PRINCE Edition Auf einen Blick

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1 PRINCE Edition Auf einen Blick Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten Aus Erfahrung lernen Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung Steuern über Managementphasen Steuern nach dem Ausnahmeprinzip Änderungen Risiken Fortschritt Pläne Vorbereiten Initiieren eines eines Nachfolgende Phase(n) Projekts Projekts Lenken eines Projekts Lenken Vorbereiten eines Projekts Managen eines Managen eines Phasenübergangs Phasenübergangs Managen Initiieren eines Steuern einer Projekts Phase Managen der Produkte Produktlieferung liefern Prozesse Themen Business Case Letzte Phase inklusive Projektabschluss Organisation Abschließen eines Projekts Steuern einer Phase Managen der Produktlieferung Qualität Produktorientierung Anpassung an die Projektumgebung Prinzipien Projektumgebung Henny Portman

2 Impressum Titel: PRINCE Edition - Auf einen Blick Autor: Henny Portman Originalausgabe (Englische Version): PRINCE Edition Quick Reference Card Deutsche Übersetzung: Dr. Jörg Lobbes Review: Englische Version: Deutsche Version: Ron Seegers (Projectmeester) Joost Nuyten (Rabobank Nederland) Ralf J. Asche (Service Management Gate GmbH) Anja E. Asche (Service Management Gate GmbH) Verlag: Van Haren Publishing, Zaltbommel, ISBN: Druck: Erste Ausgabe, erste Auflage, November 2010 Layout und Satz: CO2 Premedia, Amersfoort-NL Copyright: Van Haren Publishing, 2010 PRINCE Edition Auf einen Blick liefert eine kompakte und übersichtliche Zusammenfassung den PRINCE2-Prinzipen, -Themen, -Prozessen und -Managementprodukten. PRINCE2 ist eine etablierte und gut strukturierte Projektmanagementmethode. Sie vereint die Erfahrungen von tausenden von Projekten und lebt von der aktiven Weiterentwicklung durch Projektsponsoren, Manager, Teams, Trainer und Berater. PRINCE2 ist eine geschützte Handelsmarke der OGC (Office of Government Commerce) in Großbritannien und weiteren Staaten. Das PRINCE2-Produktlogo und -Warenzeichen ist eine Handelsmarke der OGC (Office of Government Commerce). Die PRINCE2-Kompatibilitätserklärung (endorsement logo ) ist eine Handelsmarke der OGC (Office of Government Commerce). Für Anfragen an den Van Haren Verlag bitten wir Sie eine an folgende Adresse zu senden: info@vanharen.net. Inhalte dieses Buchs wurden mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Die Autoren, Editoren, Übersetzer und Herausgeber schließen jedoch jede Haftung für Schäden, die möglicherweise durch Fehler oder Unvollständigkeiten in diesem Buch verursacht wurden, aus. Ohne schriftliche Erlaubnis des Verlags ist jegliche Reproduktion des Buchs oder Teile des Buchs in jeglicher Form wie Druck, Fotokopie, Mikrofilm nicht erlaubt.

