ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN DIREKT IN OUTLOOK.

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1 ANLEITUNG OUTLOOK ADD-IN KONFERENZEN PLANEN, BUCHEN UND ORGANISIEREN DIREKT IN OUTLOOK.

2 INHALT SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 3 2 OUTLOOK 3 3 ADD-IN INSTALLIEREN 4 4 OUTLOOK EINRICHTEN KONTO FÜR KONFERENZSYSTEM EINRICHTEN VERBINDUNG ZUM INTERNET EINRICHTEN SPRACHE AUSWÄHLEN 5 5 STELLVERTRETERKONTO EINRICHTEN 7 6 KONFERENZ BUCHEN UND DURCHFÜHREN 8 7 KONFERENZ VERWALTEN KONFERENZ BEARBEITEN KONFERENZ VERSCHIEBEN KONFERENZ ABSAGEN

3 3 1 SYSTEMVORAUSSETZUNG In diesem Kapitel erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen Sie das Outlook Add-In nutzen können. BETRIEBSSYSTEM: Windows XP Windows Vista ohne Service Pack (nur mit aktivierter Benutzersteuerung) Benutzersteuerung aktivieren unter START > SYSTEMSTEUERUNG >BENUTZERKONTEN > BENUTZERKONTEN > BENUTZERSTEUERUNG ein- oder ausschalten Windows Vista SP1 Windows 7 Windows 8 OUTLOOK: 2002 (Office XP) HINWEIS: Wenn Sie die in Kapitel 5 beschriebene Stellvertretereinrichtung nutzen möchten, dann muss der Stellvertreter Outlook 2002 SP3 (oder höher), Outlook 2003 SP1 (oder höher) oder Outlook 2007 verwenden. 2 OUTLOOK Die in dieser Dokumentation enthaltenen Outlook- Grafiken beziehen sich auf Microsoft Office Outlook 2003 (XP). Die Darstellungen können von anderen Office- Versionen abweichen. Der Fokus dieser Dokumentation liegt auf der Beschreibung der Funktionalitäten des Outlook Add-Ins. Für eine ausführliche Beschreibung der Outlook- Funktionalitäten verwenden Sie die Microsoft Hilfe von Outlook (? > MICROSOFT OFFICE OUTLOOK-HILFE). 3 ADD-IN INSTALLIEREN Um das Outlook Add-In zu installieren, müssen Sie Outlook schließen. HINWEIS: Wenn Sie über Ihren Account Konferenzen über eine Stellvertretung buchen lassen möchten, dann ist es ausreichend, wenn das Add-In nur auf dem PC der Stellvertretung installiert wird. Informationen zur Einrichtung eines Stellvertreters erhalten Sie im Kapitel 5 Stellvertreterkonto einrichten. 1. Starten Sie das Installationsprogramm des Outlook Add-Ins per Doppelklick. Der Installationsassistent öffnet sich. 2. Lesen Sie den Add-In-Lizenzvertrag. 3. Wählen Sie Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrages zu aus. Klicken Sie auf Installieren. 4. Das Add-In wird installiert. Um den Installationsassistenten zu schließen, klicken Sie nach Fertigstellung der Installation auf Fertig stellen. Das Outlook Add-In wurde installiert. Die Menüleiste des Add-Ins wurde integriert.

