Produktspezifikation PBS archive add on CFI

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1 Produktspezifikation PBS archive add on CFI Ergänzung der SAP-Datenarchivierung für den strategischen Informationszugriff CFI Highlights Bietet nach einer SAP-Datenarchivierung schnellen und nahtlosen Zugriff auf alle Unternehmensdaten Reduziert Betriebskosten, erhält die Systemperformanz und minimiert den IT-Aufwand Garantiert revisionssichere Datenextraktion Ermöglicht umfangreiches Monatsund Jahresabschlussreporting für SAP Financials und Material Management Schließt an das neue SAP-Hauptbuch an Lässt sich in existierende Berechtigungsprofile integrieren Ist einfach zu installieren Durch das stetige Datenwachstum in produktiven SAP-Systemen ist eine Datenarchivierung im Laufe der Zeit auch in Hinblick auf die Systemperformanz unumgänglich. Gleichzeitig bestehen Wunsch und Notwendigkeit, dauerhaft und vollständig auf alle Informationen des externen Rechnungswesens zugreifen zu können. Mit den PBS archive add ons können Sie auch nach einer Datenarchivierung während Ihres Tagesgeschäfts schnell und einfach auf Ihre archivierten Daten zugreifen. Das PBS archive add on CFI gibt Ihnen die Möglichkeit, archivierte SAP-Finanzbuchhaltungs- und Materialbelege sowie deren Verknüpfungsdaten anzuzeigen. Sie können Archivdaten, analog zu den SAP-Standardtransaktionen und Reports, gemeinsam mit SAP-Datenbankdaten lesen und auswerten. Dabei können Sie auch sehr große Datenmengen vorhalten. Die Anzeige erfolgt analog zu den gewohnten SAP-Dynpros. Neben den Auswertungen im SAP-System ist auch eine Datenextraktion jederzeit möglich. Aufgrund aktueller gesetzlicher und regulativer Anforderungen (Steuersenkungsgesetz, GDPdU) wurde das CFI um das Data Export Interface erweitert. Mit dem Data Export Interface können Sie archivierte und unarchivierte Stamm-, Bewegungs- und Customizingdaten aus unterschiedlichen SAP-Anwendungsmodulen flexibel und benutzerfreundlich extrahieren. Die extrahierten Daten werden im Dateisystem im ASCII-Format gespeichert und können von externen Prüfungsprogrammen (wie z. B. IDEA) direkt eingelesen und ausgewertet werden. Hohes Integrationsniveau Innerhalb der CFI-Prozesstransaktionen wird gewährleistet, dass keine Verknüpfung durch den Archivierungsprozess unterbrochen wird. Neben der Verzweigung zu vor- und nachgelagerten Geschäftsprozessen aus Vertrieb, Materialwirtschaft und internem Rechnungswesen, bleiben auch die Zugriffe auf Originalbelege, Texte und Belegänderungen erhalten. Aktuelle Entwicklungen wie der Belegsplit des neuen Hauptbuches werden für den archivierten FI-Beleg vollständig abgebildet. Durchgängiges Indizierungskonzept - aufwärtskompatibel und sicher Realisiert wird der uneingeschränkte Datenzugriff durch ein intelligentes Indizierungskonzept. Dieses erweitert die SAP-Archivinfrastrukturkomponenten und integriert sich optimal in die SAP-Archivierung. Einmal indizierte Archivdaten stehen Ihnen auch nach einem Release-Upgrade sofort, uneingeschränkt und ohne Migrationsaufwand weiter zur Verfügung.

