Benutzeradministration FIS Rahmenorganisation

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1 Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern Office d'informatique et d'organisation du canton de Berne Finanzdirektion Direction des finances Applikationen- und Datenmanagement Finanz- und Supportsysteme Wilhainweg Bern Telefon Service Desk Telefax Rahmenorganisation Bearbeitungs-Datum: Version: 5.2 Dokument-Nummer: Registraturplan Nr. Dokument-Status: Klassifizierung: Ersteller: Verteiler: Freigegeben unklassifiziert KAIO-FB F+S Servicedesk KAIO, Intranet FV

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Zweck des Dokuments Gültigkeitsbereich Verantwortung Auftrag Verwendete Begriffe / Abkürzungen Referenzierte Dokumente Management-Übersicht Verfahren für die Zugriffsberechtigung und Benutzerverwaltung Unterscheidung der Finanzinformationssysteme KOFINA / FIS Berechtigungsrollen FIS erteilen Berechtigungsanträge FIS mit elektronischem Workflow, ebere (DIR/STA) Berechtigungsanträge FIS mit Papierlaufweg (UNI, BFH) Passwort zurücksetzen Passwort (ad-bedag-ch) ändern durch Benutzer/in Berechtigungsrollen Branchenbetrieb (UNI/BFH) erteilen Berechtigungsrollen FIS deaktivieren Periodische Überprüfung der Benutzerberechtigungen Standard User Administratoren Technischer Datenbank User (TDBU) Technische System-System User (TSSU) Rollenprofile Berechtigungsrollen FIS Mitarbeiter(innen) Stufe Kreis Mitarbeiter(innen) Stufe Funktionsbereich Mitarbeiter(innen) DIR/STA Mitarbeiter(innen) Konzern (Finanzverwaltung GS/FIN) Mitarbeiter(innen) Support- und Betriebsorganisation FIS Spezialfälle bei der Rollenvergabe Vergabe von eingeschränkten Zugriffsberechtigungen Funktionentrennung bei externen Dienstleistern Rolleninhaber Technische User TDBU und TSSU Zugriffsberechtigung Technische Datenbank-User (TDBU) Passwort zurücksetzen für Technische Datenbank-User (TDBU) Zugriffsberechtigung Technische System-System-User (TSSU) Zugriffsberechtigungen nach einer Datenkopie von der Produktion in die Teststufen Zugriffsberechtigungen verwandter Applikationen Applikation Finaus II Dokument-Protokoll FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 2 von 37

3 1 Allgemeines 1.1 Zweck des Dokuments Dieses Dokument regelt die Abläufe und Zuständigkeiten der Benutzeradministration des FIS (FIS und KOFINA). 1.2 Gültigkeitsbereich Die im vorliegenden Dokument beschriebenen Punkte gelten für alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Realisierung der zentralen Zugriffsberechtigung / Benutzeradministration für das FIS des Kanton Bern. 1.3 Verantwortung Der FB F&S des KAIO ist verantwortlich für die Redaktion des vorliegenden Dokumentes. Anpassungen und Aktualisierung erfolgen nach Rücksprache mit dem Servicedesk FIN des KAIO als ausführende Organisation der Benutzeradministration. 1.4 Auftrag Die zu erbringenden Leistungen zu Gunsten der FV im Bereich der Berechtigungsverwaltung sind im SLA02 zum Rahmenvertrag 02 beschrieben. Anlässlich der Quartalsreportings des KAIO wird über den Umfang und den Erfolg der erbrachten Leistungen detailliert rapportiert. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 3 von 37

