Installation des Updates auf Version 3.2

Transkript

1 BtM-Programm Installation des Updates auf Version 3.2 Voraussetzungen Installation des Updates Einheiten überprüfen BtM-Duplikate zusammenführen 4 Voraussetzungen Im Folgenden wird die Installation des BtM-Programm-Updates auf Version 3.2 beschrieben. Das Update muss auf das Verzeichnis angewandt werden, in dem sich das bereits installierte BtMProgramm befindet. Für die Installation des Updates benötigen Sie Schreibrechte auf das Systemverzeichnis. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie als Benutzer mit entsprechenden Rechten angemeldet sind. Installation des Updates Bevor Sie mit der Installation beginnen, führen Sie bitte eine Datensicherung durch. Beenden Sie alle noch laufenden Windows-Anwendungen auf Ihrem Rechner. Wenn das BtM-Programm im Netzwerk installiert ist, muss es auf allen Arbeitsstationen geschlossen sein. Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk. Sofern die Autostart-Funktion in Ihrem System aktiv ist, startet das Setup nach dem Einlegen der CD automatisch. Wenn nicht, doppelklicken Sie auf die Datei Start.exe auf der CD-ROM. Das Setup wird gestartet. Klicken Sie auf den Button [Update des BtM-Programms JahresCD 2016, Version 3.2]. In der Regel erscheint nun eine Sicherheitsfrage von Windows, ob durch das Programm Änderungen an Ihrem Computer vorgenommen werden dürfen. Bestätigen Sie dies mit [Ja]. Seite 1

2 Nach der Vorbereitung des Setups erscheint das Fenster Willkommen bei InstallShield Wizard für BtM-Programm. Klicken Sie auf [Weiter]. Die Lizenzbedingungen werden angezeigt. Bestätigen Sie, dass Sie mit den Lizenzvereinbarungen einverstanden sind und klicken Sie auf den Button [Weiter], um mit der Installation fortzufahren. Stimmen Sie den Vereinbarungen nicht zu, wird das Update nicht installiert. Das Update wird installiert. Ein grüner Balken zeigt den Fortschritt der Installation an. Nach Abschluss der Installation erscheint das Fenster Update abgeschlossen. Klicken Sie auf [Fertig stellen]. Seite 2

3 Das BtM-Programm wird automatisch gestartet. Sie sehen die Meldung, dass eine Datenbankaktualisierung durchgeführt werden sollte. Klicken Sie auf [Ja], um die Aktualisierung zu starten. Nach Abschluss der Aktualisierung erscheint das Fenster Datenupdate Änderungen, in welchem Sie die Änderungen des Updates nachlesen können. Eine Beschreibung der neuen Funktionen finden Sie auch am Ende dieser Installationsanleitung oder im Programm-Menü unter Hilfe Hilfethemen Neuerungen Neuerungen der Version 3.2. Falls Sie in der Vergangenheit manuelle Korrekturen an Einheiten der BtM-Karteikarten vorgenommen hatten, wird nach dem Schließen des Fensters Datenupdate Änderungen das Dialogfenster Einheiten anpassen angezeigt. Lesen Sie in dem Fall bitte das folgende Kapitel Einheiten überprüfen. Einheiten überprüfen Die Höchstmengenprüfung kann nur dann korrekt funktionieren, wenn die Einheiten (Tbl., mg,...) Ihrer bisher verwendeten Karteikarten mit den Einheiten des Updates übereinstimmen. Falls Sie in der Vergangenheit manuelle Änderungen an den Einheiten der BtM-Karteikarten vorgenommen hatten, wird deshalb am Ende des Updates das Fenster Einheiten vergleichen angezeigt. Hier müssen Sie festlegen, welche Einheit bzw. welche Karteikarte weiter verwendet werden soll. Handelt es sich um die gleiche Einheit, wählen Sie [Einheit übertragen]. Damit wird Ihre Karteikarte aktualisiert und die Höchstmengen übertragen. Stimmt die Einheit nicht überein, klicken Sie auf [BtM neu aufnehmen]. Das BtM der Updatedatenbank wird dann neu hinzugefügt, und das BtM aus Ihrer Anwenderdatenbank wird zum selbstangelegten BtM. Es erhält die Kennzeichnung (selbst ang.) und die Höchstmengenprüfung wird deaktiviert. Wenn Sie die Einheit nicht übertragen möchten, aber dennoch die Höchstmengenüberprüfung nutzen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1) Übertragen Sie den aktuellen Bestand Ihrer bisherigen Karteikarte mit einer Erstbuchung auf die neue Karteikarte. Dazu müssen Sie den aktuellen Bestand in Ihrer Apotheke einmalig in die neue Einheit umrechnen. Dies ist die sicherste Variante, da die Karteikarte bei Updates automatisch gepflegt wird. Seite 3