2 Systemvoraussetzung SAP R/3 4.7 (Enterprise), ab SAP ERP 5.0. Für den Einsatz des PBS archive add ons CFI wird eine korrekt durchgeführte SAP-Datenarchivierung für die entsprechenden Archivierungsobjekte, siehe unten, vorausgesetzt. Schnittstellen Installation Lieferumfang Support Wartung PBS Indexdaten Es existiert eine ABAP-Schnittstelle für sequentielle Zugriffe sowie Zugriffe über logische Datenbanken. Zusätzlich erhalten Sie unser PBS Conversion Tool, mit dem Sie die ABAP-SQL- Datenbank um den PBS-Archivzugriff erweitern können. Die Installation erfolgt über die SAP-Transportverwaltung. Die PBS-Software wird per ftp auf den SAP-Server übertragen. Bis SAP R/3 4.6C wird das Transportprogramm tp verwendet, ab SAP R/3 4.7 über die Transaktionen SAINT und SPAM. Die Lieferung besteht aus: Software in Deutsch, Englisch und Französisch Benutzerhandbuch in Deutsch und Englisch Falls Sie bei der Installation Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline. Bei abgeschlossenem Wartungsvertrag erhalten Sie einen Update Service. Unsere Hotline steht Ihnen montags bis freitags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr MEZ zur Verfügung. Im PBS archive add on CFI können Sie Finanzbuchhaltungsbelege und Materialbelege aus SAP FI anzeigen und auswerten. Zusätzlich werden hochkomprimierte Indexdaten zur Verknüpfung zwischen Stammdaten und den Belegen aufgebaut und gespeichert. Dies gewährleistet einen schnellen Zugriff auf die Bewegungsdaten eines Stammsatzes. Die Daten werden in sequentiellen Dateien im SAP-Dateisystem abgelegt, nicht in der SAP-Datenbank. Dies gewährleistet deren Entlastung und einen schnellen Zugriff auf die Archivdaten. Momentan unterstützt das PBS archive add on CFI folgende Archivierungsobjekte: Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT MM_MATBEL Beschreibung Finanzbuchhaltungsbelege Materialbelege Laufzeit Indexaufbau Korrespondenzen drucken Archivierte Originaldokumente Transaktionen Nach jedem SAP-Archivierungslauf müssen die PBS Indizes generiert werden. Die neu generierten Indizes werden zu einem bereits existierenden Indexbestand hinzugemischt. Die Laufzeit ist abhängig von der Systemleistung und liegt etwa in der Größenordnung des Archivierungslaufes. Die Erzeugung von Kontoauszügen, internen Belegen, Saldenbestätigungen etc. ist für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten jederzeit möglich. Aus den Transaktionen des PBS archive add on CFI können Sie auch nach einer Datenarchivierung auf verknüpfte Originaldokumente (Eingangs-, Ausgangsdokumente und Faksimile) verzweigen. Archiv- und Datenbankdaten können gleichzeitig -sowohl im Dialog als auch im Batch- angezeigt werden. Zur Unterscheidung sind die Archivdaten durch das Zeichen * gekennzeichnet. Sie erhalten Menüs, die Ihnen die Navigation erleichtern. Die PBS Transaktionen und Reports können Sie in Ihre SAP-Benutzerführung integrieren. Neben den erweiterten SAP-Transaktionen enthält das PBS archive add on CFI auch weitere, speziell von PBS entwickelte, Transaktionen. 2

