WSCAR-Help Buchhaltung Version

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1 Buchhaltung Inhaltsverzeichnis 1 Buchhaltung Einleitung Hauptbuch (Buchungsjournal) Buchungen erfassen und bearbeiten Mandant / Geschäftsjahr auswählen Mandanten / Geschäftsjahre bearbeiten Kontoplan bearbeiten Automatische Buchungen Mehrwertsteuer-Abrechnung Vorarbeiten MWST-Abrechnung durchführen Erfassung der MWST-Abrechnung als Kreditorenbeleg Sie erhalten eine Rechnung Sie erhalten eine Gutschrift Vorauszahlung an die Mehrwertsteuer Saldobesteureung (halbjährlich) Eröffnung neues Geschäftsjahr Jahresabschluss-Arbeiten Debitoren- und Kreditorendifferenzen Kassenbelege MWST-Steuersatzwechsel Änderung beim Ausfüllen der MWST-Abrechnung Umstellen des Kontoplans Einleitung KMU-Kontenrahmen Importieren des neuen KMU-Kontoplans Anpassen KMU Kontoplan Abgleich ALTE- / NEUE Konten FIBU-Periode eröffnen Konto ersetzen Kontonummern ersetzen automatisch Beispiel Konto 1020 Bank Konten zusammenfügen Konten splitten Konto manuell ersetzen Zahlungsverbindungen Lohnartenstamm Kreditoren-Stammdaten Kunden AMAG Schnittstelle Schnittstellen Überprüfen und Kontrollieren Saldoübernahme Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 1 von 42

2 1 Buchhaltung 1.1 Einleitung Verbuchungsmethode Die im WSCAR-Programm integrierte Finanzbuchhaltung verwendet die sogenannte Nettoverbuchungs-Methode, d.h. die Mehrwertsteuer wird bei jeder Buchung ausgeschieden und direkt auf das jeweilige Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerkonto gebucht, so dass auf dem Erfolgskonto immer nur der Nettobetrag ohne Mehrwertsteuer gebucht ist. Mehrwertsteuer-Abrechnungsart Die Mehrwertsteuer muss in jedem Fall nach vereinbarten Entgelten abgerechnet werden. Regelmässige Kontrollen Wöchentlich oder mindestens monatlich sind die Finanzkonten (Kasse, Bank, usf.) zu überprüfen und allfällig abzustimmen. Wöchentlich oder mindestens monatlich ist der Debitorenbestand zu überprüfen. Dazu müssen jeweils vorgängig alle automatischen Buchungen übernommen sein. Dann vergleichen Sie den Bestand auf dem Debitorkonto (in der Regel Konto 1100) mit der Summe der unbezahlten Belege in der Belegübersicht des Debitoren-Programms. Wöchentlich oder mindestens monatlich ist der Kreditorenbestand zu überprüfen. Dazu müssen jeweils vorgängig alle automatischen Buchungen übernommen sein. Dann vergleichen Sie den Bestand auf den Kreditorenkonti (in der Regel Konto 2000 und 2208 Kreditor Mehrwertsteuer ) mit der Summe der unbezahlten Belege in der Belegübersicht des Kreditoren-Programms. Abstimmung Stimmt ein Finanzkonto nicht mit dem Auszug der Bank/Post/usf. überein, drucken Sie in der Finanzbuchhaltung einen Kontoauszug und vergleichen diesen mit dem Originalauszug. Stimmt der Debitoren- oder Kreditorenbestand nicht mit den offenen Belegen überein, drucken Sie eine entsprechende Offene Posten-Liste aus. Diese Liste zeigt Ihnen an, welche Belege nicht mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Dies ist dann der Fall, wenn auf der Liste in der Spalte FiBu-Saldo ein Betrag angedruckt ist. Suchen Sie dann im Hauptbuch mit der Funktion Suchen nach dieser Belegnummer, und versuchen Sie anhand der angezeigten Buchungen herauszufinden, wo der Fehler liegt. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 2 von 42

3 1.2 Hauptbuch (Buchungsjournal) Wenn Sie die Finanzbuchhaltung öffnen, stehen Sie automatisch im Hauptbuch des aktuellen Mandanten und Geschäftsjahres. Um in einen anderen Mandanten bzw. Geschäftsjahr zu wechseln, klicken Sie unter Programme auf Mandant auswählen. Grundfunktionen Neu: Bearbeiten: Löschen: Suchen: Kontoplan: zur Eingabe einer neuen, manuellen Buchung eine bestehende Buchung verändern die letzte Buchung löschen eine bestimmte Buchung suchen den Kontoplan bearbeiten Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 3 von 42

4 1.3 Buchungen erfassen und bearbeiten Um eine neue Buchung zu erfassen, klicken Sie auf Neu. Am unteren Bildrand erscheint die Erfassungsmaske für die Buchung. Falls Sie das Soll- bzw. Habenkonto nicht auswendig kennen, können Sie durch einen Klick auf die im Kontofeld jederzeit den Kontoplan öffnen. Die ausgewählten Konti werden unten im Klartext inkl. aktuellen Saldos angezeigt. Bei einer mehrwertsteuer-relevanten Buchung wählen Sie den entsprechenden Mehrwertsteuercode aus; der Prozentsatz wie auch der Steuerbetrag werden in den grauen Feldern sofort angezeigt. Ist ein Fremdwährungskonto beteiligt, muss ein Umrechnungskurs eingegeben werden. Der Betrag kann sowohl in der Fremdwährung als auch in der Leitwährung eingegeben werden; schalten Sie dazu einfach die Währung um. Es kann auch eine direkte Buchung zwischen zwei Fremdwährungskonti derselben Währung erfolgen. Zum Ausgleich von Kursdifferenzen auf einem Fremdwährungskonto wird eine Buchung mit einem Umrechnungskurs von 0.00 erfasst. Eine Buchung kann über die Schaltfläche Bearbeiten jederzeit wieder bearbeitet werden. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 4 von 42

5 1.4 Mandant / Geschäftsjahr auswählen Klicken Sie im Programmteil Buchhaltung unter Programme auf Mandant auswählen, um zu einem anderen Mandanten oder einem anderen Geschäftsjahr zu wechseln. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 5 von 42

6 1.5 Mandanten / Geschäftsjahre bearbeiten Klicken Sie im Programmteil Buchhaltung unter auf Mandanten bearbeiten, um in die Übersicht der Mandanten zu gelangen. Hier können Sie einen neuen Mandanten anlegen oder einen bestehenden bearbeiten. Von hier aus können Sie sich die Geschäftsjahre (Schaltfläche Geschäftsjahre ) des jeweiligen Mandanten anzeigen lassen. Mit Neu eröffnen Sie ein neues Geschäftsjahr und mit Bearbeiten können Sie ein bestehendes Geschäftsjahr bearbeiten. Der Haken bei Standard definiert dabei das Geschäftsjahr, welches beim Start der Buchhaltung automatisch gewählt wird. Durch Mausklick auf die Schaltfläche Kontoplan öffnet sich das Formular Kontoplan bearbeiten. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 6 von 42

7 1.6 Kontoplan bearbeiten Mit Neu legen Sie ein neues Konto an. Dazu füllen Sie auf der rechten Seite alle Felder aus. Mit Neuer Ordner wird eine neue Kontengruppe angelegt; diese dient lediglich zur übersichtlicheren Darstellung der Bilanz bzw. Erfolgsrechnung. Um ein Konto innerhalb einer Kontengruppe zu verschieben, klicken Sie auf die Schaltflächen Nach oben oder Nach unten. Wollen Sie ein Konto einer anderen Kontogruppe zuordnen, packen Sie es mit der Maus und ziehen Sie es auf die gewünschte Kontogruppe. Die Schaltflächen Übernahme und Saldoübernahme dienen der Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres (siehe entsprechendes Kapitel weiter unten). Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 7 von 42

8 1.7 Automatische Buchungen Wenn Sie im Programmteil Buchhaltung unter Programme auf Automatische Buchungen klicken, werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, welche von WSCAR automatisch erstellt wurden (Debitorenbuchungen, Kreditorenbuchungen, Zahlungen, usf.). Diese zwischengespeicherten Buchungen müssen durch Anklicken der Schaltfläche Buch. übern. definitiv ins Hauptbuch übernommen werden. Führen Sie diesen Schritt jeweils aus, bevor Sie in der Buchhaltung arbeiten. Wer das System so eingestellt hat, dass Quittungen nicht einzeln verbucht werden, kann durch Anklicken der Schaltfläche Kassenb. übern. alle Kassenbuchungen übernehmen. Die Buchungen werden dann zusammengezogen und es wird ein entsprechendes Journal gedruckt. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 8 von 42

9 1.8 Mehrwertsteuer-Abrechnung Vorarbeiten Diese sind im Programmteil Buchhaltung zu machen. Eigenverbrauch (Privatbezüge) muss vor der Erstellung der Abrechnung gebucht werden! Die Eigenverbrauchssteuer wird auf der Mehrwertsteuer-Abrechnung unter den Vorsteuerkorrekturen (Ziffer 415) ausgewiesen. Das Konto Privatanteil/Privatbezüge darf dann keine MWST-Zuordnung mehr haben. Der Steuerbetrag ist direkt auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto zu buchen. Beispiel-Buchung: Privatbezüge Q1/ // 6270 CHF Steuer auf Privatbez. Q1/ // 1173 T CHF Im obigen Beispiel ist 2850 das Konto Privatanteil/Privatbezüge und das Konto 1173 das Konto für die Vorsteuerkorrekturen. Wichtig ist, dass die Buchungen auf den letzten Tag der Periode gemacht werden MWST-Abrechnung durchführen Um die Mehrwertsteuer-Abrechnung durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor: Alle automatischen Buchungen sind übernommen, alle drei Nebenbücher Kreditoren / Debitoren und Lohn sind per Quartal abgeschlossen. Klicken Sie im Programmteil Buchhaltung unter Listen/Drucken auf Saldoliste. Grenzen Sie die Konten nicht ein! Im Feld Saldoliste per geben Sie das Enddatum der gewünschten Abrechnungsperiode ein (z.b , wenn Sie das 1.Quartal 2013 abrechnen möchten) und klicken dann auf OK. Drucken Sie die Saldoliste aus. Klicken Sie die an. Geben Sie im Feld Abrechnung per das Abrechnungsdatum ein (z.b ) und klicken Sie auf Weiter. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 9 von 42

10 Die Abrechnung wird auf dem Bildschirm angezeigt. Vergleichen Sie jetzt die folgenden Zahlen: Konto auf der Saldoliste Saldo Umsatzsteuer (Konto 2200) Saldo Vorsteuer Mat./DL (Konto 1170) Saldo Vorsteuer Inv./BA (Konto 1171) Saldo Vorsteuer Entsteuerung (Konto 1172) Saldo Vorsteuer Korrekturen (Konto 1173) Saldo Vorsteuer Kürzungen (Konto 1174) Ziffer auf der MWST-Abrechnung Ziffer 399 (Total geschuldete Steuer) Ziffer 400 (Vorsteuer Mat./DL) Ziffer 405 (Vorsteuer Inv./BA) Ziffer 410 (Einlageentsteuerung) Ziffer 415 (Vorsteuerkorrekt., Eigenverbr.) Ziffer 420 (Vorsteuerkürzungen) Sollte der Saldo eines oder mehrerer Steuerkonten nicht mit der Abrechnung übereinstimmen, so suchen Sie den Fehler folgendermassen: Im MWST-Journal: Rekapitulation werden alle Konten gezeigt Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 10 von 42

11 Auszug Rekapitulation Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 11 von 42

12 Im MWST-Journal: Detailliert Werden alle Buchungen pro Konto gezeigt und alle Totale pro Konto! Auszug Detailliert Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 12 von 42

13 Alle Buchungen müssen mit einen MWST-Satz (zb. 8% oder 2,5%) gebucht sein. Stimmer die TOTAL s mit der MWST-Abrechnung überein? Lassen Sie sich unter Listen/Drucken den Kontoauszug der Steuerkonten anzeigen; jede Buchung muss einen Steuersatz aufweisen (ausgenommen die Quartalsumbuchungen). Die meisten Fehler entstehen durch Korrekturen oder Handbuchungen. Wenn die Fehler gefunden und korrigiert sind, die Abrechnung noch einmal prüfen. Die MWST-Abrechnung, das Rekapitulations- sowie das Detaillierte-Journal können immer wieder ausgedruckt werden! Wichtig! Schicken Sie auf keinen Fall eine Abrechnung an die Eidg. Steuerverwaltung, bevor alle Fehler behoben sind. Über das Druckersymbol oben links wird die Abrechnung gedruckt. Wichtig! Ist nun alles korrekt, muss der Programmpunkt MWST-Abrechnung noch einmal angeklickt werden. Markieren Sie nun ganz unten im Fenster Definitive Abrechnung, um das abgerechnete Quartal definitiv abzurechnen. Übertragen Sie anschliessend die Abrechnung auf das Original-Formular der Eidg. Steuerverwaltung und schicken Sie es ein. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 13 von 42

14 1.9 Erfassung der MWST-Abrechnung als Kreditorenbeleg Erfassen Sie im Programmteil Kreditoren die MWST-Abrechnung. Falls der Kreditor Eidg. Steuerverwaltung noch nicht erfasst ist, eröffnen Sie diesen wie folgt in den Kreditor-Stammdaten Sie erhalten eine Rechnung Den Kreditorbeleg für die MWST-Abrechnung erfassen Sie folgendermassen: Belegnummer: z.b. Q1/2013 Belegdatum: Wichtig! Letzter Tag des Quartals (z.b ) Belegbetrag: Total der MWST-Abrechnung Kontierung: Vorsteuern: 1170 Betrag aus Ziffer 400 (mit einem Minuszeichen voraus) 1171 Betrag aus Ziffer 405 (mit einem Minuszeichen voraus) 1172 Betrag aus Ziffer 410 (mit einem Minuszeichen voraus) Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 14 von 42

15 Vorsteuerkorrekturen / -kürzungen: 1173 Betrag aus Ziffer Betrag aus Ziffer 420 Umsatzsteuer: 2200 Betrag aus Ziffer 399 Wichtiger Hinweis: Müssen Sie Steuer-Verzugszinsen nachzahlen, ist das Aufwandkonto immer Kapitalaufwand Sie erhalten eine Gutschrift Das Vorgehen ist gleich wie bei einer Rechnung ausser: - Der Kreditor-Beleg wird als Gutschrift erfasst - Bei allen Positionen muss das Vorzeichen gewechselt werden Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 15 von 42

16 1.10 Vorauszahlung an die Mehrwertsteuer In den Kreditoren wird der Beleg erfasst für die Vorauszahlung. Als Gegenkonto wird das Konto 2208 Kreditor Mehrwertsteuer erfasst. Beispiel Kreditorenbeleg: 2000 Kreditoren / 2208 Kreditor Mehrwertsteuer Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 16 von 42

17 Per erstellen wir die MWST-Abrechnung. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 17 von 42

18 Beispiel Saldoliste per : Das Konto 1170 Vorsteuer hat einen Saldo von CHF = i.o. gleich wie auf dem MWSTAbrechnungsformular Das Konto 2200 Umsatzsteuer hat auch einen Saldo von CHF = i.o. wie auf dem MWSTAbrechnugsformular Auf dem Konto 2208 Kreditor MWSt ist unsere Vorauszahlung von CHF ersichtlich. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 18 von 42

19 Den Kreditorenbeleg für die MWST-Abrechnung vom erfassen wir gemäss der Saldoliste mit der Vorauszahlung. WICHTIG: beim Erfassen des KreditorenBeleg für die MehrwertsteuerAbrechnung ist die Vorauszahlung zu berücksichtigen! Beispiel Kreditorenbeleg für das 1. Quartal mit Vorauszahlung: Da die Vorauszahlung bereits bezahlt ist, schuldet man per nur noch CHF Damit wir auch diesen Zahlbetrag erhalten, erfassen wir auch die Vorauszahlung auf dem Kreditoren Beleg! Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 19 von 42

