hinzufügen Ihre Auswahl und ergänzen Sie (falls vorhanden) die entsprechenden Sprachversionen. Nach Übermittlung der Aussendung werden Sie innerhalb der OTS-Dienstzeiten umgehend von APA-OTS kontaktiert und über die Kosten informiert. Tipp: Der deutschsprachige Raum kann zeitgleich mit Österreich beliefert werden, bei internationalem Versand gilt eine Vorlaufzeit von 24 Stunden. Bei Bedarf bietet APA-OTS auch die Übersetzung in die jeweilige Landessprache an. 19 Österreichversand sofort starten Sie verbreiten Ihre Aussendung in Österreich und im Ausland? Während beim internationalen Versand eine Vorlaufzeit von 24 Stunden gilt, können Sie Ihre Aussendung in Österreich sofort starten. 20x Sonderaktionen Werden von APA-OTS Sonderaktionen angeboten, können diese hier direkt ausgewählt werden. 21 Auftrag an OTS Direkteinsender haben hier die Möglichkeit, ihre Aussendung zwecks Qualitätskontrolle oder Korrektur an den OTS-Desk zu übermitteln auch das Mitsenden einer Nachricht an das OTS-Team ist möglich. Haben Sie keine Berechtigung zum Direkteinsenden, so ist das Feld Auftrag an OTS automatisch angehakt. In beiden Fällen wird Ihre Aussendung nach Kontaktaufnahme wunschgemäß verbreitet. Ist dieses Feld nicht aktiv, so geht Ihre Aussendung direkt an die Medien. 22 Fachmedienverteiler Regionalverteiler Definieren Sie hier, wer Ihre Aussendung empfangen soll: Auf Wunsch erreicht Ihre Presseinformation die für Sie relevanten Fachmagazine und -zeitungen und/oder Regionalmedien. APA-OTS stellt durch ständige Betreuung und laufende Aktualisierung der Adressverteiler sicher, dass Sie stets die für Ihr Thema zuständigen Redakteure ansprechen. Welche Medien die diversen Verteiler beinhalten sowie die jeweiligen Kosten, erfahren Sie jederzeit vom OTS-Team. 23 Eigene Verteiler Der OTS-Manager bietet die Möglichkeit, eigene Adressverteiler zu verwalten und Aussendungen an diese zu verbreiten Details dazu finden Sie unter Kapitel 8.6 Eigene Verteiler. Sofern Sie diese Möglichkeit nutzen, können Sie hier jene Verteiler auswählen, welche die aktuelle Aussendung (zusätzlich zur Verbreitung durch APA-OTS) erreichen soll. 24 Internationale Verteiler Hier können weitere Fachmedienverteiler für den deutschsprachigen Raum ausgewählt werden Bestätigung an Geben Sie hier zusätzliche -Adressen an, an die Ihre Versandbestätigung übermittelt werden soll Bestätigung lt. Codierung Hier sehen Sie die -Adresse, an welche die Versandbestätigung entsprechend Ihrem Vertrag automatisch geschickt wird. 9

10 ots-manager sendeeinstellungen Teil 2 27 Feedback-Möglichkeit Sie möchten Feedback zu Ihrer Aussendung erhalten? Dann hinterlegen Sie hier jene -Adressen, an die dieses übermittelt werden soll. Dadurch erscheint auf neben Ihrer Aussendung ein Feedback-Feld, das es Leserinnen und Lesern ermöglicht, Rückmeldungen zum jeweiligen Inhalt direkt an Sie zu senden. Ihre -Adresse ist dabei für den Feedback-Absender nicht ersichtlich. Für das Speichern einer Feedback-Adresse, die für all Ihre Aussendungen gilt, nutzen Sie die Einstellungen in Ihren Stammdaten. (siehe Kapitel 8.3 Aussenderstammdaten ) 28 Vorschau In der Voransicht können Sie überprüfen, wie Ihr Aussendungstext formatiert wird. Möchten Sie Korrekturen vornehmen, so klicken Sie auf den Button ZURÜCK. 29 Nach Eingabe aller Daten (inklusive evtl. Anhänge) klicken Sie bitte auf Sofern Sie OTS-Kontingentkunde sind, startet damit die Verbreitung Ihrer Aussendung. Als Einzelkunde erhalten Sie automatisch Ihre individuelle Preisinformation, danach können Sie Ihren Text mittels Senden zwecks Verbreitung an den OTS-Desk übermitteln. Tipp: Prüfen Sie nach dem getätigten Versand stets die abschließende Versand-Information, die der OTS-Manager automatisch anzeigt. 10

