Redaktionstool für Softwareprojekte

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1 Redaktionstool für Softwareprojekte Dass gute Qualität und zeitnahe Verfügbarkeit von Referenzhandbüchern, Anwenderleitfäden und Online- Hilfen den Erfolg von Softwareprojekten erhöhen, ist unbestreitbar. Um einem zunehmenden Funktionenreichtum der Software, kürzer werdenden Deploymentzyklen gerecht zu werden, bedarf es neuer Werkzeuge. Werkzeuge, die Arbeitsprozesse unterstützen, die schneller mit weniger Aufwand zu einem besseren Ergebnis führen. Das setzt voraus, dass Informationen nur einmal erstellt werden und überall verfügbar sind müssen, wo sie benötigt werden. Dazu gehört auch, dass Redakteurevon aufwändiger, manueller Gestaltung befreit und durch sinnvolle Automatisierungen unterstützt werden. Einfach soll es sein XML-basierte Informationsmodule werden aus einer strukturierten und verschlagworteten Ablage einfach per Drag und Drop in eine Publikationsstruktur übernommen und veröffentlicht. Das Redaktionstool Smart Media Creator (der Fa. Expert Communications) erfüllt dabei alle Erwartungen, die an ein modernes Publikationssystem gestellt werden und geht darüber hinaus: Einfache und intuitive Oberfläche Ortsungebundenes Arbeiten durch konsequenten Einsatz von Internet-Technologien Intelligentes Media Asset Management Übersichtliche Sprachverwaltung Keine Sprachgrenzen: 100 % Unicode-basiert Modularisierung in beliebiger Granularität Saubere Prozesse mit Workflow und Versionierung Sicheres Linkmanagement Perfekt gestaltete, vielfältige Ausgabemedien Offen für vielfältige Daten-Anbindungen (ERP, PDM,... )

2 Übersichtlicher XML-Editor Im Einsatz als Redaktionstool für Softwareprojekte ist das Redaktionstool das ideale Werkzeug, um: Redaktionskosten zu senken, Konsistenz und Qualität der Inhalte zu optimieren und Time-to-Market zu verkürzen. Die medienneutrale Erfassung und Verwaltung der Inhalte auf Basis von XML setzt eine strukturorientierte Arbeitsweise voraus. Die Philosophie des Redaktionstools ist, diesen Umgang mit Strukturen so einfach und intuitiv wie möglich zu machen. So empfinden die Redakteure die strukturierte Informationserfassung bereits nach kurzer Zeit nicht als einschränkend, sondern schätzen die Führung, die das System bietet. In der Regel müssen sich Autoren und Redakteure anders als in vielen anderen Systemen nicht mit Tags oder Struktursymbolen beschäftigen. Der Editor verhindert durch seine Benutzerführung, dass ungültige Dokumente erstellt werden. Die Dokumente lassen sich elegant und einfach per Drag und Drop in eine Publikationsstruktur ziehen.

3 Neben einer Architektur, die Erweiterungen des Systems sehr einfach macht, sorgen auch die zahlreichen, möglichen Ausgabemedien dafür, dass aus einem Redaktionssystem die technische Grundlage für ein strategisches Informationsmanagement wird. Statisches oder dynamisches HTML/XHTML (auch Erzeugen einer kompletten HTML-Plattform mit Navigation, Suche, Index, etc.) MS HTML Help / WinHelp PDF (auch /X-3, CMYK) Microsoft Word Microsoft PowerPoint Adobe FrameMaker (structured) Adobe InDesign XML, in beliebiger Struktur SCORM für elearning-module Ortsunabhängig arbeiten Der konsequente Einsatz von Internet-Technologien ermöglicht die Arbeit auch außerhalb des Intranet. So können Implementierungspartner, Dienstleister oder Kollegen von anderen Standorten oder Dienstellen eingebunden werden. Da das komplette System mit Unicode arbeitet, sind alle Sprachen und Zeichensätze nutzbar nicht nur in den Inhalten und Publikationen, auch in der Benutzeroberfläche. Zielmedien simulieren und kontrollieren Beliebige Zielmedien lassen sich bereits parallel zur Erstellung in einem eigenen Fenster anzeigen bei interaktiven Zielmedien einschließlich einer Funktionssimulation. Trotz regelbasierter Informationen kann der Redakteur die Darstellung der Inhalte in den Zielmedien erheblich beeinflussen, indem er für jedes Modul eine eigene Darstellungsvariante aus der Liste der verfügbaren Templates auswählt. Ausgabetemplates sind weitgehend konfigurierbar und müssen nicht aufwändig programmiert werden.

4 Vorschau für Ausgabemedien Modularisierung, Variantenpflege Für die Wiederverwendung von Inhalten stehen flexibel konfigurierbare Mechanismen zur Verfügung, die Referenzen, Ausgabefilter oder Variablen leistungsstark organisieren. So lassen sich z. B. verschiedene Ausprägungen von Dokumentationen übersichtlich in einer gemeinsamen Handbuchstruktur verwalten. Die Größe der Module (Granularität) ist flexibel wählbar. Workflow und Teamarbeit Durch das dynamische Sperren von Modulen, die in Bearbeitung sind, können mehrere Redakteure zusammengehörende Inhalte zeitgleich bearbeiten. Ein frei konfigurierbarer Workflow stellt dabei sicher, dass Freigaben oder andere definierte Prozesse eingehalten werden. Einzelnen Modulen lassen sich auch ohne das Modul zu editieren Notizen oder Dateien anhängen. So kann der Redakteur seine Arbeit noch besser organisieren oder die Zusammenarbeit mit Nicht-Redakteuren vereinfachen, die Inhalte korrigieren, kommentieren oder freigeben sollen.

5 Frei definierbare Workflows Linkmanagement Ein leistungsstarkes, bidirektionales Linkmanagement überwacht dynamisch alle Verknüpfungen (Querverweise) zwischen Inhalten und zu visuellen Medien. Das System verhindert das Entfernen von Informationen, die noch benötigt werden. Linklisten und Verwendungsnachweise informieren über die Auswirkungen von Änderungen. Redaktionsleitfaden Abgestimmt auf das Redaktionstool und den Anfordernissen der Softwaredokumentation wurde ein Redaktionsleitfaden entwickelt, welcher den Redakteuren alle wesentlichen Informationen zu Strukturierung der Dokumentationsprojekte innerhalb der Softwareprojekte gibt. Zusammen mit dem im Tool bereits vorgegebenen Templates für die verschiedenen Zielformate kann sich der einzelne Redakteur ganz auf die eigentlichen Dokumentationsinhalte konzentrieren. Bei der Abnahme der Softwaredokumentation kommt es so zu keinen Überraschungen und die Qualität ist gleichbleibend hoch.

6 Impressum Herausgeber Ministerium der Finanzen Rheinland-Pfalz Kaiser-Friedrich-Str Mainz Ansprechpartner Ministerium der Finanzen Rheinland-Pfalz Andreas Michalewicz Kaiser-Friedrich-Str Mainz Tel.: 06131/ Internet:

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