20 Das Konto 2208 Kreditor MWST zeigt uns, was wir bezahlt haben oder was noch geschuldet ist. Der MWST-Betrag gemäss Abrechnung von CHF ist nicht ersichtlich, sondern nur noch der Restbetrag von CHF In unserem Beispiel ist diese Rechnung vom 1. Quartal noch offen: 1.11 Saldobesteureung (halbjährlich) Für die Saldobesteuerung hat die Autocomp eine Anleitung für Sie bereit. Bitte rufen Sie uns an und gerne liefern wir Ihnen die Anleitung für die Saldobeseuerung im WSCAR. Bei der Suche nach Differenzen unterstützen wir Sie gerne. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 20 von 42

21 1.12 Eröffnung neues Geschäftsjahr Wichtiger Hinweis! Eröffnen Sie das neue Geschäftsjahr bereits 2-3 Wochen bevor das alte Geschäftsjahr zu Ende ist. In der Buchhaltung gehen Sie zum Mandant auswählen -wählen den Mandanten, für welchen Sie ein neues Geschäftsjahr eröffnen wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche Geschäftsjahre. Sobald Sie die Liste der Geschäftsjahre vor sich haben, klicken Sie auf Neu. Sie erhalten dann im unteren Bildschirmbereich die Eingabemaske für das neue Geschäftsjahr. Beachten Sie hier die beiden Optionsfelder: Standardgeschäftsjahr für diesen Mandant -> Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird beim Start der Finanzbuchhaltung automatisch das neue Geschäftsjahr geöffnet, ansonsten noch das alte. Mit der Option Abgeschlossen können Sie das alte Geschäftsjahr, sobald dieses endgültig abgeschlossen wurde, für jegliche Änderungen sperren. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 21 von 42

22 Wenn Sie das neue Geschäftsjahr angelegt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Kontoplan. Sie bekommen einen leeren Kontoplan angezeigt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Kontoplanübernahme und wählen Sie das Geschäftsjahr aus, von welchem Sie den Kontoplan übernehmen möchten; in der Regel ist das immer das Vorjahr. Mit der Schaltfläche Saldoübernahme können Sie jederzeit die Kontosaldi aus dem Vorjahr übernehmen. Wann immer Sie im Vorjahr wieder Änderungen vorgenommen haben, übernehmen Sie die Saldi wieder neu Jahresabschluss-Arbeiten Kreditoren - Alle Kreditorenbelege aufnehmen, welche das alte Jahr betreffen - Alle Zahlungsaufträge verbuchen, welche das alte Jahr betreffen - In der Buchhaltung unter Listen/Drucken die Offene Posten Liste Kreditoren per Jahresende drucken Fakturierung/Debitoren - Alle Debitorenrechnungen erstellen, welche das alte Jahr betreffen - Alle Debitorenzahlungen ausbuchen, welche das alte Jahr betreffen - In der Buchhaltung unter Listen/Drucken die Offene Posten Liste Debitoren per Jahresende drucken Fahrzeuge - Alle Fahrzeuge, welche im alten Jahr eingekauft wurden, müssen erfasst sein - Alle Fahrzeuge, welche im alten Jahr verkauft wurden, müssen fakturiert sein - Unter dem Programmpunkt Auswertungen je eine Liste der Neufahrzeuge und Gebrauchtfahrzeuge drucken, welche sich am Lager befinden Material Im Programm Listen unter der Rubrik Material die Inventarliste Detailliert per Jahresende drucken. Buchhaltung Sind alle Mehrwertsteuerabrechnungen abgeschlossen? Alle Hilfskonti müssen per Jahresende auf 0.00 gebucht werden: - Hilfskonto Debitoren (i. d. R. Konto 9910) - Hilfskonto Kreditoren (i. d. R. Konto 9920) - Hilfskonto Löhne (i. d. R. Konto 9930) Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 22 von 42

23 Das Gegenkonto ist das Konto Rundungsdifferenzen oder - wenn kein solches existiert z.b. einfach das Konto Übriger Betriebsaufwand. Kursdifferenzen auf den Fremdwährungskonti (z.b. Euro) müssen per Jahresende ausgeglichen werden. Bestimmen Sie dazu zuerst den Umrechnungs-kurs, zu welchem die Fremdwährungsbestände in der Schlussbilanz bewertet werden sollen. Diesen Kurs geben Sie in der Kurstabelle ein, und zwar mit dem Datum des letzten Tages des Buchhaltungsjahres. Pro Fremdwährung muss je ein Eintrag gemacht werden. Gehen Sie dazu in den Programmteil Einstellungen und bearbeiten Sie unter Hilfstabellen die Kurstabelle. Klicken Sie auf Neu, und erfassen Sie den Kurs wie im folgenden Beispiel: Rechnen Sie dann den Fremdwährungsbestand auf dem Fremdwährungskonto per Ende Jahr mit dem erfassten Kurs in die Leitwährung um. Diesen Betrag vergleichen Sie mit dem Betrag in der Schlussbilanz für dasselbe Konto. Die Differenz dieser beiden Beträge müssen Sie folgendermassen per letzten Tag des Buchhaltungsjahres ausbuchen: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 23 von 42

