Microsoft Office Excel 2007

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1 bhv Einsteigerseminar Microsoft Office Excel 2007 von Gabriele Königs 1. Auflage Microsoft Office Excel 2007 Königs schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG mitp/bhv 2007 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office Excel 2007 Königs

2 7433-L01.fm Seite 13 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Teil I: Lernen

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4 7433-L01.fm Seite 15 Donnerstag, 22. Februar :24 12 L1 Excel starten Wenn Sie MS Excel 2007 ordnungsgemäß installiert haben, können Sie das Programm wie alle anderen Anwendungen auch von der Windows-Ebene aus starten. Klicken Sie auf die Startfläche Start. Abb. L1.1: Die Schaltfläche Start Zeigen Sie auf Alle Programme, anschließend auf Microsoft Office und klicken Sie dann auf das Programmsymbol Microsoft Office Excel Sobald Sie das Programm ein Mal gestartet haben, erscheint es automatisch auf der Hauptebene, wenn Sie die Start- Schaltfläche anklicken. Abb. L1.2: Der Weg zum Programm MS Excel

5 7433-L01.fm Seite 16 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Das Programm wird gestartet. Sie sehen nun die Oberfläche von MS Excel. Betrachten wir den Bildschirm genauer. Abb. L1.3: Der Bildschirmaufbau von MS Excel 2007 Bildschirmaufbau Die Fenstertechnik MS Excel besteht aus zwei verschiedenen Fenstern: zum einen aus dem Fenster des Programms, zum anderen aus dem Fenster des Dokumentes. Beide Fenster besitzen eine sogenannte Titelleiste (meistens ist sie blau), die auf der rechten Seite je drei Schaltflächen zum Steuern des jeweiligen Fensters enthält. 16

6 7433-L01.fm Seite 17 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Abb. L1.4: Die beiden Titelleisten Die Programm-Titelleiste enthält den Programmnamen Microsoft Excel. Die Dokument-Titelleiste ist mit Mappe1 betitelt. Hier sehen Sie auf der linken Seite ein kleines Excel-Symbol. Beim Anklicken sind die typischen Befehle zur Steuerung eines Fensters wie Minimieren, Maximieren und Schließen erkennbar. Dies ist Ihnen sicherlich aus anderen Windows-Programmen vertraut. Abb. L1.5: Befehle zur Steuerung des Fensters Diese Befehle werden in der Praxis jedoch kaum genutzt, da die Steuerung des Fensters vorrangig über die in Abbildung L1.6 dargestellten Symbole bearbeitet werden. Die Bezeichnung Mappe1 ist ein vorläufig vergebener Name, den Sie beim Speichern der Mappe ändern werden. Mit diesem Thema werden wir uns im Kapitel L2 beschäftigen. Auf der rechten Seite sehen Sie bei beiden Titelleisten jeweils die drei Schaltflächen Minimieren, Wiederherstellen und Schließen. 17

7 7433-L01.fm Seite 18 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Abb. L1.6: Die Symbole zur Steuerung des Fensters Das erste Symbol von links minimiert das Programm, d.h., es verschwindet vom Bildschirm und wird als Schaltfläche in der Taskleiste abgelegt. Klicken Sie das Symbol einfach einmal mit der linken Maustaste an. Sie werden feststellen, dass Sie nun wieder die Oberfläche von Windows XP vor sich sehen. Ganz unten sehen Sie etwas versetzt von der Schaltfläche Start eine weitere Schaltfläche, betitelt mit Microsoft Excel. Abb. L1.7: Excel als Schaltfläche unter Windows XP Wenn Sie diese Schaltfläche mit der linken Maustaste anklicken, erscheint MS Excel wieder auf dem Bildschirm. Dies nennt man Wiederherstellen. Sie werden sich sicherlich fragen: Wozu braucht man das? Nun, dadurch, dass Sie mit einem einfachen Mausklick wieder zum Windows-Desktop zurückkehren können, sind Sie in der Lage, hier etwas anderes zu tun, z.b. den Papierkorb zu öffnen. Dazu müssen Sie aber nicht unbedingt Excel beenden, denn vielleicht möchten Sie später weiter Ihr Dokument bearbeiten. Das Wiederherstellen ist nicht so zeitaufwendig wie das erneute Starten von Excel. Das mittlere Symbol zwei kleine hintereinander liegende Blätter steuert die Größe des Programmfensters. Klicken Sie das Symbol einmal an; Sie werden sehen, dass sich das Programmfenster verkleinert und sich Ihr Symbol verändert. Abb. L1.8: Das veränderte mittlere Symbol für Maximieren 18

