Gemeinde Hitzkirch: Einschätzung zu Optimierungsmöglichkeiten der Geschäftsführung der Gemeinde Hitzkirch

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1 Gemeinde Hitzkirch: Einschätzung zu Optimierungsmöglichkeiten der Geschäftsführung der Gemeinde Hitzkirch 18. September 2014 / Paul Bürkler, Institut für Betriebs- und Regionalökonomie IBR

2 1. Ausgangslage An der Gemeindeversammlung vom 2. Dezember 2013 haben die Stimmberechtigten den Gemei n- derat beauftragt, innerhalb eines Jahres einen Planungsbericht zur Prüfung des Geschäfts führermodells vorzulegen. Der Antragsteller und auch weitere Votanten haben den Antrag schwergewichtig mit Kosteneinsparungen begründet. Der Gemeinderat selber will diese Prüfung vornehmen, una b- hängig davon, ob diese Begründung zutrifft oder nicht. Hitzkirch ist eine weitläufige Gemeinde, die aus neun Ortsteilen besteht. Sieben davon waren bis zur Fusion im unteren Seetal im Jahre 2009 selbständige Gemeinden. Bereits vor der Fusion wurde die Gemeindeverwaltung Hitzkirch zu einem regionalen Verwaltungszentrum ausgebaut, das die Verwaltung der späteren fusionierten Gemeinden übernahm. Der Gemeinderat Hitzkirch hat das Institut für Betriebs- und Regionalökonomie der Hochschule Luzern Wirtschaft eingeladen, einen Planungsbericht zur Prüfung des Geschäftsführermodells in der Gemeinde Hitzkirch zu erstellen und die vorliegende Einschätzung zum finanziellen Optimierungspotenzial, bezogen auf das Geschäftsführermodell, auszuarbeiten. 2. Vorgehen In einem ersten Schritt wurden die schriftlichen Führungsinstrumente analysiert (Gemeindeordnung, Kompetenzverordnung, Organisationsverordnung, Finanzkompetenzen). Anschliessend wurde mit allen Gemeinderätinnen und Gemeinderäten, dem Gemeindeschreiber sowie dem Präsidenten und Vizepräsidenten der Controllingkommission ein leitfadengestütztes Interview durchgeführt. Diese Materialien bildeten die Grundlage, um das heutige Gemeindeführungsmodell zu beschreiben. Ausgehend vom heutigen Gemeindeführungsmodell werden notwendige Entwicklungen skizziert, um zum Geschäftsführermodell zu gelangen. Die Veränderungen auf diesen möglichen Entwicklungspfaden werden auf die finanzielle Quantifizierbarkeit und damit auf mögliche Kosteneinsparungen geprüft. Abschliessend folgt eine Empfehlung aus externer Sicht. 3. Einordnung des heutigen Gemeindeführungsmodells von Hitzkirch In Hitzkirch haben sich das Führungsmodell und die Zuständigkeit der Verwaltung in den letzten Jahren erheblich verändert. Diese Veränderungen wurden von langjährigen Mitgliedern des heut i- gen Gemeinderates getragen. Diese Mitglieder waren teilweise bereits als Gemeinderäte in den Gemeinden vor der Fusion tätig. Bei der Weiterentwicklung des Gemeindeführungsmodells ist diese Geschichte zu berücksichtigen und auf ihr aufzubauen. Sie ist prägend für die Führung der Gemeinde Hitzkirch. Einzelne Gemeinderatsmitglieder werden allenfalls für die neue Legislatur nicht mehr kandidieren. Diese Ausgangslage ergäbe zusätzliche Handlungsoptionen für die Weiterentwicklung. Das heutige Gemeindeführungsmodell von Hitzkirch ist eine Mischung zwischen dem operativen Modell mit der Ausprägung des vollamtlichen Gemeindeammanns, ergänzt durch Elemente des G e- schäftsführermodells. Im operativen Modell sind die Gemeinderäte für einzelne Ressorts verantwortlich und führen diese fachlich. Zusätzlich übernehmen sie in ihren Ressorts mehr oder weniger umfangreiche administrativ-vollziehende Aufgaben. Grundsätzlich sollten operativ-administrative Arbeiten nicht von Gemeinderatsmitgliedern, sondern von der Verwaltung übernommen werden. Verwaltungsmitarbeitende sind für Verwaltungsarbeiten speziell ausgebildet, in der Regel effizienter und, sofern Gemeinderatsmitglieder nicht ehrenamtlich tätig sind, günstiger. Wie in vielen Gemeinden erschwerten und erschweren auch in Hitzkirch teil- 2