11 ots-manager MANUAL 3 Korrektur zu OTS-Aussendungen Bitte beachten Sie, dass bereits versandte Texte nicht mehr aus der Datenbank gelöscht oder nachträglich bearbeitet werden können Korrekturen zu Aussendungen sind jedoch in folgender Form möglich: Verfassen Sie eine Korrektur-Aussendung: KORREKTUR zu OTS von heute Titel der Aussendung Utl.: Wien (OTS) Im vierten Absatz, letzter Satz, muss es wie folgt richtig lauten: Optional: 1 ots-manager Korrektur Mittels 1 verketten Sie Ihre neue Aussendung mit dem ursprünglichen Text dies ist maximal drei Tage nach der ursprünglichen Aussendung möglich. Wenn die Aussendung auch auf eine Branchenseite (z. B. IT-Press) geschickt wurde, so muss die Verkettung für beide Typen gewählt werden. 2 ots-manager Korrektur Wählen Sie in der 2 Drop-Down-Box zwischen einer normalen Verkettung zweier Aussendungen und der Korrektur zum ursprünglichen Text. Im Falle einer Korrektur erhält die erste Aussendung automatisch folgenden Hinweis: Diese Aussendung wurde korrigiert Neufassung in Aussendung OTS0332 vom

12 4 Terminversand Steht Ihre Aussendung im Zusammenhang mit einem Termin, bestimmen Sie hier das Datum Ihrer Veranstaltung. Ihre Aussendung wird automatisch mit dem Stichwort Termin versehen und somit leichter in die Datenbank APA- Termine übernommen Medienredaktionen wie der ORF, Tageszeitungen und Fachmagazine planen ihre Berichterstattung basierend auf diesem Verzeichnis. Weiters werden Terminaussendungen auf in einer eigenen Rubrik dargestellt. Wird ein Erinnerungsaviso versendet, so braucht der Termindatensatz kein zweites Mal ausgefüllt und mitgeschickt werden, da sich dieser bereits in der Termindatenbank befindet ots-manager termin hinzufügen 12

13 ots-manager MANUAL 1 Titel Der Titel des Termins sollte sich vom Titel der Aussendung unterscheiden und den Anlass des Termins, den Inhalt der Veranstaltung verdeutlichen. 2 Termintext Das Textfeld bietet Raum für Details zu Ihrem Termin geben Sie hier z. B. Redner/innen oder das Programm Ihrer Veranstaltung bekannt. 3 Kalender Über das Kalendersymbol können Sie per Mausklick das Datum des Termins auswählen. 4 Lokalität Ergänzen Sie hier den Namen des Ortes, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet. Mit Hilfe des Buttons können Sie aus einer Liste von beliebten Veranstaltungsorten auswählen die passenden Adressdaten und Geocodes werden automatisch übernommen. 5 Details Bei Bedarf können Sie hier nähere Informationen zum Veranstaltungsort bekanntgeben (z. B. Stockwerk, Name des Saals etc.). 6 Adresse prüfen Mit verknüpft der OTS-Manager Ihren Termin mit den Geokoordinaten des angegebenen Veranstaltungsortes. Details zur Geocodierung finden Sie unter Kapitel 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager. Nach der Eingabe Ihres Termindatensatzes werden die Stichwörter Termin und das jeweilige Bundesland automatisch übernommen. Der Termindatensatz wird am Ende Ihres Textes vor Ihrem Rückfragehinweis platziert. Mit Hilfe des Buttons gelangen Sie zur Vorschau Ihres Termindatensatzes: Titel der Aussendung (siehe Kapitel 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager ) 8 Titel des Termins (Eingabe im Termindatensatz) 13

