Farbe im Griff, Kosten im Griff

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1 Broschüre Farbe im Griff, Kosten im Griff HP Lösungen für die Zugriffskontrolle auf Farbdrucke

2 Steuern Sie effizient den Zugriff auf Farbdrucke und schonen Sie so Ihre Ressourcen. Farbdrucke sind ein tolles Business-Tool, denn sie geben Marketingmaterial, Präsentationen und Angeboten einen professionellen Look. Unnötige Farbdrucke können aber schnell ins Geld gehen. Mit diesen Management-Tools von HP halten Sie Ihr Farbdruckbudget zuverlässig im grünen Bereich. Sie setzen die Grenzen mit Management-Tools für den Farbdruck. Es ist heute wichtiger als je zuvor, Farbdrucke im ganzen Unternehmen möglichst effektiv und kosteneffizient zu nutzen. HP kann Ihnen dabei helfen: Beobachten Sie aktiv die Nutzung, finden Sie heraus, wer die Farbdruckfunktion nutzt, bestimmen Sie den optimalen Aufstellungsort für Ihre Drucker und planen Sie das Verbrauchsmaterial bedarfsgerecht. Strategische Zugriffsbeschränkungen bei Farbdrucken helfen, die Druckkosten im Griff zu behalten. Durch eine effektive Erfassung der Druckkosten können Sie bestimmten Kunden oder Abteilungen den Aufwand für Farbdrucke weiter berechnen. HP bietet Ihnen verschiedene Wege, um die Nutzung zu beobachten, den Zugriff zu beschränken und die Kosten für Farbdrucker zu erfassen. Hier sind vier Lösungen, mit deren Hilfe Sie in Ihrer Druckinfrastruktur durch bessere Kontrolle die Kosten senken können: Integrierte Features HP LaserJet Enterprise Farbdrucke und Multifunktionsgeräte verfügen über integrierte Features, über die sich Ihre Geräte individuell kontrollieren lassen. 1 HP Web Jetadmin (HP WJA) Mit dieser Gratis-Software für das Flottenmanagement können Sie Reports erstellen und über Drucker und Multifunktionsgeräte hinweg die Einstellungen kontrollieren. HP Universal Print Driver (HP UPD) Gratis-Treibersoftware für die gesamte Flotte mit Funktionen zur Kontrolle oder Sperrung von Farbdrucken HP Access Control (HP AC) Diese leistungsstarke Management-Software schafft durch erweiterte Reporting-Funktionen, mehr Kontrolloptionen und die Möglichkeit, Farbdrucke unternehmensweit an Kunden oder Abteilungen zu berechnen, Mehrwert. Zudem ist die sehr anwenderfreundlich und sorgt für mehr IT-Effizienz. 2 1 Unter den Geräten mit integrierter Zugriffskontrollfunktion für Farbdrucke finden sich die HP LaserJet Drucker und Multifunktionsgeräte der Enterprise Klasse. Auf Active Directory Group basierendes Funktionsmanagement oder Kopierfunktionssteuerung sind nur bei HP LaserJet Geräten der Enterprise-Klasse mit FutureSmart Firmware erhältlich. 2 HP Access Control ist eine skalierbare, individuell anpassbare Gruppe von Lösungen, die Sie optional erwerben können. 2

3 Holen Sie sich die Fakten. Stellen Sie sich diese Fragen: Weiß ich, wer die Farbdruckfunktion nutzt? Befinden sich die Farbdrucker in der Nähe der Nutzer, die sie am häufigsten benötigen? Wird Farbe genutzt, wenn auch Schwarzweiß ausreichend wäre? Wie erfahre ich, wann Verbrauchsmaterial bestellt werden muss? Wissen ist Macht. Indem Sie die Farbnutzung im ganzen Unternehmen beobachten, können Sie Ihren Anwendern helfen, sich ihrer eigenen Nutzung bewusst zu werden. HP Web Jetadmin und HP Access Control bieten Ihnen verschiedene leistungsstarke Tools, die Ihnen helfen können: unnötige