Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter und Mitarbeiter nur so produktiv, wie es Arbeitsumgebung und Infrastruktur zulassen.

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2 Die Initiative: Visionen und Ziele Unsere Arbeitswelt ist im Wandel: Soziale Veränderungen und neue Informationsmuster revolutionieren Arbeitsleben und Gesellschaft und stellen hohe Ansprüche an Unternehmen und Mitarbeiter. Aspekte wie Schnelligkeit, Kre ativität und Mitarbeiterzufriedenheit entscheiden heu te über Erfolg oder Misserfolg. Umso bedeutender werden Arbeitsumgebungen, die die Anforderungen der Mit arbeiter möglichst genau abbilden und sie bei ihrer Arbeit unterstützen. Vor diesem Hintergrund haben wir unsere Initiative In telli gent Workspaces ins Leben gerufen und uns zum Ziel gesetzt, intelligente Arbeitsumgebungen zu entwickeln, die optimale Voraussetzungen für Wissensarbeit bieten. Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen einen Einblick in un sere Ziele und Visionen, stellen Ihnen die Erkenntnisse unserer Studien und Untersuchungen vor und präsentieren Ihnen ein erstes Resultat unserer Arbeit: Frame-it! ist die neue Technologielösung für produktive Zusammenarbeit im Unternehmen. Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter und Mitarbeiter nur so produktiv, wie es Arbeitsumgebung und Infrastruktur zulassen.

3 5 / Die Initiative Intelligent Workspaces. Die perfekte Verbindung zweier Kompetenzen. Expertise im Bereich Physischer Arbeitsplatz Langjährige Erfahrung in der Arbeitsplatzkonzeption Wissen im Bereich Research und Change Management Strategische, ganzheitliche Herangehensweise Verbindung von physischem und digitalem Arbeitsplatz Expertise im Bereich Digitaler Arbeitsplatz Nutzerorientierter Entwicklungsansatz Innovative, zukunftsorientierte Technologie Anpassungsfähige Hard- und Softwaremodule AECOM: Arbeitswelten für die Zukunft Als strategisches Beratungsunternehmen entwickelt AECOM seit mehr als 40 Jahren zukunftsweisende Arbeitswelten. Flexible Arbeitsumgebungen, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen und Identifikation mit dem Unternehmen schaffen, wirken sich positiv auf Motivation, Kreativität und Produktivität aus. Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen ganzheitliche Arbeitsplatzstrategien heute neben den Faktoren Mitarbeiter und Raum verstärkt auch den Aspekt Technologie berücksichtigen. 3M GTG: Intelligente Technologie für effiziente Arbeitsumgebungen Als Experte für digitale Kommunikation im Raum entwickelt das Technologieunternehmen 3M GTG seit Jahren Kommunikations- und Kollaborationslösungen sowohl für den öffen tlichen als auch den Unternehmenssektor. Designgetrieben und mit dem Fokus auf nutzer- und ergebnisorientierte Lösun gen hat sich das Unternehmen in den letzten Jahren auf die Integration digitaler Infrastrukturen in alle Bereiche des physischen Arbeitsplatzes konzentriert. Mit AECOM bestehen hier optimale Synergien, die einen 360-Grad-Blick auf die aktuellen Herausforderungen von Unternehmen ermöglichen. Intelligent Workspaces: zwei Kompetenzen, eine Initiative Mit der Vision, den intelligenten Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen, haben AECOM und 3M GTG ihre Initiative Intelligent Workspaces ins Leben gerufen. Was muss der Arbeitsplatz heute erfüllen? Neben funktionalen und optischen Gesichtspunkten sollte er vor allem optimale Bedingungen für die Vernetzung und die produktive Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Unternehmen schaffen. In die Entwicklungsarbeit der Initiative fließen sowohl praxisorientiertes Wissen aus langjähriger Projektarbeit als auch unterschiedliche Studien und Befragungen ein. Mit der gemeinsamen Technologie Frame-it! haben AECOM und 3M GTG beispielsweise eine Hard- und Software-Lösung entwickelt, die das klassische, analoge Meeting mit Flipchart ablöst und die Teamarbeit durch zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten sinnvoll unterstützt. Damit bietet Intelligent Workspaces zukunftsorientierten Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, digitale Infrastrukturen zu schaffen, sondern auch Zusammenarbeit interaktiv, effektiv und ergebnisorientiert zu gestalten.

