Leitfaden zur Erstellung von Briefen/Serienbriefen

Transkript

1 Inhalt 1. Einleitung 3 2. Erstellen von Textbausteinen und Briefvorlagen Erstellen von Textbausteinen Standardtextbausteine Neuanlage eines Textbausteins Formatierung von Textbausteinen Erstellen von Briefvorlagen Anlegen einer Briefvorlage Eigenschaften hinterlegen Erstellen der Vorlage Briefe Erstellen eines Einzelbriefes Erstellen eines Serienbriefes Tipps zum Auflösen von API s und Textbausteinen Word-Tabellen Versteckter Text Benutzerrechte Tipps und Tricks Fehler Fehler 5 bei der Anlage von API-Variablen in Exceltabellen in Briefen Fehler 5894 beim Öffnen eines Textbausteines Umstellung von vorhandenen Vorlagen des Schriftverkehrs Druck der Adressdaten von Kunden und Lieferanten Anhang 18 Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 1 von 19

2 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 2 von 19

3 1. Einleitung Die SBS Software GmbH hat das Erstellen von Briefen und Serienbriefen mit Daten aus SBS Rewe plus vereinfacht. Bei der Erstellung eines Briefes in SBS Rewe plus genügt im Idealfall die Angabe des Betreffs, da alle anderen notwendigen Angaben aus der Briefvorlage und den Briefeigenschaften entnommen werden können. Diese Funktion wird in der SBS Rewe plus Hilfe unter dem Begriff Briefmanager erläutert. Folgende Vorteile bietet Ihnen diese Programmerweiterung: Die Funktionalität des Schriftverkehrs wurde erweitert. Die bisher verwendeten Vorlagen für den Schriftverkehr können weiterhin verwendet werden. Über Textbausteine und Briefvorlagen können API-Variablen hinterlegt werden, welche später über die Briefeigenschaften festgelegt werden. Dadurch können Sie einen Textbaustein bzw. eine Briefvorlage z.b. für verschiedene Arten von Empfängern (Banken, Finanzämter, Kunden, Lieferanten...) verwenden. Mit den angelegten Briefvorlagen können Einzelbriefe oder Serienbriefe erstellt werden. Serienbriefe unterscheiden sich von Einzelbriefen lediglich durch die Anzahl der Empfänger. Ist mehr als ein Empfänger in den Briefeigenschaften angegeben, wird automatisch ein Serienbriefdokument erzeugt, in welchem alle in diesem Lauf erstellten Serienbriefe übersichtlich aufgelistet werden. D.h. Sie müssen bei der Erstellung von Vorlagen keine Unterscheidung treffen, ob Sie später einen Einzel- oder einen Serienbrief erstellen. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 3 von 19

4 2. Erstellen von Textbausteinen und Briefvorlagen Bevor Sie die vielfältigen Möglichkeiten eines Serienbriefes in vollem Umfang nutzen können, müssen Sie einmalig einige Vorbereitungen treffen. Für Briefe benötigen Sie Textbausteine und Briefvorlagen. Das schrittweise Vorgehen zur Erstellung von Textbausteinen und Briefvorlagen ist nachfolgend beschrieben Erstellen von Textbausteinen Textbausteine bilden eine Grundlage für Briefe. Sie werden mit Hilfe von Microsoft Word erstellt und bearbeitet. Textbausteine enthalten formatierten Text und optional SBS Rewe plus API-Variablen und / oder Textbausteine. Textbausteine werden als Worddokumente abgespeichert. Um Textbausteine erstellen zu können, müssen Sie in den Stammdaten der Zentralakte das Dokument Textbausteine zum Schriftverkehr öffnen. Sollte es noch nicht vorhanden sein, legen Sie es über <Neu Dokument Dauerakte Stammdaten> an. Abb. 1: Dauerakte Dokumentvorlagen Wenn Sie das Dokument öffnen, werden in den Dokumenteigenschaften ein Mandant und ein Aktenjahr abgefragt. Diese Daten werden lediglich beispielhaft als Grundlage genutzt, um die in den Textbausteinen enthaltenen API-Variablen auflösen zu können. Das Dokument Textbausteine zum Schriftverkehr ist zweigeteilt. Auf der rechten Seite können und sollten Sie eine Beschreibung des Textbausteins erfassen. Dies erleichtert die Auswahl des richtigen Textbausteins beim Einfügen in Briefe, Briefvorlagen oder andere Textbausteine. Abb. 2: Dokument Textbausteine zum Schriftverkehr Übersicht der Dateien Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 4 von 19