14 5 Multimediale Aussendungen (als Anhang zu Text-Aussendungen) Multimediale Elemente (Bilder, Grafiken, O-Töne) verschaffen Ihrer Aussendung mehr Aufmerksamkeit bei den Empfängern und erhöhen gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Botschaften von den Medien übernommen werden. Genau daran orientiert sich der OTS-Manager und bietet eine Vielfalt an Möglichkeiten, um Presseaussendungen mit Bild-, Grafik-, Audio- und PDF-Anhängen zu optimieren. Tipp: Nach Hinzufügen der jeweiligen Datei ergänzt der OTS-Manager Ihren Aussendungstitel automatisch mit dem passenden Hinweis zu Ihrem Anhang (z. B. BILD, GRAFIK oder AUDIO). Für die optimale Darstellung auf können Sie außerdem ein Hauptbild definieren, das auf der Website an erster Stelle angezeigt wird. Bitte beachten Sie beim Versand Ihrer Multimedia-Aussendung die folgenden formalen Vorgaben. 5.1 Bild-Versand Format: Bilder müssen im Format.jpg und RGB-Farbe (z. B. in Photoshop unter Bild/Modus RGB-Farbe ), NICHT in CMYK-Farbe, abgespeichert sein. Bildgröße: Optimal ist, wenn die breitere Seite des Bildes 2048 Pixel misst; die maximale Größe des Bildes beträgt 30 MB. Ist das Bild zu klein, erhalten Sie automatisch die Meldung Warnung. Der Versand in kleinerem Format bzw. bei geringerer Auflösung ist ebenso möglich bedenken Sie jedoch, dass sich das Bild dann nur eingeschränkt für den Abdruck eignet. Verwenden Sie wenn möglich ein Bild mit höherer Auflösung. Bereits ausgefüllte IPTC-Daten werden automatisch in den OTS-Manager übernommen. 14

15 ots-manager MANUAL ots-manager MULTIMEDIALE AUSSENDUNGEN ALS ANHANG 1 Titel Es wird automatisch der Titel der Aussendung übernommen. Soll der Bildtitel anders lauten, können Sie diesen einfach überschreiben. 15

16 2 Beschreibung Beschreiben Sie hier in max. acht Zeilen den Inhalt des Bildes unter Berücksichtigung der fünf journalistischen Ws (wer, was, wann, wo, warum). Diese Kurzbeschreibung ist später in der Vorschau/Preview sichtbar. 3 Personen Listen Sie hier die auf dem Foto abgebildeten Personen auf (v.l.n.r.). 4 Motiv Wählen Sie hier das Motiv bzw. die Kategorie des Fotos bildet es z. B. eine Landschaft, ein Gebäude oder eine Person im Porträt ab? Oder illustriert es ein übergeordnetes Thema (Wirtschaftskrise, Gesundheit, Jugend, Alter etc.) und stellt somit ein Feature-Bild dar? 5 Fotografin/Fotograf Name der Fotografin oder des Fotografen 6 Fotorechte Geben Sie hier an, bei welcher Person oder bei welchem Unternehmen/Organisation die Bildrechte liegen. 7 Autor/Autorin Geben Sie hier die Initialen Ihres Namens (Schreibkürzel) ein. Beispiel: MM für Max Mustermann 8 Geokoordinaten/Adresse prüfen Durch Klick auf den Button Adresse prüfen hinterlegt der OTS-Manager Ihren Anhang automatisch mit den Geokoordinaten der Adresse. Handelt es sich z. B. um ein touristisches Landschaftsfoto, so geben Sie nach Möglichkeit den Ort an, an dem das Bild aufgenommen wurde, gleiches gilt für Fotos von Pressekonferenzen oder anderen Veranstaltungen. 5.2 Grafik-Versand Format:.ai Adobe Illustrator. Fügen Sie zu jeder Grafik eine Voransicht im Format.jpg hinzu. Details zum Befüllen der einzelnen Felder finden Sie unter dem Kapitel 5.1 Bild-Versand 5.3 Audio-Versand Format: mp3-dateien Details zum Befüllen der einzelnen Felder finden Sie unter dem Kapitel 5.1 Bild-Versand 5.4 PDF-Versand Format: PDF Tipp: Bitte beachten Sie bei der Verbreitung von Bildern die rechtlichen Grundlagen führen Sie stets Fotograf bzw. Fotografin sowie den Inhaber der Fotorechte an. Details zum Befüllen der einzelnen Felder finden Sie unter dem Kapitel Bild-Versand 5.5 Video-Versand Derzeit ist ein Versand von Videos nur über den OTS-Desk möglich. Wir beraten Sie diesbezüglich gerne. 16