3 weise auch heute noch fehlende Ressourcen in der Verwaltung eine vermehrte Delegation von Au f- gaben. Wie oben bereits erwähnt hat Hitzkirch bereits einige Elemente des Geschäftsführermodells umgesetzt. So wurde eine Geschäftsleitung installiert, bestehend aus dem Gemeindeschreiber und den Abteilungsleitern. Diese ist verantwortlich für alle Aufgaben, die ihr vom Gemeinderat zugewiesen werden. Auch der ganze Personalprozess ist, mit Ausnahme der obersten Kader, an den Gemeindeschreiber und den jeweils zuständigen Abteilungsleiter delegiert. Weiter wird nicht nur von den Mitgliedern der Geschäftsleitung (Gemeindeschreiber, Abteilungsleiter), sondern auch von den Bereichsleitern erwartet, dass sie Projekte initiieren und darin mitarbeiten sollen. Auch diese Vorgabe weist auf Elemente des Geschäftsführermodells hin. Weiter sind Finanzkompetenzen an die Verwaltung delegiert. Das zentrale Motiv aller Gemeinden, die zum Geschäftsführer-Modell gewechselt haben, sind die kleineren Gemeinderatspensen. Damit erhoffte man sich vermehrte Kandidaturen von geeigneten Gemeinderatsmitgliedern. Auf die nächste Legislatur stehen in Hitzkirch möglicherweise Wechsel in einzelnen Ressorts an, falls einzelne Gemeinderäte nicht mehr kandidieren werden. Es könnten Ressorts neu zu besetzen sein, die erhebliche Anteile an operativen Aufgaben haben. Dann stellt sich die Frage, ob geeignete Personen gefunden werden können, die wiederum mit vertiefter Sac h- kompetenz anspruchsvolle operative Aufgaben bearbeiten können. Erfahrungen in an deren Gemeinden haben gezeigt, dass dies immer schwieriger wird. Im Hinblick auf die nächsten Wahlen muss sich möglicherweise auch Hitzkirch damit befassen, welche operativen Aufgaben, die heute durch Gemeinderatsmitglieder ausgeführt werden, an die Verwaltung delegiert werden können und sollen. 4. Einführung des Geschäftsführermodells in Hitzkirch Das Geschäftsführer- oder CEO-Modell zeichnet sich dadurch aus, dass die Leitung der Verwaltung dem Geschäftsführer übertragen wird. Der Geschäftsführer kann in Personalunion gleichzeitig Gemeindeschreiber sein (z.b. Buttisholz) oder die beiden Funktionen sind getrennt (z.b. Nottwil). Entscheidend ist, dass die Gemeinderatsgeschäfte vom Geschäftsführer bzw. von der Geschäftsle i- tung vorbereitet werden. Insbesondere Abklärungsarbeiten werden nicht mehr von den Gemeinderatsmitgliedern, sondern von den zuständigen Abteilungsleitern durchgeführt. Auch der Vollzug liegt bei der Verwaltung, ausser es geht um politische Ermessensentscheide. Für Hitzkirch wäre das Geschäftsführer-Modell prinzipiell gut einführbar. Falls nicht mehr alle Gemeinderäte kandidierten, wäre zudem auf die nächste Legislaturperiode hin ein entsprechender personeller Spielraum vorhanden. Allerdings hat Hitzkirch in den letzten Jahren eine anspruchsvolle und intensive Entwicklung mit vielen Veränderungen unternommen. Die Einführung des Geschäftsführer-Modells würde weitere erhebliche Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation mit sich bringen, wie dies in allen Gemeinden notwendig war, die das Gemeindeführungsmodell geändert haben. Zusätzlich müsste Hitzkirch neben den organisatorischen Optimierungen auch seine kommunalen Dienstleistungen überprüfen. Viele dieser Dienstleistungen sind im Rahmen des grossen Fusionsprozesses übernommen worden. Es wäre sinnvoll, vor bzw. während der Einführung des Geschäftsführermodells die organisatorischen Optimierungen mit einer Aufgabenüberprüfung zu verbinden ( welche Dienstleistungen will die Gemeinde H itzkirch durch wen erbringen bzw. erbringen lassen; und in welcher Qualität? ). Diese weiteren Veränderungen stünden in einem gewissen Gegensatz zu einem notwendigen Konsolidierungsprozess, der als Folge der vielen Veränderungen notwendig wäre. 3