5 Die Bearbeitung von Textbausteinen ist nur Mitarbeitern gestattet, die das Dokument Textbausteine zum Schriftverkehr in der Zentralakte öffnen können. Beachten Sie bitte, dass in Kopf- und Fußzeilen von Textbausteinen keine Eingaben erfolgen, da diese beim Einlesen in einen Brief / eine Vorlage nicht ausgewertet werden. In der Vorlage bzw. dem Brief haben Sie jedoch die Möglichkeit, Textbausteine in die Kopf- oder Fußzeile einzufügen Standardtextbausteine Die SBS Software GmbH liefert Standardtextbausteine aus, die Sie anpassen und verwenden können. Standardtextbausteine können Sie über die Funktion Textbausteine importieren (Originale) Dokument Textbausteine zum Schriftverkehr einfügen und somit für Ihre Briefe nutzen. im Im Importfenster wählen Sie die Datei Textbausteine.tbz aus und öffnen diese. Danach erscheint folgendes Auswahlfenster: Abb. 3: Auswahl Textbausteine importieren Hier können Sie die Textbausteine auswählen, die Sie importieren möchten. Bitte beachten Sie, dass der Import der von der SBS Software GmbH ausgelieferten Textbausteine erstmalig ca. 5 8 Minuten in Anspruch nimmt. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 5 von 19

6 Die Struktur der von der SBS Software GmbH ausgelieferten Standardtextbausteine ist in drei grundlegende Register gegliedert: Register Unterschriftenblöcke Die Textbausteine für Unterschriftenblöcke enthalten die Grußformel und als API-Variable den Namen des Sachbearbeiters oder des Partners. Beim Erstellen des Briefes wählen Sie später, in den Eigenschaften der Briefe, den geeigneten Unterschriftenblock aus. Der in den Eigenschaften hinterlegte Textbaustein wird über API-Variablen herangezogen. D.h. wird in einem anderen Textbaustein eine API-Variable für einen Unterschriftenblock hinterlegt, erstellt das Programm den Brief mit dem aktuell hinterlegten Unterschriftenblock. Sie müssen bei der Erstellung des Briefes lediglich noch die Variablen auflösen, um den fertigen Unterschriftenblock in den Brief einzusteuern. Register Briefe Die Textbausteine in diesem Register beinhalten Text, API-Variablen und Textbausteine. In den Briefen ist die Struktur der späteren Dokumente bereits abgebildet. Wird ein Textbaustein der Hierarchie Briefe in ein Dokument eingefügt, ist das Dokument fast fertig erstellt Sie müssen bei der Erstellung des Briefes nur noch die Variablen auflösen. Register Textbausteine Im Register Textbausteine sind Basistextbausteine abgelegt, die Text und API-Variablen, jedoch keine weiteren Textbausteine, enthalten und können als Grundlage für die Textbausteine im Register Briefe dienen Neuanlage eines Textbausteins Um einen Textbaustein neu zu erstellen müssen Sie über das Kontextmenü oder über den Button Datei erstellen. Diese wird mit der Bezeichnung Neue Datei als leerer Textbaustein eingefügt. eine Abb. 4: Dokument Textbausteine zum Schriftverkehr Kontextmenü Durch Doppelklick auf Neue Datei oder über das Kontextmenü öffnen Sie Microsoft Word und können dann einen Text erfassen, andere Textbausteine einfügen oder SBS Rewe plus API-Variablen hinterlegen. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 6 von 19