17 ots-manager MANUAL 6 Multimedia-Aussendungen (ohne Text bzw. Multimedia- Nachversand zu Text-Aussendung) Hier können Sie Bilder, Grafiken und Audios (NICHT möglich für PDF-Dokumente) mit einer bereits getätigten OTS-Aussendung zu einem späteren Zeitpunkt verlinken. Dies ist maximal drei Tage nach dem Versand des ursprünglichen Textes möglich ots-manager MULTIMEDIALE AUSSENDUNGEN (OHNE TEXT) 17

18 Hier stehen Ihnen zwei Varianten zur Auswahl: 1. Verknüpfen mit anderen Aussendungen: Durch verbinden Sie Ihre Multimedia-Datei mit der ursprünglichen Aussendung und übermitteln sie an die OTS-Datenbanken. Somit ist die Datei (Bild, Audio) im APA-OnlineManager (AOM) und auf abrufbar und mit der ursprünglichen OTS-Aussendung verkettet. 2. Archivieren der Multimedia-Datei im APA-OnlineManager (AOM): Bei dieser Variante wird die Datei in der AOM-Datenbank gespeichert und ist bei der Suche nach Bildern/ Grafiken/Audios abrufbar. Eine detaillierte Anleitung zum Erstellen Ihrer Multimedia-Aussendung (Bild, Grafik und Audio) finden Sie unter 5 Multimediale Aussendungen (als Anhang zu Text-Aussendungen). Zusätzlich dazu bietet der OTS- Manager bei reinem Multimedia-Versand Raum für folgende Angaben: 1 Codierung Wählen Sie Ihr bestehendes Kunden-Kürzel aus. Sofern Sie kein Vertragskunde sind, erscheint das Standard-Kürzel für Einzel-Aussendungen. 2 Aussender Der Aussender ist jenes Unternehmen oder jene Person, die die inhaltliche Verantwortung für die Aussendung trägt. Als Agentur kann dies z. B. das Unternehmen sein, in dessen Namen Sie aussenden. Voraussetzung für die Auswahl des Aussenders ist, dass Sie zuvor die jeweiligen Daten in Ihren 8.3 Aussenderstammdaten gespeichert haben. Sollten Sie berechtigt sein, für mehrere Aussender Informationen zu verbreiten, wählen Sie den gewünschten Aussender aus dem pull-down-menü. 3 Stichwort Anhand der Stichwörter wird Ihre Aussendung automatisch den passenden Ressorts zugeordnet. Wählen Sie als 1. Stichwort den übergeordneten Themenbereich dieser Begriff bestimmt das 1. Ressort, dem Ihre Aussendung zugeordnet wird. 4 Weitere Stichwörter Wählen Sie hier weitere, den Inhalt des Textes betreffende Stichwörter. Bei manueller Eingabe trennen Sie die einzelnen Stichwörter mittels Schrägstrich /. Stammt die Aussendung aus einem anderen Bundesland als Wien, führen Sie bitte auch dieses als Stichwort an. Tipp: Unter Kapitel 9 finden Sie das gesamte OTS-Stichwortverzeichnis. Wählen Sie Ihre Stichwörter bitte stets aus diesem aus. Je genauer Sie die Aussendung beschlagworten, umso zielgerichteter kann diese verbreitet und wiedergefunden werden. 5 Ressort Das 1. Ressort ist automatisch mit dem 1. Stichwort verbunden und somit vorgegeben. Ist der Inhalt Ihrer Aussendung ressortübergreifend, ist es sinnvoll, ein 2. Ressort auszuwählen. Diesbezüglich können Sie sich auch in der Datenbank des APA-OnlineManager (AOM) an vorhandenen OTS-Aussendungen und APA-Meldungen orientieren. 6 Sendezeit Möchten Sie Ihre Multimedia-Aussendung zu einem späteren Zeitpunkt verknüpfen und/oder verbreiten lassen, bestimmen Sie hier den genauen Termin. 18