3 PBS Transaktion SAP Transaktion Beschreibung /PBS/F17 F.17 ABAB/4 Report: Saldenbestätigung Debitor /PBS/F18 F.18 ABAP/4 Report: Saldenbestätigung Kreditor /PBS/F27 F.27 Debitoren: Periodische Kontoauszüge /PBS/F61 F.61 Korrespondenz: Anforderungen drucken /PBS/FAGLB03 FAGLB03 Saldenanzeige /PBS/FAGLB03A FAGLB03A Saldenanzeige /PBS/FAGLL03 FAGLL03 Einzelposten Sachkonten (neu)) /PBS/FB03 FB03 Beleg anzeigen /PBS/FB03L FB03L Beleganzeige Hauptbuchsicht /PBS/FB03Z FB03Z Beleg anzeigen / Zahlungsverwendung /PBS/FB04 FB04 Belegänderungen /PBS/FB12 FB12 Anforderung von Korrespondenz /PBS/FBD3 FBD3 Dauerbuchung anzeigen /PBS/FBL1 FBL1 FBL1 Kreditoren-Einzelpostenanzeige /PBS/FBL1N FBL1N Einzelposten Kreditoren /PBS/FBL3 FBL3 FBL3 Sachkonten-Einzelpostenanzeige /PBS/FBL3N FBL3N Einzelposten Sachkonten /PBS/FBL5 FBL5 FBL5 Debitoren Einzelposten anzeigen /PBS/FBL5N FBL5N Einzelposten Debitoren /PBS/FBU3 FBU3 Übergreifenden Beleg anzeigen /PBS/FCH1 FCH1 Scheckinformation anzeigen /PBS/FCH2 FCH2 Schecks zum Zahlungsbeleg anzeigen /PBS/FCH9 FCH9 Ausgestellten Scheck entwerten /PBS/FD10N FD10N Saldenanzeige Debitoren /PBS/FD10NA FD10NA Saldenanzeige Debitoren mit Arbeitsvorgang /PBS/FD11 FD11 Kontenanalyse Debitor /PBS/FK10N FK10N Saldenanzeige Kreditoren /PBS/FK10NA FK10NA Saldenanzeige Kreditoren /PBS/FS10N FS10N Saldenanzeige /PBS/FS10NA FS10NA Saldenanzeige /PBS/MB03 MB03 Materialbeleg anzeigen /PBS/MB51 MB51 Materialbelegliste /PBS/MB59 MB59 Materialbelegliste /PBS/MB5B MB5B Bestände zum Buchungsdatum /PBS/MB5L MB5L Bestandswertliste: Saldendarstellung /PBS/MB5W MB5W Bestandswertliste /PBS/MB90 MB90 Nachrichtenbearbeitung für Materialbelege /PBS/MBGR MBGR MatBeleg zum Grund der Bewegung anzeigen /PBS/MBSM MBSM Stornierte Materialbelege anzeigen /PBS/MBST MBST Materialbeleg stornieren /PBS/MC45 MC45 BCO: Analyse Verbrauchswerte /PBS/MC46 MC46 BCO: Analyse Lagerhüter /PBS/MC49 MC49 BCO: mittlere Bestandswerte /PBS/MC50 MC50 BCO: Analyse Lagerbodensatz /PBS/MCC3 MCC3 Neuaufbau Infostr. BCO aus Belegen /PBS/MMBE MMBE Bestandsübersicht /PBS/MR03 MR03 Anzeige Rechnungsprüfungsbeleg /PBS/MR51 MR51 Material Einzelposten /PBS/OLI1 OLI1 Neuaufbau BCO für Materialbewegungen 3

4 PBS Transaktion /PBS/CFI_FR03 /PBS/CFI_FR04 /PBS/CFI_FR05 /PBS/CFI_FR06 /PBS/CFI_FR07 /PBS/CFI_FR08 /PBS/CFI_FR10 /PBS/CFI_FR11 /PBS/CFI_FR12 /PBS/CFI_FR13 /PBS/CFI_FR14 /PBS/CFI_FR15 /PBS/CFI_FR16 /PBS/CFI_FR17 /PBS/CFI_FR18 /PBS/CFI_FR19 /PBS/CFI_FR20 /PBS/CFI_FR21 /PBS/CFI_FR22 /PBS/CFI_FR23 /PBS/CFI_FR24 /PBS/CFI_FR25 /PBS/CFI_FR26 /PBS/CFI_FR27 /PBS/CFI_FR28 /PBS/CFI_FR29 /PBS/CFI_FR30 /PBS/CFI_FR31 /PBS/CFI_FR32 /PBS/CFI_FR33 /PBS/CFI_FR34 /PBS/CFI_FR35 /PBS/CFI_FR36 /PBS/CFI_FR37 /PBS/CFI_FR38 /PBS/CFI_FR39 /PBS/CFI_FR40 /PBS/CFI_FR41 /PBS/CFI_FR42 /PBS/CFI_FR43 /PBS/CFI_FR44 /PBS/CFI_FR45 /PBS/CFI_FR46 /PBS/CFI_FR47 /PBS/CFI_FR48 /PBS/CFI_FR49 /PBS/CFI_FR50 /PBS/CFI_FR51 /PBS/CFI_FR52 /PBS/CFI_FR53 /PBS/CFI_FR54 /PBS/CFI_FR56 /PBS/CFI_FR57 /PBS/CFI_KLI /PBS/CFI_SLI /PBS/CFI_XML Beschreibung Meldung Außenwirtschaftsverordnung 5a Meldung Außenwirtschaftsverordnung Z4 Zusatzliste zur Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuervoranmeldung Kontokorrentkontenschr. aus Belegdatei Hauptbuch aus der Belegdatei Einzelpostenjournal Beleg-Journal Belegkompakt-Journal Deb./Kred./Sachkontenauszüge Kreditoren Ausgeglichene Posten List Kreditoren Umsätze Wechselkopierbuch Debitoren Ausgeglichene Posten Liste Debitoren-Umsätze Kreditoren