7 Textbausteine und API-Variablen fügen Sie über den Button oder über das Menü <SBS Rewe plus Neu...> ein. In Microsoft Office 2007 gelangen Sie in die API über Menü <Add-Ins SBS Rewe plus Neu >. Es öffnet sich folgendes Fenster zur Hinterlegung der Angaben: Abb. 5: Auswahldialog API Dokument Angaben für Briefe Bestätigen Sie die Angaben mit [OK] erscheint evtl. ein leeres Word-Dokument. Mit dem Symbol können Sie den versteckten Text sichtbar machen. Weitere Informationen zum Thema Versteckter Text finden Sie im Kapitel 4.2. Nachdem Sie den Textbaustein gespeichert haben, sollten Sie die Bezeichnung Neue Datei umbenennen und auf der rechten Seite die Beschreibung des Textbausteins erfassen Formatierung von Textbausteinen Im Textbaustein ist es möglich, Zeichen- und Absatzformatierungen vorzunehmen. Ränder können Sie in einem Textbaustein nicht festlegen, da diese aus dem Dokument übernommen werden, in das der Textbaustein eingefügt wird. Grundsätzlich gilt: Die Formatierung der Vorlage überschreibt die Formatierung des Textbausteins. Weicht die Standardformatvorlage des Textbausteins von der Standardformatvorlage des Briefes ab, so gilt die des Briefes. Wurden jedoch Teile des Textbausteins abweichend formatiert, z.b. fett oder kursiv, gilt die Formatierung des Textbausteins. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 7 von 19

8 2.2. Erstellen von Briefvorlagen Die Briefvorlagen sind das Grundgerüst eines Briefes. Hier wird das Layout und der Inhalt des Briefes festgelegt, z. B. der Briefkopf, der Adressbereich, die Bezugszeile sowie die Fußzeile und der Text. Briefe können sowohl in der Dauerakte als auch in der Jahresakte erstellt werden. Bei der Erstellung der Vorlage sollten Sie darauf achten, dass Sie in der Dauerakte nur Zugriff auf Variablen haben, die auch in der Dauerakte verfügbar sind. Um sämtliche API-Variablen nutzen zu können, muss der Brief in der Jahresakte erstellt werden. Die Bearbeitung oder das Anlegen einer Briefvorlage als Dokument erfolgt in einer beliebigen Mandantenakte. Als Vorlage können Sie die Dokumente leerer Brief, leerer Brief (Auswertungen) oder eine von SBS Software GmbH ausgelieferte Standardbriefvorlage auswählen Anlegen einer Briefvorlage In der Mandantenakte markieren Sie in der Jahresakte ein Register, unter dem der Brief angelegt werden soll und wählen über die Funktion <Neu Dokument> eine Briefvorlage aus. Bereits integrierte Briefvorlagen finden Sie im Auswahldialog Dokumentvorlagen z.b. in folgenden Registern: Schriftverkehr Allgemeiner Schriftverkehr o leerer Brief Rechnungswesen Jahresabschluss Bilanzberichte o Leerer Brief (Auswertungen) Standardbriefvorlagen der SBS Software GmbH befinden sich im Unterverzeichnis <Vorlagen Originale Briefmuster> Ihres SBS Rewe plus -Datenverzeichnisses und können direkt aus diesem Verzeichnis über das Symbol Dokumentvorlage importieren in der Mandantenakte angelegt werden. Abb. 6: Auswahl Standardbriefvorlagen Nachdem Sie eine Briefvorlage (leerer Brief, leerer Brief (Auswertungen) oder Standardbriefvorlage) gewählt haben, wird der Brief in der Akte angelegt. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 8 von 19

9 Die Vorlage leerer Brief (Auswertungen) ist nur in der Jahresakte verfügbar und wird nur dann benötigt, wenn Sie in einem Brief eine Auswertung aus dem Bereich Rechnungswesen einfügen möchten. Briefe werden allgemein in der Jahresakte erstellt. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung der Vorlage darauf achten, dass diese ebenfalls in der Jahresakte angelegt wird, so dass Sie auch den vollständigen Zugriff auf Variablen haben, die nur in der Jahresakte verfügbar sind Eigenschaften hinterlegen Nach dem Öffnen des angelegten Dokuments werden Ihnen zuerst die Briefeigenschaften angeboten: Abb. 7: Briefeigenschaften Abb. 8: weitere Briefeigenschaften Erfassen Sie hier die notwendigen Daten zum Brief, damit Sie beim beispielhaften Einlesen von Variablen Werte erhalten und die Vorlage leichter erstellt werden kann. Nach dem Bereitstellen der Vorlage müssen die Briefeigenschaften der Vorlage in der Liste der Dokumentvorlagen erneut eingestellt werden, da Eigenschaften, die sich auf den Mandanten beziehen, durch das Bereitstellen als Kanzleitext entfernt werden. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 9 von 19

