Prozessverbesserung in der Notaufnahme ein Erfahrungsbericht Christian Engler Biersdorfer Krankenhausgespräche 18. September 2014

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1 SANA KLINIKEN DÜSSELDORF GMBH Przessverbesserung in der Ntaufnahme ein Erfahrungsbericht Christian Engler Biersdrfer Krankenhausgespräche 18. September 2014

2 Agenda 1. Die Sana Kliniken Düsseldrf stellen sich vr 2. Ausgangssituatin und Prblemstellung 3. Unsere Überlegung 4. Unser Vrgehen 5. Unsere Ergebnisse FOLIENMASTER SANA KLINIKEN AG 2

3 Sana Kliniken Düsseldrf betreiben 2 Akutkliniken, 2 Senirenzentren und 2 MVZ an 3 Standrten Das Gesundheitsunternehmen Sana Kliniken Düsseldrf Gerresheim Senirenzentrum Gallberg 136 Plätze Langzeitpflege 61 Plätze Gerntpsychiatrische Pflege Krankenhaus Gerresheim 26 km 357 Planbetten 12 Fachabteilungen 1 MVZ mit 7 Zulassungen Krankenhaus Benrath Benrath Zahlen, Daten, Fakten 1 über Mitarbeiter Planbetten (hne Bewhnerplätze) 3 mehr als statinäre Patienten Senirenzentrum Benrath 284 Planbetten 7 Fachabteilungen 1 MVZ mit 2 Zulassungen 16 Plätze Kurzzeitpflege 84 Plätze Langzeitpflege 4 über 100 Mi. Umsatz SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 3

4 Agenda 1. Die Sana Kliniken Düsseldrf stellen sich vr 2. Ausgangssituatin und Prblemstellung 3. Unsere Überlegung 4. Unser Vrgehen 5. Unsere Ergebnisse FOLIENMASTER SANA KLINIKEN AG 4

5 Trendumkehr vllzgen! Umsatz (GBE) ,9 104, ,5 99,2 +6% 104,7 Gesamtaufwand ,4 98, ,1 98,6 99, EBITDA FC 8/ EAT FC 8/ ,2 5,5 2,4 1,6 +225% 5, ,2-0,6-3,1-2,5-32% -1, FC 8/ FC 8/2014 Quelle: SKD Cntrlling SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 5

6 Unser Maßnahmenprgramm 2013 EBITDA 2013 in Mi. 1,6 Sfrtmaßnahmenprgramm Leistungssteigerung: Wachstum springt an ZNA: Erhöhung Kntaktund Knversinsrate 3,4 PKMS: Verbesserung Dkumentatinsqualität Fremdpersnal: Aktive Steuerung und Reduktin -1,8 Sfrtmaßnahmenprgramm Ergebnisprgnse EBITDA FC 04/2013 Erreichtes EBITDA 2013 am 31. Dez. Persnal: Nutzung Fluktuatinsrate Infrastruktur: Schließung eines OP-Saales und Statinen Material: Sachkstengespräche Snstige Effekte SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 6

7 Agenda 1. Die Sana Kliniken Düsseldrf stellen sich vr 2. Ausgangssituatin und Prblemstellung 3. Unsere Überlegung 4. Unser Vrgehen 5. Unsere Ergebnisse FOLIENMASTER SANA KLINIKEN AG 7

8 Wachstum in Deutschland in den letzten Jahren fast ausschließlich über Ntfälle Abslute Fallzahlenentwicklung in Mi. 0,88 0,06 6% Elektivfälle 0,83 94% Ntfälle 15,91 16, Abslutes Wachstum > 90% des absluten Fallwachstums vn waren Ntfälle! Quelle: DRG Begleitfrschung, InEK; Prjektteam SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 8

9 Mittlerweile kmmt fast jeder zweite Fall über die Ntaufnahme Anteil Ntfälle an Gesamtaufnahmen in Przent Quelle: DRG Begleitfrschung, InEK; Prjektteam Anteil der Ntfallfälle in den letzten Jahren deutlich gestiegen SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 9

10 Die zentrale Ntaufnahme im Wandel der Zeit Mittlerweile 42% der Aufnahmen 1 als Ntfall Früher Heute Ntaufnahme KH Ntaufnahme KH Vn ntwendigem Übel mit peripherem Anteil am Krankenhausgeschehen zu wichtig(st)en Bestandteil mit gutem Service und hher Diffusin in den statinären Krankenhausbetrieb 1 Aufnahmegrund Ntfall, InEK & DRG Begleitfrschung SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 10

11 Bedeutung erkannt: Massive Aufrüstung in den Ntaufnahmen in jüngster Vergangenheit Auswahl öffentlicher Restrukturierungen in deutschen Kliniken m2 mit 18 tägl. anwesenden Ärzten ffenes Prinzip, z.b. 39 Behandlungsplätze, davn 28 hinter Trennvrhängen Neustrukturierung der Aufbaurganisatin: Zentrum für Ntfall- und Akutmedizin Mderne zentrale Ntaufnahme mit einer Nutzfläche vn m2 Ntaufnahme als strategisches Wachstumsinstrument SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 11