Farbnutzung zu identifizieren und diese abzustellen. Ihre Anwender zum Nachdenken anzuregen, ob Websites, persönliche Dokumente, Präsentationen (wie PowerPoint Folien) oder Kopien vom Jahresabschluss wirklich in Farbe ausgedruckt werden müssen. das Druckverhalten im Unternehmen nachhaltig zu ändern, indem Abteilungen oder einzelne Anwender identifiziert werden, die die Farbfunktion übermäßig nutzen. die Produktivität zu steigern, indem Netzwerk-Farbdrucker in der Nähe der Personen aufgestellt werden, die sie am häufigsten benötigen. den Bedarf an Verbrauchsmaterial zu kalkulieren. Trenddaten auszuwerten und damit effektiv und bedarfsgerecht zu planen. Erstellen Sie Reports,, die Ihnen zeigen, wer wofür in welchem Umfang Farbdrucke erstellt. HP Web Jetadmin, die Gratis-Software von HP für das Flottenmanagement, macht es einfach, auf Anwender- oder Geräteebene Reports zu erstellen. Mit HP Access Control können Sie noch detailliertere Reports erstellen und die Nutzung durch zusätzliche Ansichten transparent machen, zum Beispiel nach Software-Anwendung, Konten oder Anwendern und Nutzergruppen. Basierend auf Active Directory können Sie zudem für Anwender oder Nutzergruppen Limits setzen und die jeweiligen Mitarbeiter benachrichtigen, wenn sie das Limit fast erreicht haben. Informieren Sie Ihre Anwender im laufenden Betrieb über alternative Druckoptionen. HP Access Control hilft Ihnen, Benachrichtigungen wie Pop-ups oder Auswahlmenüs anzuzeigen, wenn ein Anwender ein Dokument drucken will, das den Vorgaben nicht entspricht. Will ein Anwender beispielsweise eine Website in Farbe ausdrucken, könnte ihm über ein Pop-up-Fenster vorgeschlagen werden, diese stattdessen in Schwarzweiß auszudrucken. Basierend auf den von Ihnen erstellten Regeln könnten umfangreiche Druckjobs auf einen günstigeren Farbdrucker umgeleitet werden. Finden Sie heraus, was in Ihrer Druckerumgebung vor sich geht und treffen Sie die richtigen Maßnahmen. Mit HP Web Jetadmin können Sie Druckadministratoren bei Erreichen bestimmter Grenzwerte pro-aktiv benachrichtigen, um eine effiziente Versorgung mit Verbrauchsmaterial zu gewährleisten. Außerdem können Mitglieder des IT-Teams mithilfe der Lösung nach Gerät und Standort erstellte Trend-Reports im Auge behalten. HP Access Control bietet Ihnen die Möglichkeit, Trends nach zahlreichen weiteren Merkmalen zu verfolgen. Mehr dazu finden Sie in der Tabelle auf Seite 6. Stellen Sie sich diese Fragen: Hat es den Anschein, dass jeder alles in Farbe ausdruckt, ganz gleich, worum es sich handelt und für wen es gedacht ist? Möchte ich den Farbdruck für bestimmte Anwender oder Abteilungen einschränken? Möchte ich die Farbfunktion an unseren Multifunktionsgeräten deaktivieren? Oder möchte ich nur bestimmten Personen per PIN Zugriff auf Farbkopien gewähren? Möchte ich die Farbnutzung auf bestimmte Software-Anwendungen begrenzen? Möchte ich umfangreiche Farbdruckjobs auf den günstigsten Farbdrucker umleiten? Setzen Sie Limits, um die Kosten zu steuern. Starten Sie nun damit, den Farbzugriff zu managen. Vermutlich haben Sie Anwender, die fast ausschließlich Dokumente ausdrucken wie Kopien von s. Diese sollten in Schwarzweiß ausgedruckt werden. Grafikdesigner oder Marketing-Manager hingegen müssen ihre Ausdrucke in Farbe erstellen. Wenn Sie die Zugriffsrechte in Ihrem Unternehmen klar