24 Bitte beachten Sie: Die Buchung erfolgt ausnahmsweise mit einem Umrechnungskurs von Dies muss so sein! Der Fremdwährungsbetrag bleibt dadurch unverändert und der eingegebene Betrag wirkt sich nur auf die Leitwährung aus. Zur Kontrolle schauen Sie sich nach der Ausbuchung der Kursdifferenz noch einmal die Schlussbilanz an. Der Leitwährungsbetrag sollte sich jetzt mit dem gewählten Jahresendkurs genau in den Fremdwährungsbetrag umrechnen lassen Debitoren- und Kreditorendifferenzen Haben Sie festgestellt, dass Ihr Debitoren- bzw. Kreditorenbestand nicht mit der Buchhaltung übereinstimmt, gehen Sie folgendermassen vor: Sind alle Buchungen übertragen? Haben Sie alle Zahlungsaufträge verbucht, und sind alle Buchungen aus den Automatischen Buchungen ins Hauptbuch übernommen worden? Ist der Saldo des Hilfskontos auf Null (bzw. unter CHF 1.00)? Erscheint beim Verlassen der Finanzbuchhaltung eine Meldung, dass ein Hilfskonto einen Saldo von mehr als CHF 1.00 hat (ein paar Rappen Abweichung sind möglich), müssen Sie folgendes tun: Drucken Sie einen Kontoauszug des betreffenden Hilfskontos aus und überprüfen Sie, bei welchem Datum das Hilfskonto nicht mehr auf unter CHF 1.00 geht (immer am Ende des Tages). Kontrollieren Sie dann die Buchungen von diesem Tag, bis Sie den Beleg bzw. die Buchung gefunden haben, welche die Differenz verursacht und korrigieren Sie den Fehler. Hinweis: Falls es sich nur um Rundungsdifferenzen handelt (der Saldo ist nur knapp über CHF 1.00), kann das Hilfskonto auch unterjährig mit einer Rundungsdifferenz- Ausbuchung auf Null gestellt werden. Zum Beilspiel: Hilfskonto / übriger Betriebsaufwand oder Rundungsdiffernz. Stimmt der Saldovortrag? Möglicherweise stimmt der Saldovortrag des aktuellen Jahres nicht, da sich im alten Jahr nachträglich noch etwas geändert hat. In diesem Fall müssen Sie die Saldovorträge nochmals aus dem Vorjahr übernehmen. Stimmt die Offene Posten-Liste? Als Instrument zum Suchen von Debitoren- / Kreditorendifferenzen dient auch die Offene Posten Liste. Diese gibt in den letzten zwei Spalten den Fibu-Saldo und den Debitoren- Saldo jedes Beleges an. Der FiBu-Saldo wird nur eingeblendet, wenn dieser nicht mit dem Saldo des Beleges vom Debitorenprogramm übereinstimmt. Alle Belege, bei welchen kein abweichender FiBu-Saldo angezeigt wird, sind korrekt verbucht. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 24 von 42

25 Um den Fehler bei einem unausgeglichenen Beleg zu finden, gehen Sie am besten ins Hauptbuch und suchen mittels der Suchfunktion nach der entsprechenden Belegnummer. Es werden dann alle Buchungen zu diesem Beleg angezeigt und Sie können so den Fehler in der Regel schnell finden. Oder suchen Sie auch den Betrag. Falls von den Buchungen her alles in Ordnung scheint, vergleichen Sie den Belegzustand mit dem Debitorprogramm: ist der Beleg offen/bezahlt, stimmen die Zahlungen mit der Buchhaltung überein? 1.15 Kassenbelege Mehrwertsteuer-Gesetzesbestimmungen Kassenzettel für Beträge bis 400 Franken (inklusive Steuer) müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger (Abnehmer) enthalten. Das gleiche gilt für Coupons von Registrierkassen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 25 von 42

26 1.16 MWST-Steuersatzwechsel Zusätzliche Mehrwertsteuer-Codes Bei einem Satzwechsel bei der Mehrwertsteuer kann mit den folgenden zusätzlichen Mehrwertsteuer-Codes gebucht und fakturiert werden: - NF (Normalsatz Folgejahr) - RF (Reduzierter Satz Folgejahr) - SF (Sondersatz Folgejahr) - NV (Normalsatz Vorjahr) - RV (Reduzierter Satz Vorjahr) - SV (Sondersatz Vorjahr) In der Regel kann ab dem 3. Quartal des vorangehenden Jahres mit den neuen Sätzen gebucht werden und während des 1. Quartals des neuen Jahres noch mit den alten Sätzen. Ausschlaggebend dafür, mit welchem Satz (altem oder neuem) gebucht wird, ist immer der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Soll beispielsweise im Januar des Jahres mit den neuen Sätzen eine Lieferung oder Leistung fakturiert werden, welche noch im alten Jahr erbracht worden ist, ist diese mit den Vorjahres-Sätzen (NV, RV oder SV) zu fakturieren. Werden im Jahr vor der Steuersatzänderung bereits Leistungen fakturiert, welche das neue Jahr betreffen, ist mit den Folgejahr-Sätzen (NF, RF oder SF) zu fakturieren. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 26 von 42