4 1.5 Verwendete Begriffe / Abkürzungen ADS AS Aufab BEA BI BEA BR BEA D/S SDK BEDAG Bewegungsdaten BR DIR/STA ebere F&S FIN/FV FIS KOFINA KoSt BEWAN LV D/S MA PB PD D/S RACF SD D/S Stammdaten TDBU TP TSO TSSU Umsystem Active Directory Services Antragsteller Auftragsabwicklung im TSO Benutzeradministration Bedag AG Benutzeradministration Besondere Rechnung Benutzeradministration DIR/STA Service Desk KAIO, Zuständig für die Benutzeradministration FIS Bedag AG Buchungen für einen Geschäftsprozess Besondere Rechnung (Branchenlösung, UNI, BFH, GEF) Direktionen / Staatskanzlei Berechtigungsanträge mit elektronischem Workflow Fachbereich Finanz- und Supportsysteme des KAIO Finanzdirektion / Finanzverwaltung Finanzinformationssystem Anwendung für Kosten und Finanzen Koordinationsstelle BEWAN Lösungsverantwortlicher DIR/STA Mitarbeiter Projektbegleiter Personaldienst DIR/STA Resource Access Control Facility; Zugriffsverwaltung auf dem S/390 System der Bedag AG Servicedesk in den Direktionen/Staatskanzlei Daten zum Aufbau und zur Parametrisierung der FIS- Lösungen Technischer Datenbank-User Teilprojekt Time Sharing Option Technischer System/System-User Autonome Applikation einer RFOE, welche mittels elektronischer Schnittstelle Finanz- und Stammdaten zwecks Verbuchung, ins FIS übermittelt. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 4 von 37

5 1.6 Referenzierte Dokumente [1] Berechtigungsanträge FIS mit Papierlaufweg [2] Richtlinie Anforderungen der Revision an Informatik-Projekte. Finanzkontrolle des Kantons Bern, Bern, vom [3] Benutzerhandbuch Intranet Password Manager, ad-bedag-ch Bedag AG, Bern, Version 1.1, vom [5] Koordinatoren-Benutzeradministration gegenüber der Bedag Informatik Autor: Bedag AG [6] Anträge direkte DB Zugriffe Anträge für die direkte Zugriffsberechtigung auf DB2-Tabellen KOFINA/FIS via QMF, ProEdit: db2.doc Anträge für direkte Zugriffe auf SQL-Datenbanken FIS: [7] BEWAN Remotezugriff Koordinationsstelle BEWAN, Version vom [8] Rollenkonzept-FIS Übersicht sämtlicher Berechtigungsrollen FIS inkl. fachlichen Funktionen [9] ISDS-Konzept FIS [11] Antrag zur Erteilung von Zugriffsberechtigungen für Gemeinden und kantonale Stellen im Intranet IT-Services FIN. [12] Berechtigungsanträge FIS mit elektronischem Workflow, ebere oder FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 5 von 37

6 2 Management-Übersicht In diesem Dokument werden die Verfahren und Abläufe für die Zugriffsberechtigung / Benutzeradministration FIS beschrieben. In der Berechtigungsverwaltung FIS unterscheiden wir folgende Benutzertypen: Standard-User: Diese Benutzer sind Anwender der FIS Applikationen und werden mittels Berechtigungsrollen FIS berechtigt. Remote-Anschluss: Standard-User der über einen BEWAN Remote-Anschluss auf die FIS Applikationen zugreift Technischer DB-User: Hier handelt es sich um Produktionsbetreuer des FB F+S sowie einige wenige Mitarbeiter der Entwicklerfirmen und des Betreibers. Dieser direkte Zugriff auf die Datenbanken (A20 A27 und MS-SQL) wird zur Fehlerevaluation und Behebung sowie für die Ausführung von Produktionsaufträgen benötigt. Technischer System/System User: Automatische Zugriffe von Systemen innerhalb des BEWAN auf die FIS Systeme (Mainund Winframe) Benutzertypen Bewilligungsinstanz Antragsformular Verbundene Rechte Kapitel Standard-User KAIO/FB F&S FV/PA für spez. Rollen Ref. Dok. [12] und Ref. Dok. [1] Berechtigungsrollen FIS 3.2 Technischer User (TDBU) Datenbank- KAIO/FB F&S Ref. Dok [6] Read, Read/Write und Update Rechte auf DB-Tabellen 6.1 Technischer System /System-User (TSSU) KAIO/FB F&S und Dateneigentümer des Quellsystems Schriftliche Spezialvereinbarung Online Zugriff Server-Server 6.3 FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 6 von 37