zuordnen, kann Ihnen das helfen, die Kosten zu senken: Schonen Sie Ressourcen, indem Sie Druckjobs konsequent an das effizienteste Gerät senden, statt einfach nur an den nächsten Drucker. Gewähren Sie den Anwendern und Abteilungen Zugriff, die tatsächlich Farbdrucke benötigen wie Ihren Kommunikations-, Kreativ- und Marketing-Teams. Vermeiden Sie die unnötige Nutzung der Farbfunktion, zum Beispiel beim Ausdruck von Web-Inhalten, bei bestimmten Geschäftsunterlagen oder Reportentwürfen, beim Kopieren von Dokumenten, für die auch Schwarzweiß ausreichen würde oder bei persönlichen Fotos, Einladungen oder anderen Privatangelegenheiten. 3

4 Unterlegen Sie die Geräteeinstellungen und Nutzungsreports durch klare Druckrichtlinien. Abhängig von der Art des Unternehmens können Druckrichtlinien Empfehlungen sein oder verbindliche Anweisungen. Richtlinien geben eine Reihe von Bedingungen vor wie: Drucker-Hardware Auftragsnamen Auftragsparameter Benutzer Datum und Uhrzeit Basierend auf diesen Bedingungen geben die Richtlinien dann Maßnahmen vor wie: Routing von Druckjobs Doppelseitendruck als Standard Druck im Economy-Modus Druck in Schwarzweiß oder Graustufen Auftragskennung Kein Druck zulässig Richtlinien ermöglichen Benachrichtigungen wie diese: Reports für Administratoren Web-Protokoll Pop-up-Benachrichtigung für Benutzer -Benachrichtigungen für Anwender oder Administratoren Auswahlmenüs Stellen Sie sich diese Fragen: Möchten Sie die Kosten für den Farbdruck bestimmten Kunden, Arbeitsgruppen oder Anwendern zuordnen? Möchten Sie die Druckinformationen in Ihre Fakturierungs-Software exportieren? Möchten Sie Farbdrucke über Prepaid Benutzerkonten zulassen? Steuern Sie mit HP Tools den Zugriff auf Farbdrucke. Die zahlreichen integrierten Geräte-Features und die leistungsstarken Lösungen für das Flottenmanagement helfen Ihnen, zu kontrollieren, wer Farbe nutzt, welche Dokumente in Farbe gedruckt werden und wann in Ihrem Unternehmen Farbe genutzt wird. Beschränken Sie über die Geräteeinstellungen den Farbzugriff auf bestimmte Anwender. Gewähren Sie Anwendern, die Farbkopien erstellen müssen, über eine persönliche PIN, die in die Tastatur des Multifunktionsgeräts eingegeben wird, Farbzugriff. Setzen Sie bei einzelnen Geräten den Standard auf Schwarzweiß, sodass Anwender beim Ausdrucken ganz bewusst Farbe auswählen müssen. Konfigurieren Sie die Einstellungen für den Farbzugriff geräteübergreifend, für die gesamte Flotte oder nach individuellen Nutzergruppierungen und Bedingungen. Definieren Sie für Ihr Team, was in Farbe ausgedruckt werden darf oder wann Farbdruck zulässig ist, indem Sie Farbdrucke nach Anwendung, Jobumfang oder Tageszeit einschränken. So könnte ein Administrator den Farbdruck auf Grafikanwendungen wie Adobe Illustrator begrenzen. Oder Sie könnten Farbdrucke nur während der Arbeitszeit zulassen, um private Ausdrucke nach Feierabend oder am Wochenende zu verhindern. Nutzen Sie Druckrichtlinien, um Druckjobs zu möglichst effizienten Druckern umzuleiten. Jobumfänge ab einer bestimmten Seitenzahl können an einen Farbdrucker mit niedrigeren Kosten pro Seite umgeleitet werden. Oder Schwarzweiß-Aufträge werden automatisch von Farb-Multifunktionsgeräten auf einen Schwarzweißdrucker mit niedrigeren Kosten pro Seite umgeleitet. Sie können auf Farbgeräten die Druck- und Kopierfunktion in