3 Einführung PRINCE2-Prinzipen, Tafel 3 Mit PRINCE2 steht eine Projektmanagementmethode zur Verfügung, die auf Projekte jeder Art, Größe, Organisation, Geografie und Kultur angewandt werden kann. Dies ist durch die Orientierung an Prinzipien möglich. Die Prinzipien zeichnen sich aus durch: Einführung allgemeine Gültigkeit, so dass sie auf jedes Projekt angewandt werden können kontinuierliche Weiterentwicklung durch die Anwendung über viele Jahre zusätzliche Befähigung der Anwender durch die Sicherheit, die eine Bestpractise-Methode bietet, und die Möglichkeit, die Art des Managements an das spezifische Projekt anzupasen. Die Prinzipien die PRINCE2 zu Grunde liegen, bieten einen Erfahrungsschatz für alle Projektbeteiligten. PRINCE2-Themen, Tafel 4-6 Die PRINCE2-Themen beschreiben Aspekte des Projektmanagements, die kontinuierlich beachtet werden sollten, um die PRINCE2 Prozesse effektiv einzusetzen. Jeder Projektmanager, der diesen Themen Beachtung schenkt, wird seine Arbeit in einer professionellen Art und Weise ausführen. Alle sieben Themen müssen angewandt werden, aber sie können an die Art, Größe und Komplexität des Projekts angepasst werden. PRINCE2-Prozesse, Tafel 7-8 PRINCE2 ist eine prozessbasierte Methode für Projektmanagement. PRINCE2 definiert sieben Prozesse, die einen Satz von Aktivitäten bereithalten, um Projekte zu lenken, zu managen und erfolgreich abzuschließen. Ein Prozess liefert einen definierten Output und benötigt einen oder mehrere Inputs. PRINCE2-Managementprodukte, Tafel 9-10 Produkte, die für die Management- oder Qualitätsprozesse eines Projekts benötigt werden (beispielsweise Projektstatusberichte, Phasenabschlussberichte etc.). Die Managementprodukte bleiben bei jeder Art von Projekt konstant und können bei allen Projekten, entweder wie beschrieben, oder mit Projektbedingten Anpassungen verwendet werden. Es werden drei Arten von Managementprodukten unterschieden: Baseline, Aufzeichnungen und Berichte. Anpassung PRINCE2, Tafel Die individuelle Anpassung von PRINCE2 in einem bestimmten Projekt, mit der sichergestellt wird, dass Planung, Steuerung, Governance sowie die Verwendung von Prozessen und Themen dem Projekt angemessen sind. Quelle: Managing Successful Projects with PRINCE2, OGC,

4 PRINCE2 kann an Größe, Komplexität, Wichtigkeit, Potential und Risiko des Projektes angepasst werden. Anpassung an die Projektumgebung Ein PRINCE2 Projekt hat eine fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung Ein PRINCE2-Projekt definiert seine zu liefernden Produkte. Die Produktorientierung ist vor allem für das Qualitätsmanagement von zentraler Bedeutung Produktorientierung PRINCE2- Prinzipien Steuern nach dem Ausnahmeprinzip Ein PRINCE2 Projekt legt für jedes Projektziel Toleranzbereiche fest. Dies ermöglicht ein Delegieren von Befugnissen/

5 PRINCE2 Prinzipien Ein PRINCE2-Projekt-Team lernt aus Erfahrungen. Während der gesamten Laufzeit des Projekts werden Erfahrungen erfragt, dokumentiert und beachtet Aus Erfahrung lernen Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten Ein PRINCE2-Projekt besitzt definierte und abgestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation. Diese reflektieren die Interessen des Unternehmens, der Nutzer und der Lieferanten. Steuern über Managementphasen Ein PRINCE2-Projekt wird in Phasen geplant, überwacht und gesteuert. 3

6 Themen Beschreibung Business Case Warum? Organisation Wer? Qualität Was? Pläne Wie? Wie viel? Wann? Die Rechtfertigung für eine Aktivität einer Organisation (Projekt), die üblicherweise Kosten, Nutzen, Risiken und Zeitaufwand umfasst und anhand der wiederholt geprüft wird, ob das Projekt sich weiterhin lohnt. Ein Projekt überspannt mehrere Linienorganisationen. Der Zweck des Themas Organisation ist die Defi nition der Organisationsstruktur und die Zuordnung von Pfl ichten und Verantwortung innerhalb des zeitlich befristeten PRINCE2-Projekts. Innerhalb von PRINCE2 werden durch das Thema Qualität Produktionsund Überwachungsgrundsätze defi niert und implementiert, die innerhalb des Projekts sicherstellen, dass die im Projekt produzierten Produkte ihren Zweck erfüllen, dass die Produkte die Erwartungen des