Kontenniederschrift Debitoren-Kontenniederschrift Kreditoren Einzelposten Liste Debitoren Einzelposten Liste Hauptbuch Einzelposten Buchungssummen Doppelt vergebene Rechnungsnummern Variable Belegliste FI Export - Einzelposten Debitor Export - Einzelposten Kreditor Export - Einzelposten Sachkonto Export - Belegdaten Export - Stammdaten Debitor Export - Stammdaten Kreditor Export - Stammdaten Sachkonten Allgemeine Tabellendaten auswählen Allgemeine Tabellendaten extrahieren Anlagenbelege allgemein Anlagenstammdaten Export - Belegdaten Materialbeleg Tabelle / Tabellenpool extrahieren Debitorensalden in Hauswährung Kreditorensalden in Hauswährung Export - Belegänderungen FI Export - Stammdatenänderungen Export - Einkaufsbelege Export - CO-Belege Export - COFIS-Belege Export - PAYR-Belege Exportmonitor Stammdaten Exportmonitor Bewegungsdaten Lücken in der Belegnummernvergabe Erweiterte Wechselinformation Gegenkontenanalyse Sachkonten Bilanz / GuV Anlagengitter Variabler Auszug Materialbestand Änderungsanzeige Belege Kreditorenauswertung Sachkontenauswertung Generierung XML-Datei für Z3-Zugriff 4

5 Integration Reporting Datenextrakte Speichervolumen Antwortzeiten Vorkenntnisse Datensicherung Datenschutz Das PBS archive add on CFI stellt über die Funktionen Ursprungsbeleg und Rechnungswesenbelege die Verknüpfung zu vor- und nachgelagerten Geschäftsprozessen her, auch wenn in diesem Teilprozess bereits archiviert und über das entsprechende PBS archive add on indziert wurde. Es steht ein umfangreiches Monats- und Jahresabschlussreporting zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, SAP-Standard- und kundeneigene Programme um weitere Archivzugriffe zu erweitern. Dazu kann entweder das PBS Conversion Tool oder die Programmierschnittstelle verwendet werden. Mit dem benutzerfreundlichen Z3-Zugriff haben Sie die Möglichkeit, FI-Anwendungsdaten sowie die dazugehörigen Belege aus Archiv und Datenbank im SAP-AIS Format zu extrahieren, ebenso Bewegungs-, Stamm- und Customizingdaten. Dies hilft Ihnen, neben der Anzeigefunktionen (Z1/ Z2), bei der internen Revision und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Die PBS Indexdaten referenzieren auf die SAP ADK-Archivdatei und werden wie diese komprimiert abgelegt. Der Speicherbedarf der PBS-Indizes beträgt zirka dreißig Prozent der SAP ADK- Daten. Die PBS-Indexdaten werden außerhalb der SAP-Datenbank im Dateisystem abgelegt. Das PBS archive add on CFI legt nur eine minimale Verwaltungsinformation in der Datenbank ab. Abhängig von Speichersystem und Systemkonfiguration kann der Zugriff auf archivierte Daten ähnlich schnell wie auf die SAP-Datenbank erfolgen. Vorausgesetzt werden SAP-Kenntnisse. Aufgrund der Analogie der PBS- zu den SAP-Standardtransaktionen sind keine Anwenderschulungen notwendig. Nach der Erstellung der PBS-Indizes muss eine einmalige Datensicherung der PBS-Dateien erfolgen. In allen von PBS ausgelieferten Transaktionen werden die entsprechenden SAP-Standardberechtigungen geprüft. Bei Einführung müssen lediglich die Berechtigungen für die PBS-Transaktionscodes vergeben werden. Die archivierten Daten sind komprimiert abgelegt und daher mit Betriebssystemmitteln nicht lesbar. PBS Software GmbH Schwanheimer Strasse 144 A Bensheim, Germany Phone: