FTI: Eine Finanzlösung für mehr als 30 Standorte rund um den Globus

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1 Implementierungspartner FTI: Eine Finanzlösung für mehr als 30 Standorte rund um den Globus Schnell und flexibel: Das ist das Credo des Reiseveranstalters FTI. Kundenwünsche werden prompt erfüllt, neue Trends rasch umgesetzt. Auch intern entwarf das Unternehmen einen sportlichen Projektplan und führte in kurzer Zeit die SAP -ERP-Module FI und CO in 17 internationalen Standorten ein. Nun reichen wenige Klicks für einen fundierten über alle Gesellschaften.

2 Unternehmen FTI GROUP Hauptsitz München, Deutschland Branche Dienstleistung Produkte und Services Pauschal- und Bausteinreisen Mitarbeiter weltweit Umsatz 2,4 Milliarden Euro Website Alle Finanzprozesse weltweit standardisieren Wartungs- und Prozesskosten senken Auch zukünftig internationales Wachstum ermöglichen Warum SAP? Viele Länderversionen von SAP ERP im Standard verfügbar Großes, internationales Partnernetzwerk Branchenspezifische Fremdsysteme lassen sich leicht anbinden ermöglicht weiteres internationales Wachstum Rechtliche Anforderungen werden auch international abgedeckt SEPA-fähiger Zahlungsverkehr wird unterstützt Automatische Abrechnungen und Debitorenprozesse sparen Kosten Durch standardisierte Länderversionen entfallen Individualisierungen Anwender arbeiten mit intuitiv bedienbaren Benutzeroberflächen Wichtige Kennzahlen lassen sich mit wenigen Klicks vergleichen Führungskräfte gewinnen vollständigen über alle Gesellschaften und Tochterunternehmen 450 User 78 Buchungskreise in einer < Mahnungen täglich werden voll automatisiert abgewickelt Partner Innovabee Group GmbH & Co. KG Abschlüsse nach internationalem Recht, intuitive Bedienoberflächen und sogar Schulungen in Landessprache: Uns war schnell klar, dass nur der Marktführer SAP unsere Anforderungen erfüllen kann. Unsere Mitarbeiter sind alle zufrieden mit der neuen Finanzlösung. 2 / 6

3 Rundum-sorglos-Paket Das Finanzwesen hat bei Reiseveranstaltern wie FTI eine entscheidende Besonderheit: Kunden bezahlen immer im Voraus. Bei Buchung leisten sie eine Anzahlung, zwei bis drei Wochen vor Reiseantritt müssen sie den Restbetrag überweisen. Die offizielle Rechnungsstellung dagegen erfolgt erst am Abreisetag. Dadurch wird das komplette Mahnwesen nach vorne verlagert und muss entsprechend schnell sein. Ist die Reise zwei Wochen vor Abreise nicht bezahlt, wird die Mahnung prompt verschickt, damit der Kunde seinen Urlaub antreten kann. Rund Rechnungen verschickt FTI pro Monat, an manchen Tagen erreichen fast Mahnungen die Kunden eine Menge, die manuell kaum mehr zu stemmen war. FTI hat mehr als 30 ausländische Niederlassungen in allen Sparten des Tourismus: vom Betrieb eigener Hotels über die Kundenbetreuung vor Ort bis zum Hotelbettengroßhandel. Hinzu kommen 42 Büros der eigenen Destination Management Company (DMC), die sich um die Hotelbettenbelegung und Kundenbetreuung in 18 Ländern kümmert. An allen Standorten müssen die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllt werden. Das Volumen der Finanztransaktionen wird immer größer. Zugleich wurde das Finanzsystem komplexer und wartungsintensiver gründeten wir in Ägypten und Griechenland zwei neue Gesellschaften für das DMC-Business, erzählt Thorsten Hugel, Head of International Accounting & Taxation bei FTI. Diese Gelegenheit nutzten wir, um gleich eine neue Finanzlösung zu implementieren. FTI wächst stetig. In vielen Ländern gründen wir eigene Tochtergesellschaften oder kaufen bestehende Reiseunternehmen dazu. Damit wir den behalten, benötigen wir ein Finanzsystem, das die Besonderheiten aller Länder abdeckt. 3 / 6

