Berlin. Manfred Pasutti. Sport. Jörn Kantimm, IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin)
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- Theodor Fleischer
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1 Verwaltungsmodernisierung in Praktische Potentiale der Berlin elektronischen Aktenführung Manfred Pasutti am Beispiel der Beantwortung Senatsverwaltung für Inneres und einer schriftlichen Anfrage Sport Wolfgang Huske, Senatsverwaltung für Inneres und Sport Jörn Kantimm, IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) Organisations- und Personalentwicklung in Berlin 14. und 15. Januar 2013 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 1
2 Auftrag und Rahmenbedingungen: E-Akte Land Berlin Senatsbeschluss am zur Einführung der E-Akte in ausgewählten Bereichen der Berliner Verwaltung und Evaluierung des Einführungsvorgehens zentrale Finanzierung des Projektes E-Akte Land Berlin durch SenInnSport Freigabe eines Budgets von 5,35 Mio. Euro durch das Abgeordnetenhaus am ITDZ Berlin als Generalauftragnehmer, Unterstützung durch externe Dienstleister Anwendung von bewährten Projektvorgehen zur Einführung der E-Akte Einsatz von erfahrenen Mitarbeitern (intern/extern) Werkzeug E-Akte auf Basis von VIS 5.x der Firma PDV-Systeme (Standard des ITDZ Berlin) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 2
3 Zeitplanung Gesamtprojekt (fortgeschrieben) Stand Beginn der Arbeiten in den o.g. Behörden in Q4/2015 Erste Testinstallationen in Q2/2016 Rollout in den Pilot-Behörden (2000 Plätze) bis Ende 2017 Evaluierung aller elektronischen Aktenführungen im Land Berlin (Pilotbehörden und weitere Behörden : ca Plätze ) im ersten Halbjahr 2018 Gemäß Senatsbeschluss vom 7.Juli 2015 sollte anschließend eine Senatsentscheidung über den landesweiten Einsatz der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der Berliner Verwaltung herbeigeführt werden. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 3
4 Geplante Struktur des Gesamtprojekts Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 4
5 Geschäftsgang Schriftliche Anfrage (vereinfacht) Verbindungsstelle Eingang Schriftliche Anfrage Anlegen eines Vorgangs für die Anfrage Geschäftsgangverfügung an Abteilungsleitung Weiterleitung des Antwortschreibens Reinschrift AbtL Eingang prüfen Geschäftsgangverfügung an Referatsleitung Prüfung & Schlusszeichnung RefL Eingang prüfen Geschäftsgangverfügung an Gruppenleitung Prüfung & Mitzeichnung Eingang prüfen und erledigen GruppenL Dokument erstellen / bearbeiten (Antwort) Initiierung der Zeichnungsphase Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 5
6 Geschäftsgang Verbindungsstelle Eingang Schriftliche Anfrage Anlegen eines Vorgangs für die Anfrage Geschäftsgangverfügung an Abteilungsleitung AbtL RefL GruppenL Miniinfo Verbindungsstelle: Leonie Löwenzahn Abteilungsleitung: Helene Baum Referatsleitung: Karl Streng Gruppenleitung: Stephan Fleißig Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 6
7 Geschäftsgang Verbindungsstelle AbtL Eingang prüfen Geschäftsgangverfügung an Gruppenleitung RefL Eingang prüfen Geschäftsgangverfügung an Gruppenleitung GruppenL Miniinfo Verbindungsstelle: Leonie Löwenzahn Abteilungsleitung: Helene Baum Referatsleitung: Karl Streng Gruppenleitung: Stephan Fleißig Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 7
8 Geschäftsgang AbtL RefL Eingang prüfen & erledigen GruppenL Dokument erstellen / bearbeiten Initiierung der Zeichnungsphase Miniinfo Verbindungsstelle: Leonie Löwenzahn Abteilungsleitung: Helene Baum Referatsleitung: Karl Streng Gruppenleitung: Stephan Fleißig Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 8
9 Geschäftsgang Verbindungsstelle Weiterleitung des Antwortschreibens Reinschrift AL Prüfung & Schlusszeichnung RL Prüfung & Mitzeichnung GruppenL Miniinfo Verbindungsstelle: Leonie Löwenzahn Abteilungsleitung: Helene Baum Referatsleitung: Karl Streng Gruppenleitung: Stephan Fleißig Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 9
10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Senatsverwaltung für Inneres und Sport ITDZ Berlin Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und ITDZ Berlin Praktische Potentiale der elektronischen Aktenführung Seite 10
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