8 7433-L01.fm Seite 19 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Wenn Sie nun wiederum auf dieses Symbol klicken, wird Ihr Programmfenster wieder maximiert, d.h., das Fenster füllt den gesamten Bildschirm. Das letzte Symbol auf der rechten Seite, das X, beendet das Programm MS Excel Ihr Dokumentenfenster hat auf der rechten Seite die gleichen Symbole wie das Programmfenster. Klicken Sie nun bitte auf das mittlere Symbol für Maximieren; damit erreichen Sie, dass sich das Dokumentenfenster mit dem Programfenster koppelt; aus zwei Titelleisten wird nunmehr eine. In ihr steht Mappe1 - Microsoft Excel. Sie sollten das Dokumentenfenster immer maximieren, da Sie so den größtmöglichen Ausschnitt Ihrer Tabelle sehen können Ihre Excel-Tabelle ist nämlich viel größer, als Sie im Moment glauben! Besonderheit der Programmtitelleiste Auf der linken Seite der Programmtitelleiste sehen Sie die Schaltfläche Office. Wenn Sie mit der Maus auf das Symbol zeigen, erhalten Sie Informationen darüber, was Ihnen dort angeboten wird. Abb. L1.9: Angebot der Schaltfläche Office 19

9 7433-L01.fm Seite 20 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Hier finden Sie häufig benötigte Befehle, die an dieser Stelle zusammengefasst sind, ein sehr praktisches Angebot. Klicken Sie bitte die Schaltfläche Office an. Es öffnet sich ein sogenanntes Pull-down-Menü, ein nach unten hin aufklappbares Auswahlfenster (dies klingt im Deutschen auch nicht eleganter als im Englischen). Auf jeden Fall sehen Sie hier Befehle. Befehle sind dazu da, bestimmte Aktionen auszuführen. Sie klicken einfach auf den gewünschten Befehl, und es passiert etwas. Hoffentlich passiert auch das, was Sie möchten. Abb. L1.10: Geöffnete Schaltfläche Office mit den entsprechenden Befehlen Auf der rechten Seite sehen Sie den Eintrag Zuletzt verwendete Dokumente. Da MS Excel 2007 gerade frisch installiert wurde und noch kein Dokument bearbeitet, geschweige denn gespeichert wurde, sehen Sie hier keine Einträge. Später ist diese Möglichkeit, die zuletzt bearbeiteten Dokumente direkt zu öffnen, sehr praktisch. Dazu später mehr. Sie können das Pull-down-Menü wieder schließen, indem Sie nochmals auf die Schaltfläche Office klicken. 20

10 7433-L01.fm Seite 21 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Rechts neben dieser Schaltfläche befinden sich drei weitere Symbole, auf die ich später eingehen werde. Registerkarten und Multifunktionsleiste MS Excel 2007 ist ganz neu und sehr praktisch aufgebaut. Unterhalb der Titelleiste befinden sich aufgabenorientierte Registerkarten. Abb. L1.11: Registerkarten Sie finden sehr übersichtlich nur wenige Registerkarten, die Sie durch einfachen Mausklick auswählen können. In der Abbildung L1.11 ist die Registerkarte Start ausgewählt. Dies erkennen Sie daran, dass der Registername Start hellblau hinterlegt ist und etwas im Vordergrund steht. Sie können eine andere Registerkarte durch Mausklick auswählen. Dann steht die ausgewählte im Vordergrund und ist hellblau unterlegt. Es kann nur eine Registerkarte ausgewählt sein. Unterhalb der ausgewählten Registerkarte befinden sich jeweils zusammengefasste Gruppen von Befehlen, Symbole und Features dargestellt in der Multifunktionsleiste. Abb. L1.12: Multifunktionsleiste bei ausgewählter Registerkarte Start Diese Darstellung verändert sich jeweils, wenn Sie eine andere Registerkarte auswählen. 21