12 Gutes Management gefragt: Nicht jeder Patient gehört wirklich in die Ntaufnahme! In Deutschland gehört jeder fünfte Patient, der in einer Ntaufnahme landet, eigentlich nicht drthin. Die Zahl stammt aus einer Erhebung vn Hamburger Kliniken, die Ende 2013 bei der Jahrestagung der DGINA vrgestellt wurde. Das zweite grße Prblem ist die dramatische Unterfinanzierung. Durchschnittlichen Behandlungsksten vn rund 120 Eur pr Patient steht nach Angaben der DGINA ein Erstattungsbeitrag vn rund 30 Eur bei gesetzlich Krankenversicherten gegenüber. SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 12

13 Agenda 1. Die Sana Kliniken Düsseldrf stellen sich vr 2. Ausgangssituatin und Prblemstellung 3. Unsere Überlegung 4. Unser Vrgehen 5. Unsere Ergebnisse FOLIENMASTER SANA KLINIKEN AG 13

14 Ergebnisse der IST-Analyse Aufnahmequte unterdurchschnittlich zum Markt a) unpassendes Fremdpersnal b) fehlende Qualitätsindikatren und KPI s Symptme Überdurchschnittliche Verweildauer in der ZNA a) Verbesserungswürdige Przessrganisatin b) verbesserungsfähiges Raumknzept Abfluss in freies Bett zu langsam a) Intensivstatin b) Nrmalstatin Kntaktrate zu gering a) lange Wartezeit ( crwding ) b) allgemeine Patientenunzufriedenheit SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 14

15 Verbesserungsptential knkret identifiziert! Analyse identifiziert Schwächen in Perfrmance, Persnal, Infrastruktur & Service Perfrmance Aufbau ZNA-Dashbard Einführung Fasttrack-Knzepte Einführung Decisin Unit Persnal Etablierung eines effizienteren Organisatinsmdells Überarbeitung Qualifikatinsmdell ÄD / PD / FD Optimierung Persnaleinsatzplanung Infrastruktur Anpassung Technische Ausstattung Überarbeitung Raumknzept (v.a. Wartebereich) und Mnitring in der ZNA Bewertung ZNA-IT-Subsysteme Service Etablierung eines Werteversprechens Überlegung Einsatzspektrum Servicepersnal Förderung Patientenzufriedenheit 5 SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 15

16 Wchenreprting eingeführt! 1 Wesentliche KPI s in den Fkus und in Verantwrtung bringen Kennzahlen ZNA Kennzahlen Kapazität Bettenauslastung Statinäre Aufnahmen Verweildauersteuerung Knversinsrate Kdierung Aufnahmediagnse Statinäre Aufnahmen Mnat Datenerfassung Herkunft Patienten Entlasszeitensteuerung Engmaschige Steuerung & Kmmunikatin durch wöchentliche Kennzahlen und Erwartungswerte SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 16

17 2 Fließgleichgewicht reduziert Stress und steigert Qualität im System Sicherstellung eines Fließgleichgewichtes im Primärprzess: Aufnahme -> Entlassung Entlastet Przesse in der ZNA durch schnelleren Abfluss Verbessert Przesse auf Statin durch weniger ad hc Entlassungen und planbarere Abläufe Verringert Wartezeiten für Patienten SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 17

18 ZNA weiß stets ab wann und w wieviele Betten 2 zur Verfügung stehen Auswirkung des Kapazitäten und Entlasszeitenmanagements auf die ZNA Plan IST 1 Ergebnisse Maßnahme wird umgesetzt Maßnahme wird nicht umgesetzt Belegungsknferenz am Mrgen mit anschließender Entlassvisite Frühbesprechung (KHG 08:00 Uhr, KHB 08:30 Uhr) Entlassvisite um 09:00 Uhr Durchführung der Entlassungen bis 12:00 Uhr Durchführung der Entlassungen bis 12:00 Uhr Belegknferenz am Nachmittag Vrbereitung der Entlassungen am Flgetag gegen 14 Uhr Nachmittagsbesprechung um 15:30 Uhr Sll/Ist- Abgleich der tatsächlichen Entlassungen 1 Start des Kapazitätsmanagements in der IM Benrath und IM Gerresheim, anschließend ffizieller Rll-Out auf PLC & Sen Gerresheim und CU Benrath; Start des Entlasszeitenmanagements zeitgleich über alle Fachabteilungen (Ausnahme KNZ, da keine interdisziplinäre Belegung) SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 18