10 Erstellen der Vorlage Nachdem Sie die Eigenschaften bestätigt haben, wird das Word-Dokument zur Bearbeitung geöffnet. Erstellen Sie Ihre Vorlage, wie gewohnt mit den in Word üblichen Funktionen und Möglichkeiten. In der Briefvorlage werden in erster Linie folgende Einstellungen / Inhalte festgelegt: das Layout des Briefes, d.h. die Seitengröße, der bedruckbare Bereich, etc. Kopf- und Fußzeilen feststehender Text, wie z.b. die Kanzleianschrift oder eine feste Grußformel SBS Rewe plus API-Variablen Textbausteine und deren Reihenfolge und Position Beachten Sie bitte auch die in Kapitel 4 Tipps zum Auflösen von API s und Textbausteinen beschriebenen Themen! API s und Textbausteine Zusätzlich zu den Word-Funktionen stehen Ihnen aus SBS Rewe plus die API-Variablen und Textbausteine zum Einfügen in Briefe zur Verfügung. Diese können Sie über die Funktion <SBS Rewe plus Neu > einfügen. In Microsoft Office 2007 gelangen Sie in die API über Menü <Add-Ins SBS Rewe plus Neu >. Textbausteine werden genau wie API-Variablen in einen Brief eingefügt. Textbausteine finden Sie im API-Dokument Angaben für Briefe, welches bei Briefen automatisch in der Liste der verfügbaren Dokumente eingetragen ist. Abb. 9: Angaben für Briefe Über das API-Dokument Angaben für Briefe haben Sie sofort Zugriff auf die wichtigsten Variablen und Textbausteine. Der Wert dieser Variablen wird über die Briefeigenschaften definiert. Möchten Sie andere SBS Rewe plus Daten als Variablen einfügen, fügen Sie weitere Dokumente zur Liste der verfügbaren Dokumente hinzu und wählen die passenden Variablen samt deren Eigenschaften aus. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 10 von 19

11 Als Kanzleitext bereitstellen Haben Sie die Vorlage Ihren Wünschen entsprechend gestaltet, stellen Sie über das Symbol oder über die Funktion <SBS Rewe plus als Kanzleitext bereitstellen> den Brief als Kanzleitext zur Verfügung. Wählen Sie ggf. ein abweichendes Register für Ihre Briefvorlagen und bestätigen dies. Nachdem das Dokument als Kanzleitext bereitgestellt wurde, finden Sie eine Verknüpfung auf Ihre Vorlage in der Liste der Dokumentvorlagen im Register <Schriftverkehr Allgemeiner Schriftverkehr>. Verknüpfungen zu Vorlagen, die auf leerer Brief (Auswertungen) beruhen, erscheinen unter dem Register <Rechnungswesen Jahresabschluss Bilanzberichte>. Abb. 10: Briefvorlage in der Liste der Dokumentvorlagen Legen Sie sich im Register Schriftverkehr Allgemeiner Schriftverkehr eigene Unterregister an oder verschieben Sie die Verknüpfung auf die Vorlage in eines der von SBS Rewe plus vorgegebenen Sachgebiete, um Ihre Vorlagen übersichtlich und themenbezogen abzulegen. Überprüfen Sie nach dem Bereitstellen der Vorlage die Briefeigenschaften, die für diese Vorlage gelten, da durch das Bereitstellen als Kanzleitext einige Briefeigenschaften des Dokuments gelöscht werden. Die Dokumenteigenschaften von Briefvorlagen besitzen standardmäßig die Option Eigenschaften beim Start anzeigen. Die Dokumenteigenschaft Variablen nach dem Öffnen aktualisieren ist auf den Wert Auf Anfrage gesetzt. Nun können Sie Briefe aus dieser Vorlage erstellen, indem Sie wie in Kapitel 3 Briefe vorgehen. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 11 von 19