4 5. Finanzielles Veränderungspotenzial Alle Gemeinden, die das Geschäftsführermodell eingeführt haben, würden diesen Schritt wieder u n- ternehmen. Keine Gemeinde hat das Geschäftsführer-Modell aus finanziellen Überlegungen eingeführt. Es wurden auch keine Vorher-Nachher-Vergleiche unternommen. Während des mehrjährigen Veränderungsprozesses kommen oft noch weitere Einflüsse von aussen hinzu. Diese machen es beinahe unmöglich, eine Vorher-Nachher-Analyse mit vernünftigen Aufwand zu erstellen. In Hitzkirch erschwert die vergangene grosse Fusion diese Aufgabe noch zusätzlich. Wie bereits erwähnt, wären nicht nur Veränderungen wegen der Einführung des Geschäftsführermodells notwendig, so n- dern auch Anpassungen vor allem bezüglich der angebotenen Dienstleistungen. Diese Überprüfung des Dienstleistungsangebotes ist primär eine politische Aufgabe, die natürlich Auswirkungen auf die Finanzen haben wird. Damit steht bei der Einführung des Geschäftsführer-Modells die inhaltlich-politische Dimension deutlich im Vordergrund. Bei der Weiterentwicklung des heutigen Führungsmodells zum eigentlichen Geschäftsführer-Modell und bei der Überprüfung des Dienstleistungsangebotes werden folgende Einflussfaktoren mitspielen: Reduzierung oder Wegfall von Dienstleistungen, die historisch gewachsen sind Abbau von gewissen administrativen Doppelspurigkeiten, die aus der früheren Organisation (sieben selbständige Gemeinden!) übernommen worden sind Abbau von ehrenamtlicher Arbeit von Gemeinderäten, wobei dieser Abbau sich einerseits als Abbau von Dienstleistungen auswirken würde und anderseits die Verwaltung zusätzliche Aufgaben übernehmen müsste Veränderte Aufgabenportfolios sowohl für die Gemeinderäte wie für die Führungskräfte in der Verwaltung Personelle Wechsel im Gemeinderat und je nach Notwendigkeit auch in der Verwaltung Ob mit der Einführung des Geschäftsführer-Modells Kosten gespart werden oder im Gegenteil Mehrkosten entstehen, kann wegen des mehrjährigen Prozesses, der komplexen organisatorischen Veränderungen und der anstehenden personellen Wechsel nicht prognostiziert werden. Der Auftrag der Gemeindeversammlung stellt fest, dass die Kosten der Gemeindeführung in Hitzkirch höher sind als in einigen Gemeinden, die das Geschäftsführer-Modell kennen. Daraus schliessen die Antragsteller, dass das Geschäftsführer-Modell die Ursache der im Vergleich zu Hitzkirch tieferen Kosten ist. Ein eigentlicher Wirkungszusammenhang wird aber nicht aufgezeigt. Möglic h- erweise sind noch andere Gemeinden zu finden, die auch tiefere Kosten, ab er ein ähnliches Gemeindeführungsmodell haben wie Hitzkirch. Und umgekehrt kann es sein, dass die höheren Kosten von Hitzkirch z.b. in Strukturen und Dienstleistungen begründet sind, die aus der Fusion herrühren, aber nichts mit dem Geschäftsführer-Modell zu tun haben. 4

5 6. Abschliessende Empfehlungen Unabhängig von kaum belegbaren Kostenvorteilen oder Kostennachteilen wird der Gemeinde Hitzkirch empfohlen, auf die nächste Legislatur weiterhin eine kontinuierliche Entwicklung des heutigen Modells in Richtung Geschäftsführermodell zu unternehmen, aber auf eine grundsätzliche Änderung des Führungsmodells zu verzichten. So kann die notwendige Konsolidierung nach den vielen Jahren der grossen Veränderungen sichergestellt werden. Im Hinblick auf die Wahlen für die nächste Legislatur können wenn notwendig die Gemeinderatsprofile so angepasst werden, dass geeignete Kandidaturen erwartet werden können. Folgende konkrete Empfehlungen werden gemacht: Reduktion der administrativ-operativen Tätigkeiten im Ressort Bau, Umwelt und Wirtschaft Neuverteilung von Aufgaben im Ressort Gesundheit und Soziales; Klärung der Vertretung der Gemeinde in kommunalen und regionalen Gremien Klärung der Vertretung der Gemeinde in kommunalen und regionalen Gremien im Ressort Bildung, Kultur und Sport Punktuelle Anpassungen in den Ressort Präsidiales und Sicherheit sowie Finanzen und Steuern Damit soll eine organisatorisch-administrative Entwicklung möglich sein und gleichzeitig eine gute Kontinuität sichergestellt werden. Auch der durchaus notwendige Kulturwandel ( von sieben G e- meinden und ihren Verwaltungen zu einer modernen Gemeindeführung ) kann damit weitergeführt werden, ohne dass zu starke Widerstände alles blockieren. Durch die Klärung der Aufgaben in den Gemeinderatsressorts kann auch zeitlicher und mentaler Raum geschaffen werden, damit sich der Gemeinderat noch stärker den zentralen strategischen Fragen zur Entwicklung von Hitzkirch widmen kann. 5