27 1.17 Änderung beim Ausfüllen der MWST- Abrechnung Aufgrund der Anpassung des Mehrwertsteuergesetzes ergibt sich folgende Änderung: Gebühren für hoheitliche Tätigkeiten gelten gemäss Art. 18 Abs. 2 Bst. I MWSTG nicht als Entgelt. Unter diese Bestimmung fallen gemäss der eidg. Steuerverwaltung ESTV auch die Autobahnvignetten. Entsprechend müssen die Erlöse aus dem Verkauf von Vignetten in der MWSt-Abrechnung bei Andere Mittelflüsse unter Ziffer 910 eingetragen werden und nicht wie bisher unter Ziffer 230. Diese Anpassung können Sie im Programm wie folgt vornehmen: In der Buchhaltung im Kontenplan ein neues Konto eröffnen z.b. mit der Nummer 3661 Erlös Vignetten, MWSt-Zuordnung Nicht-Entgelt Spenden, ; MWSt-Code F steuerfrei. Falls Sie in den Fakturadaten im Untermenu Sonstiges eine Position für die Fakturierung der Vignette führen, müssen Sie dort das Erlöskonto anpassen. Falls Sie den Verkauf der Vignette über eine Materialposition abwickeln, ist die Änderung dort entsprechend vorzunehmen. Das Konto 3660 Erlös steuerfrei wird nicht mehr bebucht und kann im Geschäftsjahr 2012 gelöscht werden. Auf die Höhe der geschuldeten Steuer bzw. auf das allfällige Guthaben hat diese Anpassung keinen Einfluss. MFK-Gebühren werden wie bis anhin ohne MWSt-Code erfasst, und somit auf der MWSt-Abrechnung nicht aufgeführt. Sie gelten als durchlaufende Posten und sind nicht in die Steuerbemessungsgrundlage einzubeziehen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 27 von 42

28 1.18 Umstellen des Kontoplans Einleitung Das Ziel muss sein, dass Ihre Buchhaltung ab dem neuen Rechnungslegungsrecht entspricht und somit gesetzeskonform ist. Am 23. Dezember 2011 haben die eidgenössischen Räte das neue Rechnungslegungsgesetz verabschiedet. Der Bundesrat hat dieses Gesetz per 1. Januar 2013 in Kraft gesetzt. Für die zwingende Anwendung des neuen Gesetzes gibt es eine Übergangsfrist von 2 Jahren. Falls Geschäftsjahr und Kalenderjahr identisch sind, tritt das Gesetz somit per 1. Januar 2015 definitiv in Kraft. Ziel der Revision war es, das als veraltet empfundene Rechnungslegungsrecht grundlegend zu überarbeiten und ein leicht verständliches Rechnungslegungskonzept zu schaffen, mit dem die wirtschaftliche Lage einer Gesellschaft möglichst zuverlässig beurteilt werden kann. Das neue Rechnungslegungsrecht umfasst fünf Teile, welche im Obligationenrecht OR geregelt sind: I. Allgemeine Bestimmungen (Art. 957 bis 958f OR) II. Jahresrechnung (Art. 959 bis 960e OR) III. Rechnungslegung für grössere Unternehmen (Art. 961 bis 961d OR) IV. Abschluss nach einem anerkannten Standard zur Rechnungslegung (Art. 962 bis 962a OR) V. Konzernrechnung (Art. 963 bis 963b OR) Folgende grundsätzlichen Änderungen wurden vorgenommen: Die Rechnungslegung wird rechtsformneutral Die Vorschriften werden neu nach Unternehmensgrösse differenziert. Unterscheidung in Kleinstunternehmen/KMU/grössere Unternehmen Für grössere Unternehmen gelten zusätzliche Berichtspflichten (Lagebericht, Geldflussrechnung, zusätzliche Offenlegungen im Anhang) In gewissen Fällen ist ein (Konzern-)Abschluss nach einem anerkannten Regelwerk der Rechnungslegung (z.b. Swiss GAP FER, IFRS, etc.) notwendig KMU-Erleichterungen: Anhebung der Schwellenwerte zur Erstellung einer Konzernrechnung, keine Angaben zur Durchführung einer Risikobeurteilung, kein Jahres- bzw. Lagebericht. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 28 von 42

29 KMU-Kontenrahmen Autocomp unterstützt die Einbindung des überarbeiteten KMU-Kontenrahmens Version Im WSCAR steht per Ende 2014 ebenfalls eine, auf diesem KMU-Kontenrahmen basierende Version, für den Import in die FIBU und in ein neues Geschäftsjahr zur Verfügung. Wir empfehlen unseren Kunden Ihren Kontenplan auf diese KMU-Version umzustellen. Für den Import einer Vollversion (kompletter KMU-Kontenrahmen) melden Sie sich bitte auf unserer Hotline. Diese Vollversion ist kostenpflichtig. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 29 von 42

30 Importieren des neuen KMU-Kontoplans Der neue KMU-Kontoplan ist als Standard-KMU-Kontoplan im WSCAR hinterlegt. Das Geschäftsjahr 2015 eröffnen: In der Buchhaltung / MANDANT AUSWÄHLEN / MANDANT BEARBEITEN / GESCHÄFTSJAHRE. Sobald Sie die Liste der Geschäftsjahre vor sich haben, klicken Sie auf NEU. Sie erhalten dann im unteren Bildschirmbereich die Eingabemaske für das neue Geschäftsjahr. Beachten Sie hier die beiden Felder: Standardgeschäftsjahr für diesen Mandant Ein Haken bewirkt, dass beim Start der Finanzbuchhaltung automatisch dieses Geschäftsjahr geöffnet wird. Abgeschlossen Markierung für Sperren des Geschäftsjahres. Keine Buchungen mehr möglich. Wenn Sie das neue Geschäftsjahr angelegt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche KONTOPLAN. Markieren Sie Standard-KMU-Kontoplan erstellen. Mit der Schaltfläche WEITER wird der Standard-KMU-Kontoplan erstellt resp. eingelesen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 30 von 42