12 3. Briefe 3.1. Erstellen eines Einzelbriefes Ein Brief wird immer aus einer Vorlage erzeugt. Die Vorlage kann eine bereits mit Text, API s und / oder Textbausteinen gefüllte Briefvorlage, aber auch eine leere Briefvorlage sein. In der Akte wählen Sie über die Funktion Neu Dokument eine Briefvorlage aus. Der Brief wird in der Akte angelegt. Briefvorlagen finden Sie z.b. in folgenden Registern: Schriftverkehr Allgemeiner Schriftverkehr o leerer Brief Register Rechnungswesen Jahresabschluss Bilanzberichte o leerer Brief (Auswertungen) nur in der Jahresakte verfügbar. Beim Öffnen des Briefes werden Ihnen die Dokumenteigenschaften angezeigt, im Register Briefeigenschaften erfassen Sie die wichtigsten Daten zum Brief, nach Bestätigung mit [OK] wird der Brief erzeugt. Zusätzlich zu den Word-Funktionen stehen Ihnen auch beim Erstellen eines Briefes aus SBS Rewe plus die API-Variablen und Textbausteine zum Einfügen zur Verfügung. Diese können Sie über die Funktion <SBS Rewe plus Neu > einfügen. In Microsoft Office 2007 gelangen Sie in die API über Menü <Add-Ins SBS Rewe plus Neu >. D.h. auch wenn Ihre Briefvorlagen bereits API-Variablen und Textbausteine enthalten, können Sie beim Erstellen eines Briefes weitere API-Variablen und Textbausteine hinzufügen. Bei Briefen ist das API-Dokument Angaben für Briefe in der Liste der verfügbaren Dokumente voreingestellt, so dass Sie sofort Zugriff auf die wichtigsten Variablen und Textbausteine haben. Der Inhalt dieser Variablen wird erst über die Briefeigenschaften beim Öffnen des Briefes definiert. Möchten Sie andere SBS Rewe plus Daten als Variablen einfügen, fügen Sie weitere Dokumente zur Liste der verfügbaren Dokumente hinzu. Abb. 11: Dokumente, die über Neuanlage zur Verfügung gestellt werden können Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 12 von 19

13 Wurde ein neues Dokument zur Verfügung gestellt, öffnet sich im Anschluss der Eigenschaftendialog des neuen Dokuments. Hier wird (wie beim normalen Aufruf des Dokuments) bestimmt, wie die Aufbereitung erfolgen soll. Z.B. aus welchem Wirtschaftsjahr/Zeitraum die Einzelvariablen herangezogen werden sollen, welcher Rahmen z.b. in der BWA verwendet werden soll usw. Eine Übernahme des gesamten Dokuments (Auswertung) kann nur über die Briefvorlage leerer Brief (Auswertungen) oder einer Briefvorlage die daraus erstellt wurde erzeugt werden. Wählen Sie die passenden Variablen samt deren Eigenschaften aus und bestätigen diese mit [Ok]. Abb. 12: Eigenschaftendialog des neuen Dokuments BWA Ist der Brief erstellt, können Sie ihn wie gewohnt speichern, ausgeben, senden oder als neue Vorlage über als Kanzleitext bereitstellen anlegen. Ein Textbaustein wird in einem Brief grundsätzlich nur einmal aktualisiert. Diese Vorgehensweise verhindert, dass manuelle Eingaben innerhalb von Textbausteinen durch das Aktualisieren verworfen werden. Ein nochmaliges Aktualisieren von Textbausteinen ist nur über den Menüpunkt SBS Rewe plus alle Textbausteine aktualisieren möglich. Nach dem Bestätigen des Hinweises, dass alle bisherigen Eingaben innerhalb von Textbausteinen verloren gehen, werden die Textbausteine im Dokument aktualisiert. Über die Funktionen SBS Rewe plus Variable aktualisieren bzw. alle Variablen aktualisieren werden ausschließlich API-Variablen aktualisiert, auch die, welche in Textbausteinen enthalten sind. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 13 von 19