7 3 Verfahren für die Zugriffsberechtigung und Benutzerverwaltung 3.1 Unterscheidung der Finanzinformationssysteme KOFINA / FIS Für die Zugriffsberechtigung der Finanzinformationssysteme KOFINA und FIS werden zwei unabhängige Verfahren eingesetzt. In der Folge sind ausschliesslich die Verfahren für FIS beschrieben. Beachten Sie folgende Randbedingung Damit eine FIS Fachrolle erteilt werden kann, muss der Benutzer eine User-ID innehaben. Eine solche User-ID muss bei der zuständigen Supportorganisation der entsprechenden Direktion/Staatskanzlei bestellt werden. Der Prozess für die Bestellung einer solchen User-ID ist direktionsabhängig geregelt. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 7 von 37

8 3.2 Berechtigungsrollen FIS erteilen Input Funktionsschritte Output Beschreibung A ma I MA benötigt Zugriff auf die Applikationen von FIS. Der MA muss im Besitz einer gültigen RACF User-ID sein. Der Antragssteller füllt ein Antragsformular (Ref. [12]) oder (Ref. [1]) aus. AS PD D/S EK D/S Der Lösungsverantwortliche Applikation FIS DIR/STA validiert den Antrag und genehmigt die applikatorische Rollenzuteilung des MA. Pro MA sind mehrere Berechtigungsrollen FIS" möglich. LV D/S Werden direktionsübergreifende Rollen vergeben, bedarf es einer Einwilligung seitens FV. Für die Rolle Personalverantwortung muss der Antrag zusätzlich vom PA unterzeichnet werden. LV D/S In der wird der Antrag auf Vollständigkeit kontrolliert. Der gültige Antrag wird im System TSO (Aufab) z.hd. der BEDAG als Auftrag erfasst Die Benutzeradministration Bedag erteilt der User-ID in RACF und im Active Directory der Bedag die erforderlichen Zugriffsrechte auf die Datenbanken.. Der MA wird in der Applikation erfasst (User ID, Name/Vorname, ) SDK BEA BI SDK SDK Die prüft ob der Antrag für einen Branchenbetrieb (UNI/BFH) stammt und leitet diesen ggf. an die Institution weiter. SDK BEA BR Der neuen Benutzerkennung werden in der Applikation die beantragten Rechte zugeteilt und der Antragsteller über den erledigten Auftrag per Mail informiert. SDK AS Der abgeschlossene Antrag wird zentral archiviert. SDK Beachten Sie die Randbedingungen auf der Folgeseite! FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 8 von 37

9 Es gelten die folgenden Randbedingungen: Es können ausschliesslich für bestehende und gültige User-ID s welche im AD der BEDAG registriert sind, Fachrollen FIS zugeteilt werden. Werden Berechtigungsrollen für eine/n Lösungsverantwortlichen (LV) bestellt, so muss das Formular durch den/die stellvertretenden LV resp. eines anderen LV der DIR/STA genehmigt werden. F&S verwaltet das technische Rollenkonzept welches zur Bestimmung der Berechtigungsrollen FIS angewandt wird. Änderungen werden den Rolleninhabern und Berechtigungsinstanzen mitgeteilt. Sofern direktionsübergreifende Berechtigungsrollen wie Planung III, Konzern-RW, Konzern-Controlling und Anwendungsadministrator beantragt werden, erfolgt die Vergabe nur nach Freigabe durch die zuständigen Stellen der FV. Die Zuteilung der Rolle Personalverantwortung bedarf neben dem zuständigen Personaldienst noch der Zustimmung des Personalamtes des Kantons. Anträge für neue Remote-Anschlüsse, welche auf FIS zugreifen, werden von der BEWAN Koordinationsstelle (KAIO) auf das Vorhandensein der FIS Genehmigung geprüft. Die Verarbeitung dieser Anträge erfolgt gemäss den Verfahren für BEWAN Anschlüsse. Im standardisierten Antragsformular müssen die Server aufgeführt werden auf welche der Standard-User per Remote neu Zugriff haben soll. In dieser Rubrik genügt der Vermerk FIS. Damit werden sämtliche notwendigen Berechtigungen auf WAN-Ebene für den Zugriff auf FIS und die Intranet von FIN KAIO, FIN FV, FIN PA und FIN SV erteilt. Berechtigungen welche durch die inova.solutions AG an ihre Mitarbeiter auf Basis von Supportaufträgen erteilt werden, müssen nicht mittels Berechtigungsformular dokumentiert werden. Hier erfolgt eine Direkterfassung im System durch die designierten Anwendungsadministratoren der inova.solutions AG. Die Direktionen können beantragen, dass die Rolle Time V9 Web oder TimePacker WEB in einem vereinfachten Verfahren bewilligt werden kann. Dieses Verfahren kann die Rollenvergabe ohne Genehmigung TV D/S vorsehen. In der FIN kann diese Rolle als Teil der Grundversorgung integriert werden. Werden ausschliesslich fehlende RACF-Verbindungen - ohne Berechtigungsrolle- benötigt so können diese durch den FB F&S schriftlich (mit Unterschrift) bei BEA FIS bestellt werden (Angabe der User-ID und RACF-Bezeichnung). Für Berechtigungsanträge innerhalb der Branchenbetriebe werden ausschliesslich die RACF-Verbindungen sowie die erstmalige Erfassung des MA durch den SDK erfasst. Die Zuteilung der Fachrolle erfolgt durch den BEA BR. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 9 von 37