31 Anpassen KMU Kontoplan In der Buchhaltung / Kontoplan kann der neue KMU-Kontoplan angepasst werden. Mit der Schaltfläche BEARBEITEN können alle Felder für das Konto geändert werden. Mit der Schaltfläche NEU werden Konten neu eröffnet und mit der Schaltfläche LÖSCHEN werden Konten gelöscht usw. Die Änderungen werden mit der Schaltfläche SPEICHERN abgeschlossen. Mit den Schaltflächen NACH OBEN / NACH UNTEN wird ein Konto an die richtige Position verschoben. Es werden keine Saldo übernommen vom Vorjahr, da ja verschiedene Konten geändert haben. Diese übernehmen Sie zu Kontrollzwecken besser manuell. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 31 von 42

32 Abgleich ALTE- / NEUE Konten Drucken Sie den Alten Kontoplan 2014 sowie den Neuen Kontoplan 2015 aus. Vergleichen Sie nun die Konten und dokumentieren Sie die Ersetzung der Konten. WICHTIG: Erstellen Sie ein Dokument, z.b.: eine Excel-Tabelle, Alt / Neu. Dieses Dokument ist unerlässlich und Basis für die Kontoersetzung sowie für die Eröffnungsbilanz. ACHTUNG: Wird eine Kontonummer im Alten Kontoplan verwendet sowie auch im Neuen Kontoplan, so wird über ein Durchlaufkonto ausgewichen. Siehe Beispiel Konto 1020 Bank. Beispiel der Excel-Tabelle: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 32 von 42

33 FIBU-Periode eröffnen In den Einstellungen / Buchhaltung eröffnen Sie über die Schaltfläche eine NEUE FIBU-PERIODE (z.b ): = den Kontrollcode erhalten Sie über die Hotline bei der Autocomp AG. Ist der Kontrollcode erfasst, werden die Einstellungen / Buchhaltung automatisch geschlossen. Öffnen Sie die Einstellungen / Buchhaltung erneut und erfassen Sie die FIBU-Konten nach dem neuen KMU-Kontoplan. Füllen Sie jedes Feld aus, das auch in der alten FIBU-Periode ausgefüllt war. Zum Beispiel: Verrechnung Kreditoren = Konto 9920 Hilfskonto Kreditoren Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 33 von 42

34 Mit der Schaltfläche SPEICHERN sind Ihre Eingaben hinterlegt. Falls Sie mit Sparten arbeiten, können auch die spartenbezogenen Konten hinterlegt werden. Mit der Schaltfläche + öffnet sich eine neue Eingabemaske. Zum Beispiel: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 34 von 42

35 Konto ersetzen Im WSCAR-Programm sind die FIBU-Konten hinterlegt, z.b. in den Fakturadaten bei den Arbeitspositionen, bei Sonstiges, im Material, in den Zahlungsverbindungen, im Kreditorenstamm, das Zahlkonto von den Debitoren und im Lohnartenstamm. Auch da müssen die neuen KMU-Konten hinterlegt werden, damit die Buchungen automatisch richtig verbucht werden. ACHTUNG Wird ein Konto ersetzt, gilt dieses Konto ab sofort. Konto ersetzen am ersten Tag, bevor im WSCAR gearbeitet wird Kontonummern ersetzen automatisch Öffnen Sie die Einstellungen / Buchhaltung erneut. Über die Schaltfläche KONTO ERSETZEN, können Sie ein aktuelles Konto durch ein neues Konto automatisch ersetzen. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 35 von 42

36 Es werden nur diejenigen Konten aufgelistet, die im WSCAR für die automatische Ersetzung auch vorgesehen sind. Die entsprechende Zeile anklicken und die Neue Kontonummer erfassen, mit ERSETZEN wird dieses Konto nun ersetzt. Warten Sie auf die Meldung, dass die Ersetzung erfolgreich durchgeführt wurde und bestätigen Sie diese mit OK. Alle Konten, die nicht aufgelistet werden unter den Aktuellen Kontonummern, können nicht automatisch ersetzt werden. Diese Konten werden manuell in den entsprechenden Modulen ersetzt. Bleibt ein Konto gleich im Aktuellen Kontoplan sowie im Neuen Kontoplan, bleibt dieses Konto so stehen, es muss nicht ersetzt werden Beispiel Konto 1020 Bank Das Konto 1020 Bank wird ersetzt durch das Konto 9900 Abklärungskonto. Nun werden alle Einstellungen mit dem Konto 1020 Bank durch das Konto 9900 Abklärungskonto ersetzt. Nun wird das Konto 9900 Abklärungskonto ersetzt durch das neue Konto 1021 KK Bank. Das Konto 1020 ist nun wieder frei im aktuellen Kontoplan sowie im Neuen Kontoplan. Jetzt kann das aktuelle Konto 1020 neu ersetzt werden z.b. durch das Konto 1021 KK Post. HINWEIS: Ersetzen Sie jedes Konto einzeln. Der Vorgang dauert einen Moment, haben Sie Geduld. Falls Sie mehrere Konten miteinander ersetzen, dauert der Vorgang länger. WICHTIG: Nehmen Sie Ihr Excel-Dokument zur Hilfe. Anhand von dieser Liste werden nun die Konten einzeln ersetzt. ACHTUNG: Wird eine Kontonummer im Alten Kontoplan verwendet sowie auch im Neuen Kontoplan, so wird über ein Durchlaufkonto ausgewichen. Siehe Beispiel Konto 1020 Bank Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 36 von 42