Business erfüllen und dass der gewünschte Nutzen erzielt wird. PRINCE2-Projekte verlaufen auf Basis einer Reihe von genehmigten Plänen. Pläne sind abgestimmt auf die Bedürfnisse des Projektteams. Sie sind der Schlüssel für die Realisierung, Kommunikation und Steuerung im Projekt. Unternehmens- bzw. Programmmanagement (Corporate or Programme Management) Stellt das Projektmandat bereit und gibt Vorgaben für die Erstellung des Business Case. Ernennt den Benutzervertreter (Senior User), der für die Realisierung des Nutzens verantwortlich ist und ist für den Nutzenrevisionsplan (Benefi ts Review Plan) nach Projektabschluss verantwortlich. Ruft das Projekt ins Leben und führt es entsprechend der Unternehmens- bzw. Programmstrategie. Das Unternehmens- oder Programmmanagement benennt den Auftraggeber und möglicherweise den Projekt-manager und stellt Informationen entsprechend der Kommunikationsmanagementstrategie bereit. Genehmigt die Anwendung der Qualitätsmanagementstrategie (QMS) des Unternehmens- oder Programmmanagements. Setzt eine Projektsicherung ein. Bereitstellen von Unternehmens- oder Programmmanagementstandards. Defi niert Projekttoleranzen im Mandat. Freigabe von Ausnahmeplänen bzgl. des Projekts. Auftraggeber (Executive) Verantwortet Business Case für die Zeitspanne des Projekts und genehmigt den Nutzenrevisionsplan. Stellt sicher, dass Ausrichtung des Projekts mit Business-Strategie in Einklang ist. Stellt Finanzierung sicher. Hat die Entscheidungsgewalt im Lenkungsausschuss und ist damit der Hauptverantwortliche für den Erfolg des Projekts. Benennt den Projektmanager und bestätigt die Besetzung des Projektmanagementteams und der Kommunikationsmanagementstrategie. Freigabe der Produktbeschreibung des Projektendprodukts und der Qualitätsmanagementstrategie. Bestätigung der Abnahme des Projektendprodukts. Freigabe des Projektplans, Defi - nition der Phasentoleranz, Freigabe des Phasen- und Ausnahmeplans, Bereitstellung von Ressourcen des Unternehmens für die Phasenpläne. Benutzervertreter (Senior User) Legt den Nutzen des Projekts fest, unter dessen Maßgabe der Business Case genehmigt ist. Stellt sicher, dass das gewünschte Projektergebnis spezifi ziert ist. Stellt sicher, dass das Projekt Produkte mit den gewünschten Ergebnis produziert. Stellt sicher, dass der erwartete Nutzen erreicht wird. Liefert für die Nutzenrevision (Benefi ts Review) eine Einschätzung, ob der vorhergesagte Nutzen erreicht wurde Ist dafür verantwortlich, dass die Anforderungen der Benutzer richtig spezifi ziert sind, dass die Produkte aus der Benutzerperspektive geprüft werden und dass die notwendigen Ressourcen unter den Benutzern verfügbar sind. Der Benutzervertreter ist dafür verantwortlich, den Nutzen des Projekts zu spezifi zieren. Festlegen der Qualitätserwartungen und der Akzeptanzkriterien. Freigabe der Produktbeschreibung des Projektendprodukts und der Qualitätsmanagementstrategie. Freigabe der Produktbeschreibungen für (Schlüssel)-Produkte und Abnahme des Projektendprodukts. Stellt (personelle) Ressourcen für Qualitätsaktivitäten zur Verfügung und kommuniziert mit Stakeholdern der Nutzer. Gewährleisten, dass Projekt- und Phasenpläne aus Sicht der Benutzer im Einklang stehen, Bereitstellung von Phasenpläne. Lieferantenvertreter (Senior Supplier) Genehmigt den Business Case des Lieferanten (wenn vorhanden). Bestätigt, dass benötigte Produkte zu den angenommenen Kosten und in der geschätzten Zeit geliefert werden können. Der Lieferantenvertreter ist verantwortlich für die durch den Lieferanten gelieferten Produkte und deren Qualität, sowie für die Bereitstellung von Ressourcen und Fähigkeiten durch die Lieferanten. Freigabe der Produktbeschreibung des Projektendprodukts, der Qualitätsmanagementstrategie, der Qualitätsmethoden, Techniken und Werkzeuge, sowie der Produktbeschreibungen für (Schlüssel)-Spezialistenprodukte. Stellt (personelle) Ressourcen für Qualitätsaktivitäten auf Lieferantenseite zur Verfügung und kommuniziert mit Stakeholdern der Lieferanten. Gewährleisten, dass Projekt- und Phasenpläne aus Sicht des Lieferanten im Einklang stehen, Bereitstellung von Lieferantenressourcen für die Phasenpläne.