10 3.2.1 Berechtigungsanträge FIS mit elektronischem Workflow, ebere (DIR/STA) Die Bestellung der Zugriffsberechtigung für die FIS Applikationen erfolgt über das Antragsformular ebere [12], welches auf dem Intranet publiziert ist. Alle Angaben sind erhältlich unter: Die Erfassung, Prüfung und Archivierung des Antrags erfolgt elektronisch und am Bildschirm. Entsprechende Anleitungen zur Bedienung von ebere sind im Intranet publiziert. Beispiel der Erfassungsmaske ebere FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 10 von 37

11 3.2.2 Berechtigungsanträge FIS mit Papierlaufweg (UNI, BFH) Die Bestellung der Zugriffsberechtigung für die FIS Applikationen der Branchen UNI, BFH erfolgt über das Antragsformular [1] von F&S, welches auf dem Intranet der FV erhältlich ist. Das Antragsformular wird direkt am Bildschirm ausgefüllt und anschliessend ausgedruckt. Als Voraussetzung für die Bestellung der Applikatorischen Zugriffsberechtigungen für die Applikationen von FIS muss jede/r potentielle/r Benutzer/in über eine gültige Benutzerkennung (RACF User-ID) der Bedag verfügen. Im Bemerkungsfeld wird explizit vermerkt, dass der Antrag die Branche UNI bzw. BFH betrifft. Die Auswahl der Rollen erfolgt um die benötigten RACF-Gruppen für den Antrag zu generieren. Zum Fertigstellen des Antrags hier klicken

12 Zu druckender und visierender Antrag Das folgende Formular wird gedruckt und über den ordentlichen Laufweg an das Servicedesk FIN c/o Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern, Wildhainweg 9, 3012 Bern, gesandt. Dieses Formular wird ausschliesslich für die Branchen UNI/BFH benutzt. Für neue Mitarbeiter wird gemäss Prozessbeschrieb der User in der Berechtigungsverwaltung erfasst. Ansonsten werden ausschliesslich die Systemberechtigungen(RACF-Gruppen) durch den Servicedesk erfasst, und dem Aussteller anschliessend der Vollzug zurückgemeldet. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 12 von 37