4 2) Nutzen Sie Ihre bisherige Karteikarte weiter. Damit die Höchstmengenprüfung richtig funktioniert, müssen Sie manuelle Änderungen in der Karteikarte vornehmen. Gehen Sie dazu in Menü Ansicht, Untermenü BtM-Liste/Inventurliste. Doppelklicken Sie auf Ihre Karteikartei. Das Fenster Änderung BtM-Kartei erscheint. Rechnen Sie den Gehalt in mg passend zu Ihrer Einheit aus und tragen Sie diesen in das Feld "Gehalt in mg" ein. Überprüfen Sie die angegebenen Höchstmengen und ändern diese ggf. ab. Aktivieren Sie dann die Höchstmengenprüfung für diese Karteikarteikarte, in dem Sie ein Häkchen vor den Eintrag Höchstmengenprüfung bei Abgangsbuchung setzen. Klicken Sie zum Speichern auf [Übernehmen]. BtM-Duplikate zusammenführen Nach der Durchführung einer Datenbankaktualisierung kann es vorkommen, dass scheinbar ähnliche BtMs doppelt vorhanden sind, da Sie selbst BtMs angelegt hatten, die nun im Update enthalten sind. Aus Sicherheitsgründen werden die von Ihnen selbst angelegte BtMs nicht automatisch mit den im Update neu hinzugekommenen BtMs abgeglichen. Deshalb sollten Sie direkt im Anschluss an das Update selbst überprüfen, ob bestimmte BtMs doppelt vorhanden sind. Verwenden Sie zur Überprüfung die Ansicht Abgleich BtM-Kartei. Wählen Sie dazu in der Menüleiste unter Ansicht den Menüpunkt Abgleich BtM-Kartei bzw. klicken Sie im Navigator auf den Eintrag Abgleich BtM-Kartei. In der Spalte BtM-Typ können Sie erkennen, welche BtMs selbst angelegt wurden (Eintrag selbst angelegt ) und welche BtMs Bestandteil der ausgelieferten Datenbank sind (Eintrag WinBtM ). Die Nummer hinter WinBtM dient zur eindeutigen Identifizierung eines BtMs. Ist ein BtM nicht mehr Handel, steht in der Spalte BtM-Typ der Eintrag außer Handel. Duplikate zusammenführen Sollten selbst angelegte BtMs in Ihrer Liste erscheinen, folgt jetzt das Zusammenführen der BtMDuplikate. Stellen Sie vorher sicher, dass Ihre BtM-Dokumentation vollständig ist, da es nach der Zusammenführung der Duplikate schwierig ist, nachträgliche Buchungen vorzunehmen. Um BtM-Duplikate zusammenzuführen, benötigen Sie im BtM-Programm Administratorrechte. Bevor Sie mit der Zusammenführung beginnen, erstellen Sie bitte eine Datensicherung. Wählen Sie im Hauptmenü Datenorg./Dienste den Menüpunkt BtM-Duplikate zusammenführen. Daraufhin erscheint das Dialogfeld BtM-Duplikate zusammenführen. Bei einer Zusammenführung wird zwischen dem Haupt-BtM und dem Duplikat-BtM unterschieden. Das Haupt-BtM bleibt dabei immer erhalten, das Duplikat-BtM wird gelöscht, falls keine Buchungen vorliegen. Sind für ein Duplikat-BtM bereits Buchungen vorhanden, wird bei der Zusammenführung mit einer ersten Sonderbuchung (mit dem Namen Duplikat-Zusammenführung ) der Bestand des BtMs auf null gesetzt und das Duplikat-BtM als deaktiviert markiert. Für dieses Duplikat-BtM können dann keine Buchungen mehr vorgenommen werden. Mit einer zweiten Sonderbuchung (mit dem Namen Duplikat-Zusammenführung ), die automatisch vom Programm durchgeführt wird, wird dann der Bestand des Duplikat-BtMs auf das Haupt-BtM als Zugang gebucht. Seite 4