Farbe komplett deaktivieren. Weitere Informationen zu den bei den verschiedenen HP Lösungen verfügbaren Kontroll- Features finden Sie in der Tabelle auf Seite 6. Jobs verfolgen, Kosten zuordnen, Rechnungsstellung managen. Die Jobverfolgung bietet Ihnen die Möglichkeit, Kosten für Farbdrucke und -kopien in Rechnung zu stellen. Sie können: die Kosten Anwendern, Gruppen oder Abteilungen in Rechnung stellen, so das Kostenbewusstsein schärfen und zu einer korrekten Nutzung von Farbdrucken anregen. Kunden auf Projektbasis die korrekte Menge Farbe in Rechnung stellen. einfach Reports konfigurieren, um Druckkosten bestimmten Abteilungen oder Anwendern zuzuordnen. Falls Sie nur einen einfachen Report benötigen, der Ihnen zeigt, wie viele Seiten auf einem oder mehreren Geräten gedruckt wurden, verwenden Sie HP Web Jetadmin. HP Access Control bietet Ihnen sogar noch mehr Konfigurationsoptionen, zum Beispiel nach Anwendern, Projekten oder Jobnummern. Außerdem können Sie die Daten in verschiedene Formate exportieren und sie in Ihre Fakturierungs-Software einfließen lassen. HP Access Control Job Accounting Verfolgen Sie die Nutzung im Detail und analysieren Sie die Ergebnisse. Sammeln Sie präzise Daten. Erstellen und versenden Sie die Ergebnisse. 4

5 Entdecken Sie die HP Software-Lösungen. Die leistungsstarken HP Lösungen fürs Flotten-Management können Ihnen nicht nur bei der Zugriffskontrolle für Farbdrucke helfen. Nur ein Treiber und Sie haben alles unter Kontrolle HP Universal Print Driver ist ein einziger Gratis-Druckertreiber, über den Anwender sofort und ohne zusätzliche Treiber-Downloads Zugriff auf verschiedene HP Druckservices haben im Büro und unterwegs. Der HP Universal Print Driver beinhaltet Tools und Services für das zentrale Management und die individuelle Anpassung von Treibern und Druckern. Auch der Farbzugriff lässt sich so flottenweit zentral steuern. Weitere Informationen unter hp.com/go/upd. Eine Lösung, umfassende Kontrolle Mit HP Web Jetadmin, der preisgekrönten, kostenlos herunterladbaren Software fürs Druck- und Bilder-Management, konfigurieren und warten Sie all Ihre Drucker- und Bildbearbeitungsgeräte. Sie können über eine web-basierte Schnittstelle Treiber managen, Reports einsehen, Statusmeldungen zu Geräten und Material empfangen und die Netzwerkeinstellungen sowie den Farbzugriff flottenweit konfigurieren und aktualisieren. Weitere Informationen zu diesem Gratis-Software-Tool sowie eine Download-Möglichkeit unter hp.com/go/webjetadmin. Eine leistungsstarke, vielseitige Management-Lösung HP Access Control ist besonders anwenderfreundlich, sorgt für mehr IT-Effizienz und optimiert im gesamten Unternehmen das Management der Kontroll-Features. Diese vielseitige Software Suite hilft Ihnen, die Sicherheit zu steigern, die Kosten zu senken, die Produktivität zu verbessern und im Druckumfeld die Abfallmenge zu reduzieren. Als die Top Management Lösung von HP bietet sie Ihnen Druck-Authentisierung, Auditing, Autorisierung, Druckerfassung und sichere Pull Printing-Funktionalität. Als modulare Lösung lässt sie sich zudem einfach mit HP Geräten integrieren. Diese skalierbaren, individuell anpassbaren HP Lösungen bieten Ihnen sicheren Zugriff auf Imaging- und Drucker Hardware, Dokumente und Daten. Weitere Informationen unter hp.com/go/hpac HP Access Control ein umfassendes Lösungsset, das Ihnen hilft, die Sicherheit zu steigern, die Kosten zu senken und Druckaufträge zu verfolgen. Über Mobile Release authentifizieren Druckabläufe optimieren Pull Printing mit Verschlüsselung aktivieren Druckregeln erstellen Gerätesicherheit verbessern Mit HP Näherungskartenlesern authentifizieren Benutzer per PIN/ PIC authentifizieren Kontingente für Druckernutzung nachverfolgen und zuweisen Drucker verwalten 5