4 Auch international all-inclusive Die wichtigste Voraussetzung für die neue Finanzlösung: Sie sollte im Standard international nutzbar sein. Zudem wollten die IT-Verantwortlichen offene Schnittstellen, um verschiedene branchenübliche Spezialsysteme zu integrieren. Für uns kam nur ein weltweit tätiger Anbieter infrage, sagt Hugel. Mit SAP und dem SAP-Partner Innovabee haben wir den gefunden. Alle lokalen steuer- und handelsrechtlichen Funktionen lassen sich in dem System abbilden ohne aufwendige Individualisierungen. Das senkte die Wartungskosten deutlich. Zudem war die Akzeptanz von Anfang an hoch, denn unsere Anwender können die von Ägypten bis Zypern in ihrer jeweiligen Landessprache nutzen. Wir bekamen nach der Implementierung von vielen Seiten Lob, weil das System so einfach zu bedienen sei und die Arbeit erheblich erleichtere. Zahlreiche, zuvor manuelle Prozesse laufen nun von selbst ab. Die Abrechnung muss nicht mehr aus Excel importiert werden, Mahnungen werden automatisch verschickt. Besondere Anforderungen wie Abschlüsse nach internationalem Recht, ein SEPA-fähiger Zahlungsverkehr und die Bewertung von Fremdwährungen sind außerdem im Standard möglich. Mit der Implementierung der neuen ist die Buchhaltung nun an einer Stelle gebündelt und die Debitorenprozesse sind schneller denn je. Wir wollten eine, die rechtliche Anforderungen auch international bereits in der Standardversion erfüllt. Das haben wir mit den FI- und CO-Modulen von SAP ERP geschafft. 4 / 6

5 Beste Aussicht auf die Finanzen Im ersten Projektabschnitt wurden 17 internationale Standorte innerhalb weniger Monate auf SAP umgestellt. Seit 2015 arbeitet nun auch die Zentrale in München mit dem System. Unser Projektplan war ambitioniert. Aber wir blieben in time and budget, sagt Hugel. 78 Buchungskreise wurden eingeführt und rund 30 Millionen Belege migriert. In allen Ländern gab es SAP-Berater von Innovabee oder von Innovabee ausgewählte SAP-Partner aus dem stetig wachsenden Partnernetzwerk, die die landesspezifischen Anforderungen kannten und sämtliche Schulungen in der Landessprache durchführten. Das erleichterte die Einführung. Auch das wichtigste Ziel erreichte FTI: Dank der lokalen Spezialisten und umfangreichen landestypischen Funktionen in der ist die rechtliche Sicherheit in allen Ländern gewährleistet. Zudem haben wir nun einen umfassenden über alle Landesgesellschaften, sagt Hugel. Wir wissen genau, was wo geschieht, und können prompt agieren. Das passt zu unserer Unternehmensphilosophie, jederzeit schnell und flexibel zu sein und damit viele Wettbewerber hinter uns zu lassen. Am meisten begeistert mich, dass wir nun mit wenigen Klicks die Zahlen von Dutzenden Landesgesellschaften extrahieren und vergleichen können. 5 / 6

6 FTI Ziel erreicht FTI bindet gerade die letzten Hotelgesellschaften an das neue System an. Wenn wir das dazugehörige Changemanagement abgeschlossen haben, schauen wir, welche Prozesse noch verbessert und beschleunigt werden können, erzählt Hugel. Mit SAP und unserem Implementierungspartner Innovabee werden wir aber auf jeden Fall weiter zusammenarbeiten, denn das Projekt verlief trotz vieler Herausforderungen genau so, wie wir uns das gewünscht haben. Studio SAP 40484deDE (15/11) 6 / 6

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