4 Die Studie: Fragen und Antworten Pünktlichkeit, gute Vorbereitung und klare Ziele bieten beste Voraussetzungen für ein produktives Meeting.

5 8 / Die Studie Unsere Untersuchungen belegen: Teamarbeit will gut organisiert sein. Planung Zusammenarbeit wird immer bedeutender für die Wertschöpfung von Unternehmen. Untersuchungen haben ergeben, dass jeder Arbeitnehmer in Deutschland durchschnittlich an vier Meetings pro Woche teilnimmt. Führungskräfte ver bringen sogar bis zu 90 Prozent ihrer Arbeitszeit auf Tagungen und in Jour Fixes. Aber liefern Meetings im vorgegebenen Zeitrahmen auch die gewünschten Ergebnisse? Oder werden sie häufig als Zeitverschwendung empfunden, bringen kaum Erkenntnisse und hinterlassen Frustration bei den Mitarbeitern? Das wollten wir genauer wissen und befrag ten im Rahmen unserer Entwicklungsarbeit rund 400 Mitarbeiter unterschiedlicher Branchen zu ihren Erfahrungen und Wünschen in Bezug auf Teamarbeit und Meetingsituationen. personeller oder kultureller Art bringen die Teilnehmer nicht mit Technologie in Verbindung. Ihrer Meinung nach spielt hier ein Moderator die entscheidende Rolle. In den Bereichen Präsentation, Interaktion und Workflow jedoch würden sich die Studienteilnehmer sinnvolle technologische Unterstützung wünschen. Eine grundlegende Erkenntnis aus unserer Zusammenarbeit und den Untersuchungen ist zudem, dass Meetings in ihrem Aufbau und den Zielen nicht gleich sind. In der Regel sind vier Dimensionen ausschlaggebend für die Anforderungen an Ablauf, Raumsituation, Infrastruktur und Kultur der Teilnehmer. Information & Austausch Wöchentlicher Update-Call Vorstandssitzung Brainstorming Kreation Entscheidungsfindung Das ideale Meeting: pünktlich, vorbereitet, strukturiert und zielgerichtet Unabhängig von Art, Ziel oder Teilnehmerkreis des Mee tings sind bestimmte Faktoren den Mitarbeitern besonders wichtig. Pünktlichkeit, eine gute Vorbereitung von Organisator und Teilnehmern, klare Rollenverteilung und die strikte Verfolgung von Agenda und Zielen stehen ganz oben auf der Liste der Herausforderungen. Aber auch die Anwesenheit eines Moderators, der das Meeting führt und zielgerichtet lenkt, ist von Bedeutung. Insbesondere wenn einzelne Teilnehmer Meetings stark dominieren oder die Diskussion unsachlich wird, kann er die Rolle des Mediators übernehmen. Sehr wichtig sind den meisten Teilnehmern der Studie aber auch die schriftliche Dokumentation der Ergebnisse und ein zeitnah zur Verfügung gestelltes Protokoll. Der Wunsch: Technologie, die Arbeitsabläufe optimiert Sehr unterschiedlich waren die Antworten in Bezug auf die Nutzung von Technologien im Meeting: Herausforderungen Erfolgsfaktoren für Meetings Klares Ziel Gute Vorbereitung Anwesenheit eines Moderators Zusammenfassung des Meetings Zeitnahes Protokoll nach dem Meeting DIE VIER DIMENSIONEN Kreation: Die Entwicklung von Ideen, Inhalten oder Innovationen erfordert sowohl kreative Freiheiten als auch Strukturierung. Entscheidungsfindung: Dafür sind die Abbildung von Hintergrundinformationen und Entscheidungsgrundlagen sowie eine klare Dokumentation und Fixierung der getroffenen Entscheidungen nötig. Planung: Sie beinhaltet die Strukturierung und Visualisierung komplexer Zusammenhänge. Information & Austausch: Zu diesem Zweck müssen Inhalte zur Information und für Wissensaustausch zur Verfügung stehen.

6 Die Lösung: Technologie und Services Digitale Infrastruktur bringt Innovation ins Unternehmen und Produktivität in Ihr Meeting.