37 Konten zusammenfügen Über die Schaltfläche KONTO ERSETZEN können Konten zusammengefügt werden. Die Aktuelle Kontonummer wird durch die Neue Kontonummer ersetzt. z.b.: Konto 1540 Werkzeuge wird zusammengefügt mit dem Konto 1510 Mobiliar / Einrichtungen. Somit wird die aktuelle Kontonummer 1540 ersetzt durch die neue Kontonummer 1510 => Ersetzen Konten splitten Falls Konten gesplittet werden müssen, muss dies manuell vorgenommen werden. z.b. im Materialstamm: Erlös Pneu 3221 aufsplitten in Neu Erlös Pneu 3221 Mazda und Erlös Pneu Fremde Im Materialstamm werden nun die entsprechenden Konten manuell zugeteilt. Damit die Mazda-Pneus auf das Konto 3221 Pneu Mazda und die Fremden Pneus auf das Konto 3222 Pneu Fremde gebucht werden. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 37 von 42

38 Konto manuell ersetzen Zahlungsverbindungen In den Einstellungen /Hilfstabellen / Zahlungsverbindungen erfassen wir das neue Bankkonto manuell: Über die Auswahl kann das FIBU-Konto auch ausgewählt werden. Bei allen Zahlungsverbindungen muss das neue FIBU-Konto manuell hinterlegt werden Lohnartenstamm Der Lohnartenstamm wird dem neuen KMU-Kontoplan manuell angepasst. Jeder verwendeten Lohnart wird das entsprechende FIBU Konto hinterlegt. Mitarbeiter / Lohnartenstamm Lohnart anwählen / FIBU Konto ändern oder mit einem Doppelklick aus dem Kontoplan auswählen / SPEICHERN. Beispiel geöffnete Lohnart Monatslohn LA-Nr. 1000: Auszug aus dem Lohnartenstamm: Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 38 von 42

39 Kreditoren-Stammdaten Im Kreditorenstamm sind Aufwandkonten hinterlegt, die als Vorschlag gelten beim Beleg erfassen. Aufwandkonto beim Kreditoren Beleg erfassen kontrollieren und allenfalls in den Kreditoren Stammdaten ändern Kunden Auch in den Kundendaten können Interne Konten hinterlegt werden. Diese wurden auch nicht ersetzt. Kontrollieren Sie auch Ihre Kundenverwaltung. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 39 von 42

40 AMAG Schnittstelle Bevor die Konten in der AMAG Schnittstelle geändert werden, alles übermitteln an AMAG noch mit den alten Konten. Unter Schnittstellen im AMAG-WebServer in den EINSTELLUNGEN müssen die neuen Konten auch hinterlegt werden. Einstellungen / Saga/2 AMAG-Webserver Konten der Felder Kulanz, Garantie (Material, Arbeit) kontrollieren / ersetzen Einstellungen / Kennzas Ertragskonten für Spenglerarbeiten, Lackierarbeiten, etc Schnittstellen Sind in den Schnittstellen FIBU-Konten hinterlegt, müssen auch diese kontrolliert werden. z.b. Silver DAT usw. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 40 von 42

41 Überprüfen und Kontrollieren WICHTIG: Überprüfen Sie nun die Kontoersetzungen. Arbeitspositionen: z.b. Konto 3400 für Erlös Werkstattarbeiten. Sonstiges: haben alle erfassten Positionen das richtige Erlöskonto hinterlegt? Materialstamm: z.b. Konto 3220 für Erlös Ersatzteile. Zahlungsverbindungen: ist das richtige Geldkonto hinterlegt? Lohnartenstamm: haben alle verwendeten Lohnarten das richtige Konto hinterlegt? Kreditorenstamm: haben alle Kreditoren das richtige Aufwandkonten hinterlegt? Kunden: sind die Internen Konten richtig hinterlegt? Schnittstellen: Sind in den Schnittstellen die richtigen Konten hinterlegt? Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 41 von 42

42 Saldoübernahme Die SALDOÜBERNAHME (Saldovortrag aus dem Vorjahr) kann bei der Umstellung auf den KMU-Kontoplan nur bedingt genutzt werden. Wir empfehlen die entsprechenden Werte manuell einzugeben. Der Saldovortrag der Aktiven wird ohne Vorzeichen erfasst. Der Saldovortrag der Passiven mit einem Minus als Vorzeichen. ( ) Wenn alle Saldovorträge erfasst sind, empfehlen wir eine Kontrolle über die Schlussbilanz der Vorperiode mit der Eröffnungsbilanz der aktuellen Periode. Beide Bilanzen müssen die gleichen Zahlen ausweisen. In der Buchhaltung / Listen/Drucken / Bilanz wird die Bilanz gedruckt. Durch anhäkeln der Eröffnungsbilanz wird die Eröffnungsbilanz erstellt. Copyright by Autocomp AG, 6015 Luzern Seite 42 von 42