19 ots-manager MANUAL 7 Versand Internationales Verbreitungsangebot: Wählen Sie aus, in welchen Ländern Ihre Aussendung verbreitet werden soll. Die Länder Deutschland und Schweiz können Sie mit einem Klick in die jeweilige Checkbox auswählen. Möchten Sie Ihre Aussendung international versenden, treffen Sie unter Länder hinzufügen Ihre Auswahl. Nach Übermittlung der Aussendung werden Sie innerhalb der OTS-Dienstzeiten umgehend von APA- OTS kontaktiert und über die Kosten informiert. 8 Auftrag an OTS Direkteinsender haben hier die Möglichkeit, Ihre Aussendung zwecks Qualitätskontrolle oder Korrektur an den OTS-Desk zu übermitteln auch das Mitsenden einer Nachricht an das OTS-Team ist möglich. Haben Sie keine Berechtigung zum Direkteinsenden, so ist das Feld Auftrag an OTS automatisch angehakt. In beiden Fällen wird Ihre Aussendung nach Kontaktaufnahme wunschgemäß verbreitet. 9 Österreichversand sofort starten Sie verbreiten Ihre Aussendung in Österreich und im Ausland? Während beim internationalen Versand eine Vorlaufzeit von 24 Stunden gilt, können Sie Ihre Aussendung in Österreich (bei Bedarf) sofort starten. 10 VORSCHAU Die Vorschau zeigt Ihnen, in welchem Format und mit welchen Informationen Ihr Bild/Ihre Grafik/Ihr Audio- File für den Versand bereitsteht. 19

20 7 Eigene Aussendungen 7.1 Aussendungsübersicht Hier erhalten Sie eine schnelle und kompakte Übersicht Ihrer vorhandenen Aussendungen. Die Texte bleiben zwei Monate lang abrufbar ots-manager EIGENE AUSSENDUNGEN 1 filtern nach Filtern Sie Ihre Aussendungen optional nach Status, Codierung, Aussender oder dem Datum, um einen besseren Überblick zu haben. 2 in Bearbeitung durch OTS-Desk Den Status in Bearbeitung durch OTS-Desk haben jene Texte, bei welchen Auftrag an OTS (siehe Kapitel 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager ) angehakt wurde. Aussendungen mit diesem Status werden an den OTS-Desk übermittelt und von diesem bearbeitet. APA-OTS garantiert Ihnen durch diesen Service höchste Qualitätskontrolle (z. B. bei speziellen Formatierungen wie Tabellen). 20

