Hausverwaltung ist Vertrauenssache! Verwaltercheckliste des VPB und DDIV

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1 Hausverwaltung ist Vertrauenssache! Verwaltercheckliste des VPB und DDIV

2 Hausverwaltung ist Vertrauenssache! Was sollten Wohnungseigentümer bei der Auswahl eines Immobilienverwalters beachten? Mehr als 9 Millionen Eigentumswohnungen gibt es in der Bundesreublik Deutschland, was in etwa 22 Prozent des gesamten Wohnungsmarktes entsricht. Viele Bürgerinnen und Bürger sehen in Wohneigentum einen zentralen Bestandteil ihrer Altersvorsorge. Die Tätigkeit des Immobilienverwalters ist in der Bundesreublik Deutschland aber nicht geschützt, im Gegensatz zu anderen euroäischen Ländern. Es gibt aktuell keine Mindestanforderungen oder Versicherungsflichten. Für Wohnungseigentümergemeinschaften ist eine objektive Auswahl des Immobilienverwalters daher oft nicht möglich. Selbst eine Unterscheidung in haut- und nebenberufliche Verwaltungen ist oft schwer vorzunehmen. Die Auswahl eines rofessionellen Verwalters ist aber von besonderer Bedeutung. Die Anforderungen an die Tätigkeit steigen ermanent. Zudem ist nur mit rofundem Wissen eine ordnungsgemäße Verwaltung möglich, die für den Werterhalt und die Wertsteigerung der Immobilien unerlässlich ist. Mit dem vorliegenden Merkblatt geben wir Ihnen eine Hilfestellung bei der Auswahl eines Haus- und Immobilienverwalters. Ihr Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.v. und Verband Privater Bauherren e.v. Sie sind auf der Suche nach einer rofessionellen Hausverwaltung oder benötigen weitere Informationen zum Thema Haus- und Immobilienverwaltung? Unter finden Sie zahlreiche Antworten auf Ihre Fragen. Möchten Sie sich ausführlicher beraten lassen? Unter finden Sie zahlreiche Informationen für Wohnungseigentümer. Stand Setember 2014

3 Allgemeines Auswahl des Verwalters Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten? Hat der Verwalter vor Angebotsabgabe Ihre Wohnanlage in Augenschein genommen? Kann der Verwalter eine Vermögensschaden-Haftflichtversicherung vorweisen? Kann der Verwalter eine Betriebs- oder Berufshaftflichtversicherung vorweisen? Besitzt er auch eine Vertrauensschaden-Versicherung? Können Ihre Fragen sachgemäß beantwortet werden? Hat der Verwalter eine für seine Tätigkeit geeignete Ausbildung? Zum Beisiel: Immobilienkaufmann/frau, etc.; bzw. ist er bereits längere Zeit als Immobilienverwalter tätig? Wird die Immobilienverwaltung hautberuflich ausgeführt? Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse? Werden regelmäßig Schulungs- oder Fortbildungsmaßnahmen vorgenommen und liegen entsrechende Nachweise vor? Hat der Verwalter ein Qualitätsmanagementsystem oder eine Zertifizierung? Werden noch andere Wohnungseigentumsobjekte in vergleichbarer Größe verwaltet und können Referenzen benannt werden? Nimmt der Verwalter die Aufgaben mit seinem Personal ersönlich wahr? Hat der Verwalter entsrechende Rahmenverträge zur Senkung der Nebenkosten? Beschäftigt der Verwalter für die Verwaltung keine Subunternehmer? Werden die Verwalterleistungen durch eigenes Personal erbracht? Ist der Verwalter Mitglied in einer Branchenorganisation, beisielsweise in einem der Landesverbände des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.v.?