4 4 4 OUTLOOK EINRICHTEN In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr Outlook einrichten, um das Add-In nutzen zu können. 4.1 KONTO FÜR KONFERENZSYSTEM EINRICHTEN In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr persönliches Konto für das Konferenzsystem einrichten. Falls Sie nicht selbst Buchungen vornehmen möchten, sondern diese Aufgabe Ihrer Stellvertretung überlassen, dann gehen Sie wie im Kapitel 5 Stellvertreterkonto einrichten beschrieben vor. 1. Öffnen Sie Ihr Outlook. Beim ersten Öffnen von Outlook nach Installation des Add-Ins erscheint das Fenster Mein Konferenzsystemkonto einrichten. 4. Klicken Sie auf Einstellungen testen. Neben dem Button Einstellungen testen erscheint der Text Test: OK. HINWEIS: Sollten Sie die Meldung Test: Fehler erhalten, kann dies folgende Gründe haben: Die Eingabe war fehlerhaft. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort erneut ein. Achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise sowie Groß- und Kleinschreibung und Sonderzeichen. Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist dem System nicht bekannt. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator. Ihr Konferenzkonto ist gesperrt. Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in Verbindung. 5. Klicken Sie auf OK. Die Einrichtung Ihres Kontos ist fertig gestellt. 4.2 VERBINDUNG ZUM INTERNET EINRICHTEN Standardmäßig werden die Netzwerkeinstellungen Ihres Webbrowsers (Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.) verwendet. Für die Verwendung von individuellen Netzwerkeinstellungen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM KONFERENZ ADD-IN. 2. Klicken Sie auf Verbindungen. 3. Klicken Sie auf Verwende benutzerdefinierte Netzwerkeinstellungen. 4. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus. Bei Fragen zu Ihren Netzwerkeinstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. 5. Klicken Sie auf OK. Die Verbindungseinstellungen wurden übernommen. HINWEIS: Dieses Fenster können Sie jederzeit direkt im Add-In über TELEKOM > KONTEN KONFERENZSYSTEM ODER IM OUTLOOK- MENÜ ÜBER EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM KONFERENZ ADD-IN > KONTEN KONFERENZSYSTEM > Doppelklick auf Ihr Konto aufrufen. 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. 3. Zum speichern Ihrer Zugangsdaten aktivieren Sie das Häkchen vor Passwort speichern.

5 5 4.3 SPRACHE AUSWÄHLEN 1. Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM KONFERENZ ADD-IN. 2. Wählen Sie die Sprache im Drop-down-Menü aus. 3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK Die Spracheinstellungen wurden übernommen. 5 STELLVERTRETERKONTO EINRICHTEN Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos Buchungen nicht selbst vornehmen, sondern diese Aufgabe einer Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es ausreichend, wenn das Add-In nur auf dem PC der Stellvertretung installiert wird. Einstellungen für die Stellvertretung müssen sowohl auf Ihrem PC als auch auf dem PC der Stellvertretung vorgenommen werden. Sie können nur Stellvertreter einrichten, wenn Ihr - Konto über einen Microsoft Exchange Server verwaltet wird. 1. Richten Sie einen Stellvertreter ein (in Ihrem Outlook): Klicken Sie auf EXTRAS > OPTIONEN > STELLVERTRETUNGEN. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie den Benutzer aus der Liste aus, der stellvertretend für Sie Buchungen vornehmen soll. Klicken Sie auf OK. Der Stellvertreter wurde eingerichtet. Ändern Sie bei Bedarf über Berechtigungen die Rechtefreigaben für die Stellvertretung. Damit die Stellvertretung Konferenzbuchungen vornehmen kann, muss sie nur Zugriff auf den Kalender haben. Alle anderen Berechtigungen müssen nicht gesetzt werden. Wenn der Stellvertreter die Berechtigung erhalten soll, bestehende Termine zu ändern, dann wählen Sie bei Kalender die Stufe 3. Wenn der Stellvertreter nicht die Berechtigung erhalten soll, bestehende Termine zu ändern, dann wählen Sie bei Kalender die Stufe 2. Wenn der Stellvertreter eine Kopie der Benachrichtigungs- s erhalten soll, dann aktivieren Sie die Checkbox vor Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten.