7 Business Case Projektmanager (Project Manager) Business Case erstellen (im Auftrag des Auftraggebers). Führt Auswirkungsanalysen bezüglich Offenen Punkten (Issues) und Risiken (Risks) durch. Prüft und aktualisiert den Business Case am Ende jeder Phase. Ermittelt und berichtet die Projektleistung am Projektende. Ist verantwortlich für das Tagesgeschäft des Projekts im Namen des Lenkungsausschusses. Er erstellt und aktualisiert die Kommunikationsmanagementstrategie. Er managt die Projektmanagementteamstruktur und fertigt die Rollenbeschreibungen an. Teammanager (Team Manager) Ist verantwortlich für die Sicherstellung der Produktion der Produkte. Er managt seine Teammitglieder. Er berät Teammitglieder und sein Team. Projektsicherung (Project Assurance) Unterstützt beim Entwickeln des Business Case und stellt sicher, dass die Wirtschaftlichkeit des Business Case regelmäßig geprüft wird. Überwacht Änderungen des Projektplans, um Einfl üsse auf den Business Case zu erkennen und prüft und überwacht Business Case bezüglich Offener Punkte (Issues) und Fortschrift. Überprüft die Auswirkungsanalysen (Impact Assessments) auf den Projektplan und Business Case. Überwacht Projektfi nanzen im Auftrag des Kunden. Stellt sicher, dass das Projekt mit der Strategie des Unternehmens- bzw. Programmmanagements in Einklang ist. Prüft und überwacht Nutzenrevisionsplan (Benefi ts Review Plan) auf Übereinstimmung mit Unternehmens- bzw. Programmmanagement. Überwacht alle Aspekte der Leistungserbringung im Projekt. Berät bei der Auswahl des Projektmanagementteams und bei Aktivitäten der Stakeholder. Überwacht Einhaltung der Kommunikationsmanagementstrategie. Projektunterstützung (Project Support) Speichert und schützt den Business Case nach den Regeln des Konfi gurationsmanagements und unterrichtet Projektmanager über Änderungen, die den Business Case beeinfl ussen können. Bietet administrativen Service für das Projektmanagementteam und leistet Unterstützung in Spezialfunktionen. PRINCE2 Themen I Dokumentieren der Kundenqualitätserwartungen und Akzeptanzkriterien und Erstellen der Produktbeschreibung des Projektendprodukts, der Qualitätsmanagementstrategie, sowie Erstellen und Pfl egen der Produktbeschreibungen. Sicherstellen, dass der (die) Teammanager die vereinbarten Verfahren zur Qualitätssteuerung anwenden. Anwendung der vereinbarten Verfahren zur Qualitätssteuerung um sicherzustellen, dass Qualitätskontrollen für die Produkte der Arbeitspakete ausgeführt werden. Erstellen von Produkten, die den Produktbeschreibungen entsprechen. Zusammenstellen der Qualitätsdokumentation. Projektmanager über den Qualitätsstatus der Produkte informieren. Berät den Lenkungsausschuss und den Projektmanager bei der Erstellung der Qualitätsmanagementstrategie und bei der Durchsicht der Projektbeschreibungen. Beratung des Projektmanagers bei der Auswahl geeigneter Qualitätsprüfer/ Abnahmeberechtigter. Stellt im Auftrag des Lenkungsausschusses sicher, dass die Qualitätsmanagementstrategie umgesetzt wird. Administrative Unterstützung bei der Steuerung der Qualität durch das Führen der Qualitätsregister und Pfl ege der Qualitätsdokumentation. Unterstützung der Teammanager und Teammitglieder bei der Anwendung der Qualitätsprozesse des Projekts. Erstellen von Projekt- und Phasenplänen, Entwerfen der Management und technischen Phasen. Veranlassen von Korrekturmaßnahmen wenn Toleranzen der Arbeitspakete voraussichtlich überschritten werden. Erstellen von Phasen und Ausnahmereports, Erstellen eines Ausnahmeplans, um Anweisungen des Lenkungsausschusses als Reaktion auf einen Ausnahmebericht umzusetzen. Erstellen und Aktualisieren von Teamplänen. Erstellen von Zeitplänen für jedes Arbeitspaket. Untersucht Änderungen des Projektplans auf ihren Einfl uss auf den Business Case oder das Unternehmen. Vergleicht den in einer Phase und im Projekt erzielten Fortschritt mit den vereinbarten Toleranzen. Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-, Phasenoder Teamplänen. Bereitstellung von Speziallistenwissen, zum Beispiel beim Gebrauch von Planungswerkzeugen. Baseline, ablegen, verteilen von Plänen. 4

8 Themen Beschreibung Risiken Was wenn? Verantwortlich für alle Aspekte des Stellt sicher, dass Risiken in Risikomanagements und im Besonderen Bezug auf Nutzer identifi ziert, für das Vorhandensein einer Risikomanagementstrategie. werden (zum Beispiel: den untersucht und gesteuert Stellt sicher, dass Risiken in Bezug Einfl uss auf die Nutzung und auf den Business Case identifi ziert, die Wartung). untersucht und gesteuert werden Wenn notwendig eskaliert Risiken zum Unternehmens- bzw. Programmmanagement. Änderungen Welchen Einfluss hat es? Fortschritt Wo stehen wir jetzt? Wohin steuern wir? Sollen wir weiter machen? Die Identifi kation, Untersuchung und Steuerung von Ereignissen, deren Eintreten ungewiss ist. Als Ergebnis von Risikomanagement steigen die Erfolgschancen des Projekts. Identifi kation, Prüfung und Steuerung von jedem offenen Punkt und jeder Änderung auf die Baseline. Offene Punkte können sich aus unvorhersehbaren Problemen, Änderungsanträgen oder Qualitätsmängeln (Spezifi kationsabweichungen) ergeben. Die Etablierung eines Verfahrens, um festzustellen was erreicht wurde und um das Erreichte gegen das Geplante abzugleichen. Die Steuerung von nicht akzeptierten Abweichungen. Die fortlaufende Abschätzung des durch das Projekt erbrachten Nutzens und der geschäftlichen Rechtfertigung. Unternehmens- bzw. Programmmanagement (Corporate or Programme Management) Bereitstellung von Risikomanagementstrategie und entsprechenden Prozessen. Bereitstellen von Unternehmens- oder Programmstrategie für Änderungssteuerung, Behandlung offener Punkte und Konfi gurationsmanagement. Bereitstellen von Projekttoleranzen und deren Dokumentation im Projektmandat Fällen von Entscheidungen zum Ausnahmeplan, wenn Überschreitungen von Toleranzen auf Projektebene drohen. Auftraggeber (Executive) Benutzervertreter (Senior User) Festlegung des Änderungsausschusses und des Änderungsbudgets Festlegung der Bewertungsskala für Schweregrad und offener Punkte. Festlegung der Bewertungsskala für Priorität von Änderungsanträgen und Spezifi kationsabweichungen. Beantworten von Weisungsanfragen des Projektmanagers. Entscheidungen über eskalierte offene Punkte unter dem Gesichtspunkt der fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung. Bereitstellen von Phasentoleranzen Sicherstellen, dass aus Sicht des Unternehmens konsequent Fortschritt im Hinblick auf das angestrebte Projektergebnis erzielt wird. Fällen von Entscheidungen zum Ausnahmeplan, wenn Überschreitungen von Toleranzen auf Phasenebene drohen. Empfehlen von weiteren Maßnahmen an das Unternehmens- bzw. Programmmanagement, wenn das Projekt die Toleranzen überschritten hat. Beantworten von Weisungsanfragen des Projektmanagers. Entscheidungen über eskalierte offene Punkte unter Nutzens. Sicherstellen, dass aus Sicht des Nutzers konsequent Fortschritt im Hinblick auf das Projektergebnis angestrebt wird.