4 Vertragsgestaltung Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein ist die Firmierung korrekt? Sind die Aufgaben des Verwalters klar und übersichtlich geregelt? Sind die Befugnisse des Verwalters klar geregelt? Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt? Ist die Haftung klar geregelt? Wie ist die Laufzeit des Vertrages (max. 5 Jahre sind möglich, bei Erstbestellung von Neubauten max. 3 Jahre)? Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart? Liegt Ihnen ein rofessioneller Vertrag vor, beisielsweise auf Grundlage der DDIV-Musterverträge? Der DDIV bietet rechtssichere Musterverträge für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften, Miethäusern und Sondereigentum an. Die Immobilien Zeitung bewertete die Verträge 2011 als klar, WEG-freundlich formuliert und damit emfehlenswert. Die im Aril 2014 aktualisierten Musterverträge erhalten Sie online unter

5 Allgemeine kaufmännische Geschäftsführung Erscheint der Bürobetrieb rofessionell? Funktioniert die Büroorganisation? Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt? Gibt es feste Bürozeiten, eventuell auch eine Notfallnummer? Ergehen die Einladungen zu den Versammlungen fristgemäß, zeitgerecht und kundenorientiert? Erfolgt der Versand der Protokolle über Eigentümerversammlungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums? Wird eine Beschlusssammlung geführt? Werden über jeden Vorgang Belege geführt? Sind Vorgänge nachvollziehbar und überrüfbar? Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftsläne mit allen steuerlichen Ausweisen erstellt? Werden bei größeren Maßnahmen wie Sanierung etc. mehrere Angebote eingeholt? Sind diese nachrüfbar und aufgeschlüsselt? Ist die Vertretungsvollmacht geregelt? D. h., verfügt im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kometenzträger über die notwendigen Kometenzen und Vollmachten, damit die Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft roblemlos weiterläuft? Wie seriös ein Verwalter tatsächlich arbeitet, wie ernst er seinen Pflichten nimmt, und wie er mit den Eigentümern kommuniziert erfahren Sie nur, wenn Sie im Vorfeld Referenzen einholen. Lassen Sie sich deshalb unbedingt Referenzen nennen und fragen Sie auch gezielt bei anderen Wohnungseigentümern nach, welche Erfahrungen sie mit dem infrage kommenden Verwalter gemacht haben.

6 Finanz- und Vermögensverwaltung Ist Kontoinhaber des Hausgeldkontos die Eigentümergemeinschaft bzw. der Eigentümer vertreten durch den Verwalter? Ist auch bei Rücklagenkonten die Eigentümergemeinschaft oder der Eigentümer Kontoinhaber? Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG- Konten haben? Wird die Höhe einer Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar festgelegt? Sind die Rücklagen mündelsicher angelegt? Ist die Verfügungsvollmacht für den Notfall geregelt? D. h., kann im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kometenzträger Zahlungen veranlassen?

7 Technische Verwaltung Bestehen Checklisten, z. B. für regelmäßige Begehungen der Anlage oder für Wartungen? Werden Objektbegehungsrotokolle geführt? Verfügt der Verwalter über eigenes technisches Personal oder ein ausreichendes Netzwerk, um die Eigentümergemeinschaft auch zu technischen Maßnahmen umfassend beraten zu können? Viele Prüfkriterien sollten möglichst mit einer ositiven Antwort bewertet werden. Bei negativen Bewertungen sollten Sie besonders aufmerksam werden, bei der Hausverwaltung nachfragen und ggf. weiteren Rat einholen. Bei den regelmäßigen Begehungen des Objektes, bautechnischen Problemen, Fragen rund um energetische Sanierung, Nachrüstung, Modernisierung und Umbauarbeiten berät Sie auf Wunsch ein vom VPB als Bauherrenberater qualifizierter Bausachverständiger firmen- und roduktneutral zu vergünstigten Konditionen, wenn mindestens ein Miteigentümer Mitglied im VPB ist. Sie suchen einen rofessionellen Haus- und Immobilienverwalter? Selbstverständlich unterstützt der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter Sie bei der Suche nach einem Verwalter Ihres Vertrauens. Unter bieten wir Ihnen eine ausführliche Verwaltersuche. Gern beantworten wir Ihnen auch Ihre Fragen zu allen Themen rund um die Haus- und Immobilienverwaltung.

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