13 3.3 Passwort zurücksetzen Input Funktionsschritte Output Beschreibung A ma I Start Ein Benutzer kann sich mit seinem Account / Passwort nicht mehr an FIS anmelden. Auftrag annehmen Der MA gibt beim zentralen Servicedesk DIR/STA oder bei seinem EDV-Koordinator telefonisch, per oder per Fax den Auftrag sein Passwort zurückzusetzen. SD D/S Auftrag für Passwort- Reset Authentifizierung des Benutzers Der zentrale Servicedesk DIR/STA resp. der EDV-Koordinator authentifiziert mit einem geeigneten Verfahren (z.b. Callback, persönlich vor Ort) den MA. Der Auftrag wird ggf. im Service Management Tool der DIR/STA erfasst. SD D/S EK D/S Auftrag erfassen TSO PW- Reset vorhanden? J N Wenn vorhanden, kann das Passwort direkt durch den Servicedesk DIR/STA mittels TSO-PW-Reset im Active Directory zurückgesetzt werden. Die ausführende Stelle muss mit der entsprechenden PW-Reset- Guppe der Bedag verknüpft sein. Der Auftrag zum Zurücksetzen eines Passwortes wird vom Servicedesk DIR/STA per Mail an die BEA BI erteilt. SD D/S Auftrag durchführen Auftrag durchführen Das Passwort wird mittels TSO-PW Reset zurückgesetzt. SD D/S BEA BI Rückmeldung neues PW Die Benutzeradministration Bedag informiert den Auftraggeber (Benutzeradministration DIR/STA oder EDV-Koordinator DIR/STA) per Mail über das neu gesetzte Passwort BEA BI BEA D/S EK D/S Auftrag abschliessen Rückmeldung neues PW an Benutzer Der Servicedesk DIR/STA resp. der EDV- Koordinator DIR/STA meldet das neue Passwort an den betroffenen Benutzer. SD D/S Benutzer Der abgeschlossene Auftrag wird vom Servicedesk DIR/STA archiviert. Antrag archivieren Zur Sicherung der Nachvollziehbarkeit, wird der Vorgang des PW-Resets im Active Directory der Bedag in Logfiles dokumentiert. SD D/S BEA BI Ende Bitte beachten Sie die Randbedingungen auf der Folgeseite! FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 13 von 37

14 Es gelten die folgenden Randbedingungen: Auftragsannahme durch Benutzeradministration Bedag erfolgt nur, wenn als Auftraggeber ein der Benutzeradministration Bedag bekannter und autorisierter EDV- Koordinator DIR/STA auftritt. Dieser muss mit der entsprechenden PW-Reset-Gruppe verknüpft sein um UserID s mittels TSO-PW-Reset zurücksetzten zu können. Ausserdem müssen die folgenden Angaben zwingend mit dem Auftrag mitgegeben werden: Name, Vorname, RACF User-ID, Systemangabe (S/390 und/oder ADS). Die Aufbewahrung der Logfiles für die Dokumentation des Passwort-Resets wird entsprechend den Richtlinien Anforderungen der Revision an Informatik-Projekte [2] der Finanzkontrolle des Kantons Bern und den darin referenzierten Dokumenten sichergestellt Die aufgeführten Aufgaben der Rolle Servicedesk DIR/STA (SD D/S) gemäss Prozessbeschreibung kann in den DIR/STA durch andere Organisationseinheiten wahrgenommen werden. Die DIR/STA sind verantwortlich, dass diese Ansprechpersonen den Benutzern bekannt sind. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 14 von 37

15 3.4 Passwort (ad-bedag-ch) ändern durch Benutzer/in Die Benutzer/innen der FIS Lösungen haben jederzeit die Möglichkeit, ihr Passwort im Active Directory ad-bedag-ch der BEDAG selber zu ändern bzw. zurückzusetzen 1. Die entsprechenden Verfahren und Abläufe sind im Dokument Intranet Password Manager, ad-bedag-ch, Benutzerhandbuch [3] der Bedag beschrieben. Die aktuelle Version dieses Dokumentes befindet sich jeweils auf der entsprechenden Intranet-Seite unter dem Link Hilfe (s. untenstehende Abbildung). Abbildung 1: Intranet-Seite für Passwort-Änderung 1 https://osspwmgr.be.ch/iisadmpwd/aexp2.asp FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 15 von 37