14 3.2. Erstellen eines Serienbriefes Ein Serienbrief unterscheidet sich von einem Einzelbrief nur durch die Anzahl der Empfänger, die in den Dokumenteigenschaften erfasst werden. Um einen Serienbrief zu erstellen, erfassen Sie abweichend zum Kapitel 3.1 in den Briefeigenschaften mehrere Empfänger. Wenn Sie den Brief in Word bearbeiten, werden Ihnen beispielhaft die Daten des ersten Empfängers angezeigt. Auch in der Seitenansicht wird nur der erste Empfänger angezeigt. Die Restlichen kommen nur über den Druck. Abb. 13: Eigenschaftendialog des Serienbriefes Nachdem Sie den Brief vollständig bearbeitet haben, erzeugen Sie die Serienbriefe über das Menü <SBS Rewe plus Serienbrief> erstellen. Mit dieser Funktion wird das Worddokument geschlossen und ein neues SBS Rewe plus Dokument mit der Bezeichnung Serienbriefe von <Name des Dokuments> in der Akte unter dem Ausgangsdokument angelegt und automatisch geöffnet. Hier werden Ihnen die erzeugten Serienbriefe in einer Liste zur Auswahl, weiteren Bearbeitung, Drucken, Löschen etc. angeboten. Abb. 14: Dokument Serienbriefe Erstellte Serienbriefe werden in einem eigenen SBS Rewe plus Dokument verwaltet. Wird ein Serienbrief ein weiteres Mal mit dem gleichen Empfängertyp erstellt, wird das bereits vorhandene Serienbriefdokument überschrieben. Wenn gewünscht können Sie einen einzelnen Brief aus der Liste nachträglich bearbeiten. Dazu wird Word aktiviert, die SBS Rewe plus Funktionalität, wie z.b. das Einfügen weiterer API- Variablen, steht Ihnen hier jedoch nicht zur Verfügung. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 14 von 19

15 4. Tipps zum Auflösen von API s und Textbausteinen 4.1. Word-Tabellen Nutzen Sie Word-Tabellen zur Positionierung von API-Variablen und Textbausteinen, wenn Sie z.b. Adressfelder definieren möchten. Die Word-Tabellen bieten sich ebenfalls für die Positionierung der Bezugszeichenzeile an. Dadurch stellen Sie die tatsächliche Position der aufgelösten Daten sicher Versteckter Text SBS Rewe plus nutzt für API-Variablen nicht mehr den Word Kommentar, sondern die Word Funktionalität versteckter Text, der auch schon an anderen Stellen in SBS Rewe plus eingesetzt wird. Beim Einfügen von API-Variablen und Textbausteinen wird ein versteckter Text erzeugt, in dem die Definition dieser Platzhalter enthalten ist. Achten Sie bitte darauf, dass dieser Text nicht verändert wird. Nach jeder API-Variablen wird am Ende des versteckten Textes ein Leerzeichen eingefügt, für das die Formatierung versteckter Text aufgehoben wurde. Dies verhindert, dass Zeichen, die direkt nach einer API-Variablen erfasst werden, von Word als versteckter Text interpretiert werden. Positionieren Sie bitte den Cursor hinter dieses Leerzeichen, bevor Sie Text erfassen Benutzerrechte Möchten Sie den versteckten Text sichtbar machen bzw. wieder verstecken, klicken Sie auf die Funktion versteckter Text im Menü SBS Rewe plus. Diese Funktion hat jedoch keine Auswirkung, wenn gleichzeitig die Word Funktionalität Formatierungszeichen Alle eingeschaltet ist. Die Benutzerrechte werden, wie gewohnt, beim Auflösen der API s geprüft. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 15 von 19