11 7433-L01.fm Seite 22 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Abb. L1.13: Multifunktionsleiste bei ausgewählter Registerkarte Einfügen Egal welche Befehle Sie für bestimmte Aufgabenstellungen benötigen, ob Sie Daten formatieren oder mit Diagrammen arbeiten möchten, in Excel stehen Ihnen unter den entsprechenden Registerkarten die Tools zur Verfügung, die zum Erreichen des Ziels am hilfreichsten sind. Bewegen Sie jetzt einmal den Mauszeiger über die Symbole d.h., zeigen Sie ohne Klicken auf die Symbole. Sie werden feststellen, dass Sie eine QuickInfo erhalten, also eine kurze Information über die Bedeutung des Symbols. Ebenfalls sehen Sie für dieses Symbol den entsprechenden Tastenbefehl falls vorhanden. Also kein mühsames Auswendiglernen: Welches Symbol hat welche Bedeutung oder wie kann ich ohne Maus Befehle ausführen? Abb. L1.14: QuickInfo zum Symbol Fett Die Bearbeitungsleiste Unterhalb der Multifunktionsleiste befindet sich die Bearbeitungsleiste. Diese Zeile ist erst einmal leer. 22

12 7433-L01.fm Seite 23 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Abb. L1.15: Die Bearbeitungsleiste Am linken Rand wird angegeben, welche Zelle gerade ausgewählt ist; diese Angabe wird ständig aktualisiert. Diese Information sollten Sie immer im Auge behalten, denn es ist wichtig, dass Sie wissen, welche Zelle gerade bearbeitet wird. In diesem Feld können Sie auch eine Zelladressierung eingeben, um schneller in eine andere Zelle zu gelangen. Dazu später mehr. Außerdem sehen Sie etwas weiter rechts ein fx. Dieses Zeichen wird Ihnen später helfen, Formeln einzugeben. In der Bearbeitungsleiste können Sie auch Einträge in Zellen korrigieren oder ganz überschreiben bzw. erweitern. Dies ist im Moment noch furchtbar theoretisch daher werden Sie das im ersten Tabellenmodell üben. Die Statusleiste Die Leiste am unteren Bildschirmrand ist die Statusleiste. In ihr werden Informationen über einen ausgewählten Befehl angezeigt. Abb. L1.16: Die Statusleiste Standardmäßig steht im linken Bereich die Angabe Bereit. Wenn Sie z.b. gerade dabei sind, in einer Zelle etwas einzugeben oder den Zellinhalt bearbeiten, ändert sich die Anzeige in Eingeben bzw. Bearbeiten. Ebenfalls im linken Teil werden laufende Operationen beschrieben, wie z.b. das Speichern einer Mappe oder das Kopieren von Zellen. Falls Sie also einmal völlig ratlos sind, was der nächste Arbeitsschritt sein könnte, dann hilft womöglich der Blick in die Statusleiste. 23

13 7433-L01.fm Seite 24 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Im mittleren Bereich der Statusleiste sehen Sie drei Symbole. Abb. L1.17: Symbole zur Änderung der Ansicht Mit diesen drei Symbolen können Sie die Ansicht Ihrer Tabelle verändern. Die Funktionalität der einzelnen Symbole wird später detailliert beschrieben. Auf der rechten Seite sehen Sie den Zoom, der standardmäßig auf 100% steht. Abb. L1.18: Zoom-Symbol in der Statusleiste Hier befinden sich jeweils ein Minus- und ein Plus-Zeichen. Wenn Sie auf das Minus-Zeichen klicken, wird die Tabelle auf Ihrem Bildschirm kleiner. Dies ist praktisch, wenn Sie einen größeren Teil der Tabelle sehen möchten. Sie können auf maximal 10 % verkleinern. Abb. L1.19: Bildschirmansicht der Tabelle bei einem Zoom von 40 % 24