6 6 2. Zeigen Sie den freigegebenen Kalender an (im Outlook des Stellvertreters): A. Bei Outlook 2003, 2007 oder 2013 Klicken Sie im linken Menü auf Kalender. Klicken Sie auf Freigegebenen Kalender öffnen.. Klicken Sie auf Name. Wählen Sie den Benutzer, für den Sie stellvertretend Konferenzen buchen möchten, per Doppelklick aus. Klicken Sie auf OK. B. Bei Outlook 2002 (Office XP) Klicken Sie auf Datei. Klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie auf Ordner eines anderen Benutzers. Klicken Sie auf Name. Wählen Sie den Benutzer, für den Sie stellvertretend Konferenzen buchen möchten, per Doppelklick aus. Klicken Sie auf OK. Sie sehen nun neben Ihrem Kalender auch den Kalender der Person, für die Sie Stellvertretung sind. 3. Richten Sie ein Stellvertreterkonto ein (im Outlook des Stellvertreters): Klicken Sie direkt im Add-In auf TELEKOM > KONTEN KONFERENZSYSTEM ODER IM OUTLOOK-MENÜ AUF EXTRAS > OPTIONEN > TELEKOM KONFERENZ ADD-IN > KONTEN KONFERENZSYSTEM > Doppelklick auf Ihr Konto. Klicken Sie unter dem Text Stellvertreterkonto auf Hinzufügen. Geben Sie den Namen der Stellvertretung ein. Geben Sie den Benutzernamen des Inhabers des Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie stellvertretend Buchungen vornehmen möchten). Geben Sie das Passwort des Inhabers des Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie stellvertretend Buchungen vornehmen möchten). Falls Sie Ihr Passwort speichern möchten, dann aktivieren Sie das Häkchen vor Passwort speichern. Klicken Sie auf Einstellungen testen. Neben dem Button Einstellungen testen... erscheint der Text Test: OK. Sie erhalten die Meldung Test: Fehler. Die Anmeldeinformationen sind dem Konferenz-Server nicht bekannt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben. Sie haben sich vertippt. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort erneut ein. Achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise. Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist dem System nicht bekannt. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator. Ihr Konferenzkonto ist gesperrt. Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in Verbindung. Klicken Sie auf OK. Die Einrichtung des Stellvertreterkontos ist abgeschlossen. Informationen zur Installation des Add-Ins erhalten Sie im Kapitel 3. Weitere Einstellungsmöglichkeiten erfahren Sie in den Abschnitten 4.2 und 4.3. Der Abschnitt 4.1 ist für Sie nicht relevant.

7 7 6 KONFERENZEN BUCHEN UND DURCHFÜHREN In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie in Ihrem Outlook eine Konferenz buchen. 1. Klicken Sie auf Neue Konferenz. 2. Wählen Sie die Konferenzart aus: A. TELEFONKONFERENZ Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden vom System zusammengeschaltet. B. WEBMEETING Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden vom System zusammengeschaltet. Per Desktop- Sharing können Sie allen Teilnehmern Ihren Bildschirm zeigen bzw. den Bildschirm eines anderen Teilnehmers sehen. C. WEBPRÄSENTATION Zum verabredeten Zeitpunkt wählen sich alle Teilnehmer mit dem Zugangs-Code ein und werden vom System zusammengeschaltet. Zusätzlich können Sie allen Teilnehmern eine Präsentation vorführen. D. WEBMEETING BASIC Als WebMeeting Basic wird ein WebMeeting ohne Telefonkonferenz bezeichnet. 3. Falls die Option Sicherheits-Code für Sie freigeschaltet ist, dann können Sie zusätzlich einen Sicherheits-Code eingeben. 4. Geben Sie bei Bedarf eine Kostenstelle ein. HINWEIS: Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. 5. Geben Sie im Textfeld hinter An die -Adressen der Teilnehmer ein, die an der Konferenz teilnehmen sollen. Mit einem Klick auf An können Sie Ihre Teilnehmer auch direkt aus Ihrem Adressbuch auswählen. 6. Füllen Sie nun wie gewohnt Ihre Outlook- Besprechungsanfrage aus. Sie müssen keinen Einladungstext verfassen. Dieser wird automatisch generiert, sobald Sie die Besprechungsanfrage senden. Falls Sie einen individuellen Text eingeben, dann wird dieser zusammen mit dem automatisch generierten Einladungstext versendet. 7. Klicken Sie auf Senden. Falls Sie als Stellvertreter buchen und noch kein Konto eingerichtet haben, werden Sie nun dazu aufgefordert. Lesen Sie dazu Kapitel 5 Stellvertreterkonto einrichten. Alle Teilnehmer erhalten eine Einladungs- mit allen relevanten Informationen, wie Einwahlrufnummer und Zugangs-Code. Die Konferenz wird automatisch in Ihrem Outlook-Kalender und Ihrem Konferenzsystem-Account eingetragen. Beachten Sie, dass die Einladungs- einer Outlook- Besprechungsanfrage entspricht und daher nur mit E- Mail-Clients geöffnet werden kann, die Outlook- Einladungs- s unterstützen. HINWEIS: Sie können auch nachträglich Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie dafür die Konferenz in Ihrem Terminkalender per Doppelklick aus. Klicken Sie auf den Registerreiter Terminplanung und dann auf Weitere einladen. HINWEIS: Sie können einen gebuchten Termin auch in eine Konferenz umwandeln. Wählen Sie den gewünschten Termin in Ihrem Terminkalender per Doppelklick aus und klicken Sie auf Als Telekom Konferenz. (Ab Outlook 2007 finden Sie diese Option in der Ribbon-Menüleiste. Sie wird dort als Telefonkonferenz bezeichnet.) Informationen zur Durchführung der Konferenz erhalten Sie in Ihrer Einladungs- oder Ihrem Account unter KONTAKT & TIPPS > ANLEITUNGEN.