21 ots-manager MANUAL Je nach Absprache wird die Verbreitung in Folge sofort gestartet oder der Text wird an Sie rückübermittelt in diesem Fall erhält Ihre Aussendung den Status offen zur Bearbeitung. Auf Wunsch wird Ihre Textaussendung auch professionell lektoriert. Näheres dazu finden Sie auf unserer Serviceseite 3 offen zur Bearbeitung [rückgesendet durch OTS-Desk] Ein Bearbeiten durch den Aussender und die Freigabe zum Versand sind jetzt möglich. 4 späterer Versandzeitpunkt Hier finden Sie Aussendungen, für welche Sie einen späteren Versandzeitpunkt bestimmt haben. Der OTS-Manager bietet Ihnen die Möglichkeit, den geplanten Versand bei Bedarf selbstständig abzubrechen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie unter Kapitel 7.2 Versand abbrechen. Nach dem Abbrechen des Versands können Sie bei Bedarf Korrekturen vornehmen und den Versand erneut starten bzw. einen neuen Zeitpunkt festlegen. 5 gelöscht Noch nicht versandte Texte können im OTS-Manager gelöscht werden. Diese bleiben einen Tag lang für Sie abrufbar, danach werden sie endgültig entfernt. 6 Liste Hier sehen Sie die Liste Ihrer Aussendungen der vergangenen zwei Monate inkl. Statusinformationen. Mit einem Klick auf den Titel können Sie die Aussendung aufrufen und erneut bearbeiten bzw. eine Kopie erstellen. 7.2 Versand abbrechen Um den Versand abzubrechen, rufen Sie Ihre Aussendung über den Titel auf. Mit Hilfe des Buttons Versand abbrechen wird der geplante Versand-Zeitpunkt gelöscht, die Aussendung steht nun für Änderungen zur Verfügung. Nach evtl. Korrekturen können Sie (bei Bedarf) einen neuen Versandzeitpunkt eingeben oder den Versand sofort starten. ots-manager Versand Abbrechen 21

22 8 Einstellungen Ihre individuellen Userdaten inkl. Aussenderprofile können Sie hier ändern und verwalten. 8.1 Benutzerdaten Hier finden Sie Ihre persönlichen, bei der Anmeldung eingegebenen Userdaten. 1 2 ots-manager Benutzerdaten 1 Passwort ändern Ihr persönliches Passwort können Sie hier ändern. 2 Vertragsdetails Hier erhalten Kontingentkunden einen Überblick über die Details ihres Vertrages. Darin enthalten ist z. B. die Information, über welches Kontingent an Text- oder an Text inkl. Bild-Aussendungen sie verfügen sowie welche Fachmedien-Verteiler sie gebucht haben. Ebenso kann der aktuelle Zeilenstand abgerufen werden. Die Daten werden täglich aktualisiert. 22

23 ots-manager MANUAL 8.2 Standardeinstellungen Hier können Sie Ihre Standardeinstellungen vornehmen. Diese Daten werden vom OTS-Manager automatisch in jede neu erstellte Aussendung übernommen. Selbstverständlich können Sie diese Angaben bei Bedarf direkt im jeweiligen Textfeld ändern. Pro User kann eine Standard-Einstellung vorgenommen werden Agenturen geben z. B. jenen Aussender an, in dessen Namen sie am häufigsten Presseinformationen verschicken. ots-manager STANDARDEINSTELLUNGEN Details zu den Datenfeldern finden Sie unter Kapitel 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager. 23

24 8.3 Aussenderstammdaten Verwalten Sie hier Ihre Aussender-Datensätze. Als Agentur können Sie z. B. im Namen verschiedener Unternehmen aussenden für jedes Unternehmen stellt der OTS-Manager eigene Stammdaten zur Verfügung. Der Vorteil: Wählen Sie beim Erstellen Ihrer Aussendung (siehe Kapitel 2 Erstellen von Aussendungen im OTS-Manager ) einen Aussender aus, wird Ihr Text automatisch mit dem passenden Rückfragehinweis, der jeweiligen Unternehmensadresse und Ihren Geokoordinaten sowie (nach Vereinbarung mit APA-OTS) dem Firmenlogo verknüpft ots-manager Aussenderstammdaten 24