16 3.5 Berechtigungsrollen Branchenbetrieb (UNI/BFH) erteilen Input Funktionsschritte Output Beschreibung A ma I MA mit gültiger User-ID benötigt Zugriff auf die Branchenlösung FIS. Der Antragssteller füllt ein Antragsformular (Ref. [1]) aus.. Der gedruckte Antrag muss vom Vorgesetzten unterschrieben werden. AS BEA BR Die Benutzeradministration Branche prüft den Antrag auf Vollständigkeit und gültige RACF User-ID. BEA BR Die Benutzeradministration BR prüft ob für diese Person zum ersten Mal Rechte beantragt werden. BEA BR Die Benutzeradministration BR prüft ob für diese Person Fachrollen im GSP beantragt werden. BEA BR Ist der Antrag erstmalig und/oder werden administrative Rechte im GSP beantragt, wird der Antrag an SDK weitergeleitet. BEA BR SDK Für GSP-Rollen erfolgt im Servicedesk der Antrag gemäss dem Prozess Berechtigungsrollen FIS erteilen, Kapitel 3.2. Die Benutzeradministration BR erteilt der User-ID in der Branche die erforderlichen Zugriffsrechte und informiert den Antragsteller entsprechend. BEA BR AS Der abgeschlossene Antrag wird archiviert. BEA BR Es gelten folgende Randbedingungen: Die Benutzerorganisationen der Branchenbetriebe sind verantwortlich, dass auf dem Berechtigungsformular spezifiziert ist, dass es sich um Rechte innerhalb der Branche handelt. In diesem Fall wird durch den SDK ausschliesslich die RACF- Verbindungen aktiviert und der Benutzer in die Benutzerverwaltung aufgenommen.. Die Zuteilung der Fachrolle erfolgt anschliessend durch die Benutzerorganisation der Branche. Benötigen Mitarbeiter der Branchenbetriebe Fachrollen im GSP, so werden diese gemäss ordentlichem Verfahren für die entsprechende Direktion (ERZ für UNI und BFH) beantragt. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 16 von 37

17 3.6 Berechtigungsrollen FIS deaktivieren Input Funktionsschritte Output Beschreibung A ma I Ein MA verlässt die DIR/STA. Die Systemzugriffsrechte FIS, die applikatorischen Zugriffsrechte FIS sowie die User-ID müssen deaktiviert werden. Die Verantwortung hierfür liegt beim Vorgesetzten des/der Mitarbeiter/in. Der Antragssteller füllt ein Formular (Ref. [12]) oder (Ref. [1]) aus. AS Der Lösungsverantwortliche Applikation FIS DIR/STA validiert den Antrag und genehmigt die Deaktivierung der Rollenzuteilung des MA. LV D/S AS In der wird der Antrag auf Vollständigkeit kontrolliert. SDK LV D/S SDK löscht (Status: gelöscht) die zugeteilten Fachrollen der User-ID in der Zugriffsverwaltung der Applikation FIS. Die User-ID wird mit dem Status gesperrt deaktiviert.. SDK Der Antragsteller wird über den erledigten Auftrag per Mail informiert. SDK BEA BI Der abgeschlossene Antrag wird zentral archiviert. SDK Es gelten folgende Randbedingungen: Die Deaktivierung von User-IDs der Branche erfolgt auf demselben Weg. In diesem Fall fungiert die Benutzeradministration Branche als LV D/S in obigem Prozess. Das Löschen der RACF-Gruppen nach einer Benutzerdeaktivierung erfolgt im Rahmen des ordentlichen Austrittprozesses. Ein Deaktivierungsauftrag im FIS löst lediglich das Löschen der Fachrollen, sowie das Sperren des Users in der Berechtigungsverwaltung aus. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 17 von 37

18 Es ist nicht gestattet, die Benutzererkennung von austretenden Mitarbeitern und die damit verbundenen Zugriffsberechtigungen durch andere Mitarbeiter weiter zu verwenden. Benutzererkennungen im FIS dürfen nach frühestens 10 Jahren gelöscht werden. Als Deaktivieren wird das Setzen des Status gesperrt verstanden. Die Aktivierung oder Deaktivierung von TDB Usern erfolgt über das in Kapitel 6.1 beschriebene Verfahren und das dort genutzte Bestellformular. Das Antragsformular muss durch den Antragssteller sowie den FB F+S visiert werden. Bei jeder Deaktivierung muss überprüft werden, ob ein Remote Anschluss ebenfalls deaktiviert werden muss. Der Antrag zur Deaktivierung muss der BEWAN Koordinationsstelle zugestellt werden. Die Branchen sind für die Deaktivierung von User-ID s der Branchen zuständig. Für Berechtigungen im GSP von Mitarbeitern der Branchenbetriebe ist dieser Prozess gültig. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 18 von 37

