Geschätsprozessmanagement

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1 Geschätsprozessmanagement Wir bringen Sie ans Ziel

2 VERWALTUNG IM DIGITALEN ZEITALTER Die Digitalisierung der Verwaltung (E-Government), der demografische Wandel sowie die wachsenden Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger führen zwangsläufig zu einem Umdenken in der Verwaltung, welches nicht nur die Verwendung der neuen Medien sondern auch eine grundlegende Veränderung des verwaltungseigenen Qualitätsanspruchs und der Arbeitsweise mit sich bringt. Vor diesem Hintergrund stellen sich folgende Fragen: Wie lassen sich die Verwaltungsaufgaben mit den bestehenden Ressourcen erbringen? Wie kann die Dienstleistungsqualität bei sinkender Personaldeckung gesteigert werden? Wie lässt sich die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit effizient steigern? Wir helfen Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen! Ob... lokale Optimierung von Arbeitsabläufen und Aufbauorganisationen, ganzheitliche Ausrichtung zum IT-gestützten strategischen Prozessmanagement oder Bewältigung der aktuellen und zukünftigen Herausforderungen. Bei der Auswahl der Vorgehensweisen und Methoden passen wir uns an die jeweilige Ausgangssituation und die Zielstellung an, um einen maximalen Kundennutzen zu gewährleisten. Als Dienstleister der Landesverwaltung M-V verstehen wir uns als Dienstleister der Verwaltung für die Verwaltung. Angewandte Standards und Methoden: REFA, OMG (OCEB) BPMN 2.0, eepk, PICTURE, UML, Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung - BMI Methodenhandbuch Prozessmanagement M-V SPICE, BPMM, EDEN PRINCE2

3 Organisationsberatung mit Zukunft ORGANISATIONSBERATUNG Das primäre Ziel der Organisationsberatung in der öffentlichen Verwaltung ist es, die Aufbauorganisation zu optimieren. Dabei stehen die Art der Aufgaben sowie deren Erfüllung im Vordergrund. Prozessoptimierung erfolgt vorrangig im zu untersuchenden Organisationsbereich. Sie ist auf eine anlassbezogene Verbesserung der Abläufe sowie die damit verbundene Wissensbewahrung ausgerichtet. Die Vorgehensweisen und Methoden orientieren sich am anerkannten REFA-Standard. Aufgabenzweckkritik: Welche Aufgaben sind gesetzlich vorgeschrieben und welche Ziele werden mit den anderen verfolgt? Sind die Aufgaben richtig verteilt bzw. können sie auch extern erbracht werden? Aufgabenvollzugskritik: Sind Ihre Arbeitsabläufe optimal strukturiert? Werden Sie im erforderlichen Umfang mit den notwendigen Arbeitsmitteln unterstützt? Welche Maßnahmen würden die Effizienz erhöhen? Personalbedarfsermittlung: Haben Sie die optimale Personalausstattung für die Erledigung Ihrer Aufgaben? Wie verändert sich der Personalbedarf bei einem Aufgabenzuwachs? Welche Freiräume erzielt eine Optimierung? Wirtschaftlichkeitsberechnung: Ist die für die Optimierung der Arbeitsabläufe ausgewählte Maßnahme tatsächlich wirtschaftlich? Welche Maßnahmenalternative sollte aus finanzieller und/oder Nutzwert-Sicht bevorzugt werden?

4 Check-In zum operativen Prozessmanagment OPERATIVES PROZESSMANAGEMENT Im operativen Prozessmanagement werden einzelne Prozesse oder deren Bereiche organisationseinheitsübergreifend (Kunde-zu-Kunde) und hinsichtlich einer stetigen Verbesserung optimiert und gestaltet. Neben der Erarbeitung nachhaltiger Lösungen stehen auch die kontinuierliche Verbesserung als auch erste Maßnahmen zur Einführung einer organisationsweiten Prozessorientierung im Vordergrund. Prozesslandkarte: Welche Prozesse gibt es in Ihrer Organisation? Welche strategischen Ziele sollen mit den einzelnen Prozessen erreicht werden? Welche Prozesse sollten vorrangig optimiert werden? IST-Prozesserhebung und Dokumentation: Aus welchen Aktivitäten bestehen Ihre Prozesse? Welche Organisationseinheiten sind am Prozess beteiligt? Inwieweit sind Ihre Prozesse automatisiert? Prozessanalyse und SOLL-Konzeption: Welche Prozessveränderungen führen zu einer Effizienzsteigerung? Wie sieht die optimale Prozessorganisation aus? Wie lässt sich Prozessmanagement in Ihre Organisation nachhaltig integrieren? Veränderungsmanagement: Wie kann eine Prozessorientierung eingeführt werden? Wie lassen sich die negativen Effekte der organisatorischen Veränderungen auf die Belegschaft abmildern? Wie lässt sich der Paradigmenwechsel fördern?

5 Den richtigen Weg zum Erfolg weisen STRATEGISCHES PROZESSMANAGEMENT Das strategische Prozessmanagement etabliert Rollen und Strukturen. Diese Herangehensweise macht die Prozesse für die Organisationsleitung prozessübergreifend steuerbar. Mithilfe definierter Schnittstellen zum operativen Prozessmanagement wird das vorhandene Wissen verfügbar gemacht. Die daraus abgeleiteten Vorgaben sind flexibel umsetzbar. Die strategische und konsequente Ausrichtung aller Aktivitäten am Zweck der Organisation stehen neben der Stärkung strategischer Führungsprozesse im Vordergrund. Reifegradanalyse: Erfüllt Ihre Organisation die erforderlichen Kriterien um ein strategisches Prozessmanagement erfolgreich einführen zu können? Welches sind die nächsten strategischen Schritte für die Einführung eines organisationsweiten Prozessmanagements? Wo stehen Sie im Vergleich mit Anderen? Einführung Prozessorientierung: Wie schaffen Sie den Wechsel von der Aufgabenorientierung hin zur organisationsweiten Prozessorientierung? Wie können Sie die damit einhergehende Transparenz und Flexibilität für die effiziente Erreichung der Organisationsziele nutzen? Prozessarchitektur: Wie kann eine maximale Steuerbarkeit der Organisation erreicht werden? Wie lassen sich die möglichen Konflikte auf ein Minimum reduzieren?

6 KONTAKT DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH Lübecker Straße Schwerin ANSPRECHPARTNER Jan-Peter Schulz TELEFON: Fotos: Fotolia.com, Stand: 01/2015

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