8 8 7 KONFERENZEN VERWALTEN In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine Konferenz bearbeiten, verschieben oder absagen. Sie können über Outlook gebuchte Konferenzen nur über Outlook bearbeiten, verschieben und absagen. 7.1 KONFERENZEN BEARBEITEN In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine Konferenz bearbeiten. 1. Klicken Sie auf Kalender. Der Kalender öffnet sich. 2. Öffnen Sie die Konferenz per Doppelklick 3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 4. Informieren Sie die Teilnehmer über die Änderungen, indem Sie entweder auf Aktualisierung senden klicken oder auf Speichern und schließen und dann die Meldung mit Ja bestätigen. Die Änderungen wurden übernommen. Die Teilnehmer wurden über die Änderungen informiert. 7.2 KONFERENZEN VERSCHIEBEN In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine Konferenz auf eine andere Uhrzeit/einen anderen Termin verschieben. 1. Klicken Sie auf Kalender 2. Wählen Sie die Konferenz aus, die Sie verschieben möchten. 3. Ziehen Sie die Konferenz mit gedrückter Maustaste zur gewünschten Uhrzeit/zum gewünschten Termin. Wechseln Sie bei Bedarf über den Menüpunkt Ansicht die Ansichten für Tage, Arbeitswochen, Wochen oder Monate. Sie können die Konferenz auch verschieben, indem Sie sie per Doppelklick öffnen und Datum bzw. Uhrzeit ändern. Sie erhalten die Meldung Möchten Sie die Teilnehmer der Besprechung xy über die Änderungen informieren und Ihnen eine Aktualisierung senden?. 4. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja. Die Konferenz wurde verschoben. Die Teilnehmer wurden über die Änderungen informiert.

9 9 7.3 KONFERENZEN ABSAGEN 1. Klicken Sie auf Kalender. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Konferenz, die Sie löschen möchten. A. Wenn Sie die Teilnehmer über die Absage der Konferenz informieren möchten, dann wählen Sie die Option Absage senden und Besprechung löschen aus. 4. Klicken Sie auf OK. Die Konferenz wurde abgesagt. Alle Teilnehmer wurden über die Absage informiert. B. Wenn Sie die Teilnehmer nicht über die Absage der Konferenz informieren möchten, dann wählen Sie die Option Löschen, ohne Absage zu senden aus. 5. Klicken Sie auf OK. Die Konferenz wurde abgesagt. Die Teilnehmer wurden über die Absage nicht informiert. 3. Klicken Sie auf Besprechung absagen. Gelöschte Konferenzen sind nicht wiederherstellbar. Sie erhalten die Meldung: Die Teilnehmer wurden nicht darüber informiert, dass die Besprechung xy abgesagt wurde. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: HERAUSGEBER Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg Bonn

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