25 ots-manager MANUAL 1 Neuen Aussender anlegen Nach dem Anlegen eines neuen Aussender-Datensatzes leitet der OTS-Manager diesen automatisch an den OTS-Desk zur Freigabe weiter. Nach der Freigabe steht der neue Aussender im drop-down-menü zur Verfügung (Details siehe Erklärung Aussender auf Seite 7). 2 Firmenlogo Nach Vereinbarung mit APA-OTS können Sie Ihre Aussendungen mit Ihrem individuellen Firmenlogo (bzw. dem Logo des Unternehmens, in dessen Namen Sie aussenden) versehen. Dieses wird automatisch in jede neue Aussendung übernommen. Bei Bedarf können Sie das Logo bei einzelnen Aussendungen entfernen. Möchten Sie das Logo ändern oder ein neues hinzufügen, erfolgt die Freigabe ebenfalls durch APA-OTS. format: Die Logos müssen als.gif ( Datei speichern für Web ) und RGB-Farbe mit 256 Farben abgespeichert werden. Länge und Breite des Logos dürfen maximal 200x200 Pixel betragen. 3 URL Die hier angegebene Internetseite wird auf Ihrem Firmenlogo hinterlegt ein Klick auf das Logo führt sofort zur angegebenen Website. 4 Adresse Die hier angegebene Adresse inkl. Geokoordinaten wird bei Ihren Aussendungen standardmäßig übernommen. 5 Adresse prüfen Durch Klick auf den Button hinterlegt der OTS-Manager Ihre Aussendung automatisch mit den angegebenen Geokoordinaten. Damit können Redaktionen regionale Ereignisse, z. B. in einem bestimmten Bundesland oder Bezirk, gezielt abrufen. 6 Feedback-Möglichkeit Sie möchten Feedback zu Ihren Aussendungen erhalten? Dann hinterlegen Sie hier jene -Adressen, an die dieses übermittelt werden soll. Dadurch erscheint auf neben Ihren Aussendungen jeweils ein Feedback-Feld, das es Leserinnen und Lesern ermöglicht, Rückmeldungen direkt an Sie zu senden. Ihre -Adresse ist dabei für den Feedback-Absender nicht ersichtlich. Eine individuelle Feedback-Adresse, die nur für eine einzelne Aussendung gilt, können Sie in den jeweiligen Sendeeinstellungen (siehe Erklärung Feedback-Möglichkeit auf Seite 10) hinterlegen. Hier lässt sich die in den Stammdaten gespeicherte Feedback-Adresse auch jederzeit für die jeweils aktuelle Aussendung überschreiben. 7 Rückfragehinweis anlegen/bearbeiten Rückfragehinweise können hier angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden. Details zum Anlegen eines neuen Rückfragehinweises finden Sie auf der folgenden Seite. 25

26 8.4 Rückfragehinweis hinzufügen Befüllen Sie die angegebenen Pflichtfelder mit den entsprechenden Daten. Längere Rückfragehinweise ergänzen Sie bitte im Feld zusätzlicher Kontakt. ots-manager rückfragehinweis hinzufügen 26

27 ots-manager MANUAL 8.5 Aussenderprofil Das Aussenderprofil bietet Raum für Ihre individuelle Unternehmensdarstellung sowie die Kontakt daten Ihrer Pressesprecherin bzw. Ihres Pressesprechers inkl. Foto und die Verlinkung in soziale Netzwerke. Es können ein bis zwei Kontakte hinterlegt werden. Diese Kontaktdaten sind in Ihrer Pressemappe auf gemeinsam mit der Übersicht über all Ihre bereits getätigten Aussendungen dargestellt und erleichtern den Medien, auf Ihre Aussendung zu reagieren. ots-manager Aussenderprofil Teil 1 27

28 1 1 ots-manager Aussenderprofil Teil 2 1 Weiterer Ansprechpartner Der OTS-Manager bietet Ihnen die Möglichkeit, einen weiteren Ansprechpartner/eine weitere Ansprechpartnerin zu nennen. 28

29 ots-manager MANUAL 8.6 Eigene Verteiler Auf Anfrage bei OTS steht Ihnen ein integriertes Verwaltungstool für Ihre eigenen Verteiler zur Verfügung. Sie können beliebig viele Adresslisten selbstständig anlegen und warten. Die Verrechnung erfolgt anhand der Menge der getätigten Aussendungen bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den OTS-Desk. Format: Speichern Sie Ihre diversen Verteiler vor dem Upload als CSV.Datei. Folgende Spalten müssen in der CSV.Datei in dieser Reihenfolge enthalten sein: -Adresse/Persönliche Anrede/Vorname/Nachname/Firma Tipp: Die zweite Spalte ermöglicht Ihnen eine persönliche Anrede, die Sie individuell auf den jeweiligen Empfänger abstimmen können. (z. B. Sehr geehrte Frau Mag. Musterfrau! oder Liebe Eva! ) ots-manager eigene verteiler APA-OTS unterstützt Sie gerne dabei, Ihre Kommunikationsarbeit zu optimieren. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich direkt an das OTS-Team: +43/1/ oder ots@apa.at 29