5 Markieren Sie in der Tabelle das BtM, das als Haupt-BtM verwendet werden soll und klicken Sie auf [BtM als Haupt-BtM kennzeichnen]. Markieren Sie dann in der Tabelle das BtM, das als Duplikat-BtM verwendet werden soll und klicken Sie auf [BtM deaktivieren / löschen]. Klicken Sie nun auf [BtMs zusammenführen]. Das Dialogfeld BtM-Zusammenführung buchen öffnet sich. Hier können Sie vor der Zusammenführung nochmal alle Daten überprüfen. Bitte überprüfen Sie unbedingt die Übereinstimmung von Wirkstoff und Mengeneinheit! Falls das Haupt-BtM eine andere Mengeneinheit als das Duplikat-BtM verwendet, kann hier die Menge entsprechend angepasst werden. Voreingestellt ist die Menge, die der Abgangsbuchung entspricht. Wenn alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf [BtM-Zusammenführung buchen]. Die Zusammenführung wird gebucht. Dabei werden alle erforderlichen Abgangs- und Zugangsbuchungen vorgenommen. Nach dem Vorgang wird die Liste aktualisiert. Wiederholen Sie die obigen Schritte ggf. für weitere BtMs. Meldung: Die Wirkstoffe der beiden BtMs sind nicht identisch! Sollte diese Meldung erscheinen, prüfen Sie bitte, ob die Wirkstoffe von Haupt-BtM und DuplikatBtM übereinstimmen. Falls dies nicht der Fall ist, sollte die Zusammenführung nicht durchgeführt werden. Seite 5

6 Meldung: Die Mengeneinheiten der beiden BtMs sind nicht identisch! Bitte prüfen Sie bei dieser Meldung, ob die Einheiten von Haupt-BtM und Duplikat-BtM äquivalent sind. Falls dies nicht der Fall ist, muss vor der Zusammenführung ggf. die Menge des DuplikatBtMs so umgerechnet werden, dass sie der Einheit des Haupt-BtMs entspricht. Die errechnete Menge kann dann im Eingabefeld Menge Zugangsbuchung korrigiert werden. Diese Änderung ist z.b. bei Einheiten ml und mg wichtig. Hier wird der Bestand von ml auf mg umgerechnet. Eine Umrechnung der Menge bei den Einheiten Tbl. und Tabl. ist hingegen nicht nötig, da es sich nur um eine andere Schreibweise der Einheit handelt. Tipp: Drucken Sie nach erfolgter BtM-Zusammenführung die Buchungen des aktuellen Tages aus und legen Sie sie in Ihrem Dokumentations-Ordner ab. Auf dem Buchungsausdruck sind dann nur die BtMs gelistet, bei denen ein Bestand übertragen wurde. Führen Sie nach der BtM-Zusammenführung erneut eine Datensicherung durch. Seite 6