19 Mittlerweile werden über 60% der Patienten vr 2 12 Uhr entlassen Vergleich der Entlasszeitenprfile der KW en 13/2014 und 31/ % (+25) % (+37) 73 Zu Beginn wurden am Standrt Benrath 36% der Patienten vr 12 Uhr entlassen, am Standrt Gerresheim 34% der Patienten Durch knsequente Kmmunikatin mit ÄD und PD und dem täglichen Mnitring knnten die Werte in allen Fachabteilungen an beiden Standrten nachhaltig gesteigert werden Aktuell (KW 31) liegt der Standrt Benrath bei 73% der Entlassungen bis 12 Uhr, der Standrt Gerresheim bereits bei 59%. Gerresheim Benrath KW 13 - Entlassungen bis 12 Uhr in Przent KW 31 - Entlassungen bis 12 Uhr in Przent Gleichzeitig wurde die Verweildauersteuerung frciert und die Verweildauer weiter ptimiert. Benrath entlässt aktuell 18% der Patienten im dritten Quartil (in KW 13 20%) und Gerresheim 20% (in KW 13 22%) SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 19

20 Abfluss vn ZNA auf Intensivstatin durch 3 weitere Maßnahme zusätzlich verbessert Optimierung des Abmeldeverhaltens der Intensivstatinen ,0 Gerresheim Auslastung Abmeldungen abgemeldete Tage Im Schnitt wurden vr der Steuerung der ITS-Abmeldungen mehrmals die Wche ganztägig abgemeldet (In Gerresheim ca. 3 Tage in der Wche, in Benrath ca. 2 Tage in der Wche) 0,5 0,0 KW 5 ( ) KW 6 ( ) KW 7 ( ) Abmeldequte lag in Gerresheim bei ca. 43% und in Benrath bei knapp 28% ,5 0,0 Benrath Auslastung Abmeldungen KW 5 ( ) KW 6 ( ) KW 7 ( ) Flglich wurden die Intensiveinheiten durch die Feuerwehr auch an nichtabgemeldeten Tagen weniger angefahren Aufgrund der weitreichenden Bedeutung der Intensivstatinen wurde akuter Handlungsbedarf festgestellt SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 20

21 3 Deutlicher Rückgang der Intensivabmeldungen Qute der ganztägigen Abmeldungen im Vergleich 43-79% (-38) -70% (-23) Eingeleitete Maßnahmen Erstellung einer PDCA-fähigen Verfahrensanweisung IST- Abmeldung 28 Etablierung eines täglichen Reprtings für die GF mit Angabe des Abmeldungsgrundes Regelmäßige Gespräche mit zuständigen Mitarbeitern 5 5 Gerresheim Benrath Februar 14 - Anteil der ganztägigen Abmeldungen August 14 - Anteil der ganztägigen Abmeldungen Aufnahme in das Wchenreprting und Umstellung vn Tagen auf Stunden der Abmeldung und wieder Anmeldung Nur nch vereinzelte Abmeldungen in Ausnahmefällen SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 21

22 Gemeinsame Etablierung eines Standards 4 Aufnahmeentscheidung Verantwrtung zur Aufnahmeentscheidung bliegt der ärztlichen Leitung SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 22

23 Transparenz schafft Zufriedenheit und 5 Verständnis Pster ZNA Gerresheim Patienteninfrmatin en aktuell in Deutsch, Türkisch und Englisch Vrstellung des Teams und der Fachbereiche Ablauf in der ZNA vn der Ankunft bis zur Entlassung Erklärung, warum Wartezeiten entstehen können SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 23

24 Agenda 1. Die Sana Kliniken Düsseldrf stellen sich vr 2. Ausgangssituatin und Prblemstellung 3. Unsere Überlegung 4. Unser Vrgehen 5. Unsere Ergebnisse FOLIENMASTER SANA KLINIKEN AG 24

25 ZNA hat im 2. Halbjahr 2013 einen deutlichen Beitrag für das Wachstum geleistet Statinäre Aufnahmen pr Tag Gerresheim Ø 12,3 1) Ø 14,9 2) Benrath April April Mai Mai Juni Juni Juli August Sept. Okt. Nv. Ø 16,3 1) Ø 19,1 2) 1 Durchschnittliche Aufnahmen vn Durchschnittliche Aufnahmen vn Quelle: SKD Cntrlling Dez. Juli August Sept. Okt. Nv. Dez. Ø Aufnahmen je Tag Q2-Q3 Q4 Ziel vn Ø 13 Aufnahmen je Tag in Q4 übererfüllt 13, Zielniveau 19, Zielniveau Ziel vn Ø 19 Aufnahmen je Tag in Q4 erfüllt SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 25

26 Fazit - Maßnahmen umgesetzt und Verbesserungsptentiale erschlssen Plan / Ist Abgleich der identifizierten Verbesserungsptentiale Perfrmance Aufbau ZNA-Dashbard Einführung Fasttrack-Knzepte Einführung Decisin Unit Ptential erschlssen Ptential nch nicht erschlssen Gerresheim Benrath Persnal Etablierung eines effizienteren Organisatinsmdells Überarbeitung Qualifikatinsmdell ÄD / PD / FD Optimierung Persnaleinsatzplanung Infrastruktur Anpassung Technische Ausstattung Überarbeitung Raumknzept (v.a. Wartebereich) und Mnitring Bewertung Rettungsstellen-IT-Subsysteme Service Etablierung eines Werteversprechens Überlegung Einsatzspektrum Servicepersnal Förderung Patientenzufriedenheit SANA 2014 SANA KLINIKEN AG 26