30 9 Stichwortverzeichnis Anhand der Stichwörter wird Ihre Aussendung automatisch den passenden Ressorts zugeordnet. Je genauer Sie die Aussendung beschlagworten, umso zielgerichteter kann diese verbreitet werden. Agrar (WI) Fischerei (WI) Forstwirtschaft (WI) Nahrungsmittelindustrie (WI) Bildung (II) Erwachsenenbildung (CI) Schule (II) Universität (II) Hochschulwesen (II) Börsen und Märkte (WI) Aktienmarkt (WI) Zinsen (WI) Branchen (WI) Bau (WI) Dienstleistungen (WI) Gastronomie (WI) Hotellerie (WI) Reiseveranstalter (WI) Energiemarkt (WI) Alternativen (CI) Atomkraft (CI) Energiequellen (WI) Strom (WI) Freizeit (CI) Essen und Trinken (CI) Human Interest (CI) Glücksspiele (CI) Leute (CI) Lifestyle (CI) Mode (CI) Spiele (CI) Gesellschaft (II) Arbeitsmarkt (WI) Asyl (II) Ausländer (II) Entwicklungshilfe (WI) Familie (II) Homosexualität (II) Integration (II) Jugend (CI) Kinder (CI) Menschenrechte (II) Minderheiten (II) Rassismus (II) Religion (II) Gesundheit (CI) Arzneimittel (CI) Ärzte (CI) Ernährung (CI) Gesundheitseinrichtungen (CI) Krankheiten (CI) Medizin (CI) Pflege (II) Handel (WI) Außenhandel (WI) Getränke (WI) Konjunktur (WI) Preise (WI) Verbraucher (WI) IT (WI) Mobilfunk (WI) Kommunales (II) Kultur (KI) Architektur (KI) Fernsehen (KI) Festival (KI) Kino (KI) Kunst (KI) Literatur (KI) Museen (KI) Musik (KI) Oper (KI) Theater (KI) Medien (II) Nachrichtenagentur (II) Online (II) Pressestimmen (II) Radio (II) Vorausmeldung (II) Personalia (WI) Politik (II) Bundesregierung (II) FPÖ (II) Gewerkschaften (II) Grüne (II) Int. Beziehungen (AI) Innenpolitik (II) NEOS (II) ÖVP (II) Parlament (II) Parteien (II) Pensionen (II) SPÖ (II) Steuern (II) Team Stronach (II) Verteidigung (II) Wahlen (II) Recht (II) Exekutive (II) Justiz (II) Kriminalität (CI) Soziales (CI) Armut (CI) Behinderte (CI) Katastrophen (CI) Notfälle (CI) Unfälle (CI) Sport (SI) Technologie (WI) Biotechnologie (CI) Innovationen (WI) Termin Termin (SI) Termin (CI) Termin (KI) Termin (II) Termin (WI) Tourismus Alpinismus (CI) Reisen (CI) Tourismus und Freizeit (CI) Tourismuswirtschaft (CI) Transport (WI) Bahn (CI) Luftfahrt (CI) Schifffahrt (CI) Sicherheit (CI) Verkehrsinfo (CI) Verkehrsunfall (CI) Umwelt (CI) Abfall (CI) Klima (CI) Natur (CI) Tiere (CI) Wasser (CI) Wetter (CI) Unternehmen (WI) Banken (WI) Bilanz (WI) Budget (WI) Finanzen und Dienstleistungen (WI) Immobilien (WI) Insolvenzen (WI) Kooperationen (WI) Pharma (WI) Versicherungen (WI) Wirtschaft und Finanzen (WI) Wissenschaft (CI) 30

31 ots-manager MANUAL Notizen 31

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