16 5. Tipps und Tricks 5.1. Fehler 91 Vereinzelt tritt beim ersten Öffnen einer neuen Briefvorlage mit Microsoft Word der "Fehler 91" auf. Zum Beheben führen Sie bitte die Funktion Erkennen und Reparieren über Hilfe? in Word aus. Vorsicht: Durch Auswählen der Option Benutzerdefinierte Einstellungen verwerfen und Standardeinstellungen wiederherstellen" werden einige Einstellungen wieder auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt, die bei der erstmaligen Installation von Office gültig waren. Eine genaue Auflistung finden Sie in der Hilfe von Word Fehler 5 bei der Anlage von API-Variablen in Exceltabellen in Briefen Wenn Sie in einem Brief eine Exceltabelle anlegen, diese öffnen und eine API-Variable anlegen, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung Nr. 5. Wenn Sie vor dem Öffnen der angelegten Exceltabelle das Worddokument speichern, wird nachfolgend der Fehler nicht mehr für den angemeldeten Benutzer erscheinen Fehler 5894 beim Öffnen eines Textbausteines Starten Sie Word und stellen Sie hier Seitenlayout im Menü Ansicht ein Umstellung von vorhandenen Vorlagen des Schriftverkehrs In Worddokumenten basierend auf den Dokumentvorlagen leeres Word-Dokument bzw. leerer Bilanzbericht wird in Word der Befehl <SBS Rewe plus Kommentare konvertieren> zur Verfügung gestellt, der die Kommentare in versteckten Text umwandelt. Legen sie ihre Vorlage in einer Mandantenakte an, lösen die Variablen auf und konvertieren diese. Danach lösen Sie die Variablen erneut auf und überprüfen Sie diese. Stellen Sie nun die Vorlage als Kanzleitext unter einem anderen Namen zur Verfügung. Nach erfolgter Umstellung können Sie in den Vorlagen die Funktionalität der Textbausteine nutzen. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 16 von 19

17 5.5. Druck der Adressdaten von Kunden und Lieferanten Wird nach dem Erstellen der API-Variablen bei der Empfänger-Anschrift lediglich die Straße, PLZ und der Ort gedruckt, muss in den Stammdaten des Kunden-/ Lieferantenstamms die Anschrift überarbeitet werden. Über den Button [Bearbeiten] öffnet sich nachfolgendes Dialogfenster zur Erfassung der Anrede. Hier muss ein Anredeschlüssel hinterlegt werden und die Adress- und Briefanrede evtl. angepasst werden. Abb. 15: Dialog Haus- und Postanschrift Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 17 von 19

18 6. Anhang Einen Überblick über die neuen API-Variablen im API-Dokument Angabe für Briefe verschafft Ihnen die folgende Tabelle. Die Besonderheit dieser neuen Variablen ist, dass sie erst über die Eigenschaften des Briefes endgültig bestimmt werden. Diese Variablen stehen Ihnen zur Verfügung: API-Gruppe Absender Grundangaben Anschrift Sonstige Angaben Bankverbindung Kommunikationsmittel Empfänger Brief API-Variablen Bezeichnung Kurzname Rechtsform Komplette Anschrift Straße Land PLZ Ort Amtsgericht Handelsregisternummer Steuernummer USt-ID BLZ SWIFT Bankbezeichnung Kontonummer IBAN Kommunikationsmittel Komplette Anschrift Adressanrede Straße Land PLZ Ort Briefanrede Ihr Zeichen Unser Zeichen Betreff Ihre Nachricht vom Unsere Nachricht vom Unterschriftenblock Vorausverfügung Versandart Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 18 von 19

19 API-Gruppe Ersteller Sachbearbeiter API-Variablen Kürzel (neu im Mitarbeiterstammblatt) Name Vorname Titel Aufbereiteter Name Anrede Berufsbezeichnung Kommunikationsmittel Kürzel (neu im Mitarbeiterstammblatt) Name Vorname Titel Aufbereiteter Name Anrede Berufsbezeichnung Kommunikationsmittel Weitergehende Informationen finden Sie in der SBS Rewe plus Hilfe im Register Schriftverkehr mit Microsoft Office Briefmanager. Dokument: Leitfaden zur Erstellung von Briefen_Serienbriefen.doc Seite: 19 von 19