7 12 / Die Lösung Frame-it! Neue Technologie für effektivere Zusammenarbeit. Die Technologielösung Frame-it! revolutioniert die Zusammenarbeit von Teams und Gruppen im Meetingraum. Das großflächige Touch-Tool unterstützt Wissensaustausch, Kreation, Strukturierung, Planung und Entscheidungsfin dung. Mit einer Vielzahl von Templates, Methoden und mo derierenden Funktionen steigert Frame-it! die Produk - tivität aktiver Zusammenarbeit durch die Effektivität digitaler Workflows. Effektives Vorbereiten Mit der Agenda-Flow-Funktion werden Termine vom Or ga - ni sa tor geplant und vorbereitet. Er kann für sein Meeting Me thoden und Templates aus der Tool-Box frei zusammenstellen oder bewährte Abläufe aus der Meeting-Box auswählen. Mit Inhalten, Zielen und Zeitspanne versehen ent steht so eine fertige Einladung und Agenda für die Teilnehmer. Produktives Arbeiten Frame-it! bringt Präsentationen groß raus, Ideen an die Wand, Ordnung ins Chaos und Entscheidungen über die Büh ne. In Präsentationen lassen sich mehrere Elemente gleich zeitig darstellen und Inhalte dynamisch vergrößern und bewegen. In Brainstormings schnippen Teilnehmer ihre Ideen von ihrem Tablet direkt auf den interaktiven Touchscreen. Infor mationen können dort weiterbearbeitet, strukturiert und verfeinert werden. In Abstimmungsmeetings teilt man mitgebrachte Inhalte unkompliziert und schnell per Knopfdruck und per Drag & Drop. Der interaktive Austausch und der intuitive Umgang mit Tablet und Touchwall machen das Meeting zum Erlebnis und motivieren alle Teilnehmer zur Zusammenarbeit. Der Entstehungsprozess von digitalen Arbeitsergebnissen kann über Versionierung übersichtlich nachvollzogen und ältere Arbeitsstände einfach wieder aufgerufen werden. Effizientes Nachbereiten Frame-it! macht Arbeitsergebnisse sofort greifbar und unmittelbar zugänglich. Aufwändiges Fotografieren und hän di sches Übertragen in digitale Formate entfällt. Stattdessen liefert Frame-it! automatisiert Protokolle der abgehaltenen Meetings und Dokumente, die direkt im Prozess weiter bearbeitet werden können.

8 14 / Die Lösung Zielgerichtet einbinden und optimal nutzen: unsere Beratungsund Serviceleistungen. 1. Research AECOM identifiziert Bedarf, Arbeitsweisen, Kultur, Anforderungen und Platzierung. Lösungspaket Technologielösungen Tools / Templates (Software) Frame-it! Touchwall (Hardware) 2. Raumkonzeption AECOM erarbeitet Konzepte zur optimalen Raumgestaltung und Einbindung von Frame-it!. 3. Kundenanpassung 3M GTG passt die Software an die gewünschten Funktionalitäten und das vorgegebene Design an. 4. Training AECOM bietet Ein führungsveranstaltungen, Trainings und Kurse für Fortgeschrittene. Beratung und Services Research / Analyse Raumkonzeption / Trainings Workshop / Change Zur optimalen Integration der Technologie im Unternehmen bieten wir Frame-it! als komplementäre Lösung aus Technologieprodukt sowie Beratungs- und Servicepaket an. So gewährleisten wir, dass die Unternehmen die Tech - nolo gie von Beginn an zielführend nutzen und das volle Potential der Lösung ausschöpfen. Wir untersuchen typische Arbeits abläufe und digitale Workflows im Hinblick auf Zusammenarbeit, Arbeitsumgebung und Technologie. Die Ergebnisse überführen wir in ein integriertes Arbeitsplatzkonzept, das Kultur, Austausch und effektive Zusammenarbeit im Unternehmen in den Fokus stellt. Dieses Konzept bildet zugleich die Basis für nachfolgende Trainings und Workshops, in denen wir das Unternehmen dabei unterstützen, Frame-it! in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dazu machen wir die Mitarbeiter mit den Funktionalitäten, Tools und Methoden vertraut, die zu ihren bewährten Meetings passen. Die Beratung und Schulung der Mitarbeiter verfolgt dabei immer das Ziel, die Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig effizienter zu gestalten.

9 AECOM Deutschland GmbH Heimeranstraße 37 D München T +49 (0) munich.europe@aecom.com GTG GmbH Münchner Str. 2c D Planegg Germany T +49 (0) F +49 (0) info@3mgtg.com