19 4 Periodische Überprüfung der Benutzerberechtigungen 4.1 Standard User Es gelten die folgenden Randbedingungen: Die Überprüfung erfolgt jährlich. Bei Bedarf wird die Überprüfung mehr als einmal durchgeführt. Die LV versehen die Liste mit den entsprechenden Bemerkungen (deaktivieren, Ändern der Berechtigungsrolle). Anpassungen von Berechtigungsrollen und User-IDs erfolgen über die in Kapitel 3 beschriebenen ordentlichen Verfahren und deren Hilfsmittel. Es werden keine Änderungen, Deaktivierungen oder Neudefinitionen aufgrund der visierten Liste durchgeführt. Für eine periodische Prüfung der Berechtigungen der Branchebetriebe ist die Branche zuständig. Die Berechtigungslisten werden ungeschützt versendet. Damit ist sichergestellt, dass diese für den direktionsinternen Weitergebrauch verwendet werden können. Die Bestätigung des LV DIR/STA erfolgt mittels Unterschrift auf der ersten Seite der Liste. Diese Seite wird dem SDK retourniert. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 19 von 37

20 Pro DIR/STA wird eine Liste versendet und auch nur eine Liste bzw. Deckblatt zur Bestätigung retourniert. Auf den Direktionslisten werden die E- und die R-User (Entwickler und BEDAG-User) ausgeblendet. Die Überprüfung dieser User erfolgt zentral und vierteljährlich gemäss Kapitel FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 20 von 37

21 4.2 Administratoren Es gelten die folgenden Rahmenbedingungen: Die Überprüfung erfolgt quartalsweise, d.h. viermal im Jahr. Die FV und FB F+S versehen die Liste mit den entsprechenden Bemerkungen. Änderungen, Deaktivierungen und Neudefinitionen müssen nach dem ordentlichen Verfahren bestellt werden. Die Prüfung der Administrationen von externen DL (inova) wird durch den FB F+S sichergestellt. Für eine periodische Prüfung der Berechtigungen der Branchebetriebe ist die Branche zuständig. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 21 von 37

22 4.3 Technischer Datenbank User (TDBU) Es gelten die folgenden Randbedingungen: Die Überprüfung erfolgt quartalsweise. F+S versieht die Liste mit den entsprechenden Bemerkungen. Änderungen, Neudefinitionen und Deaktivierung müssen mit Antragsformularen nach dem ordentlichen Verfahren gemäss Kapital 6.1 bestellt werden. Es werden keine Deaktivierungen oder Änderungen aufgrund der visierten Liste durchgeführt. 4.4 Technische System-System User (TSSU) Technische System-System User werden durch FB F+S bei der Aufhebung oder Ablösung einer Schnittstelle deaktiviert resp. zur Deaktivierung in Auftrag gegeben. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 22 von 37

23 5 Rollenprofile 5.1 Berechtigungsrollen FIS Folgende Berechtigungsrollen können beantragt und dem zukünftigen Benutzer zugeteilt werden. Das KAIO/FB F&S verwaltet im Auftrag der Finanzverwaltung den Umfang je Berechtigungsrolle FIS Mitarbeiter(innen) Stufe Kreis Auf Stufe Kreis werden Berechtigungen vergeben, welche die Verwaltung sämtlicher Stamm- und Bewegungsdaten ermöglichen. Die Rechte umfassen alle Systeme. Die Rechte umfassen alle Systeme, mit der im Kap genannten Ausnahme bei Berechtigungen auf Stufe Funktionsbereiche. Planung I Verwaltung von Stammdaten (inova.score, inova.cost, inova.object, inova.subject). Verwaltung von Planbuchungen (inova.plan). Verwalten der Prozess-Steuerung für den Gesamtstaatlichen Planungsprozess (inova.process) Durchführung von Abschlüssen: einfacher Monatsabschluss (MA), erweiterter MA, Hochrechnung, Jahresabschluss IKS (internes Kontroll System) Verwaltung von individuellen Buchungsregeln (inova.rules). IKS-Freigabe im inova.credi sicherstellen Leserecht für Buchungen sowie Dossiers im Aufgabenbereich des IKS-Prozesses Leserecht in Object, Subject, Rules sowie Zugriff auf Cost-Reporter Amts-Controlling Sämtliche Daten des Kreises können gelesen und gedruckt werden. Personalverantwortung Es handelt sich um eine Kombinationsrolle, d.h. diese Berechtigungsrolle kann ausschliesslich in Kombination mit einer weiteren Berechtigungsrolle FIS (Planung l oder RW l) zugeteilt werden. Diese Rolle kann auf allen Stufen (Konzern/DIR/Kreis) erteilt werden. In Kombination mit einer Rolle aus dem IST-Prozess (RW bzw. Contolling) können Personaldossiers gelesen werden. Mit gleichzeitiger Zuteilung einer Rolle aus dem Planungsprozess (Planung 1-3) können im PKP Buchungen abgesetzt werden. Zugriff bzw. Verwaltung von Bewegungsdaten der Personaldossiers im Ist- bzw. Planprozess(inova.salary). Kein Zugriff auf Stammdaten von PERSISKA. Rechnungswesen I Verwaltung von Stammdaten aller Systeme auf Stufe Kreis. Verwaltung von Ist-Buchungen. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 23 von 37

24 Verwalten der Prozess-Steuerung für den Gesamtstaatlichen Ist-Prozess Durchführung von Abschlüssen (einfacher Monatsabschluss (MA), erweiterter MA, Hochrechnung, Jahresabschluss Diese Rolle kann nicht mit der Rolle IKS kombiniert werden. Rechnungswesen I A Verwaltung von Stammdaten aller Systeme auf Stufe Kreis (ohne inova.credi) Verwaltung von Ist-Buchungen (ohne inova.credi) Verwalten der Prozess-Steuerung für den Gesamtstaatlichen Ist-Prozess Durchführung von Abschlüssen (einfacher Monatsabschluss (MA), erweiterter MA, Hochrechnung, Jahresabschluss Diese Rolle kann mit der Berechtigungsrolle IKS kombiniert werden. In Kombination mit IKS ist es mit dieser Rolle möglich das interne Kontrollsystem sowie andere Prozesse wie z.b. Ist-Abschlüsse sicherzustellen. Buchungsregeladministrator Buchungsregeln lesen und verwalten (erfassen, mutieren, löschen) Fakturierung temporär Mutationsmöglichkeit des Debitorendossiers Es handelt sich um eine Kombinationsrolle d.h. diese Rolle kann ausschliesslich in Kombination mit einer weiteren Berechtigungsrolle FIS erteilt werden. In Kombination mit einer Rechnungswesen-Rolle ergibt sich ein Schreibrecht in der Debitorenbuchhaltung inova.debi. Die Kombination mit der Rolle Amtscontrolling ergibt ein Leserecht in inova.debi. Diese Rolle ist temporär und soll nach Abschluss der Produktionsaufnahme sämtlicher Debi-Betriebe im inova.debi aufgelöst werden. Debi-Controller temporär Es handelt sich um eine Kombinationsrolle d.h. diese Rolle kann ausschliesslich in Kombination mit einer weiteren Berechtigungsrolle FIS erteilt werden. In Kombination mit einer Rechnungswesen-Rolle ergibt sich ein Schreibrecht in der Debitorenbuchhaltung inova.debi. Die Kombination mit der Rolle Amtscontrolling ergibt ein Leserecht in inova.debi. Im Gegensatz zur Rolle Fakturierung temporär ist es nicht möglich der Inhalt von Debitorendossiers zu lesen oder mutieren. Diese Rolle ist temporär und soll nach Abschluss der Produktionsaufnahme sämtlicher Debi-Betriebe im inova.debi aufgelöst werden. Schalterkasse Die Rolle Schalterkasse ist ausschliesslich für Mitarbeiter relevant, welche eine Schalterkasse in ihrem Debi-Betrieb implementiert haben. Folgende Funktionen stehen mit dieser Rolle anschliessend zur Verfügung: Barkassenverkauf Gutschriftenauszahlung Schalterkasse öffnen, schliessen, abrechnen, übernehmen und bebuchen. FIN_KAIO v2 Rahmenorganisation Zugriffsberechtigung FIS.DOCX / 5.2 / Seite 24 von 37

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