14 7433-L01.fm Seite 25 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Klicken Sie auf das Plus-Zeichen, wird die Tabelle auf dem Bildschirm entsprechend größer. Dies wird benötigt, um Objekte (z.b. Linien) exakt zeichnen zu können. Abb. L1.20: Bildschirmansicht der Tabelle bei einem Zoom von 170 % Sie können auf maximal 400 % vergrößern. Hierbei handelt es sich ausschließlich um die Darstellung der Tabelle auf dem Bildschirm. Das hat mit dem Ausdrucken nichts zu tun. Tabellenaufbau So, nun ist es endlich so weit, dass Sie sich mit dem eigentlichen Arbeitsblatt von Excel vertraut machen können. Das Arbeitsblatt in Excel ist ein Rechenblatt und besteht aus Spalten und Zeilen. Die Spalten sind senkrecht angeordnet und haben einen Namen. Die erste Spalte heißt A, die zweite B, die dritte C usw. Diesen Namen nennt man Spaltenkopf. Die Zeilen sind waagerecht angeordnet und haben ebenfalls einen Namen; dieser besteht aus einer aufsteigenden Nummerierung. Diese Zahlen sind der Zeilenkopf. 25

15 7433-L01.fm Seite 26 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Nun werden Sie feststellen, dass Ihre Tabelle bei irgendeiner Spaltenangabe zu Ende ist (bei welcher genau, ist u.a. abhängig von der Größe Ihres Bildschirms). Mehr sehen Sie nämlich nicht. Tatsache ist jedoch, dass Ihnen Excel insgesamt Spalten zur Verfügung stellt. Diese können Sie mit Hilfe der horizontalen Bildlaufleiste, die sich am unteren Rand des Arbeitsblattes befindet, anzeigen. Abb. L1.21: Die horizontale Bildlaufleiste Die Bildlaufleiste hat auf der linken Seite einen nach links zeigenden und auf der rechten Seite einen nach rechts zeigenden Pfeil. Um die Spalten zu sehen, die sich rechts neben der zuletzt sichtbaren Spalte befinden, klicken Sie bitte auf den nach rechts zeigenden Pfeil. Auch Ihr Mauszeiger ist nun ein Pfeil. Beobachten Sie, was passiert. Sie sehen die folgende Spalte, dafür sehen Sie die erste Spalte A nicht mehr. Wenn Sie auf den Pfeil klicken und die Maustaste festhalten, rollt der Bildschirm konstant nach recht. Falls Sie nun bei der Spalte Z angekommen sind, sehen Sie, dass sich die weitere Spaltenbezeichnung mit AA, AB, AC usw. fortsetzt, bis zur letzten Spalte, der , mit der Bezeichnung XFD. Möchten Sie wieder an den linken Tabellenrand zurückkehren, klicken Sie den Pfeil auf der linken Seite der Bildlaufleiste an. Selbst bei gedrückter Maustaste benötigen Sie doch recht lange, um in die letzte Spalte zu gelangen. Schnell erreichen Sie die letzte Spalte mit der Tastenkombination S + W. Und zurück zur ersten Spalte kommen Sie mit S + I. Dasselbe Verfahren gilt für die Zeilen in dem Arbeitsblatt. Wahrscheinlich wird es auf Ihrem Bildschirm bis maximal zur 30. Zeile angezeigt. Eine Excel-Tabelle besteht jedoch aus Zeilen (!). Diese vorerst nicht sichtbaren Zeilen kön- 26

16 7433-L01.fm Seite 27 Donnerstag, 22. Februar :24 12 nen Sie mit der vertikalen Bildlaufleiste auf der rechten Bildschirmseite anzeigen. Abb. L1.22: Die vertikale Bildlaufleiste Diese Bildlaufleiste hat ebenfalls zwei Pfeile, einen am oberen Ende der Leiste und einen am unteren Ende. Um die Zeilen zu sehen, die sich unterhalb der letzten sichtbaren Zeile befinden, klicken Sie auf den Pfeil nach unten. Auch hier gilt das Prinzip: Bei gedrückter Maustaste rollt der Bildschirm konstant nach unten. Möchten Sie wieder die erste Zeile sehen, klicken Sie einfach auf den nach oben zeigenden Pfeil. Um schnell zur letzten Zeile zu gelangen, bedienen Sie sich der Tastenkombination S + V. Die erste Zeile erreichen Sie mit S + Y. 27