6 Kontroll-Features für den Farbzugriff nach Lösung Sie können die Farbdrucknutzung in Ihrem Unternehmen auf verschiedene Weise beobachten, managen und verfolgen. Einzelnes Gerät Flottenweite Lösungen Features HP LaserJet Enterprise HP Web Jetadmin HP Universal Print Driver HP Access Control Beobachtung und Bewusstsein Reports zur Farbnutzung nach Gerät oder Gerätegruppen Reports nach Anwendern Reports nach spezifischen Anwendungen Reports nach Benutzerkonto Warnungen, wenn die Nutzung das gesetzte Limit erreicht Pop-up-Nachricht für den Anwender, wenn der Druckjob nicht den Richtlinien entspricht Die Flottennutzung verstehen Den Zugriff managen Farbdrucke sperren Farbkopien sperren und per PIN zugänglich machen Farbdrucke nach Gerät kontrollieren Farbdrucke nach Anwendern kontrollieren Farbdrucke nach Active Directory Gruppe kontrollieren Farbkopien nach Active Directory Gruppe kontrollieren Farbdrucke nach Anwendungen kontrollieren Farbdrucke nach Zeit kontrollieren Farbdruckjobs nach Jobparametern umleiten Verfolgung und Rechnungsstellung Reporting: siehe oben unter Beobachtung und Bewusstsein Drucklimits setzen und Warnungen auslösen Daten zur Rechnungsstellung in Report Formaten extrahieren Wie HP Sie unterstützen kann Ob Sie einen Drucker kaufen, eine Strategie für effektive Farbnutzung entwickeln, Ihre Multifunktionsgeräte- und Dokumenten Management Flotte optimieren oder Ihr gesamtes Druck- und Imaging-Umfeld auf den neuesten Stand bringen wollen, wir haben die Experten, die Erfahrung und die Technologie, um Ihnen jederzeit die richtige Lösung bieten zu können. Managed Print Services IT-Administratoren können sich darauf verlassen, dass die HP Managed Print Services ihnen buchstäblich alles bieten, was sie benötigen, um eine kosteneffiziente, produktivitätssteigernde Umgebung zu schaffen, wobei Hardware ebenso eingeschlossen ist wie Verbrauchsmaterial und Wartung. Die HP Managed Print Spezialisten können Ihnen helfen, im Rahmen Ihrer Managed Print Services über HP Access Control Druckrichtlinien zu erstellen und durchzusetzen. Weitere Informationen unter hp.com/go/mps. Erfahren Sie mehr unter hp.com/go/cac Für Updates registrieren unter hp.com/go/getupdated Mit Kollegen teilen Dieses Dokument bewerten Copyright 2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Die enthaltenen Informationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Die einzigen Garantien in Bezug auf HP-Produkte und -Leistungen sind jene, die in den zusammen mit diesen Produkten und Leistungen ausgelieferten ausdrücklichen Garantieerklärungen enthalten sind. Nichts hierin ist so auszulegen, als stelle es eine zusätzliche Garantie dar. HP ist nicht haftbar für hierin enthaltene technische oder redaktionelle Fehler oder Auslassungen. Adobe ist ein Warenzeichen der Adobe Systems Incorporated. 4AA4-7657DEE, Juli 2013

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