9 Business Case Lieferantenvertreter (Senior Supplier) Stellt sicher, dass Risiken in Bezug auf Lieferanten identifi ziert, untersucht und gesteuert werden (zum Beispiel: die Erstellung des Projektendprodukts betreffend). Projektmanager (Project Manager) Erstellt die Risikomanagementstrategie. Erstellt und pfl egt das Risikoregister. Stellt sicher, dass Projektrisiken über den gesamten Lebenszyklus identifi ziert, untersucht und gesteuert werden. Teammanager (Team Manager) Ist an der Identifi kation, Untersuchung und Steuerung der Risiken für seine Bereiche beteiligt. Projektsicherung (Project Assurance) Überprüft die Handhabung von Risiken und stellt sicher, dass diese mit der Risikomanagementstrategie übereinstimmen. Projektunterstützung (Project Support) Unterstützt den Projektmanager bei der Pfl ege des Risikoregisters. PRINCE2 Themen II Beantworten von Weisungsanfragen des Projektmanagers Entscheidungen über eskalierte offene Punkte unter Berücksichtigung der Stimmigkeit mit der Gesamtlösung. Sicherstellen, dass aus Sicht des Lieferanten konsequent Fortschritt im Hinblick auf das angestrebte Projektergebnis erzielt wird. Umsetzung der Konfi gurationsmanagementstrategie, bei Bedarf mit Hilfe der Projektunterstützung Management der offenen Punkte, des Registers der offenen Punkte und der Änderungen, bei Bedarf mit Hilfe der Projektunterstützung. Umsetzung von Korrekturmaßnahmen. Freigabe von Arbeitspaketen Überwachen des erzielten Fortschritts im Vergleich zu den Phasenplanen. Erstellen der Projektstatus- und Phasenendberichte, Erfahrungsberichten und des Projektabschlussbericht. Erstellen von Ausnahmeberichten, wenn Überschreitungen von Toleranzen auf Projektebene drohen. Pfl ege der Register, Protokolle und Berichte des Projekts. Umsetzung von Korrekturmaßnahmen. Vereinbaren von Arbeitspaketen mit Projektmanager. Informieren der Projektunterstützung über durchgeführte Qualitätsprüfungen Erstellen von Teamstatusberichten Informieren des Projektmanagers über voraussichtliche und tatsächliche Abweichungen von den Toleranzen. Beratung bei der Untersuchung und Lösung offener Punkte. Prüfen des Business Case in Bezug auf externe Ereignisse und in Bezug auf den Projektfortschritt. Untersuchen der Änderungen des Projektplans darauf, ob ein Einfl uss auf die Unternehmensbedürfnisse oder den Business Case besteht. Bestätigen der Phasen und Projekfortschritt in bezug auf vereinbarte Toleranzen. Verwalten der Verfahren für das Konfi gurationsmanagement und für die Steuerung offener Punkte und Änderungen, wie: Pfl ege der Konfi gurationsdatensätze Erstellung von Produktstatusauskünften Unterstützung des Projektmanagers bei der Führung des Registers offener Punkte. Unterstützen im Zusammenstellen von Berichten Bereitstellen von Kompetenz in der Anwendung von fachspezifi schen (Steuerungs-) Werkzeugen Aufnahme, Administration und Verteilung von Offener-Punktund Ausnahmeberichte Unterstützung des Projektmanagers bei der Pfl ege der Register der Offenen Punkte und Risiken Pfl ege des Qualitätsregisters im Auftrag des Projektmanagers. 5