17 7433-L01.fm Seite 28 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Die Kombination von Spalten und Zeilen nennt man Zelle oder Feld, z.b. wird Spalte A in Zeile 1 als Zelle A1 bezeichnet. Es ist immer eine Zelle ausgewählt (markiert), deren Bezeichnung (also z.b. A1, B3, C10 usw.) Sie links in der Bearbeitungsleiste ablesen können. Um die ausgewählte Zelle ist ein etwas dickerer Rahmen gezogen. Beachten Sie bitte auch den entsprechenden Spalten- bzw. Zeilenkopf. Er ist orange dargestellt. Stehen Sie also beispielsweise in der Zelle B1, so sind sowohl der Spaltenkopf B als auch der Zeilenkopf 1 orange dargestellt. Abb. L1.23: Die ausgewählte Zelle B1 mit Bearbeitungsleiste Schauen Sie sich die Zellen auf dem Arbeitsblatt bitte einmal genau an. Richtig, sie sehen alle gleich aus. Alle Zellen haben dieselbe Breite und dieselbe Höhe. Jede Zelle hat eine Standardbreite von 10,71 Zeichen. Ein Zeichen ist ein Buchstabe, eine Zahl einfach jede Taste, die Sie auf der Tastatur betätigen können (außer den sogenannten Sondertasten, wie z.b. den Funktionstasten, also!, " usw., die sich oben auf Ihrer Tastatur befinden, und den Tasten S, A und R, denen eine besondere Bedeutung zukommt). Die etwas krumme Angabe von 10,71 Zeichen hat etwas mit der ausgewählten Schrift und mit dem Bildschirm zu tun. Gehen Sie einfach von rund 10 Zeichen aus. Sie können jedoch in eine Zelle tatsächlich bis zu Zeichen eingeben; die maximale Spaltenbreite (also sichtbare Zeichen) liegt bei 255. Dazu gleich mehr. Die Standardhöhe einer Zelle beträgt 12,75 Punkt, wobei 1 Punkt ca. 1/30 cm entspricht. Die maximale Höhe kann 409 Punkt betragen. 28

18 7433-L01.fm Seite 29 Donnerstag, 22. Februar :24 12 Arbeitsmappen-Blattregister Eine Excel-Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellen, die alle den gleichen Umfang haben, also Spalten und Zeilen. Abb. L1.24: Das Arbeitsmappen-Blattregister Die einzelnen Tabellen sind einfach nummeriert, heißen also Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3. Sie sehen auf Ihrem Bildschirm insgesamt drei unterschiedliche Tabellen. Über das ganz rechts gelegene Symbol können Sie eine weitere Tabelle einfügen. In einer neuen Arbeitsmappe werden Ihnen immer drei Tabellen zur Verfügung gestellt, die man jedoch auf maximal 255 erweitern kann. Arbeitsmappen müssen nicht nur Tabellen enthalten; es kann z.b. auch ein Diagramm enthalten sein. Deshalb nennt man diesen Bereich auch Blattregister. Ein Blatt kann also eine Tabelle oder ein Diagramm sein. Wenn Sie später mit mehr als drei Tabellen arbeiten, werden Sie u.u. im Arbeitsmappen-Blattregister nicht mehr alle Blätter sehen können. Um sich die nicht sichtbaren Tabellen (Blätter) anzeigen zu lassen, nutzen Sie wiederum Pfeile, die sich links vom Blattregister befinden. Abb. L1.25: Pfeiltasten zum Bewegen im Arbeitsmappen-Blattregister Angenommen, Sie möchten später ganz schnell die letzte Tabelle also das letzte Blatt im Register sehen. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den rechten äußeren Pfeil. Um wieder die Tabelle1 zu sehen, klicken Sie auf den linken äußeren Pfeil. Mit den beiden mittleren Pfeilen können Sie den Ausschnitt jeweils um ein Blatt nach links oder rechts verschieben. 29

19 7433-L01.fm Seite 30 Donnerstag, 22. Februar :24 12 So, das waren erst einmal eine ganze Menge Informationen. Deshalb hier noch einmal der gesamte Excel-Bildschirm im Überblick. Abb. L1.26: Der Bildschirmaufbau im Überblick A = Titelleiste (meistens blau) B = inaktive (nicht ausgewählte) Registerkarte C = aktive (auswählte) Registerkarte D = aufgabenbezogene Multifunktionsleiste E = Bearbeitungsleiste F = Zeilenkopf G = Spaltenkopf H = ausgewählte Zelle A1 I = vertikale Bildlaufleiste J = horizontale Bildlaufleiste 30

20 7433-L01.fm Seite 31 Donnerstag, 22. Februar :24 12 K = Arbeitsmappen-Blattregister L = Symbol Tabellenblatt einfügen M = Statusleiste N = Zoom 31